Capítulo 1

El archivo. Concepto y finalidad

Contenido

1. Introducción

2. Clases de archivos

3. Sistemas de registro y clasificación de documentos

4. Mantenimiento del archivo físico

5. Mantenimiento del archivo informático

6. Planificación de un archivo de gestión de la documentación

7. Los flujogramas en la representación de procedimientos y procesos

8. Resumen

1. Introducción

El archivo, según indica la Real Academia de la Lengua Española (RAE), se define como el conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades, y como el lugar donde se custodian uno o varios archivos.

En informática y en la actualidad se emplean los términos fichero o documento electrónico como equivalentes de archivo.

Los archivos están formados por los documentos que se generan tanto en la vida pública como en la privada de las instituciones y de los individuos. En cualquier organización o empresa se están produciendo constantemente documentos con cada una de las actividades que se realizan, que deben ser clasificados y ordenados para que puedan ser fácilmente localizados cuando se necesiten. Por todo ello, es imprescindible crear reglas y normas en la gestión de la documentación, donde se apliquen criterios de calidad y eficacia para que las personas autorizadas tengan un rápido acceso a los documentos.

Por lo tanto, para guardar los documentos previamente habrá que separarlos por grupos homogéneos y agruparlos por clases, en ello consiste la clasificación, y después se colocarán siguiendo un orden, es decir, se ordenarán. El paso final será guardarlos en el archivo.

En el ámbito empresarial se habla de archivo en ambos significados, como el conjunto ordenado de documentos que se guardan, conforme a unas normas y criterios establecidos, en un lugar determinado.

Por tanto, la finalidad del archivo es guardar y custodiar todos los documentos que una empresa u organización necesita conservar para poder funcionar con normalidad, cumpliendo con las normativas legales vigentes.

2. Clases de archivos

Elegir un sistema de organización de los distintos tipos de archivos va a depender de las necesidades precisas y más apropiadas para cada empresa. Para organizar los archivos, se seguirán los siguientes criterios:

1. Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto.
2. Por su contenido: público o privado.
3. Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o definitivo.
4. Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico.

2.1. Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto

A continuación, se detallan algunos de los criterios para organizar los archivos por su ubicación.

El archivo centralizado

Implica que todos los documentos de la empresa estén ubicados en un mismo lugar, para que todas las personas y departamentos acudan a consultar el archivo en un mismo sitio. Este sistema de organización permite unificar los criterios de clasificación y ordenación, ahorro de espacio, material, instalaciones y equipos y reduce el tiempo y los posibles errores en la búsqueda y servicio de documentos. Este sistema necesita de un control que permita el orden del archivo, como podría ser la posibilidad de disponer de profesionales que lleven a cabo la tarea de archivo, y un documento de petición de acceso a la consulta del archivo.

Nota

Se habla de centralizar cuando se quiere indicar que una serie de elementos están reunidos en un centro, o bien que se gestionan bajo una dirección común.

Este sistema de archivo presenta algunos inconvenientes. Es menos operativo, ya que todos los departamentos tienen que acudir a él para realizar una consulta, implica un mayor coste de gestión, porque se necesita un sistema de control para los documentos que se entregan a cada departamento, y al depender todos de un mismo archivo puede ocasionar retrasos en su gestión.

Archivo centralizado

El archivo descentralizado

Se trata de conservar la documentación en diferentes secciones de la empresa. Este sistema suprime la formulación de peticiones de documentos y evita la creación de más documentación, y es más accesible a los distintos servicios y a los documentos que se han de consultar. Un inconveniente que presenta es que necesita más espacio, equipos y materiales que otro sistema de organización.

El archivo mixto

Combina los dos tipos de archivos anteriores: descentraliza el archivo por departamentos para aquellos procesos que continúan en marcha y, una vez realizado esto, toda la documentación se traslada a un archivo central. Podemos decir que el archivo se organiza en tres niveles:

1. Archivo individual: contiene la documentación que consulta y maneja cada persona en su propio trabajo.
2. Archivo departamental: cada departamento o sección guarda la documentación que maneja cada uno.
3. Archivo general: se guarda la documentación procedente de cada uno de los departamentos o secciones cuando estos ya no la necesitan.

Recuerde

Un archivo centralizado es el que está localizado en un solo sitio; uno descentralizado es el que está distribuido en distintas partes de la empresa, donde los documentos se encuentran repartidos entre los departamentos; y el mixto es la combinación del archivo centralizado y descentralizado.

2.2. Por su contenido: público o privado

Según su contenido el archivo puede dividirse en público o privado.

El archivo público

Se considera que son archivos públicos los que se encargan de la reunión, conservación, clasificación, ordenación y divulgación de la documentación producida por las entidades públicas y personas físicas y jurídicas gestoras de servicios públicos.

El archivo privado

Son archivos privados los formados por fondos o colecciones documentales producidos o reunidos por las personas físicas y jurídicas de carácter privado.

Actividades

1. Explicar por medio de ejemplos alguna de las ventajas del sistema de archivo centralizado.

2. Señalar ventajas e inconvenientes que puede suponer el archivo mixto.

2.3. Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o definitivo

Una forma muy generalizada de organización del archivo es la división del mismo según la frecuencia de su utilización y vigencia de gestión de documentos.

El archivo activo o de gestión

Se denominan así los archivos donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. La permanencia de los documentos en el archivo depende del tipo de documento de que se trate.

El archivo semiactivo

Este tipo de archivos conserva los documentos que presentan una menor vigencia y una consulta menos frecuente. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas, y periódicamente habrá que determinar los documentos que han de pasar a los archivos definitivos, así como los documentos que haya que destruir porque no se consideren de utilidad.

El archivo definitivo o inactivo

Se almacenan y conservan los documentos de consulta poco frecuente que han perdido su vigencia actual pero que conservan su valor histórico o documental. Se guardan hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función o su conservación definitiva.

Recuerde

Un archivo activo es al que se accede habitualmente; el semiactivo es al que se accede raramente; y el definitivo es el considerado de interés histórico o documental, pero sin utilidad operativa.

Actividades

3. Señalar qué diferencia hay entre un archivo activo y un archivo semiactivo.

4. Indicar por medio de ejemplos los documentos que se pueden almacenar en un archivo definitivo.

2.4. Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico

Los criterios de clasificación según el soporte utilizado pueden dividirse en papel y electrónico.

El archivo en formato papel

Son aquellos documentos que se guardan en soporte físico y/o material. Sigue siendo el formato más utilizado y se recomienda adaptar las normas relativas a la pertenencia y durabilidad.

El archivo en formato electrónico

Son aquellos que emplean un soporte digital y no poseen una ubicación material. Hoy en día existen muchas clases de soportes electrónicos y digitales, y para su adecuada utilización se deben seguir las instrucciones dadas por los fabricantes, teniendo especial cuidado para que la información contenida en ellos esté libre de virus informáticos y se realicen de forma correcta las copias de seguridad.

Definición

Virus informático

Programa introducido subrepticiamente en la memoria de un ordenador que, al activarse, destruye total o parcialmente la información almacenada.

3. Sistemas de registro y clasificación de documentos

Clasificar es ordenar un conjunto de documentos de acuerdo con un criterio establecido, de manera que cada uno ocupe un lugar previamente determinado.

Existen diversos sistemas de clasificación, en función del tipo de información y de las características de los documentos que se quieran archivar. Deben reunir ciertos requisitos, como son:

1. Debe ser un sistema sencillo. Las normas de clasificación no deben ser complicadas, sino fáciles de recordar.
2. La rapidez y la eficiencia son fundamentales a la hora de localizar los documentos. No debe tardarse más tiempo que el imprescindible.
3. Deben facilitar futuras ampliaciones del archivo.

La clasificación puede llevarse a cabo según diversos criterios, que dan lugar a diferentes sistemas: alfabético, numérico, alfanumérico, temático, geográfico, cronológico y otros.

Cada uno de estos sistemas se puede utilizar de forma independiente o se pueden combinar dependiendo de las exigencias del archivo.

También es importante señalar que el objetivo básico del registro consiste principalmente en el control de todos los documentos que entran y salen en la empresa, identificándolos de forma detallada y por riguroso orden en el libro de registro que corresponda.

3.1. Alfabético

Tiene como base el orden natural de las letras del alfabeto, siguiendo esta regla establecida. Es uno de los sistemas más sencillos y empleados con mayor frecuencia.

A pesar de su sencillez, cuando se encuentra que un nombre se compone de varias palabras se debe determinar un sistema de clasificación previo y tomarlo como orden para futuros documentos.

Hay que comprobar cuál va a ser la palabra principal y tomarla como clave o referencia en la clasificación. La palabra clave se llama ordenatriz.

Clasificación alfabética

Aunque no existen unas normas oficiales, a continuación se indican las más usuales, pero son meramente orientativas y pueden sustituirse por otras, con tal de que sean igualmente claras. La elección de la palabra ordenatriz debe seguir los siguientes criterios:

En la aplicación de estas normas de clasificación se pueden señalar algunas ventajas e inconvenientes:

1. Ventajas:
   1. Es un método conocido y un sistema básico de clasificación.
   2. Es abierto y siempre se pueden añadir e intercalar nuevos nombres con gran facilidad.
   3. Es un sistema simple que permite clasificar por el criterio alfabético.
   4. Permite clasificar todo tipo de documentos, sean personas físicas, jurídicas o instituciones.
2. Inconvenientes:
   1. Hay que determinar y aprender la palabra clave u ordenatriz para la asignación correcta de los nombres de personas, entidades, etc.
   2. Los criterios para designar las ordenatrices no son universales.
   3. Si la documentación es voluminosa se deben establecer normas muy precisas para eliminar errores y pérdidas de tiempo, para que no se produzca duplicidad.
   4. Se debe anotar la extracción de un documento para que no se pierda.

Nota

La anotación o señal que se deja en el lugar del documento extraído se denomina “testigo”.

Este sistema de clasificación es aconsejable en archivos pequeños por todos sus inconvenientes.

Ejemplo

Nombre de personas

El nombre María Pradillo Vital quedaría clasificado por su palabra ordenatriz “Pradillo”, y a efectos de su ordenación se escribiría como: Pradillo Vital, María.

Si se tiene una lista de nombres como la siguiente:

1. María Pradillo Vital
2. Isaac Medina Calle
3. Elisa Vélez Sánchez
4. Remedios Torete Arcadio

1. Se prepara para ordenar según la palabra clave u ordenatriz:

1. Pradillo Vital, María
2. Medina Calle, Isaac
3. Vélez Sánchez, Elisa
4. Torete Arcadio, Remedios

2. Se ordenan de acuerdo con el criterio alfabético:

1. Medina Calle, Isaac
2. Pradillo Vital, María
3. Torete Arcadio, Remedios
4. Vélez Sánchez, Elisa

En este caso no hay dificultad al ordenar, ya que todos los primeros apellidos eran diferentes. Puede haber algún caso en que se repitan apellidos:

1. Rocío Montes García
2. Sara Montes Viñuela

Se tendrá en cuenta el segundo apellido, y quedarán ordenados así:

1. Montes García, Rocío

2. Montes Viñuela, Sara

Nombres de empresas

La lista siguiente coincide con una serie de nombres de empresas:

Lo primero que se debe hacer es preparar los nombres de acuerdo con su palabra ordenatriz; luego se ordenarán y quedarán de este modo:

1. Alba, (hijos de) Ricardo

2. Barato, (supermercado el)

3. David, (bar)

4. Desvío (bar el)

5. Manufacturas Cauce, (del) S. A.

6. Pardo, (cafetería del)

7. Rodríguez (hermanos)

8. Rodríguez Pera, Rafael

Aplicación práctica

Ordenar alfabéticamente la lista de nombres siguientes:

1. Ministerio de Hacienda

2. Valentín Zúñiga-Martín López

3. Belén Herrera Gil

4. Sandra Herrera Gil

5. Sobrinos de Bermejo Salmerón

6. Compañía eléctrica de Gas

7. SEAT

8. Von du Krost

SOLUCIÓN

1. Bermejo Salmerón, Sobrinos de

2. Compañía eléctrica de Gas

3. Herrera Gil, Belén

4. Herrera Gil, Sandra

5. Ministerio de Hacienda

6. SEAT

7. Von du Krost

8. Zúñiga-Martín López, Valentín

3.2. Numérico

Este sistema se establece asignando un número a cada documento de forma que se puedan clasificar y ordenar. La aplicación de números se realiza por orden de llegada o edición.

Es un sistema muy utilizado en la clasificación de expedientes, ya que, como no se conoce el contenido del documento, cada vez que se abre un expediente se inicia una ficha con el número respectivo y el nombre del tema. Es un método indirecto y puede combinarse con otros sistemas de clasificación.

Las ventajas son:

1. Es un sistema rápido y sencillo.
2. Es ilimitado, como los propios números.
3. Una vez asignada una clave numérica no se podrá confundir con otro.
4. Cuando se extrae un documento, no hay que dejar ninguna anotación, pues su falta es evidente.

Los inconvenientes son:

1. Si no se conoce la clave o el número del documento no se puede localizar.
2. Obliga a tener índices o fichas adicionales.
3. No permite intercalar nuevos documentos.
4. No todos los documentos se adaptan a este sistema.

3.3. Alfanumérico

Este sistema se basa en la combinación de letras y números. Permite muchas variantes: letras seguidas de números, números seguidos de letras, una sola letra y varios números, un número y varias letras, varias letras y varios números, etc.

Nota

La clasificación alfanumérica se utiliza para archivar documentación relativa a matrículas de vehículos.

Al igual que el sistema anterior, este obliga a llevar paralelamente unas fichas o índices que sirvan de referencia.

Este sistema no sigue siempre el mismo criterio, dependerá de la composición del código. Si van en primer lugar los números y luego las letras, se clasificará primero numéricamente y luego alfabéticamente, y si van en primer lugar las letras, se clasificará primero alfabéticamente y luego numéricamente.

Clasificación alfanumérica usada en matrículas de vehículos

Ejemplo

3554AAC primero ordenar numéricamente; AX25 primero ordenar alfabéticamente.

Aplicación práctica

Ordenar la siguiente relación alfanumérica:

B-234; Z-165; A-749; Y-296; R-467; A-629; C-721; D-187; E-463; R-893; M-573; L-217; O-629; L-694; S-987; T-432; V-216; Z-325.

SOLUCIÓN

A-629; A-749; B-234; C-721; D-187; E-463; L-217; L-694; M-573; O-629; R-467; R-893; S-987; T-432; V-216; Y-296; Z-165; Z-325.

3.4. Temático

Este tipo de clasificación consiste en agrupar la documentación de acuerdo con la materia o asunto al que se refiere, y después ordenar cada uno de estos grupos, siguiendo el criterio alfabético, numérico o cronológico.

Las características de este método dan lugar a dos clasificaciones:

1. En primer lugar, se clasifica por asunto, se eligen los términos, que establecen las divisiones principales, y se realizarán subdivisiones cuando sea necesario.
2. En segundo lugar, se utilizará otro sistema que permita localizar los documentos de forma rápida, ya que estarán ordenados por materia.

Ejemplo

En la siguiente tabla se puede apreciar que en la columna de artículos se han creado las divisiones principales, y en la columna de clases, las diferentes subdivisiones que se pueden crear por cada artículo de forma temática.

Las ventajas de este sistema son su sencillez y que es un método abierto que permite intercalar nuevos asuntos sin grandes dificultades.

Los inconvenientes de este sistema son que con frecuencia un mismo documento se refiere a más de un asunto, y habrá que duplicarlo y colocarlo en otra carpeta, y la dificultad de elegir correctamente las materias que van a definir los documentos.

3.5. Geográfico

En este sistema de clasificación el criterio de ordenación a seguir son los lugares geográficos, de acuerdo con las divisiones territoriales: región o zona geográfica, comunidad autónoma, provincia y localidad; y dentro de ellas por domicilio, lugar de emisión, destino e incluso calle. En cada división y subdivisión se suele emplear el orden alfabético, teniendo en cuenta que la capital de cada provincia es el criterio de orden principal, y se situará por delante del resto de las poblaciones.

Las ventajas son:

1. Es un sistema sencillo.
2. La documentación queda clasificada por grupos fácilmente identificables, de acuerdo con la población, provincia y comunidad.
3. No es necesario consultar índices auxiliares y se pueden intercalar nuevas subdivisiones fácilmente.

Los inconvenientes son:

1. Solo es aconsejable en archivos pequeños.
2. Este sistema tiene los mismos problemas que el alfabético: hay que designar la palabra ordenatriz para los nombres compuestos; y hay que realizar una marca o anotación cuando se toman los documentos.

Ejemplo

Clasificación geográfica por ciudades, utilizando como subdivisión el criterio alfabético para los clientes que proceden de la misma ciudad.

3.6. Cronológico

En este sistema de clasificación el criterio es la fecha de los documentos, que se agrupan dentro del archivo por años o meses. Primero se ordenan por el año, después por el mes y, finalmente, por el día. Se utiliza para información de carácter financiero o económico o la relacionada con vencimientos: facturas, letras de cambio, etc. La documentación se ordena colocando primero el documento más reciente y en último lugar el más antiguo.

Las ventajas son:

1. Es una clasificación muy simple, elemental y rápida que ocupa poco espacio.
2. Es un sistema abierto que permite la ampliación e inclusión de nuevos documentos.
3. No requiere la utilización de índices ni fichas auxiliares.

Los inconvenientes son:

1. Obliga a conocer la fecha del documento.
2. Cuando se extrae documentación hay que dejar constancia del lugar correspondiente de la misma.

Actividades

5. Señalar cómo se procede en una clasificación geográfica.

6. Describir cuál es la base del sistema cronológico.

3.7. Otros

Existen otros sistemas de clasificación que pueden llevarse a cabo según diversos criterios, como son:

1. Decimal: es el conjunto de documentos aptos para ser clasificados y se dividen en diez grupos que forman el primer orden y a los que se asigna una cifra de 0 a 9. Cada uno de los grupos se subdivide a su vez en otros de diez de segundo orden, y así sucesivamente, identificando cada grupo dentro de cada categoría con una referencia numérica.
2. Decimal universal: creado por Melvin Dewey, es muy utilizado en bibliotecas para formar el catálogo sistemático de materias y en la que la totalidad de los conocimientos humanos se agrupó en 10 números. Este sistema es muy completo, por lo que es necesario que las personas que lo utilicen sean profesionales.

4. Mantenimiento del archivo físico

Es necesario realizar un trabajo de mantenimiento en el archivo físico para su correcta conservación y uso; los archivos se deterioran y con el paso del tiempo resultan caóticos y desordenados.

Nota

Existen multitud de formas físicas para almacenar la documentación, pero lo más importante es realizar una correcta clasificación, para facilitar su rápida y fácil localización.

Hay que elegir adecuadamente las instalaciones, equipos y materiales que se utilizarán para la protección del archivo. Para ello existe una amplia variedad de elementos, y la elección de unos u otros dependerá de las necesidades de cada empresa, el tipo de documento que se va a guardar y a su propia organización.

Hay que tener en cuenta que los documentos deben estar ordenados y organizados, deben ser guardados en perfecto estado y también hay que facilitar la búsqueda rápida de los mismos.

4.1. Recursos materiales

A continuación, se describirán algunos de los materiales más utilizados para el archivo de documentos:

A continuación, se indican los diferentes tipos de mobiliario de uso más frecuente en un archivo.

4.2. Infraestructura de archivo

La infraestructura de un archivo dependerá del volumen y de la importancia de los documentos que una organización pretenda archivar.

La elección de la ubicación, mobiliario, materiales y equipos adecuados que se dispondrán para el archivo deberá llevarla a cabo el conjunto coordinado de personas que intervengan en la actividad general de archivar, y se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Se deberán evitar ubicaciones o lugares donde existan peligros identificados, como fácil acceso para robos, vandalismo, etc.
2. Se deben evitar lugares expuestos a los cambios bruscos de temperatura, humedad, filtraciones, etc.
3. Se deben observar factores relacionados con la iluminación y la ventilación.
4. Se debe determinar el lugar que ocupa el archivo dentro de una edificación, atendiendo a las funciones que desarrolla.
5. Se debe hacer énfasis en las condiciones de seguridad respecto a los planes de prevención de desastres. Es necesario contar con una estrategia de protección contra incendios e insectos.

En definitiva, resulta importante tener en cuenta las condiciones ambientales y de seguridad que se relacionan tanto con el edificio como con los elementos requeridos para instalar un archivo de tipo físico.

5. Mantenimiento del archivo informático

El archivo informático se genera en procesos en los que se utiliza el ordenador como herramienta de gestión. Debido a la informática y a los sistemas de almacenamiento de datos, es posible almacenar gran cantidad de información en muy poco espacio, consiguiendo con ello aumentar la capacidad de almacenamiento, ahorrar en gasto de papel, contribuir a la mejora del medioambiente, acceder rápidamente a la información deseada, sin tener que desplazarse del sitio de trabajo, y realizar un rápido mantenimiento de los datos almacenados.

Nota

Algunas empresas con gran volumen de documentación suelen trasladarla a microfichas o rollo de película, aunque con los avances de los archivos informáticos este sistema se está sustituyendo por el escaneado, que es más rápido y económico.

Existe infinidad de software para generar y archivar documentación (contabilidad, facturación, bases de datos, hojas de cálculo, etc.), ocupando muy poco espacio y haciendo más fácil el manejo de la información.

También se puede archivar la información generada en papel escaneando los documentos originales e introduciéndolos en una base de datos.

Es muy importante que de los archivos se realice una copia de seguridad, periódicamente, para evitar que se pierdan los datos. Estas copias pueden guardarse en cualquier dispositivo, como puede ser una memoria USB, un disco duro externo, etc.

Cada vez es más frecuente que las organizaciones prescindan del papel y la documentación que generan sea emitida a través de internet.

Muchos particulares e instituciones gestionan la documentación a través de Internet desde la puesta en funcionamiento de la firma electrónica.

La digitalización de documentos es un recurso informático muy eficiente para la gestión documental, que se basa en la captura de la información y su transformación a formato digital, para que pueda ser utilizado a través de un ordenador. Se emplea principalmente para evitar la utilización del documento original. Se pueden almacenar en formato de imagen o de texto; para este último es necesario un software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

Otro método que se puede usar para el mantenimiento del archivo informático sería la microfilmación, que consiste en tomar una foto de cada uno de los documentos y conservarlos en rollos de película. Se utiliza para archivos muy grandes y para dar seguridad y confidencialidad a la información, ya que este sistema permite obtener duplicados de los documentos microfilmados con gran rapidez, evitando tener que disponer de copias o duplicados.

Recuerde

El archivo informático permite gestionar de una forma ágil y dinámica la información, así como hacer un buen mantenimiento de los datos almacenados, siempre que no sea necesaria la conservación física de los documentos.

5.1. Métodos

No existe un método de archivo específico para cada empresa u organización, ya que cada una adopta el que más le conviene teniendo en cuenta sus características y necesidades.

Importante

El archivo físico debe combinarse con la gestión del archivo informático, y la correcta organización de ambos hará que sea fácil utilizarlos, así como encontrar la documentación utilizando el mismo método de clasificación.

Deben establecerse unas normas para que todas las personas que lo utilicen lo hagan de la misma forma, y así evitar riesgos de pérdidas de información y tiempo en localizar la información.

Antes de establecer un método de archivo es importante:

1. Saber cómo está organizada la empresa.
2. Qué tipos de documentos se gestionan.
3. Quién gestiona cada tipo de documento.
4. Qué pasos se siguen para gestionarlos.
5. Cuál es su cantidad y dónde se encuentran.
6. Tipos y usuarios de consulta de la información.

Con toda esta información reunida es el momento de empezar a diseñar un método de archivo eficaz para la empresa.

Las recomendaciones europeas e internacionales aconsejan que las organizaciones desarrollen un plan director de archivos electrónicos, en el que se fijen las sugerencias de gestión y conservación de los documentos electrónicos, así como el procedimiento informático que lo soporte.

Otros consejos útiles son:

1. No guardar los documentos en el mismo directorio que los diferentes ficheros del sistema o de las aplicaciones.
2. No guardar los documentos de archivo mezclados con otros documentos personales.
3. Una vez cerrado el expediente, se han de eliminar todos los borradores, notas, etc., que no se requiera guardar.
4. Eliminar los documentos electrónicos que se hayan imprimido e introducido en su correspondiente expediente físico, salvo aquellos que se puedan modificar o reutilizar. Por ejemplo, los documentos que se actualizan periódicamente son los que se puedan aprovechar como modelos o patrones (actas de reuniones, oficios, circulares, etc.) y las versiones definitivas.

Recuerde

Para establecer un método de archivo correcto se debe conocer su funcionamiento, el tipo de datos y los diferentes procesos que se realizan. Los diversos métodos que existen para indexar o digitalizar los documentos físicos son la microfilmación y el escaneado, principalmente.

Actividades

7. Señalar qué operación u operaciones se pueden realizar para trasladar un documento en formato papel a formato digital, y argumentar la respuesta.

5.2. Unidades de conservación

Para utilizar correctamente los soportes digitales donde se encuentra la documentación electrónica que hay que archivar se debe tener en cuenta sus características, modos de uso y métodos de conservación. Las unidades de conservación principales son:

También hay que mencionar los diferentes sistemas de archivos que trabajan con dispositivos electrónicos:

1. Sistemas de archivo de disco: están diseñados para el almacenamiento de archivos en una unidad de disco, que puede estar conectada directa o indirectamente al ordenador.
2. Sistemas de archivo de red: se accede a sus archivos a través de una red.

Actividades

8. Atendiendo a las necesidades de una empresa de formación, ¿qué unidades de conservación crees que serían las más adecuadas?

6. Planificación de un archivo de gestión de la documentación

Para planificar un archivo de gestión es necesario elaborar un plan de trabajo. Este plan necesita unas técnicas adecuadas, así como la implicación de todos los responsables de la oficina. El plan de trabajo exige:

1. Reunión de trabajo con todos los responsables de la oficina u organización. Es imprescindible la intervención de todo el personal para localizar los inconvenientes que muestra el archivo. Se podría utilizar un cuestionario para revelar la situación en la que se encuentra el archivo.
2. Recopilar información, tanto del organismo como de la documentación que genera. Por lo tanto, será fundamental identificar el organismo, conocer su estructura organizativa, objetivos y competencias. Por otro lado, se necesitará saber la producción de documentos de la oficina y habrá que conseguir información sobre la identificación y denominación de las series documentales, número de expedientes, plazo de vigencia, etc.
3. Plan de actuación. Debe centrarse en los siguientes aspectos:
   1. Elaborar un cuadro de clasificación general.
   2. Diseñar el recorrido de la documentación, para que la organización y traslado al archivo se haga regularmente y de forma ordenada.
   3. Estimar la dimensión documental existente y los aumentos habituales de documentación, para así poder averiguar las necesidades de espacio del archivo.
   4. Diseñar métodos, según las particularidades de los documentos a archivar, para la recuperación de los mismos.

Ejemplo

A continuación, se detallan algunos de los instrumentos que se utilizan en un archivo de gestión:

1. Cuadro de clasificación: llamado también guía de archivo, registra la organización de las series documentales con su codificación.
2. Manual de normas: detalla los datos referentes a los plazos de permanencia de las distintas series documentales en cada uno de los archivos del sistema, lo que permite conocer en cada momento la documentación a transferir al archivo central.
3. Registro de transferencias: establece la relación de transferencias de documentos entre las diferentes partes de los archivos.
4. Instrumentos de control: registro de entradas y salidas de los diferentes documentos, así como el registro de préstamo de los mismos.
5. Instrumentos de búsqueda: permiten situar de manera rápida la documentación en el archivo, para así poder atender adecuada y rápidamente las consultas.

6.1. Análisis de la estructura de la organización y el tipo de actividad, para fijar la estructura de archivo más adecuada

Para definir cuál es la estructura de la organización más adecuada y eficaz para un archivo hay que tener en cuenta el tipo de actividad a la que se dedica la organización y la cantidad aproximada de personas a la que atenderá.

A fin de utilizar un proceso que sea aplicable a la mayoría de las empresas e instituciones se esquematizarán estas fases marcando unas mínimas pautas de cómo se pueden archivar los documentos que se generan en una oficina o que llegan a la misma.

Ya se ha comentado que es imprescindible que en cada empresa u oficina se marquen unas normas que establezcan cómo deben archivarse los documentos. Con ello se logra que todas las personas que integran esa organización sigan las mismas pautas, lo que permite que cualquier persona pueda localizar un documento en un momento determinado.

Las fases o pautas que se podrían seguir son:

1. Conocer la cantidad aproximada de personas a las que el archivo atenderá y tipo de actividad de la organización para poder elegir un sistema de organización, alfabético, cronológico, temático, etc.
2. La cantidad de personas a atender y la actividad de la organización son las dos características de mayor importancia en el momento de seleccionar la estructura más indicada para un archivo.
3. Más allá de observar las características de las organizaciones para así poder determinar cuál es el sistema de clasificación y registro de documentos más idóneo para la institución en cuestión, se debe tener en cuenta que el sistema o sistemas elegidos deben funcionar como un todo único, en estrecha vinculación, para que se garantice el seguimiento de la documentación desde su origen hasta su valoración final.
4. En una fase inicial, el lugar de conservación de los documentos estará dado por los archivos de gestión y estos quedarán ubicados dentro del mismo edificio donde tenga su sede el organismo productor, es decir, las oficinas, mientras que el documento sea de utilización frecuente. En una segunda fase, los documentos se conservarán en un archivo central.

Aquí es donde se guardan aquellos documentos que son utilizados con menor frecuencia.

6.2. Determinación de contenidos y tipo de documentos a archivar

En una organización pueden haber numerosos tipos de documentos susceptibles de ser archivados, y con diferentes contenidos que resultan de vital importancia para ella.

Los archivos están formados por documentos. Según la Ley del Patrimonio Histórico Español, se entiende por documento: “Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos”.

Importante

Según la Ley del Patrimonio Histórico Español, los soportes informáticos también pueden contener documentos.

Los elementos que forman un documento son:

1. El soporte que le da corporeidad física, que puede ser desde un papel hasta un disco óptico.
2. La información que transmite.
3. El registro, es decir, cómo se fija la información en el soporte (tinta, etc.).

Los tipos de documentos administrativos que se suelen archivar con más frecuencia son los siguientes:

También existen otras clases de documentos para archivar, como pueden ser los que se encuentran en una biblioteca, libros, revistas, fascículos, etc.; y los que surgen a consecuencia de la actividad comercial, laboral, contable y fiscal de una empresa o despacho, llamados también documentos de gestión, como son las facturas, albaranes, recibos, formas de pago, nóminas, libros oficiales, etc.

Es necesario diferenciar entre documentos que son elaborados para su conservación y los que están confeccionados para su eliminación, una vez que hayan perdido su valor informativo.

Por último, es conveniente indicar las agrupaciones documentales que se pueden encontrar en un archivo de oficina. Estas son las siguientes:

Actividades

9. Buscar el concepto de documento de archivo según el Diccionario de Terminología Archivística.

10. Averiguar qué se entiende por agrupación documental.

6.3. Sistemas de registro y codificación a implantar

A continuación, se detalla uno de los procesos a seguir en el momento de registrar y codificar un documento. Se trata solo de un método existente entre otros tantos posibles.

Definición

Codificar

Es la tarea de asignar letras y/o números a los documentos clasificados para registrarlos y archivarlos.

Todos los procesos que existen requieren un tiempo para su elaboración, así como también deben ser minuciosos, detallados y organizados.

Se debe elegir un sistema de clasificación y codificación teniendo en cuenta las características de los documentos que se van a organizar.

El trabajo en el archivo necesita una serie de fases que se deben realizar con mucho cuidado para no extraviar ningún documento. Unas se realizan en el propio archivo, previas a la labor del archivado, y otras son posteriores a esta labor.

A continuación, se detallan las etapas a seguir en el momento de registrar y codificar un documento:

1. Recepción: en esta etapa inicial, la persona encargada de la recepción y envío de la documentación deberá asignar un código a cada documento por orden de llegada o salida para su posterior registro.
2. Registro: se reconoce el tipo de documento y se apunta, de manera detallada y en su estricto orden, en los libros de registro que corresponda.
3. Distribución: la persona o personas responsables de la recepción de la documentación tendrán que hacerla llegar a sus destinatarios, realizando en su caso las copias que sean necesarias.
4. Clasificación: cuando se han recibido los documentos se comenzará la agrupación y clasificación de los mismos, según las reglas y normas seleccionadas por la empresa para cada tipo de documento.
5. Codificación: ya agrupados los documentos, se procede a su codificación. Se identifica en cada documento el dato o datos por los que se deberá ordenar, según el sistema de clasificación más conveniente en cada caso, en relación a sus características:

1. Alfabético: palabra ordenatriz.
2. Numérico: el número de documento y serie.
3. Cronológico: fecha de creación y vencimiento.

También se pueden combinar los sistemas indicados o utilizar otros. La persona responsable puede asignar códigos propios atendiendo a criterios unificados en la empresa u organización.

Importante

El sistema de codificación debe ser breve, lógico, expresivo, flexible y sencillo. Puede utilizar letras, números o una combinación de letras y números. Se aconseja evitar la sucesión de más de tres letras o una secuencia numérica demasiado larga.

Ejemplo

Clientes del año 20XX, cuyo primer apellido comience por letras comprendidas entre A-G: XX/CLI/A-G.

6.4. Clasificación de documentos y niveles de acceso y restricciones del personal

La clasificación es la operación que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y funcional de un archivo, de acuerdo con las características o propiedades comunes de los documentos.

Cada organización puede elegir el modelo que más se adapte a su naturaleza y necesidades, y se recomienda que sea sencillo, flexible y eficaz.

Importante

Si se van a clasificar los documentos del área comercial y esta tiene varias secciones, cada una con su propia denominación, se agruparán los documentos de acuerdo con esas denominaciones y bajo esa estructura jerárquica.

Se puede realizar atendiendo a tres criterios:

1. Orgánico: cuando los documentos se organizan de acuerdo con el organigrama de una institución.
2. Funcional: cuando se estructuran de acuerdo con las funciones y actividades que lleva a cabo una organización.
3. Orgánico-funcional: se combina la estructura y funciones en relación a la conveniencia del trabajo con las series documentales.

El acceso y restricción del personal al archivo de una oficina u organización tendrá en cuenta, como normas generales, los siguientes aspectos:

1. En los archivos descentralizados los responsables de las distintas secciones de una oficina tienen acceso directo a los documentos.
2. En los archivos centralizados los responsables de la oficina de que se trate serán los que decidan qué personas pueden tener acceso a la documentación y a qué tipo de documentación, así como la forma de llevar a cabo el préstamo de documentos.
3. Existe siempre el riesgo de pérdidas de la documentación prestada; por ello se hace necesario llevar un control, ya que en todo momento el archivista, persona responsable del archivo, debe saber dónde está la documentación que se le ha confiado.
4. El archivista no solo clasifica y ordena el archivo sino que también tiene la capacidad de restringir el acceso al mismo según sea pertinente.

En el caso de los archivos informáticos, se dispondrá de permisos diferentes atendiendo a los distintos tipos de usuarios. Estos permisos pueden ser de solo lectura, modificación y eliminación. El uso de contraseñas o cifrado de documentos se suele realizar cuando la información es muy importante o confidencial.

Actividades

11. Averiguar qué diferencia existe entre el criterio orgánico y el funcional.

12. Señalar en qué consiste el criterio orgánico-funcional.

6.5. Definición de las formas de acceso al archivo

En el momento de organizar el funcionamiento de un archivo es necesario considerar las formas de acceso al mismo.

Importante

Se deben establecer formas de acceso tanto para el archivo físico como para el archivo electrónico.

La documentación será utilizada por una o varias personas, por lo que se deberá establecer un protocolo de acceso, principalmente cuando un grupo de personas tienen acceso a ella. Si se trata de un archivo físico, lo normal es disponer de una ficha de solicitud de la documentación, de forma que se pueda tener controlada toda la que se extrae del archivo.

Nota

La ficha de solicitud se puede realizar en formato digital, utilizando, por ejemplo, una base de datos, o en formato papel.

Por otro lado, el archivo informático ofrece la posibilidad de que cualquier persona a través del ordenador pueda acceder a la localización de un documento y de esta forma facilitar en gran medida el trabajo del archivista, solicitando de manera más precisa el documento necesitado.

Ficha de solicitud de documentos

6.6. Normas de conservación de documentación obsoleta o histórica: destrucción, archivo definitivo, etc.

Antes de comenzar con las normas de conservación de la documentación obsoleta o histórica, se debe exponer el ciclo de vida de los documentos que forman parte de los archivos:

Las siguientes observaciones deben tenerse presentes para la conservación de la documentación obsoleta o histórica y para su destrucción:

1. No todos los documentos se transfieren al archivo definitivo. Muchos se destruirán por no ser significativos y otros se conservarán en los archivos de gestión por ser de gran importancia.
2. El traspaso de documentos debe hacerse durante períodos de poca actividad para la organización, ya que no debe obstaculizar las operaciones normales de la empresa.
3. Los documentos que han de conservarse por períodos largos deben separarse de aquellos que se retendrán por períodos cortos.

El lugar donde se conserva la documentación obsoleta o histórica tendrá las condiciones de ventilación necesarias, para evitar que la humedad pueda afectar a los documentos guardados, debe garantizar su protección, tener luz adecuada para mayor facilidad al archivar y, hasta donde sea posible, el material se conservará libre de polvo.

Una vez transferidos los documentos al archivo definitivo, estos deben estar a disposición de las personas que lo necesiten y debidamente ordenados siguiendo las reglas establecidas.

Una vez que la documentación ha pasado el tiempo que la legislación indica en el archivo, esta se eliminará o destruirá, ya que es muy importante para una organización el espacio físico, y mantener grandes cantidades de documentos acumulados puede bloquear el archivo.

La eliminación y/o destrucción de documentos se realizará mediante máquinas especiales, de esta forma se garantizará que aquellos documentos que contienen información confidencial no puedan caer en manos extrañas.

Nota

Las destructoras de papel suelen utilizarse para la eliminación de documentos de forma segura.

En las organizaciones se suele producir una gran cantidad de documentos, por ello se deberán destruir todos los que ya no sean necesarios, ya que su acumulación conlleva un coste añadido para la empresa.

También existen leyes que requieren la conservación de algunos tipos de documentos durante unos plazos establecidos. Otros, aunque la ley no lo exija, sería conveniente su conservación por razones prácticas o históricas.

6.7. Elaboración del manual de archivo, atendiendo a la normativa vigente, en relación con la calidad, uso y conservación de archivos

El manual de archivo sirve como guía y como documento de consulta para todas las personas que hagan uso de la documentación que conserva el archivo y así lo soliciten, además de todas las decisiones que fueron tomadas a lo largo del proceso de creación y mantenimiento del archivo. Por este motivo todas las disposiciones deben encontrarse impresas y anilladas, y también digitalizadas.

Este manual se convierte en un elemento de consulta de gran utilidad para cualquier duda que pueda surgir, para todos aquellos que controlan el archivo de oficina en un momento determinado y para el personal que se vaya incorporando en el futuro.

Por todo ello, resulta fundamental la realización de un conjunto de normas de archivo que ejerzan como guía y como documento de consulta.

Los aspectos que se tienen en cuenta en un manual de archivo son ciertamente diversos: la organización del archivo, el expurgo de documentos, su conservación y acceso, etc.

Las normas o categorías que aparecen frecuentemente en los manuales de archivo son:

1. Las actividades y funciones que se llevan a cabo en la oficina y que impulsarán a entender el trabajo desarrollado.
2. El cuadro de clasificación, en el que se podrán conocer rápidamente todas las series o índices existentes en la oficina y que facilitarán un conocimiento amplio y rápido de los documentos que se archivan.
3. Cada una de las series o índices que constituyen el cuadro deben estar completamente explicadas y valoradas.
4. Los sistemas de ordenación elegidos de cada índice tienen que estar presentes en las normas, específicamente explicados, así como el motivo por el que se ha seleccionado uno u otro sistema.
5. Deberá incluir los modelos de fichas de los índices utilizados, las normas de ordenación, las copias de seguridad que se deben conservar, así como otras informaciones que puedan favorecer su realización y consulta.
6. Se podría también introducir un plano de la oficina en el que figure todo el mobiliario empleado para el archivo y lo que contiene en su interior. De esta forma, se puede tener un control y conocimiento manifiesto del mismo.

El índice es una lista de los nombres de todas las carpetas de los archivos. Permite conocer qué y dónde se encuentra la documentación. Es una clara imagen de la estructura del archivo, evita duplicados, muestra si la estructura que se ha ideado es coherente con las necesidades actuales de la empresa u organización y permite efectuar más fácilmente las transferencias y eliminación de archivos.

Importante

El manual de archivo es un elemento de consulta que sirve como guía a todas las personas que se encargan de controlar el archivo de una empresa u organización, presentes y futuras.

El índice se puede realizar en soporte papel, pero será conveniente que también se efectúe en soporte electrónico (base de datos, hoja de cálculo, etc.) para así poder realizar operaciones sobre él y consultas concretas.

La organización de un archivo puede resultar muy sencilla si se realizan unos cuadros de clasificación que sean conocidos por todas las personas, y que van a servir como guía o índice para el archivo de documentos. Es decir, se archivará siguiendo esos cuadros.

Ejemplo

Archivo de un departamento comercial

Por otro lado, los cuadros deben codificarse utilizando los diferentes sistemas de clasificación que existen, alfabético, numérico, alfanumérico, etc., o una combinación de ellos.

Partiendo de este cuadro, las carpetas de archivo se dispondrán en estanterías o archivadores siguiendo el orden marcado por este; por ello es imprescindible que el cuadro de clasificación esté codificado. Las carpetas o cajas de archivo deben llevar la codificación escrita.

Recuerde

Para evitar la acumulación de documentos hay que seguir dos reglas básicas: clasificar y archivar estos cuando no se necesiten de forma continua; y seleccionar y conservar en el puesto de trabajo solo los que sean necesarios.

Actividades

13. Elaborar un cuadro de clasificación de un departamento cualquiera de una empresa.

Aplicación práctica

Realizar un índice numérico con los siguientes datos:

Administración: contabilidad, nóminas y fiscal.

Ventas: pedidos, albaranes y facturas.

Recursos Humanos: formación, promoción y vacaciones.

SOLUCIÓN

6.8. Comunicación a los empleados de los procedimientos de acceso

Es necesario que el personal de la empresa u organización disponga de la información sobre los procedimientos de acceso a los documentos. Deben conocer las normas que regirán el funcionamiento del archivo, y para ello se puede realizar una comunicación formal de la empresa. Por lo tanto, es necesario que todas las disposiciones que regulan el acceso de los empleados se encuentren en la oficina de archivo para que ningún empleado o persona tenga dudas de las mismas.

7. Los flujogramas en la representación de procedimientos y procesos

La representación de procedimientos y procesos ha de seguir la secuencia de los pasos necesarios para la elaboración de un flujograma o diagrama de flujo.

Son muy importantes tres aspectos clave en este proceso:

1. El proyecto previo a la elaboración necesita una descripción evidente del objetivo de su progreso y la creación del resultado de dicho proceso.
2. El flujograma tiene que manifestar exactamente el procedimiento real del análisis.
3. Se debe emplear una simbología y metodología común para todos los flujogramas, de esta forma se facilita la interpretación de los mismos y la realización por parte de todos los responsables de su desarrollo.

Los flujogramas son bastantes importantes en cualquier tipo de empresa u organización, ya sea grande o pequeña, porque contribuyen a representar de forma gráfica un proceso.

Hoy en día, los flujogramas se consideran para la gran mayoría de las organizaciones y departamentos una de las primordiales herramientas en la ejecución de cualquier método o sistema.

7.1. Concepto

Los diagramas de flujo o flujogramas son representaciones gráficas de una serie de actividades de un proceso, que proporcionan el detalle y la identificación de las diferentes fases de un procedimiento.

Nota

Un flujograma tiene en cuenta todas las decisiones que provienen de las personas responsables e implicadas en un proceso.

Los diagramas usan símbolos con representaciones bien descritas, que simbolizan los pasos de una determinada actividad dentro de una organización, y reproducen el flujo de realización con flechas que enlazan los puntos de inicio y de fin de un proceso.

7.2. Características, tipos, simbología, diseño y elaboración

Es imprescindible la utilización del flujograma porque los trabajadores y personas que no están directamente implicados en los procesos que se realizan en una empresa u organización tienen imágenes idealizadas de los mismos, que pocas veces coinciden con la realidad. De este modo el proceso representado podrá ser objeto de análisis por parte de todas las personas concernientes y que pueden contribuir con diferentes planteamientos e ideas para su mejora.

Características

Las principales características que tiene que presentar un flujograma son las siguientes:

1. Sintética: se debe representar de forma reducida, es decir, utilizando pocas páginas, preferentemente solo una, ya que los diagramas de gran extensión complican su asimilación y compresión.
2. Simbolizada: la aplicación de la simbología apropiada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas apuntes excesivos, repetitivos y difusos en su interpretación.
3. De forma visible a un sistema o un proceso: los diagramas sirven para examinar el progreso de un sistema o proceso sin la obligación de descifrar indicaciones extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

Tipos

Según su forma:

1. Formato vertical: es una serie ordenada de las actividades de un proceso, que va de arriba hacia abajo, donde se encuentra toda la información necesaria según su finalidad.

   

2. Formato horizontal: en este tipo el flujo o la serie de actividades se dirigen de izquierda a derecha.

   

3. Formato panorámico: también conocido como de formato columnar o tabular. En este tipo todo el proceso se identifica con la simple observación del mismo, y es mucho más fácil de comprender para personas que no estén acostumbradas. En este se representan diferentes acciones coincidentes tanto en líneas horizontales como verticales, así como también la implicación de más de un departamento.

   

4. Formato arquitectónico: presenta el flujo o la serie de actividades sobre la zona de trabajo donde se ejecuta.

   

Según su finalidad:

1. De forma: tratan escasos detalles de las actividades y muestran las etapas que atraviesan cada una de las operaciones, desde que se originan hasta que finalizan. Se utiliza el formato horizontal.

1. De labores: son simplificados y simbolizan todas las actividades que se realizan en un proceso y el departamento que lo efectúa. Se utiliza el formato vertical.
2. De método: representan la forma de elaborar cada actividad del proceso, con su correspondiente persona y serie. Se utiliza el formato vertical.
3. Analítico: representa, además de cada actividad del proceso, la persona que la efectúa, la serie constituida y el análisis de utilidad para cada una de las actividades que se encuentran en el proceso. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna observación complementaria. Se usa el formato vertical.
4. De espacio: muestra el trayecto y recorrido de las diferentes actividades del procedimiento o parte de él. Se utiliza el formato arquitectónico.
5. Combinados: se utiliza una mezcla de dos o más diagramas de los anteriores.

Por la dirección y el tipo de flujo:

1. Diagrama de flujo vertical: conocido como gráfico de análisis del proceso. Se trata de un gráfico donde existen columnas verticales y líneas horizontales. Este tipo de diagrama es útil para construir una rutina o procedimiento para ayudar en la capacitación del personal y para racionalizar el trabajo.
2. Diagrama de flujo horizontal: la secuencia de este tipo de diagrama se traslada de forma horizontal. Destaca a las personas u organismos que participan en una determinada rutina o procedimiento.
3. Diagrama de flujo de bloques: representa la rutina a través de una secuencia de bloques, donde cada uno cuenta con un significado y se hallan encadenados entre sí. Representan los sistemas, es decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones, archivado, etc., que constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los sistemas.

Recuerde

El diagrama de flujo vertical o gráfico de análisis del proceso sirve para construir procedimientos que ayuden en la capacitación del personal y para racionalizar la actividad laboral; mientras que el de flujo horizontal destaca a personas u organismos que participan en un procedimiento.

Actividades

14. Averiguar qué diferencia existe entre el tipo de diagrama de flujo vertical y el de bloques.

15. Enumerar y explicar brevemente cuáles son las principales características que tiene que presentar un flujograma.

Simbología

Los símbolos tienen significados específicos y se conectan por medio de flechas, que indican el flujo entre los distintos pasos o etapas:

1. Principio y/o terminación del diagrama: simboliza la información de entrada y fin de un proceso.
2. Actividad u operación: se emplea para determinar si en una operación o conjunto de ellas se va a realizar una transformación o cambio.
3. Anotación, aclaración o ambos casos: se dibuja una línea con puntos que irá de la anotación o aclaración al símbolo referido.
4. Conector: se utiliza cuando la información del diagrama deba interrumpirse y tenga que continuar en otro sitio, o cuando corresponda incorporar información que está aislada.
5. Documento: se aplica cuando se quiera simbolizar cualquier documento.
6. Destrucción: se utiliza para la eliminación de cualquier documento o información.
7. Decisión: se aplica cuando llegado a un punto de un proceso se debe tomar una determinación.
8. Transferencia: se utiliza cuando intervenga otro departamento diferente al examinado en el proceso.
9. Alternativa: se aplica para indicar que una actividad toma uno o varios trayectos distintos.

Los símbolos que se utilizan con más frecuencia son los siguientes:

Actividades

16. Elaborar un flujograma de cualquier tipo, de un proceso a realizar en una empresa u organización.

Diseño y elaboración

Para el diseño y elaboración de un flujograma se tienen que seguir las siguientes indicaciones:

1. Determinar el proceso que se desea confeccionar. Se deben seleccionar los procesos más significativos.
2. Identificar las actividades y realizar un flujo del proceso.
3. Estructurar a los integrantes partícipes en las actividades del proceso.
4. Concretar las fases del procedimiento y detallar las actividades que se derivan de cada una de ellas.
5. Reconocer a las personas encargadas de desarrollar cada actividad recogida.
6. Comprobar si el diseño del flujograma se ajusta al proceso que se pretende ejecutar, para así poder realizar las modificaciones que se consideren necesarias.

Recuerde

Los símbolos que de forma habitual se utilizan para construir flujogramas son principio y terminación del diagrama, actividad de la operación, anotación, aclaración, conector, destrucción, transferencia y alternativa.

8. Resumen

Se denomina archivo a un conjunto de documentos producidos y/o recibidos por una persona física o jurídica, o entidad pública o privada, en el desarrollo de sus funciones o de su actividad. La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, según establezcan las leyes, normas o disposiciones que obligan a ello, estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación.

Existen diferentes clases de archivos, dependiendo de su ubicación, su contenido, por la frecuencia de su utilización y por el tipo de soporte utilizado. Los documentos se pueden clasificar y registrar según los fines a los cuales van destinados: sistema alfabético, numérico, alfanumérico, cronológico, temáticos, geográficos y otros.

Entre los principales instrumentos que debe disponer un archivo de gestión se encuentra el cuadro de clasificación, el manual de normas, el registro de transferencias, los instrumentos de control y los instrumentos de búsqueda. También se pueden encontrar en un archivo de oficina diferentes tipos de agrupaciones: expedientes, serie de libros de registro y carpetas de asuntos.

En relación a los tipos de documentos administrativos que se archivan con más frecuencia, se pueden mencionar los siguientes: de decisión, de transmisión, de constancia, de juicio, de los ciudadanos, de gestión, etc. Las etapas a seguir en el momento de registrar y codificar un documento son recepción, registro, distribución, clasificación y codificación.

Para llevar a cabo una adecuada gestión del archivo debe existir un manual o manuales necesarios en la organización. Este manual de archivo resulta un elemento de consulta frente a cualquier duda que pueda surgir.

También destacan los flujogramas, representaciones gráficas de una serie de actividades de un proceso, que proporcionan el detalle y la identificación de las diferentes fases del procedimiento.

Ejercicios de repaso y autoevaluación

1. En la siguiente tabla coloque una X en el tipo de archivo más adecuado teniendo en cuenta la frecuencia de utilización.

2. ¿Qué diferencia existe entre un archivo centralizado y un archivo descentralizado?

3. Determine la palabra ordenatriz y establezca el correcto orden alfabético de los siguientes nombres:

4. ¿Qué se entiende por clasificación por materias?

5. Realice las clasificaciones numérica, alfabética, alfanumérica, cronológica y geográfica de los alumnos matriculados en un instituto que se muestran a continuación:

Pasos a seguir:

6. Indique cuáles son los recursos materiales más habituales para el archivo documental.

7. ¿Cuál de estos instrumentos no se utiliza en un archivo de gestión?

1. Cuadro de clasificación.
2. Registro de transferencias.
3. Instrumentos de descontrol.
4. Instrumentos de búsqueda.

8. ¿En qué aspectos debe centrarse el plan de actuación de un archivo de gestión?

9. Complete la siguiente frase:

Para definir la estructura más adecuada de una organización hay que tener en cuenta el tipo de ________ y la _______de ________ a la que atenderá.

10. Enumere las etapas a seguir para registrar y codificar un documento.

11. Indique si las siguientes normas de seguridad y acceso al archivo son verdaderas o falsas:

1. No se identificará al personal autorizado a acceder al archivo.
   1. Verdadero
   2. Falso
2. Deben establecerse claves que impidan a personas no autorizadas el acceso a los archivos informáticos.
   1. Verdadero
   2. Falso
3. Deben tenerse actualizados los programas antivirus con el fin de que los ordenadores no se infecten.
   1. Verdadero
   2. Falso
4. No se harán copias de seguridad de la información en archivos informáticos.
   1. Verdadero
   2. Falso

12. Marina García Espejo, del Departamento de Ventas de Hermanos Guerrero S. L., busca la factura 347, de 12 de julio, del cliente Antonio Moreno Berral, para rectificarla, porque las mercancías que devolvió por mal estado no se le han podido restituir. Confeccionar el impreso de solicitud de préstamo, sabiendo que la factura se la entregan el 23 de septiembre y que el plazo de consulta es cuatro días.

13. Indique para qué sirve un manual de archivo.

14. ¿Qué permite un índice?

1. Conocer qué y dónde se encuentra la documentación.
2. Evita duplicados.
3. Muestra si la estructura que se ha ideado es coherente con las necesidades de la organización.
4. Todas las opciones son correctas.

15. ¿Qué aspectos son claves en la elaboración de un flujograma?