Capítulo 1
La planificación en las empresas y entidades de distribución e información turísticas
Contenido
2. La planificación en el proceso de administración empresarial
3. Principales tipos de planes: objetivos, estrategias y políticas. Relación entre ellos
La planificación empresarial forma parte del proceso administrativo, su puesta en marcha y ejecución es igual de importante que el resto de fases (organización, dirección y control).
El proceso de planificación es importante en cualquier empresa, pero más aún en las empresas turísticas, ya que estas ofrecen servicios en vez de productos, por lo tanto, cualquier error producido en algunos de los departamentos puede llevar a la pérdida de ventas y esto no es algo que se puede reponer con un nuevo producto. La oferta de servicios tiene unas características muy peculiares y que si no se venden en un momento determinado, se pierde la venta, ya que los servicios no se pueden almacenar al igual que ocurre que con los productos tangibles.
En las siguientes líneas se profundizará en el proceso de planificación, los elementos básicos que componen este proceso y las etapas que se pueden dar para seguir un orden lógico y racional en el transcurso de la planificación.
También se va a definir el concepto de plan empresarial, así como los diferentes planes que se pueden utilizar según las características o necesidades de cada organización. Para terminar se analizará la importancia del proceso de control en los planes empresariales, proceso que está íntimamente ligado al proceso de planificación.
Se puede definir el concepto de planificación como:
Plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado, tal como el desarrollo armónico de una ciudad, el desarrollo económico, la investigación científica, el funcionamiento de una industria, etc.
Partiendo de esta definición, se puede entender que planificar es una acción que se puede extrapolar a cualquier campo, así en el día a día, una persona puede planificar su vida desde la mañana hasta la noche. Pues, esto mismo ocurre en las empresas y en las Administraciones públicas, la planificación forma parte de la organización y la gestión y es necesaria una buena planificación para que surja el correcto funcionamiento de la propia organización.
La planificación es una de las etapas del proceso administrativo empresarial, cabe recordar que este proceso está compuesto por un conjunto de cuatro etapas:
Ahondando en la planificación de las empresas del sector turístico, Martín Rojo establece que la planificación es:
Una de las funciones básicas de toda compañía, pudiéndose considerar el punto de arranque del proceso administrativo.
El proceso de planificación es importante en las empresas porque:
En la actualidad, no todas las empresas u organizaciones que necesiten planificarse van a seguir el mismo patrón de planificación, ya que no existe un modelo estandarizado. Por tanto, cada empresa, según sus características y actividad, se decantará por uno u otro modelo de planificación.
La planificación ayuda a conseguir el futuro deseado por la empresa.
Los procesos de planificación llevan consigo ciertos elementos básicos que son de gran importancia: objetivos, estrategias y políticas.
Los objetivos, también conocidos como metas, son enunciados concretos donde se refleja lo que se quiere alcanzar en la empresa, es decir, es la parte práctica de qué conseguir con los fines empresariales. Los objetivos son cuantificables y pueden clasificarse en función de diferentes criterios:
El término estrategia ha derivado de los vocablos griegos stratos (ejército) y agein (conductor, guía). Las estrategias son los medios elegidos para conseguir los fines empresariales, son los pasos a seguir para dirigir una decisión. Las estrategias deben ser flexibles para que se puedan adaptar a los cambios, cuando sea necesario. Representa el cómo se van a conseguir los objetivos de la empresa.
Por su parte, las políticas de una empresa son las formulaciones o principios que orientan los límites y decisiones de la propia empresa, así se condiciona y se da pautas al capital humano en la toma de decisiones, al tener que respetar estos principios. Las políticas representan la filosofía de la empresa. Se establecen dos tipos de políticas:
Ejemplo
En una empresa del sector turístico, podría ser:
Sería conveniente aclarar la diferencia existente entre misión y visión. La misión es la razón de ser de la empresa y la visión es el lugar futuro donde se quiere estar en el mercado. La importancia de esto radica en que la delimitación y definición de los objetivos siempre irá acorde con la misión de la empresa.
Ejemplo
La misión de una agencia de viajes puede ser vender servicios y paquetes turísticos brindando calidad a los clientes.
La visión de esta misma empresa podría ser consolidarse en el mercado como agencia de viajes de calidad altamente reconocida.
En el siguiente diagrama piramidal se puede apreciar la jerarquía de los elementos del proceso de planificación, encontrándose en la cúspide la misión. Por tanto, objetivos, estrategias y políticas quedarán supeditadas a la misión definiéndose y delimitándose los mismos en función de esta.
Aplicación práctica
Usted es el director/a de una agencia de viajes. Los dos últimos meses las ventas han bajado considerablemente, no cumpliendo las previsiones. Además, han recibido alguna queja de clientes por una mala gestión de los trabajadores que les atendieron. Ante esta situación, usted revisa los planes de su empresa y se plantea dos objetivos: aumentar las ventas en los próximos meses y conocer el grado de satisfacción del cliente. ¿Qué estrategias y políticas aplicaría para cada objetivo?
SOLUCIÓN
Aunque pueden existir varias alternativas para cada problema, se propone lo siguiente:
Problema 1:
Problema 2:
Las etapas del proceso de planificación de una empresa van a desembocar en diferentes planes empresariales.
El plan empresarial puede contener diferente información como estudios de mercado, financieros o de organización, además de los canales de comercialización, el precio, la distribución o las fuentes de financiación, entre otros.
Definición
Plan empresarial
Documento estratégico donde se refleja un negocio o el comienzo de un negocio y las pretensiones que se quiere conseguir con dicho negocio.
El plan empresarial puede desarrollarse tanto por empresarios como por emprendedores que deseen poner en marcha una idea de negocio. Por otra parte, este plan puede servir a nivel interno de la empresa para la propia administración y planificación, además de poder ser presentado a entidades financieras, inversores o socios cuando se necesite financiación.
Siguiendo a Martín Rojo (2005) en su libro Dirección y gestión de empresas del sector turístico, se pueden establecer los siguientes planes atendiendo a las diferentes áreas funcionales:
Siguiendo a Iborra Juan, Dasí, Dolz y Ferrer (2015), se pueden establecer los siguientes planes atendiendo a su temporalidad, el nivel y la frecuencia de uso para proceder a su agrupación:
Al igual que en los modelos de planificación, no existen planes empresariales estandarizados; de modo que se pueden encontrar diferentes modelos, que serán utilizados por las empresas en función de sus circunstancias.
Seguidamente, se esbozan los elementos que debe contener un plan básico para una persona que quiere implementar una idea de negocio.
Nota
La información es un instrumento valioso, cuanta más información se posea de cada elemento mejor funcionará el plan.
Todos lo procesos siguen una serie de etapas, así en el proceso de planificación existirán un conjunto de fases que se podrán desarrollar en los diferentes niveles de la empresa: alta, media y baja dirección.
Diferentes autores exponen con sus propios motivos distintas etapas del proceso de planificación, por lo tanto no existen unas etapas estandarizadas que garanticen un buen proceso de planificación. Cada empresa elegirá sus propias etapas en el proceso de planificación en función de un autor u otro, o simplemente desarrollará sus propias fases según lo que crea conveniente y la experiencia.
Recuerde
Un plan de empresa va a ser un documento estratégico utilizado tanto por las empresas consolidadas como por las personas que deseen llevar a cabo una idea de negocio, sin importar la dimensión del proyecto ni la experiencia profesional.
Las siguientes etapas servirán de ejemplo:
Seguir las etapas correspondientes del proceso de planificación garantiza el mejor funcionamiento de toda la organización.
Ejemplo
Entre los distintos tipos de objetivos, se pueden encontrar:
Garantizar el funcionamiento de una determinada empresa y mantener unos niveles de calidad y satisfacción para el cliente se traducen en beneficios económicos. Para alcanzar esto, todas las empresas que pongan en marcha planes deben revisar los mismos y medir si se están cumpliendo los objetivos, por medio de un sistema de control.
La revisión es repasar e inspeccionar los procesos y las acciones que se están llevando a cabo, para comprobar que se van alcanzando los resultados propuestos a través de los objetivos. Una revisión puede ayudar a encontrar fallos y problemas, por tanto, también permite corregir y reparar las desviaciones.
Las revisiones deben realizarse periódicamente para asegurar el cumplimiento de los planes, así las revisiones o controles pueden desarrollarse antes, durante o tras la realización del plan.
El control en un plan permite optimizarlo con el estudio de las desviaciones y aplicando las medidas de corrección adecuadas. Este control está englobado en unos procesos que conforman un sistema de evaluación o seguimiento.
El sistema de control puede contener:
Parece obvio entonces que para que una empresa funcione correctamente y según los objetivos marcados, será necesario revisar y controlar periódicamente el desarrollo de los planes.
Importante
El plan de calidad de una agencia de viajes está relacionado con el cumplimiento de otros planes a corto plazo y que tienen que ver con el desarrollo diario de las actividades en la empresa. Por tanto, para que se cumpla el plan de calidad se deben cumplir antes otros planes como el de reserva, ventas o producción.
El buen desarrollo de los planes en una organización va a depender del cumplimiento de la gestión y el funcionamiento de esta.
La planificación empresarial es una de las partes del proceso de administración que muestra adónde se quiere llegar en un futuro, intentando predecir y acercarse al estado potencial que se desea. Para ello, se debe definir qué hacer, cómo hacerlo y con qué recursos contar para alcanzar los objetivos.
El proceso de planificación está compuesto por diferentes elementos básicos que tienen una gran importancia: objetivos, estrategias y políticas. Un objetivo va a determinar qué se quiere conseguir, una estrategia el medio por el que se quiere conseguir el objetivo y una política rige la actuación de las personas o de la empresa (filosofía de la empresa).
A su vez, la decisión de estos anteriores vendrá limitada por la razón de ser de la empresa que no es otra cosa que la misión. Por otro lado, la visión es el lugar donde se quiere ubicar a la empresa en el mercado en un futuro.
Todo proceso de planificación está compuesto por una serie de etapas:
El seguimiento de estas etapas u otras que la empresa considere adecuadas ayudarán a seguir un orden lógico en la planificación.
Los planes empresariales van a permitir alcanzar los objetivos iniciales, así un plan se caracteriza por ser un documento estratégico que contiene información clave y valiosa para mejorar el desarrollo de la actividad empresarial. Los planes se pueden realizar:
El desarrollo de un plan puede ser realizado tanto por empresarios o directivos como por las personas que tengan en mente una idea de negocio y quieran emprenderla.
La función de control está muy ligada e interrelacionada a la función de planificación, ya que planificar y llevar cabo un determinado plan no tiene sentido si no se mide y se corrigen las posibles desviaciones que surjan. El control se puede llevar a cabo antes, durante o tras la planificación, también se puede desarrollar por los diferentes departamentos de la empresa.
Para una mejor revisión periódica de lo planificado será conveniente aplicar un sistema de control, que no es otra cosa, que un conjunto de procesos de evaluación o seguimiento puestos en marcha por la empresa:
Ejercicios de repaso y autoevaluación
1. ¿Qué es la planificación empresarial?
2. Indique si la siguiente afirmación es verdadera o falsa.
Los objetivos de una empresa son los principios que orientan las decisiones de la organización condicionando al personal en la toma de esas decisiones.
3. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa.
“El plan empresarial es un documento estratégico que contiene información de un negocio o una idea de negocio, además de otros planes: marketing, financiero, económicoadministrativo, etc.
4. Los pasos lógicos en el proceso de planificación serían…
5. ¿Qué es la revisión periódica y a qué ayuda?