Como su nombre indica, la finalidad del balance de comprobación es comprobar si los asientos están debidamente registrados en cuanto a la aplicación de los principios de partida doble. Si «no hay deudor sin acreedor», tiene que darse siempre un equilibrio cuantitativo entre las cantidades cargadas y las cantidades abonadas y, por lo tanto, entre los saldos deudores y los saldos acreedores, y, por lo tanto, entre el total del activo y el total del patrimonio neto y pasivo. Cuando estos equilibrios son correctos, en terminología contable suele decirse que el balance «ha cuadrado».
Aunque la finalidad fundamental de estos balances sea la que hemos señalado anteriormente, de la lectura de ellos podrá deducirse también una información aproximada sobre la situación económico-financiera correspondiente al período que abarca el balance de comprobación. Decimos «aproximada» porque la información exacta, que aparecerá en el balance de situación, exige ciertas operaciones previas de ajustes y regularización que más adelante explicaremos.
El primer párrafo del artículo 28 del Código de Comercio, referido al contenido del libro de Inventarios y Cuentas anuales dice (la cursiva es nuestra):
El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.
Está claro, por lo tanto, desde el punto de vista legal, que la periodicidad mínima de estos balances de comprobación ha de ser trimestral; es decir, como mínimo habrá que redactar cuatro balances de comprobación en cada ejercicio económico. Sin embargo, es normal que se hagan mensualmente o por períodos inferiores al trimestre, ya que, si se ha cometido algún error, será el balance de comprobación el que lo descubra, y cuanto antes se subsane, mejor. Por otra parte, la informatización de la contabilidad posibilita hacer estas comprobaciones sin ninguna pérdida de tiempo y en cualquier momento.
Los balances de comprobación que se efectúan periódicamente y que no obedecen a ese imperativo legal de redactarlos trimestralmente podrán redactarse en una hoja-borrador cualquiera, pero no es obligatorio transcribirlos en el libro de Inventarios y Cuentas anuales. Sí será obligatorio transcribir los que se redactan trimestralmente.
Si tenemos en cuenta que el artículo 28 del Código de Comercio (C. de C.) dice que los balances de comprobación se transcribirán «con sumas y saldos», ¿de dónde se obtendrán los datos para redactar dichos balances? Del único libro contable en el que las cuentas están estructuradas en debe y haber y en el que la diferencia entre dichas sumas indica el saldo deudor o acreedor de la cuenta; es decir, del libro Mayor.
Es una curiosa contradicción que el artículo 28 del Código de Comercio imponga el «balance de comprobación de sumas y saldos» como obligatorio, al menos trimestralmente, y que la fuente de datos para redactar dicho balance tenga que ser el libro Mayor, el cual no es obligatorio según el mismo Código. Si hablamos de contabilidad llevada manualmente, podríamos afirmar que la contradicción es imperdonable; ahora bien, si hablamos de contabilidad llevada por ordenador, se podría «perdonar» esa contradicción porque la memoria informática tiene acumuladas las sumas y los saldos de cada cuenta.
Después que ya hemos comentado cuál será la fuente de datos para confeccionar los balances de comprobación, vamos a referirnos al formato o estructura que deberán adoptar.
Si el balance de comprobación ha de transcribirse con sumas y saldos, deberán habilitarse dos columnas para las sumas del debe y del haber y otras dos columnas para los saldos deudores y acreedores. Veamos un ejemplo partiendo de la hipótesis de que los asientos del libro Diario, cuyo «suma y sigue» asciende a 19.875 euros, hubiesen sido transcritos al libro Mayor, el cual presenta la siguiente situación en las cuentas:
Tomando los datos de las fichas anteriores, el balance de comprobación sería el siguiente:
Sabemos que, por los principios de partida doble, las cantidades cargadas deben ser iguales a las cantidades abonadas. Este principio deberá cumplirse en el libro Diario, cuyo «suma y sigue» de los cargos ha de ser igual al «suma y sigue» de los abonos. Pero, si todos los asientos del libro Diario han sido transcritos a las respectivas cuentas del libro Mayor, en este libro también deberá cumplirse dicho principio. Y vemos que así es:
Otra correlación de sumas que deberá comprobarse y que deberá coincidir entre sí es que el «suma y sigue» que acumula el libro Diario tiene que ser igual al total de las sumas del debe y haber que hemos obtenido del libro Mayor. En este supuesto pueden darse dos hipótesis:
Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, el reglamento o la práctica mercantil de general aplicación.
Cuando la contabilidad es llevada por medios informáticos, la corrección de errores suele hacerse rectificando los datos registrados en la memoria del ordenador, ya que tales correcciones pueden realizarse sin quebrantar las prohibiciones expresas del artículo 29, anteriormente transcrito.
Sin embargo, cuando la contabilidad no está informatizada, los errores cometidos en las cantidades o en los conceptos no deberán ser corregidos por medio de «tachaduras ni raspaduras», expresamente prohibidas por el citado artículo, sino que habrá que optar por alguno de los siguientes métodos:
Supongamos, por ejemplo, la compra al contado de una máquina de escribir para la oficina, valorada en 1.000 euros, cuyo asiento debería ser el siguiente:
Pero, equivocadamente, hemos contabilizado:
¿Cómo corregiríamos el error por los diferentes métodos?
a) Por contraasiento:
En primer lugar haríamos el asiento contrario al incorrectamente contabilizado:
Con este asiento quedaría anulado el asiento incorrecto. Además, en el concepto explicativo del asiento se hará alusión al número, fecha y folio del asiento que se está corrigiendo; por otra parte, donde esté el asiento mal hecho se debe poner una nota marginal indicando el número de asiento en el que se ha efectuado la corrección.
Por lo tanto, el método de «contraasiento» consiste en anular los cargos con un abono y los abonos con un cargo, explicándose debidamente en el concepto. Seguidamente, una vez anulado el error, se hará el asiento correcto, que en este caso será:
Si el error, además de cometerlo en el libro Diario, se había trasladado al libro Mayor, habrá que rectificar también en dicho libro (cargando para anular los abonos incorrectos y abonando para anular los cargos), explicándose la razón del asiento en la columna de concepto.
b) Por complemento a cero:
Se entiende por complemento a cero de una cantidad lo que le falta a dicha cantidad hasta la siguiente unidad seguida de ceros. Por ejemplo, el complemento a cero de 2 será 8, el complemento a cero de 10 será 90. En el ejemplo nuestro, la cantidad complemento a cero de 1.000 será 9.000.
Para corregir por este método, se vuelve a hacer el cargo o el abono incorrecto, pero por la cantidad complemento a cero, poniéndole delante un «1» con un signo negativo encima (1). Veamos:
Los 1.000 euros que se habían registrado en el asiento incorrecto más los 9.000 euros que hemos cargado y abonado, como complemento a cero, en este asiento, suman en total 10.000 euros. Pero el «1» se interpreta como la unidad seguida de tantos ceros como cifras tenga a la derecha (cuatro en este caso) y todo ello con carácter negativo: es decir, se leería –10.000 euros.
De esta forma, se habrán cargado y abonado 10.000 unidades positivas y 10.000 unidades negativas. Después, lógicamente, habría que hacer el asiento correcto, con las notas marginales y conceptos explicativos que hemos expuesto en el método de corrección anterior.
Este método tiene la ventaja sobre el anterior de que no se incrementan las sumas al hacer las correcciones; pero, a pesar de todo, es un método que cada vez se utiliza menos, bien sea por desconocimiento, bien sea por la dificultad mecánica de colocar ese signo negativo encima del 1 que precede a la cantidad complemento a cero.
c) Por cantidades en tinta roja:
Suele ser norma en teneduría contable que la tinta negra suma y la tinta roja resta. Por lo tanto, si queremos anular un asiento mal hecho, volveríamos a hacerlo, pero poniendo las cantidades en tinta roja; es decir, un cargo se anulará con otro cargo y un abono con otro abono, pero los segundos en tinta roja. Después, lógicamente, habría que hacer el asiento correcto y aludir en las notas marginales o en los conceptos a la operación que se está corrigiendo.
En este método tampoco se incrementan las sumas al hacer las correcciones, pero tiene el inconveniente de tener que utilizar un color distinto al normal.
d) Por cantidades con signo «menos» o colocadas entre paréntesis:
Es igual que el método anterior, pero sin tener que utilizar la tinta roja, ya que la anulación del cargo o del abono se hará con otro cargo o abono que llevará delante el signo menos o que se colocara entre paréntesis.
Tampoco se incrementan las sumas con este método de corrección. Quizá sea más conveniente utilizar el paréntesis que el signo «menos» por razones de visibilidad.
Lógicamente, hay ciertas clases de errores para los que no es necesario aplicar ninguno de los métodos expuestos. Por ejemplo, en caso de omisión de asiento, o en caso de haber cargado y abonado cantidades inferiores a las que correspondían... En estos casos bastará con hacer un asiento por la cantidad que falta, sin necesidad de anular ningún asiento; pero siempre explicando con notas marginales y en los conceptos la corrección que se está realizando.