Capítulo 1

Documentación legal de la constitución y funcionamiento ordinario de la empresa

Contenido

1. Introducción

2. La empresa como ente jurídico y económico

3. El plan de empresa

4. Tipos de empresas según su forma jurídica: características. Trámites de constitución. Documentos jurídicos necesarios para la constitución y funcionamiento. Fiscalidad. Ventajas e inconvenientes. Legislación aplicable

5. Elaboración y análisis de los documentos de constitución y funcionamiento de las distintas formas jurídicas empresariales

6. Elevación a público de los documentos de constitución y gestión empresarial

7. Obligaciones contables

8. Obligaciones fiscales

9. Obligaciones laborales

10. Registro público

11. Resumen

1. Introducción

En el momento de comenzar a realizar una actividad productiva hay que tener en cuenta que deben conocerse detalladamente todas las formas jurídicas que se contemplan en el ordenamiento jurídico, así como todos los trámites administrativos que hay que llevar a cabo para que la creación de la empresa se realice de forma exitosa.

Además, un conocimiento profundo de los tipos de empresa existentes y de la actividad que se va a desarrollar será lo que determine la elección de la forma jurídica a crear y de los requisitos legales que habrá de cumplir a partir de dicha elección.

A lo largo del presente capítulo se van a describir y analizar los distintos tipos de empresa existentes en la actualidad y los trámites legales necesarios para su constitución e iniciar la actividad.

2. La empresa como ente jurídico y económico

Una empresa se puede definir como una organización formada por personas y recursos que tiene como objetivo obtener un beneficio económico a partir de desarrollar una serie de actividades determinadas.

En nuestro país, toda empresa debe cumplir una serie de requisitos normativos para que su constitución y su actividad se desarrollen de forma legal.

Asimismo, la empresa puede estudiarse desde distintos puntos de vista de, entre los cuales, caben destacar los siguientes:

  1. La empresa como un ente jurídico: desde el punto de vista jurídico, la empresa está constituida por un patrimonio empresarial y lleva a cabo su actividad para lograr un objetivo económico a través de una serie de relaciones con terceros, como, por ejemplo, Seguridad Social, clientes, proveedores, etc.
  2. La empresa como un ente económico: la empresa está formada por un conjunto de factores de producción, con los cuales se lleva a cabo la actividad económica. Con la combinación de estos factores se pueden obtener los productos y servicios que se pondrán a disposición de los clientes, tanto individuales como otras empresas. A su vez, alimentando estos factores se genera riqueza en el país, convirtiendo a la empresa en un motor importante de la economía del mismo. Se pueden emplear recursos materiales, recursos inmateriales, recursos financieros o recursos humanos, entre otros.

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Actividades

1. Investigue sobre los distintos factores de producción que intervienen en la actividad productiva de una empresa.

2.1. Clasificación de las empresas

Las empresas pueden clasificarse principalmente del siguiente modo:

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2. Busque otras clasificaciones de empresas distintas a las descritas en el apartado.

Tipos de empresas según su tamaño

Para determinar el tamaño de una empresa se utilizan varios criterios, como, por ejemplo, el número de empleados, el sector de actividad, etc.

No obstante, siguiendo la Recomendación de la Comisión de la Unión Europea (2003/361/CE), de 6 de mayo de 2003, para clasificar las empresas según su tamaño hay que tener en cuenta el número de trabajadores, el balance general anual y el volumen de negocios anual.

Así, atendiendo a dichos criterios, las empresas se clasifican de la siguiente manera:

  1. Microempresas: con menos de 10 trabajadores, un balance general anual y un volumen de negocios anual que no superan los 2 millones de euros.
  2. Pequeñas empresas: con menos de 50 trabajadores, un balance general anual y un volumen de negocios anual que no superan los 10 millones de euros.
  3. Medianas empresas: con menos de 250 trabajadores, un balance general anual que no supera los 43 millones de euros y un volumen de negocios anual que no supera los 50 millones de euros.
  4. Grandes empresas: con un mínimo de 250 trabajadores, un balance general anual que excede de los 43 millones de euros y un volumen de negocios anual que excede de los 50 millones de euros.

A continuación, se puede ver una tabla resumen de los datos plasmados en esta clasificación:

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3. ¿Cuál es el tipo de empresa más numeroso en España? Investigue los motivos de este hecho.

Tipos de empresas según su forma jurídica y titularidad

Es fundamental meditar bien qué forma jurídica va a tomar una empresa, ya que será lo que determine las obligaciones fiscales y contables que deba cumplir a lo largo de un ejercicio económico y, en general, a lo largo de toda su vida.

De este modo, según la forma jurídica que toman y la titularidad que tengan, las empresas se pueden clasificar de la siguiente manera:

  1. Empresas mercantiles y no mercantiles: las empresas mercantiles son aquellas que desarrollan su actividad con ánimo de lucro, mientras que, las empresas no mercantiles se les supone la ausencia de dicho ánimo de lucro.
  2. Empresas individuales y sociedades: las empresas individuales son aquellas cuya titularidad corresponde a una persona física. Sin embargo, la titularidad de las sociedades corresponde a una persona jurídica.
  3. Grupos de sociedades: el Código de Comercio indica que un grupo de sociedades existe cuando una sociedad ostente o pueda ostentar, directa o indirectamente, el control de otra u otras. Así, el Plan General de Contabilidad, según el grado de dominio o participación de las empresas, las clasifica de la siguiente manera:
  1. Empresas del grupo: si reúnen una serie de requisitos establecidos en el Código de Comercio.
  2. Empresas asociadas: si no reúnen dichos requisitos, pero el grado de influencia de unas empresas es notable sobre las otras.

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4. ¿Qué diferencia hay entre las empresas de un grupo y las empresas asociadas?

Tipos de empresas según el origen de su capital

Se pueden distinguir tres tipos de empresas atendiendo a si el origen del capital proviene de particulares o de organismos públicos:

  1. Privadas: el origen de su capital es privado, proviene de particulares.
  2. Públicas: el origen de su capital es público, proviene de algún organismo público internacional, del Estado, de comunidades autónomas, ayuntamientos, diputaciones, etc.
  3. Mixtas: en este caso, la titularidad de la empresa es compartida entre el sector público y el sector privado.

Tipos de empresas según su sector económico

Un sector económico es un conjunto de empresas que tienen características similares a un nivel tal que permite crear un área diferenciada dentro de la actividad económica general de una región e, incluso, de un país.

Según el sector económico al que pertenece, las empresas se pueden clasificar de la siguiente manera:

  1. Empresas del sector primario: aquellas que se dedican a obtener productos extraídos de la naturaleza. Este sector está formado por las actividades de agricultura, ganadería, pesca y minería.
  2. Empresas del sector secundario: aquellas que se dedican a transformar las materias primas obtenidas por empresas del sector primario. Se trata de empresas industriales, energéticas, etc.
  3. Empresas del sector terciario: aquellas que se dedican al sector servicios, entre las que se incluyen, por ejemplo, empresas de transporte, comercio, turismo, servicios financieros, etc.
  4. Empresas del sector cuaternario: empresas que ofrecen servicios basados en la acumulación del conocimiento y que, por tanto, no pueden mecanizarse como, por ejemplo, la educación, la investigación, la generación de información, etc. A este sector también se le denomina sector de la investigación.

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Actividades

5. Busque ejemplos de actividades y/o empresas de cada uno de los sectores económicos descritos en este apartado (primario, secundario, terciario y cuaternario).

Tipos de empresas según su actividad

Según la actividad que desarrollan, se pueden clasificar las empresas en las siguientes tipologías:

  1. Empresas industriales: se trata de aquellas que producen bienes y servicios, a partir de su extracción o de su transformación. Son principalmente empresas agrícolas e industriales.
  2. Empresas de servicios: son aquellas que ofrecen servicios, es decir, elementos intangibles. Suelen ser empresas del sector terciario.
  3. Empresas comerciales: se trata de empresas que se dedican a comprar bienes para proceder a su venta sin realizar ninguna transformación en ellos. En otras palabras, son empresas que actúan de intermediarios entre el productor y el consumidor.

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6. Busque ejemplos de empresas industriales, de servicios y comerciales. ¿Es posible que una empresa sea de dos tipologías a la vez?

3. El plan de empresa

Actualmente, crear una empresa supone un reto importante debido a todas las dificultades que puede encontrarse el futuro empresario desde el momento de la idea de empresa hasta que esta empieza formalmente su funcionamiento.

Para minimizar al máximo estas dificultades, hay que crear una planificación en la que se concrete la idea de negocio, su visión, su misión y todos los elementos básicos que hay que acometer para ponerla en marcha.

A esta planificación se la denomina plan de empresa y es una herramienta del futuro empresario en la que se plasman todas las actividades que van a llevarse a cabo en un corto, medio y largo plazo.

El plan de empresa es, claramente, uno de los documentos básicos más relevantes de todo empresario que se está iniciando, ya que, en él se debe plasmar toda la información del proyecto que se está llevando a cabo o que se pretende llevar a cabo.

Concretamente, este documento tiene varias funcionalidades:

  1. Ayuda al emprendedor a tener una visión global y completa sobre su proyecto de empresa y verificar su viabilidad.
  2. Si se prevé la incorporación de nuevos socios a la empresa, puede servir como una información inicial y una carta de presentación para convencerles de aportar capital al proyecto.
  3. Sirve como información a facilitar a las entidades bancarias para obtener financiación externa. Un plan de empresa que muestre la futura viabilidad y solvencia del proyecto puede ser lo que convenza a la entidad de ofrecer la financiación buscada.

Eso sí, el hecho de confeccionar un plan de empresa no garantiza la viabilidad y el éxito de la misma, ya que siempre pueden aparecer factores externos e imprevisibles, además de factores que se pasaron por alto en el momento de confeccionar el documento.

No obstante, indudablemente, a pesar de que realizar un plan de empresa no garantiza el éxito, no realizarlo incrementa las posibilidades de fracaso, ya que supone una inconcreción de la idea y de los gastos.

3.1. Partes del plan de empresa

El plan de empresa debe tratarse como una proyección de las distintas casuísticas en las que se puede encontrar el empresario. Es decir, se pueden plantear varios escenarios y, en función de los datos de cada escenario, determinar la viabilidad del proyecto y, en caso de detectar problemas de viabilidad o de solvencia, establecer medidas correctoras para evitar imprevistos y situaciones indeseadas.

Además, una vez que la empresa ya está en funcionamiento, este plan también puede utilizarse para comprobar las posibles desviaciones que haya podido haber entre las proyecciones estimadas, los ingresos y gastos reales obtenidos durante un período de tiempo determinado.

Respecto a su elaboración, no hay una plantilla oficial y/o consensuada, así que los puntos a incluir son a criterio del que lo elabora.

No obstante, se recomienda que el plan de empresa contenga, como mínimo, los siguientes aspectos:

  1. Denominación comercial y razón social de la empresa.
  2. Actividad económica y ámbito geográfico en el que va a operar.
  3. Forma jurídica que va a adoptar la empresa.
  4. Proyecciones futuras de la empresa: objetivos que pretende alcanzar la empresa, cómo se van a alcanzar y su temporalización.
  5. Situación del mercado: estudio sobre la competencia existente en la actividad económica que se va a desempeñar y en el ámbito geográfico que se va a abarcar.
  6. Clientes objetivo: se trata de plasmar un perfil de los clientes a los que va a ir dirigida la actividad de la empresa, clasificados por categorías estratégicas, como, por ejemplo, edad, estructura familiar, personas físicas o jurídicas, etc.
  7. Financiación: es muy recomendable incluir los recursos financieros con los que contará el empresario para lanzar la empresa y también con los que podrá mantener su actividad hasta empezar a obtener beneficios.
  8. Recursos humanos: se incluirá el perfil de los trabajadores que van a formar parte de la plantilla, su sistema de retribuciones estimado y los tipos de contratos que se van a realizar, distinguiendo por categorías profesionales.
  9. Instalaciones e inmovilizado material: hay que valorar si la empresa va a necesitar unas instalaciones y maquinaria y si hay previsto comprarlas o alquilarlas.
  10. Inmovilizado intangible: también cabe la posibilidad de que sea necesario adquirir o alquilar algún inmovilizado intangible como, por ejemplo, programas informáticos, licencias, patentes, etc.
  11. Plan de marketing: sin un plan de marketing debidamente planificado, la empresa no podrá alcanzar los clientes objetivo y obtener una rentabilidad adecuada. Por ello, es necesario definirlo e incluirlo en el plan de empresa, contemplando todos sus aspectos, desde el precio, hasta la distribución o la promoción que se va a hacer de los productos y de la empresa.

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7. Evalúe los aspectos a incluir en un plan de empresa que se han definido en este apartado. ¿Cuál considera más relevante? ¿Echa en falta alguno? Ponga algún ejemplo.

8. Busque ejemplos de planes de empresa que haya realizado alguna empresa de su entorno recientemente.

4. Tipos de empresas según su forma jurídica: características. Trámites de constitución. Documentos jurídicos necesarios para la constitución y funcionamiento. Fiscalidad. Ventajas e inconvenientes. Legislación aplicable

En el momento de decidir iniciar una actividad empresarial, además de elaborar un plan de empresa y decidir aspectos tan relevantes como el plan de marketing, los recursos humanos o la financiación propia y ajena, también es de vital importancia elegir correctamente la forma jurídica que va a tomar la empresa que se está creando y conocer de antemano toda la burocracia que va a ser necesario acometer.

4.1. Criterios para la elección de la forma jurídica de la empresa

Para la elección de la forma jurídica que va a tomar la empresa, deben tenerse en cuenta una serie de criterios:

  1. Tributación: es imprescindible considerar los impuestos a los que estará sujeta la actividad que desarrolle la empresa. Por ejemplo, si se trata de una sociedad, tributará por el impuesto de sociedades. Sin embargo, si se trata de un empresario individual, tributará por el impuesto sobre las personas físicas o IRPF.
  2. Ayudas y subvenciones públicas: hay determinadas actividades que están exentas de IVA. Y, por otra parte, según la actividad que se desarrolle, es muy probable que se reciban más o menos subvenciones, ayudas públicas o, incluso, reducciones y bonificaciones a la Seguridad Social.
  3. Responsabilidad patrimonial: este es uno de los puntos determinantes en la elección de la forma jurídica de la empresa. La responsabilidad patrimonial de un autónomo es ilimitada, lo que significa que este responde con todo su patrimonio personal por las deudas de una empresa. Sin embargo, en el resto de empresas, se responde solo con el patrimonio de la empresa.
  4. Socios: la cantidad de socios que va a formar parte de la empresa limita la elección de su forma jurídica. Así, si solo va a haber un socio, únicamente se podrá elegir entre empresario individual, sociedad limitada unipersonal o sociedad anónima unipersonal. Sin embargo, si hay varios socios, la variedad de elección es más amplia.
  5. Recursos propios iniciales: la forma jurídica elegida determinará la aportación inicial necesaria para crear la empresa. Si se dispone de poco capital, será más recomendable, por ejemplo, una sociedad limitada o ser empresario individual. Sin embargo, si se va a realizar una aportación elevada, puede ser más recomendable una sociedad anónima.
  6. Agilidad burocrática: si se crea una empresa que esté formada solo por un empresario individual, los trámites burocráticos a acometer serán mucho menores y más rápidos que en cualquiera de las otras formas jurídicas.
  7. Regímenes de la Seguridad Social: un empresario individual debe afiliarse al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), mientras que los socios de una sociedad cooperativa o de una sociedad limitada laboral, deben afiliarse al Régimen General de la Seguridad Social.

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A continuación, se van a explicar las características fundamentales de las formas jurídicas más habituales en nuestro país.

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9. ¿Qué es la responsabilidad patrimonial? ¿Qué significa que el empresario tiene una responsabilidad patrimonial ilimitada? Ponga un ejemplo.

4.2. Empresario individual

El empresario individual es aquel que realiza una actividad económica o profesional con ánimo de lucro de forma habitual por su propia cuenta y de forma personal y directa.

Es importante señalar que, aunque los empresarios individuales se denominen habitualmente autónomos, se trata de dos figuras diferentes.

El empresario individual es la forma jurídica de aquellas empresas que son gestionadas por solo una persona, mientras que un autónomo es el régimen de la Seguridad Social al que se inscriben los empresarios individuales, además de otro tipo de empresarios.

Un empresario individual será, con gran probabilidad, un empresario autónomo. Sin embargo, un autónomo no tiene por qué ser un empresario individual.

Respecto al empresario autónomo, está reglamentado en la Ley 20/2007 del Estatuto del Trabajo Autónomo que lo define del siguiente modo:

Personas físicas que realicen de forma habitual, personal, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de dirección y organización de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo, den o no ocupación a trabajadores por cuenta ajena.

Así mismo, la Ley 20/2007 también define la figura del empresario autónomo dependiente como aquel en el que un empresario es su cliente principal y de este provienen, como mínimo, el 75 % de los ingresos del trabajador por rendimientos del trabajo y de actividades económicas o profesionales.

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Sabía que

El empresario autónomo dependiente es una forma jurídica creada muy recientemente con la finalidad de combatir la utilización de falsos autónomos para evitar la contratación de trabajadores propios.

Para que la actividad económica/empresarial de un trabajador autónomo sea considerada como económicamente dependiente, la Ley 20/2007 establece que deben cumplirse las siguientes condiciones:

  1. No tener a su cargo trabajadores por cuenta ajena ni contratar o subcontratar parte o toda la actividad con terceros, tanto respecto de la actividad contratada con el cliente del que depende económicamente, como de las actividades que pudiera contratar con otros clientes.
  2. No ejecutar su actividad de manera indiferenciada con los trabajadores que presten servicios bajo cualquier modalidad de contratación laboral por cuenta del cliente.
  3. Disponer de infraestructura productiva y material propios, necesarios para el ejercicio de la actividad e independientes de los de su cliente, cuando en dicha actividad sean relevantes económicamente.
  4. Desarrollar su actividad con criterios organizativos propios, sin perjuicio de las indicaciones técnicas que pudiese recibir de su cliente.
  5. Percibir una contraprestación económica en función del resultado de su actividad, de acuerdo con lo pactado con el cliente y asumiendo riesgo y ventura de aquella.

De este modo, todo trabajador autónomo que cumpla todos los requisitos mencionados podrá solicitar al cliente que se formalice un contrato de trabajador autónomo dependiente empleando una comunicación fehaciente.

Si el cliente presentase su negativa a formalizar este tipo de contrato o haya pasado un mes desde la comunicación fehaciente sin que se haya formalizado el contrato, el trabajador autónomo podrá acudir a la jurisdicción social para solicitar que se le reconozca la condición de trabajador autónomo económicamente dependiente.

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10. Busque algún ejemplo de empresa en la que sus trabajadores hayan reclamado por ser falsos autónomos y que, actualmente, tenga autónomos económicamente independientes. ¿Ha recibido la empresa algún tipo de amonestación por este hecho?

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Aplicación práctica

Marta ha dejado el trabajo para abrir un negocio como autónoma. Tiene previsto abrir una peluquería, pero va a necesitar ayuda y ha pensado que puede decirle a su primo Jesús que trabaje con ella en la peluquería como autónomo, poniendo él por su cuenta todo el material que necesite para desarrollar su trabajo y cobrando en función de los ingresos que genere durante el mes.

Jesús, por su parte, sería el único trabajo y tiene dudas sobre si puede trabajar en el negocio como autónomo o si, por el contrario, debe ser contratado por Marta.

¿Sería posible que Jesús trabajase como autónomo? Justifique su respuesta.

SOLUCIÓN

Jesús puede establecerse como autónomo y trabajar para Marta en la peluquería.

No obstante, hay que tener en cuenta que, la Ley 20/2007, de 11 de julio, del Estatuto del trabajo autónomo, establece que, si se cumplen determinadas condiciones, el trabajador podría ser un trabajador autónomo económicamente dependiente.

De hecho, hay dos condiciones que debe cumplir el trabajador para ser considerado trabajador autónomo económicamente dependiente:

  1. Disponer de infraestructura productiva y material propios, necesarios para el ejercicio de la actividad e independientes de los de su cliente, cuando en dicha actividad sean relevantes económicamente.
  2. Percibir una contraprestación económica en función del resultado de su actividad, de acuerdo con lo pactado con el cliente y asumiendo riesgo y ventura de aquella.

Teniendo en cuenta que Jesús debe poner todo su material para trabajar y que su sueldo va a depender completamente de los ingresos que este genere, puede considerarse un trabajador autónomo dependiente.

Por ello, aunque Jesús puede seguir como autónomo, puede solicitar a Marta que lo contrate mediante un contrato laboral.

Características de una empresa formada por un empresario individual

La característica fundamental del empresario individual es que este responde con todo su patrimonio (tanto bienes como derechos presentes y futuros) de las deudas que puedan surgir como consecuencia del desarrollo de la actividad económica/profesional.

Las características fundamentales de un empresario individual son las siguientes:

  1. El mínimo de socios que lo configuran es de un socio.
  2. Como ya se ha comentado anteriormente, la responsabilidad del empresario individual frente a las deudas es ilimitada. La única excepción es el emprendedor de responsabilidad limitada (ERL).
  3. No es necesario aportar un capital mínimo.
  4. Los trabajadores se acogen habitualmente al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social.
  5. No hay un máximo de trabajadores contratados.

Además, es importante tener en cuenta que los beneficios que obtiene el empresario individual tributan por el Impuesto sobre las Personas Físicas (IRPF), en lugar de tributar por el Impuesto sobre Sociedades.

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Importante

Los beneficios de un empresario individual tributan por el Impuesto sobre las Personas Físicas (IRPF). No obstante, dentro de este impuesto se puede tributar por estimación objetiva o por estimación directa. La estimación objetiva es lo comúnmente llamado tributación por módulos.

Por otra parte, si el futuro empresario quiere adoptar la forma jurídica de empresario individual debe saber que sus obligaciones contables son más simples que en el resto de sociedades. Además, cabe la posibilidad de realizar una aportación inicial del 100 % de su prestación por desempleo a través del proceso llamado “capitalización”, en la que el empresario decide que toda o parte de la prestación por desempleo pendiente se cobre de una vez para aportarla como capital inicial en la futura empresa.

Eso sí, para poder percibir el desempleo en forma de pago único es necesario cumplir con los siguientes requisitos:

  1. No haber iniciado aún la actividad económica.
  2. No estar dado de alta aún en la Seguridad Social.
  3. Tener pendientes, como mínimo, tres mensualidades por recibir.
  4. No haber capitalizado su prestación por desempleo en los últimos 4 años.
  5. Acreditar que está dado de alta como autónomo.
  6. Comenzar a desarrollar la actividad en un plazo de un mes como máximo desde que se aprueba el pago único.
  7. No haber impugnado el despido que causó el desempleo. En este caso, hay que esperar hasta que la impugnación queda resuelta.

El emprendedor de responsabilidad limitada

La figura del emprendedor de responsabilidad limitada se regula en la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, en la que se indica expresamente que: el emprendedor persona física, cualquiera que sea su actividad, podrá limitar su responsabilidad por las deudas que traigan causa del ejercicio de dicha actividad empresarial o profesional mediante la asunción de la condición de “emprendedor de responsabilidad limitada”.

Eso sí, no todo el patrimonio estará exento de responsabilidad. La única parte del patrimonio personal exento de responsabilidad será su vivienda habitual, siempre que su valor no supere los 300.000 euros.

Trámites para la creación de una empresa formada por un empresario individual y un emprendedor de responsabilidad limitada

Un empresario individual (autónomo) no tiene obligación de llevar a cabo ningún trámite de constitución, bastaría con inscribirse en el Registro Mercantil, aunque no hay obligatoriedad al respecto.

Sin embargo, el emprendedor de responsabilidad limitada sí tiene una serie de trámites a realizar para poder constituirse:

  1. Emitir un acta notarial en el que se manifieste la constitución del emprendedor de responsabilidad limitada y los datos de la vivienda habitual que no estará sujeta a responsabilidad.
  2. Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITPAJD). Aunque la creación de empresas está exenta del pago de este impuesto, sí hay que obtener el justificante del impuesto (modelo 600) por parte de la comunidad autónoma en la que se establece la empresa.
  3. Inscribir la empresa en el Registro Mercantil provincial.

En resumen, los trámites para la constitución de un empresario individual y de emprendedor de responsabilidad limitada son:

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Aplicación práctica

Ana decide convertirse en emprendedora y abrir un negocio de arreglos de ropa.

Ha estado pensando mucho qué figura jurídica adoptar y, como no quiere responder con su patrimonio ante las deudas de la futura empresa, ha optado por ser un emprendedor de responsabilidad limitada.

Indique los trámites que Ana debe acometer para poder crear su empresa.

SOLUCIÓN

Si Ana hubiese elegido ser empresaria individual, no hubiese tenido que realizar ningún trámite para poder constituir su empresa.

Sin embargo, el emprendedor de responsabilidad limitada, debido precisamente a la limitación de su responsabilidad, sí tiene una serie de trámites a realizar para poder constituirse:

  1. Emitir un acta notarial en la que se manifieste la constitución del emprendedor de responsabilidad limitada y los datos de la vivienda habitual que no estará sujeta a responsabilidad.
  2. Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITPAJD). Aunque la creación de empresas está exenta del pago de este impuesto, sí hay que obtener el justificante del impuesto (modelo 600) por parte de la comunidad autónoma en la que se establece la empresa.
  3. Inscribir la empresa en el Registro Mercantil provincial.

Trámites para la puesta en marcha de una empresa formada por un empresario individual y un emprendedor de responsabilidad limitada

Para poder ponerlas en marcha, hay que realizar lo siguiente:

  1. Dar de alta su actividad económica/empresarial en el censo de empresarios, profesionales y retenedores a través de la declaración censal de comienzo, modificación o cese de actividad.
  2. Dar de alta la actividad en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) a efectos de pagar dicho tributo.
  3. Darse de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.
  4. Obtener un certificado electrónico para poder firmar documentos electrónicamente y llevar a cabo todos los trámites y comunicaciones con los organismos correspondientes.

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Actividades

11. ¿Cuáles son las principales diferencias entre un empresario individual y un emprendedor de responsabilidad limitada? Si quisiera poner un negocio, ¿qué forma jurídica entre estas dos elegiría? Justifique su respuesta.

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Aplicación práctica

Javier ha estado muchos años trabajando como pintor por cuenta ajena y quiere establecerse por su cuenta mediante la figura jurídica del empresario individual.

Indique los trámites que deberá seguir para la constitución de la figura de empresario individual y poder comenzar su actividad.

SOLUCIÓN

Un empresario individual tiene la ventaja de la escasez de trámites burocráticos para poder comenzar su actividad.

De hecho, para poder constituirse como empresario individual no tiene ninguna obligación de llevar a cabo algún trámite de constitución. Sería suficiente con inscribirse en el Registro Mercantil central. No obstante, se trataría de un trámite completamente voluntario, sin haber ninguna obligatoriedad al respecto y, por supuesto, sin haber ningún tipo de sanción por no realizarlo.

Respecto a la puesta en marcha de la actividad, sí es necesario realizar los siguientes trámites:

  1. Dar de alta su actividad económica/empresarial en el censo de empresarios, profesionales y retenedores a través de la declaración censal de comienzo, modificación o cese de actividad.
  2. Dar de alta la actividad en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) a efectos de pagar dicho tributo.
  3. Darse de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).
  4. Obtener un certificado electrónico para poder firmar documentos electrónicamente y llevar a cabo todos los trámites y comunicaciones con los organismos correspondientes.

4.3. Comunidad de bienes

Una comunidad de bienes es una figura jurídica que se caracteriza por constituirse mediante un acuerdo de un mínimo de dos personas (que suelen ser empresarios autónomos) que son propietarios o titulares de algún bien o derecho indivisible y que quieren iniciar un proyecto empresarial común a través de la explotación de dicho bien/derecho.

Es decir, una comunidad de bienes es una figura jurídica intermedia entre un empresario individual y una sociedad mercantil.

La finalidad principal de una comunidad de bienes es la explotación, mantenimiento y aprovechamiento del bien/derecho que se tiene en común. Si lo que se pretende es explotar un negocio en comunidad de bienes, no serán necesarios grandes trámites para su constitución; bastará con un contrato público o privado.

Eso sí, si se van a aportar bienes o derechos reales al negocio, habrá que constituir la comunidad de bienes ante notario.

Otras características fundamentales de esta figura jurídica son las siguientes:

  1. No hay capital mínimo necesario para su constitución.
  2. El número mínimo de comuneros es de dos, aunque no hay número máximo.
  3. Los socios pueden aportar solamente bienes o, incluso, aportar una cantidad de dinero determinada o trabajo. No obstante, no cabe la posibilidad de aportar solo dinero o trabajo.
  4. El nombre de la comunidad es a decisión de los comuneros, pero tiene que terminar con las siglas C.B. o Comunidad de bienes.
  5. Si no hay un pacto expreso, cualquiera de los comuneros puede llevar la gestión y administración de la comunidad de bienes.
  6. Las pérdidas y los beneficios de la comunidad se reparten según pacten los comuneros. Si no hubiese pacto, se repartirían según lo que cada uno haya aportado.
  7. La responsabilidad patrimonial de los comuneros es ilimitada y personal, lo que implica que responderán con su patrimonio ante las deudas de la comunidad de bienes.
  8. Tributan en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) en los rendimientos por actividades económicas.

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Importante

La responsabilidad patrimonial ilimitada no se limita al patrimonio del empresario en un momento determinado, sino que este responde con su patrimonio actual y futuro.

Trámites para la constitución de una comunidad de bienes

Tal y como se ha comentado anteriormente, para crear una comunidad de bienes hay que formalizar un contrato privado o público en el que se definan la actividad del negocio, las aportaciones de los socios y la participación de cada socio en el resultado del negocio. Además, también habrá que incluir la utilización de los elementos comunes y cómo se va a administrar la comunidad de bienes. Si se aportan bienes inmuebles o derechos reales, deberá constituirse mediante una escritura pública.

Además del contrato/escritura, el resto de trámites para la constitución y puesta en marcha de la comunidad de bienes son los siguientes:

  1. Declaración previa antes de iniciar la actividad en la Agencia Tributaria a través de la presentación del modelo 036 o 037.
  2. Solicitud del NIF de la comunidad de bienes.
  3. Liquidación del ITPAJD por la operación societaria de constitución de la comunidad de bienes.

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Actividades

12. ¿Es gratuita la liquidación del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados por la constitución de una comunidad de bienes o hay que pagar algún tipo de tasa?

4.4. Sociedad comanditaria

La sociedad comanditaria es una sociedad mercantil personalista con un mínimo de dos socios que está formada por dos tipos de socios:

  1. Socios colectivos: aportan capital y trabajo y responden a las deudas de la empresa de forma personal, solidaria, subsidiaria e ilimitada.
  2. Socios comanditarios: aportan solamente capital y su responsabilidad frente a las deudas se limita a la aportación realizada.

Atendiendo al tipo de socios que tiene la sociedad comanditaria, estas se clasifican en dos tipos:

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Otra diferencia básica entre los socios colectivos y los comanditarios es la relativa a sus derechos:

  1. Socios colectivos: tienen derecho a participar en la gestión de la sociedad, a ser informados y a participar en las ganancias de la sociedad. En caso de liquidación de la empresa, también tienen derecho al patrimonio que resulte de dicha liquidación.
  2. Socios comanditarios: también tienen derecho a participar en las ganancias de la empresa y al patrimonio resultante en caso de liquidación de la sociedad.

En cualquiera de las dos opciones, la sociedad comanditaria tributa por el Impuesto sobre Sociedades.

Trámites para la constitución de una sociedad comanditaria

La constitución de una sociedad comanditaria conlleva una serie de trámites más complejos que restan agilidad al proceso. Los trámites para su constitución son los siguientes:

  1. Obtener una certificación negativa del nombre que pretende darse a la sociedad en el Registro Mercantil central.
  2. Obtener el NIF de la sociedad en la Agencia Tributaria.
  3. Formalizar ante notario la escritura pública de constitución e inscribirla en el Registro Mercantil.
  4. Liquidar el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados ante la Consejería de Hacienda de la comunidad autónoma.
  5. Inscribir la empresa en el Registro Mercantil provincial.

Respecto a la escritura de constitución que hay que firmar ante notario, el contenido básico a adjuntar se resume en la siguiente tabla:

Escritura de constitución de la sociedad comanditaria

- Nombre, apellidos y domicilio de cada uno de los socios.

- Razón social de la empresa.

- Nombre, apellidos y domicilio de los socios que van a encargarse de la gestión de la sociedad y que van a utilizar la firma social.

- Capital aportado por cada socio, con la valoración correspondiente.

- Duración de la sociedad.

- Cantidad asignada a cada socio gestor para asumir sus gastos particulares.

- Pactos y condiciones especiales establecidas por los socios.

4.5. Sociedad colectiva

Las sociedades colectivas vienen reguladas en los artículos 125-144 del Código de Comercio. Se define como una sociedad mercantil personalista en la que todos los socios se comprometen a participar de los mismos derechos y las mismas obligaciones, en la proporción establecida en la escritura de constitución.

Además, los socios responden de forma subsidiaria, personal y solidaria de las deudas de la sociedad, aunque la empresa tributa por el Impuesto sobre Sociedades.

Está formada por un mínimo de dos socios con responsabilidad ilimitada y no hay un mínimo legal de aportación para su constitución.

Se distingue entre dos tipos de socios:

  1. Socios capitalistas: socios colectivos que aportan bienes y trabajo a la sociedad y se encargan de su gestión. Por ello, participan en las ganancias y en las pérdidas de la empresa.
  2. Socios industriales: socios colectivos cuya aportación se limita a su trabajo (servicios o actividad general). Estos participan en las ganancias de la sociedad, pero solo participan en las pérdidas, si se pacta expresamente. Tampoco participan en la gestión de la sociedad, salvo que se establezca lo contrario.

Trámites para la constitución de una sociedad colectiva

Los trámites a realizar para constituir una sociedad colectiva son:

  1. Obtener una certificación negativa del nombre que pretende darse a la sociedad en el Registro Mercantil central.
  2. Obtener el NIF de la sociedad en la Agencia Tributaria.
  3. Formalizar ante notario la escritura pública de constitución e inscribirla en el Registro Mercantil.
  4. Liquidar el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados ante la Consejería de Hacienda de la comunidad autónoma.
  5. Inscribir la empresa en el Registro Mercantil provincial.

Respecto a la escritura de constitución que hay que firmar ante notario, el contenido básico a adjuntar se resume en la siguiente tabla:

Escritura de constitución de la sociedad colectiva

- Nombre, apellidos y domicilio de cada uno de los socios.

- Razón social.

- Nombre, apellidos y domicilio de los socios que van a encargarse de la gestión de la sociedad y que van a utilizar la firma social.

- Capital aportado por cada socio (en dinero en efectivo, créditos o efectos), con la valoración correspondiente.

- Duración de la sociedad.

- Cantidad asignada a cada socio gestor para asumir sus gastos particulares.

- Pactos y condiciones especiales establecidas por los socios.

Respecto a la primera inscripción de la sociedad colectiva en el Registro Mercantil provincial, deberá constar lo que se muestra en la siguiente tabla:

Primera inscripción de la sociedad colectiva en el Registro Mercantil

- Identidad de los socios.

- Razón social.

- Domicilio de la sociedad.

- Si está determinado, objeto social.

- Fecha de inicio de las operaciones societarias.

- Duración de la sociedad.

- Aportación de cada socio, con su valor correspondiente y el título en que se realiza.

- Capital social (excepto en sociedades colectivas en las que solo hay socios industriales).

- Socios que tienen encomentada la administración y representación de la sociedad, con la asignación anual que reciben para sus gastos particulares.

- Pactos lícitos que están incluidos en la escritura de la sociedad.

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Aplicación práctica

Unos trabajadores de una empresa de informática han decidido dejar su empresa para poder crear una sociedad colectiva y no tienen muy claros los trámites que deben realizar para poder constituirla.

Para ello, han acudido a usted, asesor fiscal, que debe indicarles los trámites a seguir, haciendo hincapié en la escritura de constitución de la sociedad y en el contenido mínimo de la misma.

Indique qué tramites deben seguir para la constitución de la sociedad y el contenido que debe incluir la escritura de constitución.

SOLUCIÓN

Los trámites a realizar para constituir una sociedad colectiva son los siguientes:

  1. Obtener una certificación negativa del nombre que pretende darse a la sociedad en el Registro Mercantil central.
  2. Obtener el NIF de la sociedad en la Agencia Tributaria.
  3. Formalizar ante notario la escritura pública de constitución e inscribirla en el Registro Mercantil.
  4. Liquidar el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados ante la Consejería de Hacienda de la comunidad autónoma.
  5. Inscribir la empresa en el Registro Mercantil provincial.

Respecto a la escritura de constitución, el contenido mínimo que debe contener para poder ser inscrita en el Registro Mercantil es el siguiente:

  1. Nombre, apellidos y domicilio de cada uno de los socios.
  2. Razón social.
  3. Nombre, apellidos y domicilio de los socios que van a encargarse de la gestión de la sociedad y que van a utilizar la firma social.
  4. Capital aportado por cada socio (en dinero en efectivo, créditos o efectos), con la valoración correspondiente.
  5. Duración de la sociedad.
  6. Cantidad asignada a cada socio gestor para asumir sus gastos particulares.
  7. Pactos y condiciones especiales establecidas por los socios.

4.6. Sociedad cooperativa

La sociedad cooperativa está formada por personas que se asocian libre y voluntariamente para realizar actividades empresariales con la finalidad de satisfacer sus necesidades, tanto económicas como sociales.

El capital aportado a la sociedad es el que esté establecido en los estatutos de la sociedad (que debe desembolsarse por completo en el momento de su constitución) y tiene una estructura democrática donde cada socio tiene un voto.

La responsabilidad de los socios se limita a la aportación realizada al capital social y la sociedad tributa en el Impuesto sobre Sociedades.

Se distingue entre dos tipos de socios:

  1. Socios cooperativistas: son aquellos que aportan trabajo y participan en la actividad de la sociedad.
  2. Socios colaboradores: se trata de aquellos que solo aportan capital. El total de las aportaciones de este tipo de socios está limitado al 45 % de capital social total. En número, el total de socios capitalistas no puede superar a un tercio del total de socios.

Las sociedades cooperativas, además de tener a los socios que aportan trabajo, pueden contratar a trabajadores por cuenta ajena. Eso sí, el total de trabajadores por cuenta ajena no puede superar el 10 % del total de los socios cooperativistas y no pueden trabajar más del 30 % de las horas anuales que desempeñan los socios trabajadores.

Actualmente, las sociedades cooperativas se clasifican de la siguiente manera:

  1. Cooperativas de primer grado: sus socios son personas físicas y jurídicas y deben estar formadas por un mínimo de tres socios.
  2. Cooperativas de segundo grado: están formadas por un mínimo de dos cooperativas.

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Aplicación práctica

Un grupo de amigos que se dedican al sector de la madera quieren abrir un negocio de carpintería y se están planteando crear una cooperativa.

De 10 socios que quieren constituir la cooperativa, 6 van a aportar su trabajo valorado en 10.000 euros por persona y los 4 socios restantes no van a aportar trabajo y, a cambio, aportarán 60.000 € entre todos ellos.

Indique qué tipo de socio serían los distintos socios de la cooperativa y si la empresa se podría constituir legalmente.

SOLUCIÓN

Respecto a la tipología de socios de la cooperativa, los 6 socios que van a aportar solo trabajo serán socios cooperativistas, mientras que los cuatro socios que van a aportar solo capital serán socios colaboradores.

La normativa indica que los socios colaboradores no pueden aportar más del 45 % del capital social y que el número total de estos socios capitalistas no puede superar a un tercio del total de socios.

Si se analiza la cantidad de socios de cada tipo en la cooperativa se obtiene lo siguiente:

  1. Total de socios: 10
  2. Socios capitalistas: 4
  3. Socios cooperativistas: 6

Viendo las cifras de los tipos de socios, se obtiene que los socios capitalistas son un 40 % del total de socios, por lo que no podría constituirse la cooperativa.

Respecto a la condición de las aportaciones, las aportaciones de cada tipo de socio serían las siguientes:

  1. Socios colaboradores: 60.000 €.
  2. Socios cooperativistas: 4 x 10.000 € = 40.000 €.
  3. Total de aportaciones: 100.000 €.

La aportación de los socios colaboradores es del 60 % del capital total. Considerando que supera al 45 % establecido por ley, tampoco se podría constituir la cooperativa.

Trámites para la constitución de una sociedad cooperativa

Los trámites a realizar para constituir una sociedad cooperativa son:

  1. Obtener una certificación negativa del nombre de la sociedad en el Registro de Sociedades Cooperativas del Ministerio de Trabajo y Economía Social (o de la comunidad autónoma).
  2. Obtener el NIF de la sociedad en la Agencia Tributaria.
  3. Formalizar ante notario la escritura pública de constitución.
  4. Liquidar el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados ante la Consejería de Hacienda de la comunidad autónoma.
  5. Inscribir la escritura pública de constitución de la sociedad en el Registro de Sociedades Cooperativas.

Respecto a la escritura de constitución que hay que firmar ante notario, el contenido básico a adjuntar se resume en la siguiente tabla:

Escritura de constitución de la sociedad cooperativa

- Identidad de los otorgantes.

- Manifestación expresa, de que los otorgantes, de que cumplen con los requisitos necesarios para ser socios.

- Voluntad de constituir la sociedad cooperativa y clase de la sociedad en cuestión.

- Acreditación de que los otorgantes han realizado la aportación obligatoria mínima al capital social.

- Valor de las aportaciones no dinerarias, si las hubiese.

- Pactos y condiciones especiales establecidas por los socios.

- Estatutos de la cooperativa.

4.7. Sociedad limitada

La sociedad limitada o sociedad de responsabilidad limitada es una sociedad en la que el capital social está dividido en participaciones sociales correspondientes a las aportaciones de todos los socios. La responsabilidad de los socios es limitada, por lo que no responden de forma personal de las deudas sociales.

Esta sociedad es de carácter mercantil, tiene personalidad propia y puede estar formada por un mínimo de un socio. Si está formada por un solo socio, la forma jurídica será de sociedad limitada unipersonal. Tributa por el Impuesto sobre Sociedades.

Es la forma societaria más utilizada para la pequeña y mediana empresa, gracias a la responsabilidad limitada de los socios y al capital social mínimo necesario para su constitución.

El capital mínimo es de 3.000 euros y debe estar completamente desembolsado en el momento de la constitución de la sociedad.

Las participaciones pueden estar en forma de dinero en efectivo o de bienes o derechos patrimoniales que puedan valorarse de forma académica. A diferencia de otras sociedades, en las sociedades limitadas las aportaciones de los socios no pueden llevarse a cabo a través del trabajo.

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Importante

En una sociedad limitada, las participaciones sociales no pueden tener en ningún caso la naturaleza de valores, por lo que, a diferencia de las sociedades anónimas, no pueden denominarse ni ser consideradas acciones.

Trámites para la constitución de una sociedad limitada

Los trámites a realizar para constituir una sociedad limitada son los siguientes:

  1. Obtener una certificación negativa del nombre que pretende darse a la sociedad en el Registro Mercantil central.
  2. Obtener el NIF de la sociedad en la Agencia Tributaria.
  3. Formalizar ante notario la escritura pública de constitución de la sociedad.
  4. Liquidar el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados ante la Consejería de Hacienda de la comunidad autónoma.
  5. Inscribir la escritura pública de constitución de la sociedad en el Registro Mercantil provincial.

Respecto a la escritura de constitución que hay que firmar ante notario, el contenido básico a adjuntar se resume en la siguiente tabla:

Escritura de constitución de la sociedad limitada

- Identidad de los socios.

- Voluntad de constituir la sociedad de responsabilidad limitada.

- Aportaciones que realiza cada socio y numeración de las participaciones asignadas en el pago de dichas aportaciones.

- Forma en la que se va a organizar la administración de la sociedad inicialmente (si los estatutos prevén otras formas posibles de administración).

- Identidad del encargado o encargados de la administración y de la representación social de la sociedad.

- Pactos y condiciones especiales establecidas por los socios.

- Estatutos de la sociedad.

Respecto a los estatutos de constitución de la sociedad que se presentan en el Registro Mercantil provincial, deberán estar formados, como mínimo, por la información que se muestra en la siguiente tabla:

Estatutos de la sociedad de responsabilidad limitada

- Denominación de la sociedad.

- Objeto social, describiendo las actividades que forman parte de este.

- Domicilio de la sociedad.

- Capital social, las participaciones que lo conforman, su valor nominal, su numeración correlativa y, en el caso de tratarse de participaciones desiguales, los derechos que cada tipo de participación otorga a los socios, su cuantía y la extensión de estos.

- Forma en la que se va a administrar la sociedad, cantidad de administradores o, como mínimo, el número mínimo y máximo de administradores.

- Plazo de duración de la administración de la sociedad y, si lo hubiese, su retribución.

- Forma de deliberar y acordar los acuerdos que adopten los órganos colegiados de la sociedad limitada.

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Aplicación práctica

Un grupo de futuras socias han decidido crear una sociedad limitada. Están ya con los trámites de constitución de la sociedad y están redactando su escritura de constitución. La información que van a incluir es la siguiente:

  1. Nombre completo de los socios: Juana Ortiz y Marta Gómez.
  2. Voluntad de constituir la sociedad limitada.
  3. La administración de la sociedad la llevará Juana Ortiz.
  4. Han establecido una serie de pactos internos que también incluyen en la sociedad.
  5. El capital total aportado es de 30.000 €.
  6. Los estatutos de la sociedad.

Valore si el contenido de la escritura de constitución es correcto o, por el contrario, es necesario modificar algún apartado.

SOLUCIÓN

La escritura de constitución de una sociedad limitada debe contener, como mínimo, la siguiente información:

  1. Identidad de los socios.
  2. Voluntad de constituir la sociedad.
  3. Aportaciones que realiza cada socio y numeración de las participaciones asignadas en el pago de éstas.
  4. Forma en la que se va a organizar la administración de la sociedad inicialmente (si los estatutos prevén otras formas posibles de administración).
  5. Identidad del encargado o encargados de la administración y de la representación social de la sociedad.
  6. Pactos y condiciones especiales establecidas por los socios.
  7. Estatutos de la sociedad.

Si se analiza el contenido que quieren incluir las socias, se puede ver que está toda la información salvo un apartado.

Se indica que el capital total aportado es de 30.000 €, sin especificar cuánto aporta cada socio. Sin embargo, es obligatorio incluir en la escritura de constitución las aportaciones que realiza cada uno de los socios y la numeración de las participaciones en el pago de dichas aportaciones, por lo que, habría que modificar este apartado para poder dar validez a la escritura.

Ejemplo de escritura de constitución de una sociedad de responsabilidad limitada

Aunque cada escritura de constitución es distinta, a continuación, se muestra un ejemplo de escritura tipo:

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4.8. Sociedad anónima

La sociedad anónima es una sociedad mercantil con personalidad propia en la que el capital social está dividido en participaciones sociales, denominadas acciones. Los socios tienen responsabilidad limitada, por lo que no responden personalmente ante las deudas de la sociedad.

Basta con un socio para constituir la sociedad y el capital social mínimo para poder constituirla es de 60.000 €. El importante desembolso mínimo inicial para constituir una sociedad anónima es el principal motivo por el cual muchas pequeñas y medianas empresas prefieren otras formas jurídicas, como la sociedad de responsabilidad limitada, para crear su sociedad.

Este tipo de empresa tributa por el Impuesto sobre Sociedades.

Trámites para la constitución de una sociedad anónima

Los trámites a realizar para constituir una sociedad anónima son:

  1. Obtener una certificación negativa del nombre que pretende darse a la sociedad en el Registro Mercantil central.
  2. Obtener el NIF de la sociedad en la Agencia Tributaria.
  3. Formalizar ante notario la escritura pública de constitución de la sociedad.
  4. Liquidar el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados ante la Consejería de Hacienda de la comunidad autónoma.
  5. Inscribir la escritura pública de constitución de la sociedad en el Registro Mercantil provincial.

Respecto a la escritura de constitución que hay que firmar ante notario, el contenido básico a adjuntar se resume en la siguiente tabla:

Escritura de constitución de la sociedad anónima

- Identidad de los socios.

- Voluntad de los socios de constituir la sociedad anónima.

- Aportaciones que realiza o se obliga a realizar cada socio, en metálico, en forma de bienes o en forma de derechos.

- Gastos de constitución de la sociedad.

- Identidad del encargado o encargados de la administración y de la representación social de la sociedad, junto con su nacionalidad y domicilio.

- Estatutos de la sociedad.

Respecto a los estatutos de constitución de la sociedad que se presentan en el Registro Mercantil provincial, deberán estar formados, como mínimo, por la información que se muestra en la siguiente tabla:

Estatutos de constitución de la sociedad anónima

- Denominación de la sociedad.

- Objeto social.

- Domicilio de la sociedad.

- Capital social, indicando, en el caso de que no se haya desembolsado completamente el capital inicial, la parte no desembolsada, junto con la forma y el plazo máximo para realizar el desembolso.

- Tipos de acciones y las series (si existiesen), parte del valor nominal que está pendiente de ser desembolsado, forma y plazo para desembolsarlo e indicación de si las acciones se representan mediante título o anotación en cuenta.

- Forma en la que se va a administrar la sociedad, cantidad de administradores o, como mínimo, el número mínimo y máximo de administradores.

- Plazo de duración de la administración de la sociedad y, si lo hubiese, su retribución.

- Forma de deliberar y adoptar los acuerdos.

- Fecha en la que se van a iniciar las operaciones.

- Duración de la sociedad anónima.

- Fecha en la que se va a cerrar el ejercicio social. Si no se indica ninguna fecha, esta será el 31 de diciembre de cada año por defecto.

- Si se estipulan, restricciones a la transmisibilidad de las acciones.

- Régimen por el que se van a regir las prestaciones accesorias.

- Derechos especiales que tienen los socios fundadores o los socios promotores de la sociedad.

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Actividades

13. Busque un modelo de escritura de constitución de sociedad anónima y compárela con el modelo de escritura de constitución de una sociedad de responsabilidad limitada de este capítulo.

4.9. Sociedad laboral

Aquellas sociedades anónimas y sociedades de responsabilidad limitada en las que su capital social sea, en su mayoría, propiedad de trabajadores que llevan a cabo en ellas servicios retribuidos de forma personal y directa mediante un contrato indefinido, pueden ser calificadas como sociedades laborales.

Los trámites para su constitución son los mismos que en las sociedades anónimas y en las sociedades limitadas (respectivamente) y, en ambos casos, se tributa también por el Impuesto sobre Sociedades.

Las sociedades laborales se regulan en la Ley 44/2015, de 14 de octubre, de Sociedades Laborales y Participadas.

Los requisitos que deben cumplir las sociedades anónimas y limitadas para ser calificadas como sociedades se muestran en el siguiente esquema:

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Ventajas e inconvenientes de las figuras jurídicas

La elección de la figura jurídica a adoptar en el momento de crear una empresa va a determinar, en mayor medida, los requisitos a cumplir, las obligaciones que van a tener que cumplirse a lo largo de la vida de la empresa y las implicaciones que puede tener la actividad empresarial sobre el patrimonio de los socios.

Por ello, para decidir qué figura societaria adoptar, hay que tener en cuenta las siguientes ventajas e inconvenientes:

  1. Capital social mínimo: la constitución de una sociedad anónima, una sociedad anónima laboral o de una sociedad comanditaria requiere de un capital mínimo de 60.000 €. Sin embargo, otras figuras como la sociedad limitada o el empresario individual requieren aportaciones iniciales muy inferiores. Si se dispone de una financiación limitada inicial, hay que tener en cuenta que hay figuras societarias que no van a poderse constituir.
  2. Responsabilidad ante las deudas sociales: la responsabilidad frente a las deudas de la sociedad es un aspecto fundamental que se debe considerar en el momento de decidir la figura societaria de la empresa. Hay que tener en cuenta que figuras como el empresario individual responden de las deudas de la sociedad con su patrimonio personal, con lo que el riesgo a asumir es mucho más elevado que con otras figuras.
  3. Control de los socios sobre la gestión y administración de la empresa: en empresas con gran número de socios, la gestión queda en manos de algunos o de todos los socios, por lo que, si se quiere tener un control total del funcionamiento de la empresa, la forma jurídica más ventajosa sería la de empresario individual o la de una sociedad unipersonal.
  4. Cambios en la composición social de la empresa: es posible que, en un futuro, los socios de la empresa quieran realizar una ampliación de capital para captar más financiación o modificar la identidad de los socios. En estos casos, sería más adecuado crear una sociedad anónima o una sociedad limitada más que un empresario individual o una sociedad laboral.
  5. Actividad que va a llevar a cabo la empresa: hay que considerar que hay determinadas actividades económicas que solo pueden llevarse a cabo bajo una figura jurídica determinada.
  6. Número de socios: si son varios los socios que van a participar en la constitución de la empresa siempre será más recomendable crear una figura societaria más que un empresario individual. Por definición, tampoco sería posible crear una sociedad unipersonal. Sin embargo, si solo va a haber un socio, pero se desea limitar la responsabilidad, lo más adecuado es una sociedad unipersonal.
  7. Fiscalidad: según la figura jurídica adoptada, se tributará por el IRPF o por el Impuesto sobre Sociedades, con las obligaciones periódicas que ello conlleva. Por ello, antes de constituirla, hay que evaluar cuál va a ser la tributación y la carga fiscal que deberá asumirse en cada caso con los gastos e ingresos previstos en los primeros ejercicios de funcionamiento empresarial.
  8. Subvenciones y bonificaciones fiscales: hay sociedades que gozan de bonificaciones fiscales y subvenciones. Antes de decidirse por una forma jurídica u otra, hay que realizar una búsqueda sobre las bonificaciones fiscales a las que poder acogerse y las subvenciones que pueden obtener para su puesta en marcha.

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Aplicación práctica

Elena y Manuel quieren crear una empresa de fabricación de perfumes, tienen un capital de 20.000 € y tienen previsto contratar a varios empleados.

Teniendo en cuenta la cantidad de socios, el capital inicial del que disponen y que no están dispuestos a responder con su patrimonio personal ante las posibles deudas de la empresa, asesóreles sobre la forma jurídica más adecuada para constituir su negocio.

SOLUCIÓN

Por el hecho de ser más de un socio, ya se descarta la opción de crear un negocio con forma de empresario individual, emprendedor de responsabilidad limitada, sociedad anónima unipersonal y sociedad limitada unipersonal.

Si se analiza el capital inicial del que disponen no pueden constituir una sociedad anónima, ya que esta requiere una aportación inicial mínima de 60.000 €.

Teniendo en cuenta también que tienen que contratar personal y que solo son dos socios, lo más recomendable es crear una sociedad limitada.

De hecho, esta figura jurídica cumple con los requisitos que quieren establecer los socios:

  1. Se requiere un capital inicial mínimo de 3.000 €.
  2. Se requiere un mínimo de dos socios.
  3. La responsabilidad patrimonial de los socios es limitada.

5. Elaboración y análisis de los documentos de constitución y funcionamiento de las distintas formas jurídicas empresariales

Como se ha ido comentando, según la forma jurídica adoptada, los trámites para constituir una empresa difieren considerablemente.

No obstante, hay una serie de trámites que deben realizarse ante determinados organismos, independientemente de la forma jurídica que se vaya a adoptar. Estos se describen a continuación.

5.1. Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT)

Los trámites que deben realizarse en la Agencia Estatal de la Administración Tributaria son los siguientes:

  1. Obtención del número de identificación fiscal o NIF.
  2. Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas.
  3. Alta en el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).

Estos trámites se describirán con más detalle en un apartado posterior dedicado a las obligaciones fiscales del emprendedor.

5.2. Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS)

Los trámites que deben realizarse en la Tesorería General de la Seguridad Social son los siguientes:

  1. Inscripción del empresario en la Seguridad Social: en esta inscripción, la TGSS otorga un número llamado Código de Cuenta de Cotización (CCC), que se utiliza para identificarlo y llevar a cabo sus obligaciones laborales ante dicho organismo.
  2. Inscripción y afiliación de los trabajadores a la Seguridad Social: si los trabajadores que va a contratar no están afiliados al sistema de la Seguridad Social, el empresario tiene la obligación de hacerlo. Tanto en ese caso como en el caso de que ya estén inscritos, se debe comunicar tanto el alta, como la baja, como cualquier modificación de todo trabajador que esté en su empresa.
  3. Difusión y exhibición del calendario laboral: el empresario puede obtener el calendario laboral en la sede electrónica de la Seguridad Social y está obligado a exhibirlo en las instalaciones de la empresa, siempre que tenga contratados trabajadores.

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Importante

Hay que solicitar un Código de Cuenta de Cotización en cada una de las provincias en las que se va a desarrollar la actividad empresarial. No hay un código nacional.

5.3. Consejería de Empleo de la comunidad autónoma correspondiente

Si el empresario/sociedad va a realizar la contratación de trabajadores, debe comunicar la apertura del centro de trabajo a la Consejería de Empleo de la comunidad autónoma en la que se ubique, con la finalidad de que esta pueda llevar un control del mismo.

Una vez que ya se ha constituido la sociedad o que el empresario ha iniciado su actividad, también debe llevarse a cabo dicha comunicación para que puedan controlarse las condiciones de seguridad y salud laboral en dichos centros.

5.4. Servicio Público de Empleo Estatal

Además de comunicar el alta del trabajador ante la Tesorería General de la Seguridad Social, el empresario tiene que comunicar los contratos de los trabajadores al Servicio Público de Empleo Estatal.

5.5. Ayuntamiento

Si la actividad empresarial se va a desarrollar en un local, hay que obtener una licencia urbanística del ayuntamiento donde se va a ubicar. Además, si la actividad empresarial va a conllevar la realización de alguna obra, instalación o algún tipo de actividad considerada insalubre, molesta, peligrosa o nociva, entre otras, habrá que solicitar una licencia de funcionamiento para evitar cualquier tipo de denuncia y poder ejercer la actividad de forma legal y reglamentaria.

5.6. Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT)

Salvo en casos específicos, el empresario debe obtener un certificado digital a efectos de poder comunicarse con la administración para llevar a cabo todos los trámites de su empresa.

Para obtener el certificado digital hay que dirigirse a la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) disponible en el enlace que se muestra a continuación y seguir las indicaciones correspondientes: <https://www.sede.fnmt.gob.es/certificados/persona-fisica/obtener-certificado-software>.

5.7. Inspección de Trabajo y Seguridad Social

Desde 2016, las diligencias sobre las visitas de los inspectores de la Seguridad Social se extienden a través de medios electrónicos, con los que se constata el trámite en la propia oficina de inspección. No obstante, deben seguir conservándose los Libros de Visitas físicos durante un período de cinco años a partir de la última diligencia y ponerlos a disposición de la Inspección cuando sean requeridos.

5.8. Registro Mercantil central

Como se ha ido comentando en los epígrafes anteriores, las sociedades deben ser inscritas en el Registro Mercantil provincial correspondiente que, a su vez, lo comunicará al Registro Mercantil central.

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Importante

Los empresarios individuales no tienen obligación de inscribirse en dicho registro. No obstante, sí pueden hacerlo de forma voluntaria.

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Actividades

14. Investigue sobre las funciones del Registro Mercantil central y las de los registros mercantiles provinciales y analícelas.

6. Elevación a público de los documentos de constitución y gestión empresarial

Como ya se ha ido comentando, es imprescindible obtener una certificación negativa de denominación del Registro Mercantil central para poder elevar a público la escritura de constitución de cualquier tipo de sociedad. Esta certificación negativa es la que garantiza que no hay otra empresa registrada al mismo nombre que pretende darse a la empresa que se está constituyendo.

Eso sí, si se desea, para evitar imprevistos y solucionarlos con más rapidez, se puede solicitar una nota simple al Registro Mercantil central para verificar que no hay otra empresa con el mismo nombre antes de solicitar la expedición del certificado.

Cuando ya se ha obtenido la certificación negativa de denominación, ya se puede formalizar la escritura de constitución ante notario para poder elevarla a público inscribiéndola en el Registro Mercantil provincial y, así, otorgar la personalidad jurídica a la empresa constituida.

El notario es el profesional al servicio público que se encarga de comprobar los hechos que se concretan en los documentos que se presentan ante él. Es decir, certifica los hechos de todos aquellos documentos que se presentan ante él (llamados documentos notariales) y se elevan a público.

El procedimiento y los requisitos de inscripción de una sociedad en el Registro Mercantil está regulado en el Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil, concretamente en el título II: De la inscripción de los empresarios y sus actos.

En el artículo 94 (contenido de la hoja) de dicho Real Decreto, se describe el contenido que debe tener la inscripción de cualquier sociedad en general.

Concretamente, se indica que se inscribirá obligatoriamente lo siguiente:

1.º La constitución de la sociedad, que necesariamente será la inscripción primera.

2.º La modificación del contrato y de los estatutos sociales, así como los aumentos y las reducciones del capital.

3.º La prórroga del plazo de duración.

4.º El nombramiento y cese de administradores, liquidadores y auditores. Asimismo, habrá de inscribirse el nombramiento y cese de los secretarios y vicesecretarios de los órganos colegiados de administración, aunque no fueren miembros del mismo. La inscripción comprenderá tanto los miembros titulares como, en su caso, los suplentes.

5.º Los poderes generales y las delegaciones de facultades, así como su modificación, revocación y sustitución. No será obligatoria la inscripción de los poderes generales para pleitos o de los concedidos para la realización de actos concretos.

6.º La apertura, cierre y demás actos y circunstancias relativos a las sucursales en los términos previstos en los artículos 295 y siguientes.

7.º La transformación, fusión, escisión, rescisión parcial, disolución y liquidación de la sociedad.

8.º La designación de la entidad encargada de la llevanza del registro contable en el caso de que los valores se hallen representados por medio de anotaciones en cuenta.

9.º Las resoluciones judiciales inscribibles relativas al concurso, voluntario o necesario, principal o acumulado, de la sociedad y las medidas administrativas de intervención.

10.º Las resoluciones judiciales o administrativas, en los términos establecidos en las Leyes y en este Reglamento.

11.º Los acuerdos de implicación de los trabajadores en una sociedad anónima europea, así como sus modificaciones posteriores, de acuerdo con lo previsto en el artículo 114.3 de este Reglamento.

12.º El sometimiento a supervisión de una autoridad de vigilancia.

13.º En general, los actos o contratos que modifiquen el contenido de los asientos practicados o cuya inscripción prevean las leyes o el presente Reglamento.

La inscripción de los distintos documentos en el Registro Mercantil es lo que dará seguridad jurídica a terceras personas relacionadas de alguna forma con la actividad de la empresa en cuestión.

Elevación a público de los documentos de constitución de la sociedad

Cuando un acuerdo social se debe inscribir en el Registro Mercantil, el Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil, indica expresamente que los acuerdos deben constar en una escritura pública otorgada ante notario con carácter general, salvo en aquellos casos en los que el mismo Real Decreto permita que se pueden inscribir con un documento privado.

La constancia de estos acuerdos sociales en escritura pública otorgada ante notario se realiza mediante la elevación a escritura pública de dichos acuerdos.

Los acuerdos sociales se formalizan en una reunión realizada por los miembros del consejo de administración, de la junta de accionistas o por los socios, atendiendo al tipo de reunión y de empresa que se trate.

Sea como fuere, al finalizar la reunión, deberá realizarse un acta consistente en un documento en el que se deja constancia de todos los asuntos que se han tratado a lo largo de la misma y los acuerdos que se han adoptado.

Así, atendiendo al tipo de reunión que se esté llevando a cabo y sus miembros, cabe distinguir entre las siguientes actas:

  1. Acta del consejo de administración.
  2. Acta de la junta de accionistas.
  3. Acta de la reunión (cuando los miembros que han formado parte de la reunión no son ninguno de los anteriores).

Las actas deberán reflejar todos los hechos acontecidos en la reunión de forma neutral, por lo que se recomienda la utilización de formas verbales impersonales y es fundamental plasmar la información de forma clara y ordenada, ya que se remitirá una copia a todos los miembros que han formado parte de la reunión y, en determinados casos, estos deberán dar su visto bueno.

¿Quién puede elevar a público los acuerdos sociales?

El artículo 108 del Real Decreto 1784/1996 manifiesta que la elevación a público de los acuerdos sociales puede llevarse a cabo por las siguientes personas:

  1. Aquellos que estén facultados para expedir certificaciones.
  2. En una sociedad unipersonal, el socio único o administradores.
  3. Cualquier miembro del consejo de administración de la sociedad que tenga el cargo en vigor y esté inscrito como tal en el Registro Mercantil, cuando esté autorizado.
  4. Cualquier otro distinto de los anteriores al que se haya autorizado previamente para ello mediante un poder especial para la inscripción de dicho acuerdo o mediante un acuerdo general para cualquier tipo de acuerdos.

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Los acuerdos sociales se elevarán a público cuando cualquiera de los mencionados anteriormente haya otorgado la escritura pública ante notario, en la que deberán constar todas aquellas circunstancias del acta de la reunión, del consejo de administración o de la junta de accionistas necesarias para calificar su validez.

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Actividades

15. ¿Qué sucedería si no se eleva a público la escritura de constitución de una sociedad?

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Aplicación práctica

Cinco futuros socios han decido crear una tienda de material deportivo bajo la forma jurídica de sociedad anónima y tienen ciertas dudas sobre cómo deben proceder para su constitución.

Saben que tienen que depositar la escritura de constitución de la sociedad anónima en el Registro Mercantil, pero no tienen claro si tienen que firmar la escritura ante notario.

Infórmeles de la obligatoriedad o no de firmar la escritura ante notario y lo que ello implica y significa.

SOLUCIÓN

El procedimiento de inscripción de una sociedad en el Registro Mercantil está regulado en el Real Decreto 1784/1996 de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil.

Dicho Real Decreto indica expresamente que la constitución de la sociedad debe inscribirse obligatoriamente en el Registro Mercantil para dar seguridad jurídica sobre el contenido de la inscripción.

Por otra parte, cuando un acuerdo se debe inscribir en el Registro Mercantil, el Real Decreto indica expresamente que este debe constar en una escritura pública otorgada ante notario con carácter general, por lo que se deduce que la escritura de constitución debe elevarse a pública ante notario.

La no elevación a público de la escritura no le daría validez, ya que se trataría simplemente de un documento privado.

7. Obligaciones contables

La base que debe considerar cualquier empresa para llevar a cabo su contabilidad conforme a la normativa legal se divide en dos Reales Decretos:

  1. Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad: es el más utilizado.
  2. Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para microempresas: se trata de un Plan General Contable más reducido y simplificado, que puede ser utilizado por las pequeñas y medianas empresas y por las microempresas.

Este manual va a centrarse en el Plan General Contable del Real Decreto 1514/2007. De hecho, este Real Decreto define el marco conceptual de la contabilidad como: el conjunto de fundamentos, principios y conceptos básicos cuyo cumplimiento conduce en un proceso lógico deductivo al reconocimiento y valoración de los elementos de las cuentas anuales.

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Actividades

16. Busque información sobre el Plan General de Contabilidad y el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y comente sus principales diferencias.

17. ¿Podría una PYME aplicar el Plan General de Contabilidad normal? Investigue sobre el tema.

7.1. Nuevo Plan General Contable

Como ya se ha comentado en la parte introductoria, el nuevo Plan General Contable se regula en el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad.

Este plan está dividido en cinco partes claramente diferenciadas:

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Marco conceptual de la contabilidad

Es la primera parte del Plan General Contable y está formada por la base sobre la que debe fundamentarse la contabilidad de toda empresa.

Incluye información muy detallada sobre los siguientes aspectos:

  1. Cuentas anuales. Imagen fiel: en este apartado se enumeran las cuentas anuales y sus componentes.
  2. Requisitos de la información que se debe incluir en las cuentas anuales.
  3. Principios contables: se trata de los principios que deben servir como guía para aplicar la normativa contable.
  4. Elementos de las cuentas anuales: se analizan con más detenimiento las partes de las cuentas anuales.
  5. Criterios de registro o reconocimiento contable de los elementos de las cuentas anuales: muestra cómo debe incorporarse la información contable a las cuentas anuales.
  6. Criterios de valoración: indica cómo deben valorarse los distintos elementos que se van a incorporar a las cuentas anuales.
  7. Principios y normas de contabilidad generalmente aceptados.

Normas de registro y valoración

La segunda parte del Plan General Contable está formada por las normas de registro y valoración y es de obligatorio cumplimiento.

En esta parte se desarrollan los principios contables y el resto de disposiciones que se incluyen en el marco conceptual.

Así, se indican los criterios que hay que considerar para registrar y valorar los distintos elementos y transacciones que van a contabilizarse y a incluirse en las cuentas anuales.

Cuentas anuales

La tercera parte del PGC es la correspondiente a las cuentas anuales y también es de obligatorio cumplimiento.

En este apartado se explican con detenimiento los distintos elementos de cada una de las cuentas anuales, además del formato que deben tener cada una de ellas.

Las cuentas anuales del PGC son las siguientes:

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Cuadro de cuentas

La cuarta parte del PGC está formada por todas las cuentas que forman parte de este y que se proponen para poder llevar a cabo la contabilidad de las diferentes operaciones de la empresa.

Las cuentas tienen un sistema de codificación decimal y se dividen en:

  1. Grupos: formadas por un dígito
  2. Subgrupos: formadas por dos dígitos
  3. Cuentas: formadas por tres dígitos
  4. Subcuentas: formadas por cuatro dígitos
  5. Subsubcuentas: formadas por cinco dígitos

Los grupos que forman parte del PGC son los siguientes:

  1. Grupo 1: Financiación básica
  2. Grupo 2: Inmovilizado
  3. Grupo 3: Existencias
  4. Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones comerciales
  5. Grupo 5: Cuentas financieras
  6. Grupo 6: Compras y gastos
  7. Grupo 7: Ventas e ingresos
  8. Grupo 8: Gastos imputados al patrimonio neto
  9. Grupo 9: Ingresos imputados al patrimonio neto

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Actividades

18. ¿Puede una empresa crear una cuenta contable que esté formada por seis dígitos? Investigue sobre el tema.

Definiciones y relaciones contables

Esta parte no es de obligatorio cumplimiento y está formada por las definiciones de los grupos, subgrupos y cuentas del plan, además de sus características fundamentales y los hechos económicos que se registran con cada uno de ellos.

7.2. Principios contables

El Plan General Contable incluye una serie de ideas básicas, obligatorias e informadoras que deben servir de apoyo al usuario en el momento de la aplicación de la normativa contable y de la contabilización de las distintas operaciones. Estas ideas básicas están estructuradas en seis principios contables incluidos en la primera parte del plan:

  1. Empresa en funcionamiento: hay que registrar las operaciones con la consideración inicial de que la empresa va a seguir operando en un futuro previsible.
  2. Devengo: los gastos y los ingresos deben contabilizarse en la fecha en la que estos se han producido, independientemente de si se han cobrado/ pagado.
  3. Uniformidad: si se selecciona un criterio a aplicar en el registro de las operaciones, deberá utilizarse dicho criterio en operaciones futuras.
  4. Prudencia: en el momento de valorar las operaciones en situaciones con incertidumbre hay que ser prudente respetando la imagen fiel de la empresa. No pueden valorarse estimaciones de beneficios desorbitadas ni previsiones de pérdidas no acordes con la actividad de la empresa.
  5. No compensación: las partidas de activo, pasivo, gastos e ingresos son independientes y no pueden compensarse unas con otras.
  6. Importancia relativa: si la aplicación estricta de un principio o criterio contable supone un ajuste con un importe ínfimo (euros, céntimos, etc.), no es obligatoria su aplicación.

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Si hubiese algún conflicto en la aplicación de varios principios contables, el PGC establece que debe prevalecer el que mejor refleja la imagen fiel de la situación de la empresa.

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Aplicación práctica

Imagine que se encuentra trabajando en la empresa llevando la contabilidad de la misma. Los gastos de la empresa del ejercicio anterior fueron de 500.000 €. Durante este ejercicio se prevé que la actividad de la empresa, sus ventas y sus compras sean similares a las del ejercicio anterior, pero el contable ha decidido registrar una estimación de gastos de 1.000.000 €. ¿Ha realizado correctamente esta estimación? ¿Qué principio contable está vulnerando?

SOLUCIÓN

Analizando el enunciado, se pretenden registrar unos gastos por 1.000.000 €, siendo un importe igual al doble de los gastos acometidos durante el ejercicio anterior.

Estimando que la actividad de la empresa, además de sus compras y sus ventas, serán similares a las que hubo en el ejercicio anterior, la estimación de gastos a registrar debería rondar los 500.000 €.

Se está incumpliendo claramente el principio de prudencia, que indica que se deberá ser prudente en las estimaciones y valoraciones a realizar en condiciones de incertidumbre.

Para ser prudente, se podría incrementar la estimación de gastos en un 10 %, por ejemplo, haciendo una estimación de 550.000 €.

Sea como fuere, una estimación de 1.000.000 € es muy desproporcionada.

7.3. Libros de Contabilidad. Libros de Registro

El Código de Comercio es el que regula la obligatoriedad del empresario de llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de su empresa, además de la confección y llevanza de una serie de libros registro y contables. En su artículo 25, indica lo siguiente:

1. Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.

Respecto a las sociedades mercantiles, el Código de Comercio las obliga a llevar uno o varios libros de actas en los que se incluirá, como mínimo, lo siguiente:

  1. Acuerdos tomados por las juntas generales y especiales.
  2. Acuerdos tomados por los distintos órganos colegiados de la sociedad, indicando todos los datos de la convocatoria y de la constitución del órgano colegiado.
  3. Resumen de los asuntos que se han debatido en las reuniones.
  4. Contenido de las intervenciones de la reunión de las que se haya solicitado que haya constancia.
  5. Contenido de los acuerdos adoptados.
  6. Resultados de las distintas votaciones.

Los libros de registro y contables obligatorios para las sociedades mercantiles son los siguientes:

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Libro de actas

En el libro de actas debe incluirse toda la información concerniente a las reuniones que se han llevado a cabo y solo se puede legalizarse en el Registro Mercantil al inicio de la actividad de la empresa.

Como se ha mencionado anteriormente, debe incluir lo siguiente:

  1. Constitución del órgano colegiado.
  2. Detalle de los asuntos tratados en la reunión.
  3. Intervenciones de los asistentes.
  4. Acuerdos aprobados por las juntas generales, particulares y por los órganos colegiados.

Libro registro de socios

Las sociedades limitadas deben llevar y legalizar ante el Registro Mercantil el libro de socios. Este está regulado en el artículo 104 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital y se indica lo siguiente:

La sociedad limitada llevará un Libro registro de socios, en el que se harán constar la titularidad originaria y las sucesivas transmisiones, voluntarias o forzosas, de las participaciones sociales, así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre las mismas.

En resumen, el libro registro de socios debe incluir los distintos titulares de las participaciones que la sociedad limitada ha ido teniendo a lo largo del tiempo desde el momento de su creación.

Libro registro de acciones nominativas

Las sociedades anónimas, en lugar de un libro registro de socios, deben llevar y legalizar ante el Registro Mercantil el libro registro de acciones nominativas. Este está regulado en el artículo 116 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital y se indica lo siguiente:

Las acciones nominativas figurarán en un libro-registro que llevará la sociedad, en el que se inscribirán las sucesivas transferencias de las acciones, con expresión del nombre, apellidos, razón o denominación social, en su caso, nacionalidad y domicilio de los sucesivos titulares, así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre aquellas.

Es decir, el libro registro de acciones nominativas deberá incluir toda la información relativa a la titularidad y a las transmisiones de titularidad de las acciones de la sociedad anónima.

Libro de inventario y cuentas anuales

El libro de inventario y cuentas anuales viene regulado en el artículo 28 del Código de Comercio. Este libro debe abrirse con el balance inicial detallado de la empresa y, como mínimo, cada trimestre, deberán transcribirse los balances de comprobación de sumas y saldo.

También deberán transcribirse el inventario de la empresa a fecha de cierre del período y las cuentas anuales.

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Sabía que

Para realizar un inventario hay que hacer un recuento de todos los elementos patrimoniales de una empresa. Es importante tener en cuenta que no solo incluye los elementos físicos (existencias, mobiliario, etc.), sino que también incluye elementos intangibles como derechos de cobro, obligaciones de la empresa o elementos de inmovilizado intangible como licencias o programas informáticos, entre otros.

Libro diario

El libro diario también está regulado en el artículo 27 del Código de Comercio, en el que se indica que hay que registrar en él diariamente todas las operaciones que ha llevado a cabo la empresa.

No obstante, también se admite que se registren conjuntamente los totales de las operaciones, siempre que no superen un trimestre. La única condición es que el detalle de estas operaciones aparezca en otros libros o registros, que serán unos u otros, atendiendo a la naturaleza de la actividad que se esté registrando.

Para la contabilización de las operaciones de la empresa en el libro diario se utiliza el sistema de partida doble que consiste en que, en cada operación intervienen, como mínimo, dos cuentas contables: en una de las cuentas se hará una anotación en el debe de dicha cuenta y, en la otra cuenta, se hará una anotación en el haber de esta otra cuenta.

En cualquier caso, la suma de los importes reflejados en el debe del asiento contable realizado en el libro diario debe coincidir con la suma de los importes reflejados en el haber de dicho asiento.

Libro de ventas e ingresos

El libro de ventas e ingresos es un documento en el que una empresa (o empresario individual) debe registrar todas las operaciones comerciales que ha llevado a cabo; concretamente, operaciones correspondientes a ingresos y ventas (es decir, operaciones que supongan una entrada de dinero), que deberán registrarse respetando el orden cronológico de las mismas.

Este libro se presenta ante la Agencia Tributaria y es de obligatorio cumplimiento para las pyme y los autónomos, aunque estos últimos solo están obligados si tributan en estimación directa o simplificada.

Libro de compras y gastos

Este libro es análogo al libro de ventas e ingresos. En él deben registrarse todas las transacciones comerciales que supongan una salida de dinero para la empresa o para el empresario individual (es decir, todos sus gastos y compras). También debe respetarse el orden cronológico de las transacciones en el momento de su registro.

Es también de obligatorio cumplimiento para las pyme y para los autónomos que tributen en estimación directa o simplificada.

Libro registro de bienes de inversión

El libro registro de bienes de inversión es un libro obligatorio para todas aquellas empresas que deban regularizar sus deducciones por la adquisición de bienes de inversión.

Un bien de inversión es todo producto que ha sido adquirido para ser utilizado en la empresa y que tiene un ciclo de vida superior a un año. Según la Agencia Tributaria, solo se pueden considerar bienes de inversión aquellos bienes corporales, muebles semovientes o inmuebles, no pudiendo incluirse en el libro registro bienes como recambios, embalajes, envases, etc., y debiendo registrarse simplemente como gastos.

Hay dos tipos de libros registro de bienes de inversión:

  1. Libro registro de bienes de inversión de IRPF: se registran aquellos elementos del inmovilizado que puedan relacionarse con la actividad empresarial y que puedan anticiparse. Su valor unitario debe ser superior a los 300 €.
  2. Libro registro de bienes de inversión de IVA: este libro deben registrarlo los sujetos pasivos del IVA que deban realizar una regularización de las deducciones aplicadas en sus bienes de inversión. En el libro deberán constar la fecha de inicio de utilización del bien, su prorrata anual definitiva, la documentación relacionada con él y la posible regularización anual de las deducciones que se han practicado en el año.

Libro registro de facturas emitidas

Los empresarios y profesionales están obligados a crear y llevar un libro registro de todas aquellas facturas que han expedido a lo largo del ejercicio económico.

En este deberá incluirse la siguiente información de cada factura:

  1. Número de factura y serie, en su caso.
  2. Fecha de expedición.
  3. Fecha en la que se han realizado las operaciones, si difiere de la fecha de expedición.
  4. Nombre, apellidos o razón social del destinatario.
  5. Número de identificación fiscal del destinatario.
  6. Base imponible de las operaciones.
  7. Tipo de IVA aplicado.
  8. Cuota tributaria.
  9. Importe total de la factura.

Libro registro de facturas recibidas

Los empresarios y profesionales están obligados a crear y llevar un libro registro de todas las facturas recibidas durante el ejercicio económico. Además, deberán numerarlas correlativamente y adjuntar los justificantes contables y toda la documentación asociada a ellas.

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Actividades

19. Ponga ejemplos de bienes materiales que no forman parte de un inventario. Justifique su respuesta.

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Aplicación práctica

La empresa Metales Pesados, S. A. ya se ha constituido y están empezando con la actividad comercial.

No obstante, necesitan asesoramiento porque aún están empezando y no tienen claro cuáles son los libros de registro y contables que deben llevar para cumplir con la normativa vigente.

Indique, según el tipo de sociedad que han creado, cuáles son los libros de registro y contables que tienen que llevar obligatoriamente en Metales Pesados, S. A.

SOLUCIÓN

La empresa Metales Pesados, S. A. es una sociedad anónima y, por tanto, se trata de una sociedad mercantil. Respecto a los libros contables, las sociedades mercantiles tienen la obligatoriedad de llevar los siguientes:

  1. Libro de actas
  2. Libro registro de acciones nominativas
  3. Libro de inventario y cuentas anuales
  4. Libro diario
  5. Libro de ventas e ingresos
  6. Libro de compras y gastos
  7. Libro registro de bienes de inversión
  8. Libro registro de facturas emitidas
  9. Libro registro de facturas recibidas

7.4. Auditoría de cuentas

La auditoría de cuentas está regulada en la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas. De hecho, el artículo 1.2 de dicha ley define el concepto de auditoría de cuentas como sigue:

Se entenderá por auditoría de cuentas la actividad consistente en la revisión y verificación de las cuentas anuales, así como de otros estados financieros o documentos contables, elaborados con arreglo al marco normativo de información financiera que resulte de aplicación, siempre que dicha actividad tenga por objeto la emisión de un informe sobre la fiabilidad de dichos documentos que pueda tener efectos frente a terceros.

Esta actividad debe ser realizada obligatoriamente por un auditor de cuentas o por una sociedad de auditoría, que son quienes deberán emitir el informe correspondiente, cumpliendo siempre con los requisitos materiales y formales reflejados en la Ley 22/2015.

En España, es el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas quien se encarga de autorizar la inscripción en el Registro Oficial de Auditores de cuentas de los auditores y de las sociedades de auditoría para que estos puedan realizar los informes de auditoría mencionados anteriormente.

El ICAC, además de autorizar la inscripción de los auditores y de las sociedades de auditoría, se encarga de competencias de regulación contable (revisión de principios y normas contables) y de competencias relacionadas con la supervisión de la actividad auditora y la formación continua de este colectivo.

Siguiendo con la auditoría de cuentas, el artículo 4 de la Ley 22/2015, distingue entre las siguientes:

  1. Auditoría de las cuentas anuales: consistirá en verificar dichas cuentas a efectos de dictaminar si expresan la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la entidad auditada, de acuerdo con el marco normativo de información financiera que resulte de aplicación. Asimismo, comprenderá la verificación del informe de gestión que, en su caso, acompañe a las cuentas anuales, a fin de dictaminar sobre su concordancia con dichas cuentas anuales y si su contenido es conforme con lo establecido en la normativa de aplicación.
  2. Auditoría de otros estados financieros o documentos contables: consistirá en verificar y dictaminar si dichos estados financieros o documentos contables expresan la imagen fiel o han sido preparados de conformidad con el marco normativo de información financiera expresamente establecido para su elaboración.

Por otra parte, cabe destacar otra clasificación de las auditorías de cuentas, distinguiendo sus categorías atendiendo a quién realiza el informe de auditoría. Así, se distingue entre:

  1. Auditoría interna: realizada por el propio personal de la organización.
  2. Auditoría externa: realizada por expertos que no tienen ningún tipo de vinculación con la empresa que están auditando.

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Actividades

20. ¿Puede una empresa tener simultáneamente una auditoría interna y una auditoría externa? Si la respuesta fuese afirmativa, ¿qué finalidad tendría realizar las dos auditorías?

Obligatoriedad de realizar una auditoría de cuentas

No todas las empresas están obligadas a estar sometidas a una auditoría de cuentas y a un informe de auditoría. De hecho, las empresas obligadas están determinadas en la disposición adicional primera de la Ley 22/2015, donde se indica que estarán obligadas, cualquiera que sea su naturaleza jurídica, las que concurran en alguno de los siguientes hechos:

a. Que emitan valores admitidos a negociación en mercados secundarios oficiales de valores o sistemas multilaterales de negociación.

b. Que emitan obligaciones en oferta pública.

c. Que se dediquen de forma habitual a la intermediación financiera, y, en todo caso, las entidades de crédito, las empresas de servicios de inversión, las sociedades rectoras de los mercados secundarios oficiales, las entidades rectoras de los sistemas multilaterales de negociación, la Sociedad de Sistemas, las entidades de contrapartida central, la Sociedad de Bolsas, las sociedades gestoras de los fondos de garantía de inversiones y las demás entidades financieras, (…).

d. Que tengan por objeto social cualquier actividad sujeta al Texto Refundido de la Ley de ordenación y supervisión de los seguros privados, aprobado por Real Decreto Legislativo 6/2004, de 29 de octubre, dentro de los límites que reglamentariamente se establezcan, así como los fondos de pensiones y sus entidades gestoras.

e. Que reciban subvenciones, ayudas o realicen obras, prestaciones, servicios o suministren bienes al Estado y demás organismos públicos dentro de los límites que reglamentariamente fije el Gobierno por real decreto.

f. Las demás entidades que superen los límites que reglamentariamente fije el Gobierno por real decreto. Dichos límites se referirán, al menos, a la cifra de negocios, al importe total del activo según balance y al número anual medio de empleados, y se aplicarán, todos o cada uno de ellos, según lo permita la respectiva naturaleza jurídica de cada sociedad o entidad.

Además, el artículo 263 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, establece que deben someterse a auditoría las cuentas anuales y el informe de gestión de las sociedades mercantiles, a excepción de aquellas que reúnan, como mínimo, alguna de las siguientes condiciones durante dos ejercicios seguidos a fecha de cierre de cada uno de ellos:

a. Que el total de las partidas del activo no supere los 2.850.000 €.

b. Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 5.700.000 €.

c. Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.

El informe de auditoría de cuentas

El informe de auditoría de cuentas está regulado en el artículo 5 de la Ley 22/2015. Ahí se recoge que se trata de un documento mercantil que debe contener, como mínimo, los siguientes aspectos:

  1. Datos identificativos: aquellos que identifican la entidad que se ha auditado, las cuentas anuales objeto de la auditoría y marco normativo de información financiera que se ha utilizado en la elaboración de las cuentas anuales.
  2. Alcance de la auditoría realizada: descripción general de dicho alcance, haciendo referencia a las normas de auditoría que se han seguido para la realización del trabajo. Además, habrá que incluir aquellos procedimientos previstos que no se han podido aplicar por limitaciones encontradas en el desarrollo de la auditoría.
  3. Seguridad de ausencia de incorrecciones en la auditoría: hay que explicar que la auditoría se ha planificado y llevado a cabo con la finalidad de obtener una seguridad razonable de que las cuentas anuales no contienen ninguna incorrección material.
  4. Declaración de no realización de actividades incompatibles: declaración en la que el auditor manifiesta que no se ha prestado ningún servicio distinto a la auditoría de cuentas o cualquier tipo de actividad que pudiese ser incompatible con dicha auditoría.
  5. Opinión del auditor: el auditor manifiesta una opinión clara y precisa sobre la concordancia entre las cuentas anuales y su imagen fiel, la situación financiera y sobre los resultados de la entidad auditada. La opinión del auditor puede ser:
  1. Favorable: cuando no hay ningún tipo de salvedad.
  2. Con salvedades: cuando el auditor detecta varias circunstancias que pueden tener impacto en las cuentas anuales y en su reflejo de la imagen fiel de la entidad.
  3. Desfavorable: cuando el auditor considera que las cuentas anuales, en su conjunto, no representan la imagen fiel del patrimonio de la entidad, ni su situación financiera real.
  4. Denegada: cuando el auditor decide no expresar ninguna opinión sobre las cuentas anuales de la entidad, debido a la gran cantidad de incertidumbre y a la presencia de salvedades con un impacto elevado.
  1. Opinión sobre concordancia del informe con las cuentas anuales: el auditor manifiesta si hay concordancia o no entre el informe de gestión con las cuentas anuales del ejercicio.
  2. Obligatoriedad o no de presentar informe de Impuesto sobre Sociedades: declaración del auditor en la que se indica si la entidad auditada estuvo obligada en el ejercicio anterior al auditado a presentar el informe del Impuesto sobre Sociedades.
  3. Fecha y firma del auditor.

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Actividades

21. ¿Qué ocurriría si el informe de auditoría no incluye alguno de los elementos obligatorios descritos en el apartado?

8. Obligaciones fiscales

Las obligaciones fiscales de las empresas se han ido describiendo a lo largo del capítulo, distinguiendo por su naturaleza jurídica.

No obstante, para recopilar, se van a describir los principales trámites que deben llevarse a cabo ante la Agencia Tributaria:

  1. Obtención del número de identificación fiscal: si no se solicita, la Agencia Tributaria puede actuar de oficio e inscribirles directamente, además de asignarles el NIF.
  2. Obtención del número de identificación fiscal (NIF): que coincidirá con el número del documento nacional de identidad (en personas de nacionalidad española) o con el número de identidad de extranjero (NIE, en caso de personas con otra nacionalidad). Este NIF deben incluirlo los obligados tributarios en todas las declaraciones, autoliquidaciones o cualquier otra comunicación que presenten ante la Agencia Tributaria.
  3. Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE): se trata de un tributo local que grava la realización de actividades profesionales, empresariales o artísticas y hay que considerar que hay empresas que están exentas de su pago y presentación. Para darse de alta se utiliza el modelo 036 o 037, según la empresa.
    En dichos modelos, el empresario debe indicar el régimen en el que va a declarar el IVA (régimen general, régimen especial de recargo de equivalencia, etc.).
    Además, en dichos modelos el empresario deberá indicar si se quiere dar de alta como retenedor de IRPF.
  4. Alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI): solo cuando la empresa vaya a realizar alguna operación intracomunitaria, es decir, cuando va a realizar compras o ventas en países pertenecientes a la Unión Europea. Una vez realizada el alta, al empresario se le asigna un NIF-IVA, que deberán utilizar en sus operaciones intracomunitarias.

Una vez constituida la empresa, los empresarios sujetos al IVA deberán llevar, generalmente, los siguientes libros registro (mencionados también en apartados anteriores):

  1. Libro registro de facturas expedidas
  2. Libro registro de facturas recibidas
  3. Libro registro de bienes de inversión
  4. Libro registro de ciertas operaciones intracomunitarias

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Actividades

22. ¿Qué diferencia hay entre una adquisición intracomunitaria y una importación? Investigue sobre el tema y ponga un ejemplo de cada concepto.

9. Obligaciones laborales

Las obligaciones laborales a acometer en el momento de constituir una empresa dependen de la forma jurídica que estas adopten. No obstante, el primer trámite fundamental ante la Seguridad Social es la afiliación de los trabajadores y de ciertos emprendedores y socios.

La afiliación a la Seguridad Social viene regulada en el Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social. Concretamente, el artículo 15 de dicha ley hace referencia a la afiliación como sigue:

La afiliación a la Seguridad Social es obligatoria para las personas a que se refiere el artículo 7.1 y única para toda su vida y para todo el sistema, sin perjuicio de las altas y bajas en los distintos regímenes que lo integran, así como de las demás variaciones que puedan producirse con posterioridad a la afiliación.

Asimismo, el artículo 7.1 del RDL 8/2015 indica qué personas están comprendidas en el sistema de la Seguridad Social y que, por tanto, están obligadas a afiliarse. Se indica que están comprendidos en el sistema de la Seguridad Social, los siguientes colectivos:

a. Trabajadores por cuenta ajena

b. Trabajadores por cuenta propia o autónomos

c. Socios trabajadores de cooperativas de trabajo asociado

d. Estudiantes

e. Funcionarios públicos, civiles y militares

Así, el primer trámite que debe realizar el empresario es inscribirse en la Tesorería General de la Seguridad Social para obtener un el Código de Cuenta de Cotización Principal (CCC) que le servirá para identificarse en el respectivo régimen de la Seguridad Social.

Eso sí, este trámite solo lo realiza el empresario cuando va a contratar trabajadores por primera vez. Por tanto, si se tiene previsto contratar trabajadores, la inscripción del empresario para obtener el número de identificación debe realizarse antes de iniciarse la actividad.

Para ello, se debe cumplimentar una solicitud mediante el modelo TA.6 y presentar la documentación exigida según el Régimen de la Seguridad Social al que se inscriba.

La cumplimentación del TA.6 se puede realizar de dos formas:

  1. Vía presencial: en la oficina de la administración de la Tesorería General de la Seguridad Social más próxima al domicilio.
  2. Vía telemática: a través de la sede electrónica de la Tesorería General de la Seguridad Social, con certificado digital.

El modelo TA.6 se muestra a continuación:

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9.1. Alta, baja y variación de datos en el Régimen General de la Seguridad Social

Cuando el empresario ya se ha inscrito en el sistema de la Seguridad Social y quiere contratar a trabajadores, deberá presentar y firmar su alta, baja y la variación de sus datos. Es la forma que tiene el empresario de informar del comienzo, la variación o la finalización de la actividad laboral del trabajador en la empresa.

Para ello, hay que cumplimentar y presentar el modelo TA2/S o el modelo TA2/S simplificado a través de la sede electrónica o del Sistema Red de Tesorería General de la Seguridad Social, utilizado para intercambiar electrónicamente información con las empresas.

Los plazos para presentar estos modelos varían en función de si se trata un alta, una baja o una variación de datos:

  1. Solicitud de alta: hasta 60 días antes de iniciar la relación laboral.
  2. Solicitud de baja: 3 días naturales desde la fecha de finalización de la actividad laboral.
  3. Variación de datos: 3 días naturales desde que se ha producido la variación de los datos del trabajador.

9.2. Alta, baja y variación de datos en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos

En el caso de los trabajadores autónomos, también están obligados a darse de alta y de baja en la Seguridad Social, además de notificar cualquier variación de sus datos.

Desde el 1 de octubre de 2018, los trabajadores están obligados a realizar sus trámites con la Seguridad Social de forma telemática a través de la sede electrónica o a través de un autorizado en el sistema RED. Por ello, el alta, baja o variación de datos deberán comunicarse también.

El alta deberá solicitarse antes de iniciar la actividad, hasta un máximo de 60 días naturales antes. Respecto a la solicitud de la baja y a las variaciones de datos, estas deberán comunicarse dentro de los 3 días naturales siguientes a que se produzca el hecho.

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Actividades

23. Investigue cuáles serían las consecuencias de iniciar una actividad antes de haber solicitado el alta en el sistema de la Seguridad Social.

10. Registro público

Los registros públicos más relevantes son los registros Civil, Mercantil y de la Propiedad y desarrollan su actividad con la finalidad de dar seguridad jurídica a los derechos inscritos en ellos y hacerlos públicos a las personas que acrediten debidamente que tienen un interés legítimo, según la legislación correspondiente.

10.1. Civil. Mercantil. Otros

A continuación, se van a describir las principales funciones de los registros Civil, Mercantil y de la Propiedad.

Registro Civil

Tal y como indica su nombre, el Registro Civil es un registro dependiente del Ministerio de Justicia en el que se inscriben todos los hechos relativos al estado civil de las personas como los siguientes:

  1. Nacimiento y filiación
  2. Nombre y apellidos y sus modificaciones
  3. Matrimonio
  4. Nacionalidad y vecindad
  5. Modificaciones judiciales de la capacidad de las personas o que estas se han declarado en concurso de acreedores, quiebra o en suspensión de pagos.

Registro Mercantil

El Registro Mercantil también depende del Ministerio de Justicia y está formado por el Registro Mercantil central y por los Registros Mercantiles territoriales. Su función principal es dar seguridad jurídica a la formalización de negocios y al tráfico mercantil, además de dar publicidad a los datos relevantes de dicho tráfico.

Cada registro está a cargo de un registrador mercantil, que es un jurista profesional que califica y controla la legalidad de todos los documentos que acceden al registro bajo su responsabilidad.

El Registro Mercantil central tiene un papel importante en la creación de una entidad mercantil, ya que es el que atribuye su denominación. Otorga seguridad al tráfico mercantil dando publicidad a los datos jurídicos y económicos de las sociedades y del resto de personas inscritas en él, además de los representantes de las sociedades.

Registro de la Propiedad

Como el Registro Civil y el Registro Mercantil, el Registro de la Propiedad depende del Ministerio de Justicia y tiene como finalidad inscribir o anotar todos los actos y los contratos que son relativos al dominio, además de los derechos reales sobre bienes inmuebles. De este modo, da publicidad a las inscripciones y anotaciones practicadas en sus libros, dando así seguridad y protección al tráfico jurídico inmobiliario.

Las inscripciones o anotaciones deberán realizarse en el Registro de la Propiedad en el que estén circunscritos los inmuebles.

10.2. Obligaciones registrales

Una de las primeras acciones que debe realizar un emprendedor, antes de iniciar la actividad, es obtener un certificado que indique que el nombre que se quiere poner a la empresa no coincide con el de otras empresas. Este trámite se lleva a cabo ante el Registro Mercantil central.

Una vez que se ha obtenido dicha certificación negativa, la certificación del depósito del capital social, la escritura de constitución y el número de identificación fiscal de la empresa, todas las sociedades mercantiles que se estén constituyendo y deseen llevar a cabo su actividad, están obligadas a inscribirse en el Registro Mercantil.

Además, deberán legalizar ante dicho registro sus cuentas anuales y el resto de libros contables llevados por la empresa. El resto de empresas, pueden depositar sus cuentas anuales y libros contables de forma voluntaria, para darles publicidad y seguridad jurídica.

Volviendo a obligatoriedad de las sociedades mercantiles, el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, en su artículo 283 que:

El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a que se refiere este capítulo, también dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 € por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, previa instrucción de expediente conforme al procedimiento establecido reglamentariamente, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 € el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 €.

Respecto al registro y legalización de los libros contables, se deben legalizar los siguientes libros ante el Registro Mercantil:

  1. Libro de inventarios y cuentas anuales.
  2. Libro diario.
  3. Libro de actas de las juntas generales y de los órganos colegiados de la sociedad.
  4. Libro registro de acciones nominativas (en el caso de las sociedades anónimas) o libro registro de socios (en el caso de sociedades limitadas).
  5. En el caso de sociedades unipersonales, libro de registro de contratos celebrados entre el socio y la sociedad.

La legitimación de estos libros es una obligación de los administradores de las sociedades y su procedimiento se regula en el Reglamento del Registro Mercantil y en el Código de Comercio.

Respecto a la forma de su legalización, el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización establece la obligatoriedad de legalizar los libros en el Registro Mercantil de forma telemática:

Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.

Además, voluntariamente, los empresarios también podrán legalizar los libros de detalle de actas o de grupos de actas con una periodicidad inferior a un año, cuando interese que se acredite fehacientemente el hecho y la fecha de su intervención por parte del Registrador.

El plazo para legalizar los libros es de 4 meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio. Por ejemplo, si el ejercicio económico coincide con el año natural, el último día para legalizar los libros sería el 30 de abril del año siguiente al cierre. Sin embargo, si el ejercicio económico finaliza, por ejemplo, el 30 de junio, el plazo para legalizar y presentar los libros finalizaría el 31 de octubre.

Para legalizarlos, se realizará el proceso telemáticamente a través de la web correspondiente del Registro Mercantil provincial.

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Aplicación práctica

La empresa Mercancías Libres, S. L. finalizó su ejercicio contable el 31 de julio y, a fecha de 31 de diciembre se ha percatado de que aún no ha depositado en el Registro Mercantil el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales.

Evalúe si, presentando dichos libros el mismo 31 de diciembre, los estaría depositando en plazo y, en caso contrario, qué sanción podría recibir y de qué órgano recibiría dicha sanción.

SOLUCIÓN

El plazo para legalizar y depositar los libros contables ante el Registro Mercantil es de cuatro meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio contable.

Si el ejercicio contable de la empresa Materiales Libres, S. A. finalizó el 31 de julio, debería haber legalizado y depositado sus libros contables antes del 30 de noviembre del mismo año.

Teniendo en cuenta que pretende depositarlos el 31 de diciembre, la empresa claramente ha incumplido el plazo para ello y puede ser sancionada.

El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas podrá abrir un expediente y sancionarles con una multa de entre 1.200 y 60.000 €.

10.3. Acceso

Los registros públicos tienen como principios rectores dar publicidad de los hechos que se han inscrito en ellos a todo aquel que tenga un interés legítimo. Así, los registros pueden facilitar información sobre la existencia de bienes o derechos, su titularidad, su contenido y sus límites, además de la existencia de personas físicas o jurídicas.

Esta publicidad es la que aporta la seguridad jurídica al acto registral, dándole veracidad. De este modo, se puede afirmar que todos los actos que han sido legalizados en un registro público marcan un derecho real.

Para acceder a la información de los registros Civil, Mercantil y de la Propiedad en calidad de interesado, basta con acceder a la sede electrónica del Ministerio de Justicia (https://sede.mjusticia.gob.es/es) y buscar el trámite deseado en el casillero de “Búsqueda de trámites”:

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10.4. Protección de datos

A raíz de la aprobación del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y el Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de sus datos personales y a la libre circulación de estos datos, el tratamiento y la comercialización de datos personales está cada vez más protegido, especialmente a través de internet.

A raíz de este reglamento europeo, en España se desarrolló la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en la que se regula la figura del “encargado del tratamiento” y las medidas a adoptar si hay que recopilar, almacenar, ceder o gestionar datos de carácter personal.

De hecho, esta ley define al encargado del tratamiento como sigue:

El encargado del tratamiento es la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que presta un servicio al responsable que conlleva el tratamiento de datos personales por cuenta de este.

Por otra parte, se define al responsable del tratamiento como:

La persona física o jurídica, servicio, organismo o entidad similar que determina los fines y medios del tratamiento.

Si la empresa trata datos personales, los utiliza con fines determinados y toma decisiones relacionadas con estos o con la forma de almacenarlos y procesarlos, sería calificada como la responsable del tratamiento.

Si, por el contrario, la empresa simplemente almacena o procesa datos personales siguiendo las directrices e instrucciones de quien decide sobre los fines y los medios a emplear para su tratamiento y procesamiento, esta sería calificada como el encargado del tratamiento.

Sea la empresa responsable o encargada del tratamiento, para cada actividad relacionada con los datos personales, deberá tener en cuenta las obligaciones establecidas tanto en la Ley Orgánica 3/2018, como en el Reglamento 2016/679 del Parlamento Europeo y el Consejo.

En el artículo 5 del Reglamento Europeo se indican los siguientes principios que deben seguir el encargado y el responsable del tratamiento en el momento de tratar con datos de carácter personal:

a. Licitud, lealtad y transparencia.

b. Limitación de la finalidad. Los datos personales serán recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos, y no serán tratados ulteriormente de manera incompatible con dichos fines;

c. Minimización de datos. Los datos personales serán adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados.

d. Exactitud. Los datos personales serán exactos y, si fuera necesario, actualizados.

e. Limitación del plazo de conservación. Los datos personales serán mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales.

f. Integridad y confidencialidad. Los datos personales serán tratados de tal manera que se garantice una seguridad adecuada de los datos personales.

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Para garantizar el cumplimiento de estos principios por parte de las empresas, se creó la Agencia Española de Protección de Datos; agencia que, además de controlar la correcta aplicación de las medidas de protección de datos personales, es el órgano al que acudir para obtener información sobre su implantación y, especialmente, sobre los derechos de los ciudadanos sobre el tratamiento de sus datos personales, por lo que se recomienda a las empresas acudir a sus guías y sistemas de ayuda ante cualquier duda que se pueda tener sobre cómo hay que recopilar, almacenar y tratar los datos.

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Actividades

24. Investigue sobre las sanciones que pueden interponerle a una empresa por incumplir la protección de datos de carácter personal.

11. Resumen

Actualmente hay distintos tipos de empresas existentes atendiendo a su forma jurídica y las peculiaridades de cada una de ellas.

En el momento de la elección de la forma jurídica hay que considerar las distintas características de cada una de ellas, pero también conviene revisar los distintos requisitos y trámites que hay que cumplir para la constitución y la puesta en marcha de la empresa, ya que pueden variar considerablemente los trámites a realizar según la forma jurídica que se trate.

Los principales órganos ante los que hay que acometer algún trámite para constituir una empresa son: el Registro Mercantil (central y provincial), la Tesorería General de la Seguridad Social y la Agencia Estatal de Administración Tributaria, entre otros.

Una vez que la empresa ya se ha constituido, deberá llevar a cabo el registro contable de todas sus operaciones y, además de seguir una serie de normas y principios contables, deberá llevar una serie de libros registro y, posteriormente depositarlos y legalizarlos ante el Registro Mercantil correspondiente.

Por último, hay que tener en cuenta la relevancia de seguir las medidas indicadas por la Agencia Española de Protección de Datos para garantizar una protección adecuada de los datos de carácter personal que las empresas suelen gestionar.

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Ejercicios de repaso y autoevaluación

1. Indique cuál de las siguientes tipologías de empresas no se corresponde a una clasificación según su tamaño:

  1. Microempresa
  2. Mediana empresa
  3. Pequeña empresa
  4. Miniempresa

2. El volumen de negocios anual de una mediana empresa debe ser inferior o igual a:

  1. 50 millones de euros
  2. 10 millones de euros
  3. 2 millones de euros
  4. 100 millones de euros

3. Complete los huecos en las siguientes oraciones relacionados con los tipos de empresas clasificadas por el origen de su capital:

  1. El origen del capital de las empresas ___________ proviene de algún organismo público internacional, del Estado, de comunidades autónomas, ayuntamientos, diputaciones, etc.
  2. En las empresas __________ la titularidad de la empresa es compartida entre el sector público y el sector privado.
  3. El origen del capital de las empresas _____________ proviene de particulares.

4. Las empresas que se dedican a obtener productos extraídos de la naturaleza son empresas del sector:

  1. Terciario
  2. Secundario
  3. Primario
  4. Cuaternario

5. Complete los huecos en las siguientes oraciones relacionados con los tipos de empresas clasificadas por la actividad que desarrollan:

  1. Las empresas ___________ son aquellas que ofrecen servicios, es decir, bienes inmateriales, intangibles. Eso sí, para poder ofrecer estas actividades, las empresas se nutren de bienes tangibles y de personal humano. Suelen ser empresas que pertenecen al sector terciario.
  2. Las empresas ____________ son aquellas que se dedican a comprar bienes para proceder a su venta sin realizar ninguna transformación en ellos. En otras palabras, son empresas que actúan de intermediarios entre el productor y el consumidor.
  3. Las empresas __________ son aquellas que producen bienes y servicios, bien a partir de su extracción, bien a partir de su transformación. Son principalmente empresas agrícolas e industriales.

6. El capital mínimo para constituir una sociedad limitada es de:

  1. 60.000 €
  2. 30.000 €
  3. 6.000 €
  4. 3.000 €

7. La ______________ es una figura jurídica que se caracteriza por constituirse mediante un acuerdo de un mínimo de dos personas que son propietarios o titulares de algún bien o derecho indivisible y que quieren iniciar un proyecto empresarial común a través de la explotación de dicho bien/derecho:

  1. comunidad de bienes
  2. sociedad comanditaria por acciones
  3. cooperativa
  4. sociedad limitada

8. Los socios ____________ de una sociedad comanditaria son aquellos que solo aportan capital y su responsabilidad frente a las deudas se limita a la aportación realizada.

  1. limitados
  2. comanditarios
  3. colectivos
  4. públicos

9. Los socios ____________ de una sociedad colectiva son aquellos cuya aportación se limita a su trabajo.

  1. industriales
  2. capitalistas
  3. colectivos
  4. públicos

10. ¿Cómo se denomina el organismo público encargado de controlar que las empresas depositen y legalicen correctamente los libros contables en el Registro Mercantil?

  1. Agencia Española de Protección de Datos
  2. Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas
  3. Tesorería General de la Seguridad Social
  4. Consejería de empleo de la comunidad autónoma correspondiente