Capítulo 1
La planificación del departamento de producción culinaria
Contenido
2. Proceso de planificación empresarial
3. La planificación departamental
4. Pasos lógicos del proceso de planificación de la actividad
5. La planificación en las unidades de producción culinaria
La planificación empresarial, que se encuentra enmarcada dentro del proceso administrativo, permite que la organización tome parte importante en la formación de su futuro, y pueda emprender actividades y participar de ellas para controlar su destino.
Dentro de un mercado cada vez más amplio y con mayores exigencias, se hace imprescindible, casi obligatorio que toda empresa lleve a cabo un plan empresarial exigente y detallado con vistas a un futuro de éxito. Concretamente las empresas de producción culinaria se ven en la tesitura de que su oferta está relacionada con la proporción de servicios y no de un producto en concreto, lo que cualquier error en alguno de los departamentos puede conllevar la pérdida de la venta, difícil de recuperar, ya que esta no se puede almacenar al igual que ocurre con los productos tangibles.
En este capítulo se verá con más detalle el proceso de planificación, los elementos característicos que componen este proceso y las etapas que hay que seguir para llevar un orden lógico y racional en su elaboración. También se centrará en definir el concepto de plan empresarial y explicar los diferentes tipos de planes que se pueden usar según las características o necesidades de cada organización. Para concluir, se explicará la relevancia del proceso de control en los planes empresariales.
El primer paso y el más importante de todo proceso administrativo dentro de cualquier organización es la planificación, de cuya elaboración dependerán las otras tres etapas: la organización, la dirección y el control.
Etapas del proceso administrativo
Según la Gran Enciclopedia de Economía se define el término de planificación empresarial como:
Una de las funciones fundamentales del proceso de dirección de una empresa. Consiste en la selección de los objetivos de la organización y en la elección de estrategias y políticas globales, así como los planes y procedimientos que normalmente a más corto plazo contribuirán a la consecución de aquellos. La planificación empresarial realiza una proyección de la vida de la empresa en un futuro, pero teniendo siempre en cuenta el entorno social y económico que la rodea.
Partiendo de esta definición, se puede afirmar que la planificación es el proceso de establecimiento de objetivos o resultados a alcanzar, de los medios para obtenerlos y del plazo temporal en el que deben ser realizados. Busca las respuestas por adelantado a las siguientes preguntas: qué hacer, cómo y cuándo hacerlo, y quién ha de hacerlo. Su intención es cubrir la brecha que va desde donde se está hasta dónde se quiere ir.
La planificación ayuda a pronosticar el futuro de la empresa.
El proceso de planificación es muy importante para las empresas porque:
La planificación se considera un proceso complejo qué interrelaciona un conjunto de trabajos, resultado de unas directivas a considerar y qué terminan con la confección del plan financiero de la empresa, conocido también con el nombre de plan económico anual de la empresa.
El proceso de planificación, por tanto, sigue una lógica y trabajos que pudieran estructurarse de la siguiente manera:
Una vez que la planificación es operativa, entran en juego el resto de funciones de la organización interna de la empresa: organización, gestión y control.
Esto significa que, cuando la planificación se ha convertido en acciones reales, estas deben pasar de la dirección a los gerentes y a toda la organización.
Comunicación de la planificación
Si los empleados son conscientes de a dónde va la organización y en qué deben contribuir para lograr los objetivos, podrán coordinar sus actividades, cooperar entre ellos y trabajar en equipo.
Actividades
1. ¿Qué es la planificación? ¿Qué relación tiene la planificación con la organización, con la dirección y con el control?
2. Antes de realizar una acción, usted la planifica, ¿cómo lo hace?
Para hablar de planificación departamental, se debe antes explicar a qué se refiere el término departamentalización dentro del ámbito empresarial.
Definición
Departamentalización
Es un proceso por el cual se agrupan, entre los órganos de una determinada organización, actividades o funciones similares y, lógicamente, relacionadas.
La departamentalización, por tanto, es un método de organización de actividades en la forma más conveniente para facilitar el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos de la empresa y de los individuos. Básicamente, su finalidad es organizar toda la actividad empresarial por departamentos o áreas.
La departamentalización, como proceso, va a depender de las condiciones internas y la situación prevaleciente de la empresa: las labores por realizar, y el modo en que deben llevarse a cabo, los individuos involucrados, la tecnología que se emplea o los clientes a atender.
Y, por tanto, como proceso, la departamentalización se debe gestionar con la intención de guiar a los distintos departamentos de una empresa hacia los objetivos fijados para cada uno de los departamentos mediante los procedimientos diseñados para ejecutar los programas establecidos por el nivel gerencial.
La preparación de alimentos puede ser un departamento distinto al de servicio a los clientes.
La planificación que se lleva a cabo a nivel departamental es de tipo operativo; es decir, se planifica cada tarea o actividad, se fijan objetivos operativos por departamentos, se organizan tareas y operaciones específicas y se verifica que las decisiones programadas o procedimientos produzcan los resultados esperados.
La planificación debe estar dirigida a los tres niveles estratégicos de una organización, los cuales son nivel directivo, gerencial y operacional; esto es con el propósito de que exista una congruencia en lo que se planea con lo que realmente se puede realizar en las diferentes áreas o departamentos de la organización.
A continuación, se verán con más detalle los distintos tipos de planes empresariales que se ajustan a los diferentes niveles estratégicos de la empresa.
Actividades
3. ¿En qué departamentos se divide habitualmente un restaurante?
4. ¿Por qué cree que es necesaria dicha departamentalización de la empresa?
El plan empresarial es el resultado directo del proceso de planificación. Este debe dar respuesta al qué (objeto); cómo (medios); cuándo (secuencia); dónde (local) y por quién (ejecutante o persona).
Definición
Plan de Empresa
Es un documento que describe por escrito un negocio que se pretende iniciar o que ya se ha iniciado.
El plan empresarial recoge todo lo relativo a la denominación de la empresa, el mercado al que se dirige, la oferta (producto o servicio), el plan de marketing, el plan de producción, los recursos humanos y económicos necesarios, la financiación, los trámites legales de constitución, así como la viabilidad técnica de esa idea de compañía.
El propósito de un plan empresarial se encuentra en la previsión, la programación y la coordinación de una secuencia lógica de eventos.
Lo importante de la presentación de un plan es su contenido no su forma.
A la hora de diseñar el plan de empresa, es importante respetar tres niveles de planificación, es decir, se debe incluir en el mismo al menos un plan estratégico (de largo plazo); un plan táctico (de mediano o corto plazo) y las tareas específicas y metas a corto plazo.
Por tanto, cuando un emprendedor diseña un plan de empresa, está recogiendo tres planes diferentes en un solo documento. A continuación se presenta cada uno de ellos:
En el siguiente esquema se muestran de forma gráfica los diferentes planes empresariales y su jerarquía dentro de una organización.
Jerarquías de tipos de planes empresariales
Ejemplo
Un restaurante especializado en alimentación saludable ha elaborado un plan estratégico que apunte hacia un incremento de las ventas a largo plazo (años), por ejemplo, mediante la captación y fidelización de clientes. Y un plan operativo que se dirija hacia le incrementación de las ventas en el corto plazo (de 1 a 3 meses), por ejemplo, mediante acciones de estímulo que logren una decisión de compra instantánea, tales como:
Actividades
5. ¿Qué diferencia hay entre el plan estratégico, el plan táctico y el plan operativo?
6. Investigue sobre las directrices que se deben seguir para la redacción adecuada del plan de empresa.
En empresas grandes, el plan táctico se conserva de manera confidencial a nivel de gerencia y a los niveles inferiores de la organización solo se entregan los planes operacionales, mes a mes. A diferencia, en las empresas pequeñas, puede darse la situación de que el plan táctico y el plan operacional sean el mismo documento.
Además de lo visto hasta ahora, es importante destacar ciertos componentes que aparecen dentro de un plan de empresa, sea cual sea su naturaleza. Estos son:
Ejemplo
La misión de un restaurante puede ser crear alimentos de calidad e innovación, basándose en ingredientes de primera y utilizando técnicas y procesos de estricta higiene.
La visión de esta misma empresa podría ser consolidarse en el mercado como el mejor restaurante de comida mediterránea de calidad altamente reconocida.
Actividades
7. ¿Qué propósitos podría tener un establecimiento de comida rápida o también conocido como “fast food”?
8. Cite algunos objetivos que puede proponerse un establecimiento de restauración para conseguir fidelizar nuevos clientes.
A continuación, se explican aquellos componentes en los que se debe prestar mayor atención en su redacción dentro del plan empresarial, debido a su complejidad. Estos son los objetivos, las estrategias y las políticas.
Se define objetivo como el resultado o estado que se pretende alcanzar por parte de la empresa. Se trata, por tanto, de un deseo concretado de una forma temporal y medible. No es lo mismo decir “me gustaría aumentar las ventas”, qué afirmar “voy a aumentar las ventas en los siguientes dos meses”.
Establecer los objetivos es una tarea fundamental, ya que ayuda a la empresa a enfocar sus esfuerzos hacia una misma dirección. Es decir, sirven de guía para la formulación de estrategias y la asignación de recursos. Asimismo, también sirven de base para la ejecución de tareas o actividades.
Los objetivos marcan la dirección que debe seguir la empresa.
Además, los objetivos permiten medir la eficacia o productividad de la empresa (de cada área, grupo o trabajador) al poder comparar dichos objetivos propuestos con los resultados reales obtenidos.
Los objetivos dentro del plan de empresa deben cumplir una serie de requisitos:
Los objetivos pueden clasificarse en función de varios criterios:
Por ejemplo, entre los objetivos a largo, mediano y corto plazo de un restaurante pueden estar:
Nota
La visión de la empresa se encuentra dentro de los objetivos generales, ya que esta se considera el principal objetivo que persigue la empresa.
Bruce Henderson, presidente de Boston Consulting Group (1963-1980), dice lo siguiente sobre la estrategia empresarial:
Todos los competidores que persisten en el tiempo tienen que mantener, por diferenciación, una ventaja singular sobre todos los demás. La esencia de la estrategia empresarial a largo plazo es el manejo de dicha diferenciación.
Basándose en las palabras de Bruce Henderson, se puede decir que la estrategia es el conjunto de conceptos y lineamientos que utiliza la organización para sobrevivir y crecer, y para obtener productividad en el presente y asegurar su sustentabilidad en el futuro.
La estrategia empresarial está conformada por:
La estrategia busca dar respuesta a la siguiente pregunta: ¿en qué soy diferente a los competidores?
El término estratégico hace referencia al más alto nivel de la empresa, por lo que se suele pensar que las estrategias solo se deciden ahí, pero en realidad, estas se toman en todos los niveles de la empresa.
Sabía que…
La palabra estrategia deriva del latín strategîa, que a su vez procede de dos términos griegos: stratos (‘ejército’) y agein (‘conductor’, ‘guía’). Por lo tanto, el significado primario de estrategia es el arte de dirigir las operaciones militares.
La elaboración de las estrategias presenta cierto grado de dificultad en su formulación y ejecución, esto quiere decir, que en el momento de formularlas requieren cierto análisis; y al momento de ejecutarlas, precisan cierto esfuerzo por parte de la directiva y todos los departamentos que forman la organización.
Para ello, se debe tener presentes las siguientes características:
Se suelen considerar tres niveles de definición de estrategias, correspondientes a los diferentes niveles de jerarquía en la empresa:
Para lograr el éxito de la estrategia empresarial debe existir una interacción estrecha entre los diferentes niveles. Las decisiones que se tomen en un nivel superior condicionan las decisiones que se puedan llevar a cabo en los niveles estratégicos inferiores. Las estrategias funcionales sirven de soporte para las del nivel competitivo, que, a su vez, apoyan el éxito de la estrategia corporativa.
Aplicación práctica
Como director de un restaurante ha observado durante estos últimos tres meses que las ventas han bajado de forma considerable, no cumpliendo así las previsiones que se había establecido con anterioridad. Además, también ha recibido varias quejas y reclamaciones por parte de los clientes sobre el trato recibido durante su estancia en el restaurante. Según ellos, el servicio era lento y había varias confusiones en la entrega de la orden. Preocupado por esta situación, revisa el plan empresarial y se propone conseguir dos nuevos objetivos: aumentar las ventas en los próximos tres meses y mejorar la calidad del servicio. Para conseguirlos, ¿qué estrategias utilizaría?
SOLUCIÓN (Posible solución)
Las políticas son enunciados o criterios generales que representan la posición oficial de la compañía ante determinadas cuestiones, y que ayudan a tomar decisiones conformes a la cultura de la empresa.
Según esta definición, se puede decir que toda política empresarial:
En todas las empresas, las políticas deben ser recogidas de manera escrita y publicadas, de tal forma que estén a la mano de todos aquellos colectivos a los que van dirigidas, que generalmente son los clientes, proveedores, accionistas y trabajadores.
El establecimiento de las políticas empresariales es una de las vías para hacer operativa la estrategia. Suponen un compromiso de la empresa; al desplegarla a través de niveles jerárquicos de la organización, se refuerza el compromiso y la participación social.
La política empresarial afecta a más de un área funcional de la entidad, favoreciendo de esta forma, a la cohesión vertical de la organización para el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
Tanto la estrategia como la política empresarial proporcionan la orientación precisa para que los ejecutivos y mandos intermedios elaboren planes concretos de acción que permitan alcanzar los objetivos establecidos anteriormente por la organización.
Se debe tener presente, que cuanto más claras sean la comprensión de las estrategias y las políticas dentro de la empresa y su instrumentación en la práctica, más consistente y efectiva será la estructura de los planes de una organización.
Actividades
9. Explique la relación entre los objetivos, las estrategias y las políticas.
10. Cite algunos ejemplos de las políticas más comunes en las empresas de restauración.
Como se sabe, a través de la planificación una empresa, se fija alguna meta y estipula qué pasos debería seguir para llegar hasta ella.
Recuerde
La planificación consiste en definir hoy dónde se quiere estar mañana y cómo se piensa llegar.
La planificación es un proceso que supone tomar decisiones sucesivas, y como tal, consta de una serie de pasos lógicos o etapas que se han de ir cubriendo durante la elaboración de los planes.
Estas etapas son las que se enumeran a continuación:
Ejemplo
En el análisis de la situación de partida de un establecimiento de restauración, se podrían tener en cuenta lo siguiente:
Actividades
11. Busque información sobre el análisis DAFO y explique cuál es la relación que tiene con el proceso de planificación de una empresa de restauración.
12. Si el objetivo es la fidelización de clientes en la empresa de restauración, ¿qué líneas de acción propondría para conseguir dicho objetivo?
Aplicación práctica
Como directivo de un nuevo restaurante de cinco tenedores que quiere abrir en una zona costera de Málaga, se pide que, de cara a la elaboración del plan empresarial del restaurante, se realice un análisis inicial de la situación de partida, destacando las oportunidades y amenazas que presentan su ubicación en Costa del Sol.
SOLUCIÓN (Posible solución)
El término de producción en cocina hace referencia al proceso secuencial por el que pasan los alimentos desde que llegan al almacén como materias primas hasta convertirse en un producto elaborado, listo para ser servido ante el cliente.
Definición
Producción
Fabricación o elaboración de un producto mediante el trabajo.
Para conseguir llevar con éxito todo el proceso de producción culinaria, este debe pasar por tres etapas fundamentales: etapa de preproducción, etapa de producción y etapa de posproducción.
Importante
Cada una de estas etapas deberá realizarse en zonas o áreas destinadas para cumplir esa función, de esta forma se evitarán problemas de higiene relacionados con la contaminación cruzada.
Al igual que ocurre con todas las empresas, el proceso de producción en cocina se rige por una metodología específica, es decir, debe existir una planificación, funcionamiento y control del sistema productivo.
La planificación de un proceso de producción en cocina debe darse a nivel estratégico y operativo, es decir, se debe llevar a cabo una planificación a largo plazo que condicione la gestión de las operaciones, incluso en el corto plazo.
La planificación a largo plazo juega un papel muy importante en la coordinación de una cocina, ya que conlleva para el empresario tomar una serie de decisiones que están relacionadas con los siguientes aspectos:
El jefe de cocina se encarga de diseñar y repartir las tareas dentro de su departamento.
Sabía que…
Hay dos tipos de mantenimiento a llevar a cabo por una empresa de restauración:
En síntesis, se puede decir que los objetivos de la planificación a largo plazo en una cocina son:
Aplicación práctica
Suponga que desea realizar la planificación del proceso de producción en cocina para su restaurante de comida japonesa, y debe tomar la decisión sobre la oferta gastronómica que va a ofrecer al público. ¿Qué criterios debería seguir para establecer esta oferta gastronómica en su restaurante?
SOLUCIÓN (Posible solución)
Actividades
13. ¿Qué método utilizaría para el diseño de tareas como jefe de cocina, para lograr con éxito su planificación a largo plazo?
14. Investigue sobre los diferentes estándares de calidad que existen para la actividad de una empresa de restauración.
Como ya se ha mencionado, todas estas decisiones a largo plazo en el proceso de producción condicionan la gestión de las operaciones a corto plazo. En este sentido, la siguiente tabla recoge a modo de resumen las principales decisiones de una y otra categoría.
Clases de decisiones |
Decisiones de diseño (a largo plazo) |
Decisiones operativas (a corto plazo) |
Producto |
Elección de productos a fabricar según el estudio del mercado. |
Cantidades a producir según la demanda esperada y los inventarios acumulados. |
Proceso |
Elección del proceso productivo y clases de bienes de equipo. |
Análisis de flujos de trabajo. |
Capacidad |
Determinación de la capacidad productiva e inversión de bienes de equipo e instalaciones técnicas. |
Programación de la producción y control de costes. |
Inventarios |
Fijación del nivel general de inventarios y diseño de su control y conservación. |
Control de inventarios y flujos materiales. |
Distribución |
Determinación de la localización y distribución física de la planta (lay-out). |
Análisis de flujos de trabajo. |
Tareas y puestos |
Diseño de tareas y puestos de trabajo. Valoración de puestos y sistemas de remuneración. |
Control de productividad y motivación de la fuerza de trabajo. |
Calidad |
Plan de mejora de la calidad. |
Control de calidad. |
Mantenimiento |
Plan de prevención y renovación de equipos. |
Control de costes. Control de averías. |
Las empresas tendrán grandes beneficios económicos si son capaces de garantizar el funcionamiento correcto de la misma y, además, mantienen unos niveles altos de calidad y satisfacción para el cliente. Para que esto se cumpla, es necesario que la organización haga una revisión de los planes puestos en marcha, con la finalidad de medir si se están cumpliendo los objetivos, por medio de un sistema de control.
Definición
Control
Es la etapa que cierra y completa el proceso administrativo al proveer retroalimentación respecto a las desviaciones significativas contra el desempeño planeado.
Con la revisión de los planes empresariales se busca localizar fallos e inconvenientes que no permiten lograr los resultados propuestos a través de los objetivos, y, por tanto, también permite corregir dichos fallos y reparar las desviaciones encontradas.
Para asegurar el cumplimiento del plan empresarial, es importante que la revisión del mismo se haga periódicamente, ya sea antes de desarrollarse, durante o tras la realización del plan.
La revisión de un plan es muy necesaria, casi obligatoria en todas las empresas.
El control en un plan permite una evaluación detallada de las desviaciones, para así aplicar las medidas de corrección adecuadas, con el objetivo de optimizar dicho plan y que no se vuelvan a repetir este tipo de errores.
Ante esto, se puede decir que la función de control para un plan empresarial pasa por diferentes etapas:
La función de control, por tanto, facilita la comparación de los resultados obtenidos con aquellos que se esperaban originalmente. Y, además, también asegura que la acción dirigida se esté realizando de acuerdo a los planes de la organización y de acuerdo a los límites de la estructura organizacional.
Basándose en las diferentes fases por las que pasa la función de control, destacan algunos elementos relacionados con la misma:
Etapas del proceso de control
Actividades
15. Reflexione sobre el concepto de retroalimentación y explique por qué es tan importante en el proceso de control.
16. ¿Qué entiende por una desviación en el plan de empresa?
Con la finalidad de ser más efectivo, el control demanda una serie de requisitos y características:
El cumplimiento de estos requisitos hará que el control sea entendido por los miembros de la empresa como una forma de prevenir y corregir problemas.
En los establecimientos de restauración, el control actúa sobre todas sus áreas y niveles jerárquicos. Estos son los siguientes:
El control de ventas debe ser implementado a través de dos documentos: la orden de compra y las requisiciones.
Sabía que…
El sistema ABC es el más utilizado para el control de inventarios. Dicho sistema permite distinguir tres categorías de productos:
Actividades
17. Busque información sobre las normativas relacionadas con el control de calidad dentro de un establecimiento de restauración.
18. ¿Qué otros sistemas de control de almacén existen aparte del sistema ABC visto anteriormente? Documéntese si lo cree necesario.
Aplicación práctica
Como director de un restaurante de comida rápida o fast food debe saber elegir bien a sus clientes, de tal forma que se pueda mantener el funcionamiento adecuado de las compras de nuestra empresa. ¿Qué criterios o aspectos cree que hay que tener en cuenta para la elección correcta de los proveedores?
SOLUCIÓN (Posible solución)
Los posibles criterios a tener en cuenta en la elección de los proveedores podrían ser los siguientes:
El proceso de administración se inicia con la planificación, que es fundamentalmente un intento de pronosticar el futuro. De alguna forma, pretende dominar el futuro desconocido y conocer por adelantado, qué se desea hacer, cómo puede alcanzarse el pronóstico establecido, cuándo van a ejecutarse cada una de las acciones previstas, quién va a desempeñarlas, qué recursos se utilizarán para su logro y cómo van a evaluarse los resultados conseguidos.
Con el propósito de que exista una congruencia en lo que se planea con lo que realmente se pueda realizar en las diferentes áreas o departamentos de la empresa, es necesario que la planificación esté dirigida a los tres niveles estratégicos de la misma: el nivel directivo, el nivel gerencial y, por último, el nivel operacional.
El plan empresarial es el documento escrito donde la organización recogerá su idea de negocio y, por tanto, para respetar los tres niveles estratégicos de la entidad será necesario incluir en dicho plan al menos un plan estratégico (de largo plazo), un plan táctico (de mediano o corto plazo) y las tareas específicas y metas a corto plazo.
Además, en el plan también deberán recogerse ciertos elementos básicos: propósitos, misión, visión, objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, reglas, programas y presupuestos.
Una vez que la empresa ha concretado su misión y visión dentro del plan, es necesario especificar los objetivos, estrategias y políticas. Los objetivos son las especificaciones de lo que se propone, es decir, los resultados que se quieren obtener. Las estrategias, por su parte, dicen cómo conseguir los objetivos, en otras palabras, son las acciones que se van a emprender. Y, por último, las políticas, hacen operativas las estrategias diciendo cómo se debe proceder.
Para lograr con éxito el proceso de planificación, se debe tener en cuenta que este pasa por una serie de etapas:
La planificación es esencial dentro del proceso de producción culinaria y esta se da a nivel estratégico y operativo, es decir, se debe llevar a cabo una planificación a largo plazo que condicione la gestión de las operaciones, incluso en el corto plazo.
Las decisiones que un empresario debe llevar a cabo durante la planificación a largo plazo dentro de una cocina están relacionadas con los siguientes aspectos:
La planificación está íntimamente relacionada con la función de control. Ya que no tiene sentido planificar ningún tipo de plan, si este no lleva un seguimiento y revisión que ayude a corregir las desviaciones o errores que surjan.
El control ayuda a la empresa a saber si se están cumpliendo los objetivos propuestos y se puede llevar a cabo antes, durante o tras la planificación.
Ejercicios de repaso y autoevaluación
1. Indique si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas:
2. El resultado directo del proceso de planificación…
3. Complete la siguiente oración:
El propósito de un plan empresarial se encuentra en la _____________, la _____________ y la ____________ de una secuencia lógica de eventos.
4. Relacione cada uno de los siguientes elementos del plan de empresa con su definición:
5. De acuerdo a su jerarquía, los objetivos empresariales pueden ser…
6. ¿Qué es la política empresarial?
7. La estrategia de nivel negocio…
8. Establezca el orden que siguen las etapas por las que pasa el proceso de planificación:
9. ¿Con qué aspectos están relacionadas las decisiones que se tienen que tomar durante la planificación a largo plazo en la coordinación de una cocina?
10. La última etapa del proceso de control es…