Capítulo 3

El seguimiento y el control de múltiples proyectos

El objetivo fundamental del seguimiento al desarrollo de un proyecto es revisar que todo el trabajo se esté y se haya ido realizando de acuerdo con el plan, y proceder a analizar los problemas y ajustes en el presupuesto para tratar de anticiparse a problemas potenciales en la realización de las tareas que aún no se han terminado de ejecutarse o que estén prontas a comenzar; luego, revisar las respuestas a los riesgos que se hayan podido presentar y preparar aquellas que se prevean en un futuro y controlar la calidad del entregable del proyecto.

A partir de esta fase de seguimiento se hace mucho más importante y conveniente el grado de colaboración entre estas dos herramientas, Excel y Project; además, el lector podrá percibir que es mayor y más valiosa, la contribución de esta última. Antes de entrar a estudiar las formas y maneras aportadas por esta pareja de herramientas, se van a analizar los elementos sobre los cuales se funda la realización de esta importante fase.

Cuando se actualiza el cronograma real de ejecución regularmente y se compara con el plan original, se puede decir cuándo una tarea está demorada o si está empezando o terminando antes de tiempo. Es altamente recomendable que de antemano se establezcan los intervalos de tiempo con los cuales se va a reportar los controles del proyecto. De igual manera, dando seguimiento a las horas trabajadas por los recursos (y los costos que esto implica) puede saberse con anticipación cuándo pueden excederse los costos para así prever una solución a tiempo. Cuando se da seguimiento al desarrollo de un proyecto deben considerarse los siguientes conceptos relativos al tipo de información:

El plan (plan base o previsto): es la información correspondiente al plan que se tiene aprobado antes de comenzar a ejecutar el proyecto. Se registra en los campos de tipo previsto o presupuestado y contiene toda la información de las tareas y de sus fechas. Se utiliza esta información como una directriz para el seguimiento de los cambios que se puedan presentar durante el desarrollo de un proyecto.

Real: esta información muestra lo que está siendo ejecutado en un proyecto. Consiste en las fechas reales de inicio y terminación de las tareas, los porcentajes de trabajo completado, costos reales y faltantes por ejecutar, y trabajo real y restante. Project maneja tanto el panorama planeado como todo lo relativo a la ejecución real, basándose en esta información. Claramente, al diferenciar la información planeada de la real, Project permite comparar escenarios que pueden ser distintos, por ejemplo, la fecha de comienzo planeada y la real de una tarea, conceptos que visualmente explica la figura 3.1.

La información de seguimiento, la puede brindar formalmente Project, y para ello se requiere de dos condiciones:

• Haber guardado previamente un plan base²⁰.
• Tener reportada una fecha de estado del proyecto.

La fecha de estado se puede reportar mediante la opción del menú principal Proyecto y luego usar la opción Fecha de estado. Una vez se reporta esta fecha, el procedimiento para mostrar los indicadores de seguimiento de un proyecto puede ser efectuado de formas distintas; el que se muestra a continuación es un ejemplo:

1. Haga clic en la opción del menú Vista y luego escoja dentro de la lista de opciones disponible la opción Más tablas… usando esta ventana:

2. Se recomienda seleccionar los campos de Indicadores de costo del valor acumulado de esta lista de tablas y luego hacer un ajuste con un doble clic de los encabezados de las columnas que sean necesarias, para ampliar su contenido. La información que aparecerá será semejante a la siguiente:

Informes de carga de trabajo

Existen dos vistas que fueron mostradas muy someramente en numerales anteriores, pero dado que son muy útiles en la fase del seguimiento se vuelve a resaltar su papel de las mismas: el Uso de tareas y el Uso de recursos. Las dos se complementan entre sí y llegan a ser como las dos caras de un mismo espejo. La primera de ellas se puede activar fácilmente dando clic en la lista de íconos del borde inferior derecho de la vista principal de Project y que aparece así:

De estas 4 opciones, la segunda, de izquierda a derecha, corresponde a la vista Uso de tareas, la cual aparece de esta manera cuando es seleccionada:

A esta vista se le pueden cambiar los contenidos o tablas usando la opción Vista → Tablas. Analizadas estas dos vistas, a continuación se van a explicar los diferentes mecanismos de intercambio y de envío de datos que se pueden establecer entre Project y Excel.

Es altamente recomendable que antes de producir uno de los informes de Project, el usuario confirme la plena compatibilidad entre los productos Excel y Project. Asimismo, es aconsejable que antes de producir uno de estos informes, la vista respectiva sea desplegada en la ventana principal y si el usuario va a emplear filtros o agregar más datos en la parte tabular a la derecha, estos procesos sean ejecutados antes de proceder a la creación de informes que se puedan llevar finalmente a Excel para ser graficados.

3.1 Evaluar y ajustar la programación de tareas y recursos

Se recomienda primero revisar la estructura y los contenidos de los informes de que dispone Project aplicables a esta fase, examinando los contenidos de las tablas, los detalles, los filtros y la forma de ordenar la información de éstos. Este análisis puede inclusive facilitarle al usuario crear diversos informes y para ello, el consejo es seguir estos pasos: seleccione del menú Crear un Informe la opción Crear un informe, y enseguida de un clic al ícono del informe que desea examinar y ejecute la opción Modificar para entrar a los contenidos informáticos de las tablas empleadas. La única recomendación es darle siempre un nombre distinto al que traía el informe cambiado.

Lamentablemente, no es posible transferir mediante interfaces dispuestas para estas herramientas, los datos de estos informes en forma directa a Excel, pero este examen es conveniente de realizar porque de su capacidad de reproducción, pueden surgir muchas ideas útiles para configurar y crear otros informes.

Crear Informes

Esta opción es nueva a partir de la versión 2013 de Project y con ella se puede crear una variada y muy útil información, sobre todo aquella que se expresa en escalas de tiempo, como por ejemplo: los costos, el trabajo, la disponibilidad del tiempo de los recursos y los flujos de caja y/o de cantidades de recursos.

Algunos de los informes anteriores son exportables a Excel, para que allí puedan presentarse en forma de tablas dinámicas²¹ o mediante gráficos, información de proyectos que varié o se produce en función del tiempo como por ejemplo, costos y trabajo en todas sus modalidades (costo fijo, costo previsto, trabajo real, etc.); este tipo de informes son conocidos con el nombre de Informes visuales, el mismo con el cual eran conocidos en la versión 2010 de Project.

Si el usuario, lo que desea es producir información puntual (por ejemplo, indicadores de seguimiento de uno o de varios proyectos), lo recomendable es primero elaborar las tablas que contengan las variables a ser estudiadas y luego crear informes como será explicado en varios ejemplos a continuación.

Los ejemplos del siguiente numeral se basan en la integración de dos proyectos que se encuentran en fase de desarrollo, con sus respectivas líneas base y que comparten algunos recursos.

Los informes visuales se pueden presentar en varios formatos: tablas y gráficas o a través de Microsoft Visio. Para activarlos, basta con hacer clic en la opción PROYECTO y luego clic en Crear un Informe como se muestra en esta ventana:

En el siguiente numeral se hace uso de la opción de Informes visuales que aparece a la derecha y sus contenidos se editan para crear nuevos informes. Se explicarán ejemplos con base en varias opciones como la del Informe del trabajo presupuestado, con un nivel de datos para pasarlo a meses como lo sugiere esta ventana:

Figura 3.7 Creando la plantilla de trabajo y costo en intervalos de meses

Para cambiar el contenido de estos informes se hace clic en la casilla Plantilla nueva…, esto abre un asistente que guía al usuario mediante una serie de pasos en la definición y ajustes al informe que se pretende crear, que en la mayoría de los casos incluyen las variables trabajo y costos presupuestados, reales y restantes; cuando se termina de cargar la información necesaria, se hace clic en el botón Ver, y el programa ejecuta los procesos de preparación y formateo de la información necesaria, que finalmente se reproducen en Excel.

Del extenso conjunto de las anteriores opciones, el autor recomienda emplear los informes visuales de Flujos de caja para la revisión de los resultados financieros, tanto previstos, reales o netos, en Excel de un proyecto y los de Uso de tareas para observar las diferentes cargas de trabajo y los costos, tanto planeados como reales, de las tareas integradas de los varios proyectos.

En estos casos es muy recomendable que el usuario cree sus propios informes acudiendo a la opción Plantilla nueva… ubicada en la parte superior derecha de la ventana mostrada en la anterior figura 3.4, de informes visuales que permite al usuario adicionar las variables a su entera conveniencia (observe el botón Selector de campos…) y los rangos que realmente desea ver en una hoja de Excel, en la cual, inclusive, puede formatear el respectivo gráfico y aplicar las variables que desea analizar. Esta plantilla es aconsejable que se guarde con un nombre nemotécnico.

La siguiente figura es una muestra de una hoja en Excel que fue formateada y graficada siguiendo las recomendaciones dadas al usuario:

En subsiguientes numerales, cuando se hable de la combinación de varios proyectos en la forma de subproyectos, se explicará el empleo de informes visuales en la modalidad de las vistas uso de tareas o uso de recursos para evaluar las cargas de trabajo y los costos, planeadas y reales, de los recursos empleados en múltiples proyectos.

Nota: no se recomienda usar directamente los informes visuales sin tener primero claro qué campos y rangos de valores desea ver expresados en Excel. El uso de un informe de este tipo, sin antes haber seleccionado los campos, tener claro sus rangos de valores y por último, el período de tiempo que viene predeterminado en semanas, ocasiona que la construcción de la plantilla tome mucho tiempo y a que el usuario se vea forzado a eliminar después todos los campos que no van a ser usados en un determinado informe, tan pronto se abre la sesión en Excel.

3.2 Compartiendo recursos entre proyectos

Cuando se trabaja con varios proyectos que emplean o comparten un mismo conjunto de recursos, se aconseja reunir todos estos recursos en un solo archivo constituyendo lo que se llama un fondo de recursos. Este fondo puede utilizarse en cualquier proyecto, independiente de si consolidan o no los proyectos respectivos, o si crea un fondo de recursos separados o independientes para cada proyecto. Es altamente recomendable manejar los recursos compartidos entre varios proyectos como un sólo fondo que en forma visual, se explica en la siguiente figura:

Project ayuda a identificar y resolver los conflictos que potencialmente pueden presentarse cuando recursos comunes son asignados a más de un proyecto y sus tareas respectivas compiten por ellos, en determinados momentos. Project hace seguimiento permanente de los recursos compartidos de forma tal que puede mantener información precisa y siempre actualizada acerca del uso y disponibilidad de los mismos. Note en la figura 3.9 que algunos proyectos pueden tener recursos compartidos y propios en forma simultánea.

1. NotasProject permite guardar los proyectos que comparten recursos como un nuevo archivo de proyecto, haciendo clic en el botón Guardar de la barra de Herramientas estándar, o eligiendo la opción Guardar del menú Archivo. Cuando se guarda un archivo de proyecto que combina recursos de varios proyectos, Project guardará el fondo de recursos como un archivo separado.
2. Cuando se combinan recursos de varios archivos de proyectos, es muy posible que se generen problemas de sobreasignación de recursos. Project controla el uso compartido de los proyectos sin que el usuario tenga que abrirlos simultáneamente. También guarda los cambios realizados en el fondo de recursos cada vez que los usuarios actualicen la información respectiva.
3. Los archivos de proyectos no necesitan estar ni vinculados, ni consolidados de modo alguno para poder compartir recursos, a través de un fondo común.

Project hace seguimiento permanente de los recursos compartidos de forma tal que puede mantener información precisa y siempre actualizada acerca del uso y disponibilidad de los mismos. Es interesante recordar la mecánica de compartir recursos en Project:

1. Bajo la opción Recurso haga clic en el ícono Grupo de recursos y luego clic en la opción Recursos compartidos… (resource sharing):

2. Haga clic en el cuadro Utilizar recursos (Use resources) y luego seleccione el archivo del proyecto en el cuadro de diálogo De: (From:), que contiene los recursos que desea compartir. Por último, elija el botón Aceptar (l). La vista que se obtiene es semejante a la siguiente:

3. Antes de aceptar, si desea que la información del proyecto activo tenga prioridad sobre la del proyecto del fondo de recursos, haga clic en el botón El proyecto compartidor tiene prioridad. Esta prioridad sólo se empleará en caso de que haya diferencias en la información de los recursos compartidos, proveniente posiblemente de los varios proyectos que se unen para compartirlos. Si no hay proyectos abiertos en capacidad de brindar recursos a ser compartidos, no se activará el botón Utilizar recursos de.
4. A partir de este punto, los recursos están disponibles en el archivo del proyecto activo y puede ser asignado de la misma forma que lo haría con cualquier otro recurso. Si un proyecto ya tenía recursos propios, se combinarán en un mismo fondo de recursos.
5. Haga clic en el botón Aceptar.

Al analizar los recursos compartidos entre varios proyectos, la vista Uso de recursos es la más apropiada para conocer las cargas de trabajo y los costos de los recursos utilizados en los variados proyectos. La única limitación aplicable en estos casos, la impone la capacidad del equipo de cómputo empleado. Esta facilidad se ve generosamente proveída con el producto Project Server debido a que éste mantiene una mayor información de costos y trabajo de los recursos compartidos en varios proyectos, en buena parte, debido a su gran capacidad de almacenamiento.

En este momento se puede presentar la disyuntiva de analizar estos datos a partir de una de las dos vistas de Uso de recursos o de Uso de tareas cuando hay proyectos compartiendo recursos. En cualquier caso, se debe estar en capacidad de distinguir el proyecto en el que aparezcan los recursos asignados a cada tarea; para ello, es conveniente incluir el título del proyecto en la información que se exporte a Excel. Posteriormente, hay que emplear una clara visión para distinguir qué datos le pertenecen a cada proyecto, una vez éstos sean recibidos en Excel.

Nota: cuando el problema radica en analizar únicamente las asignaciones de un solo recurso que ha sido compartido entre diferentes proyectos, se recomienda emplear en estas vistas un filtro denominado Que utilizan el recurso… el cual se invoca a partir del menú principal de Project: Tarea → Vista → Filtro provocando que aparezca esta ventana:

Al dar clic en este filtro se produce la aparición de esta otra ventana:

En la cual se elige el recurso a ser examinado, seleccionándolo con un clic en la lista desplegable que aparece en el centro de esta ventana. Este problema es muy común en las situaciones en las que es primordial mirar con detenimiento cuál es el nivel de empleo de un recurso costoso o aquel que está muy solicitado por parte de los diferentes proyectos.

La segunda opción es trabajar con un solo proyecto en Project y luego, reunir los datos de los diferentes proyectos en distintas hojas de Excel, que posteriormente se consolidarán en una sola. Los procesos a continuación son los que se alcanzarían en este último caso. Estando en la vista Uso de recursos de Project, lo primero es crear una tabla de recursos con los datos del nombre, Costo previsto, costo real, trabajo previsto, trabajo real y trabajo restante.

1. De un clic en la opción Vista y luego otro en Tablas situado en la mitad de la ventana y luego, seleccione la opción de Más tablas…
2. Seleccione la tabla de Trabajo y luego de un clic en el botón Modificar y una vez allí, cámbiele el nombre, quítele las líneas de variables que no se necesitan y deje la tabla en un formato semejante a éste:

3. Una vez queden registrados todos los campos solicitados, aplique la tabla a la vista; enseguida haga clic en la opción ARCHIVO; luego, indique que va a crear un nuevo archivo, dando clic en la opción Exportar luego de clic en el botón del centro denominado Libro de Excel; enseguida el sistema le pide en una nueva ventana que indique el nombre del archivo a ser creado y su ubicación; hecho esto, se activa de inmediato un llamado al asistente.

4. Indique en la siguiente ventana que se van a grabar los datos seleccionados y que el archivo de la equivalencia se va a guardar. En la ventana con la que continua el asistente, se especifica que los datos se filtran por el tipo de recursos llamado Trabajo (observe el filtro en la esquina superior derecha) y dele un nombre a la hoja del libro de Excel que se está grabando. La ventana es semejante a esta:

5. Seleccione un adecuado filtro de exportación (ver borde superior derecho) y deje, en el orden indicado, aquellos campos que se pretenden enviar a Project y con esto, se termina este proceso.

Empiece una sesión con Excel y allí abra el archivo creado desde Project; observe los datos como son recibidos en Excel y si es necesario, haga algunos ajustes en el formato tal que corresponda a la naturaleza de aquellos. La hoja obtenida en Excel es similar a la siguiente:

Finalmente lleve estos datos a la hoja del libro de proyecto al que corresponda. En el ejemplo explicado en el archivo magnético Caso1, esta hoja se denomina TrabajoCostosRec, la cual será posteriormente consolidada con similares hojas de Excel de otros proyectos.

3.3 Fondo de recursos empresariales

En el anterior numeral se hizo mención a los recursos compartidos entre varios proyectos y también se hizo reconocimiento al hecho de que puede haber recursos de una organización que pueden o no ser compartidos entre varios proyectos. Formalmente, es en la herramienta Project donde se define la naturaleza y empleo de estos recursos y su campo Grupo es quizás el más indicado para señalar esta característica que facilita, ya sea en Excel o en el mismo Project, sacar listados o informes discriminados por este factor.

El campo Grupo tiene un formato alfanumérico, que lo hace muy utilizable tanto en Excel como en Project para varios propósitos. En Project es posible también mostrar agrupados o no los recursos en diferentes tablas y vistas. El respectivo botón aparece después de dar clic en Vistas y luego en Grupo → Sin grupo, apareciendo esta ventana:

Al igual que con tablas y filtros es absolutamente posible crear distintos criterios a los que trae Project al agrupar los recursos por diferentes mecanismos. En este libro este campo solo se usará para distinguir entre recursos corporativos y los no corporativos, pero su uso potencialmente puede ser bastante mayor.

3.4 Los reportes de avance

Project ofrece una cierta flexibilidad para presentar la información de un proyecto, ya sea para la administración de la empresa, al equipo de trabajo (grupos) o a clientes de los proyectos. Se pueden usar formatos distintos para generar reportes, resumidos o con información detallada. Las vistas, igualmente, pueden ser impresas. Usando estas vistas, resultantes de aplicar tablas, filtros y las opciones de formato disponibles, es posible manipular una gran cantidad de información y en diversas formas. La impresión de una vista aparecerá tal como se muestre en pantalla, siempre y cuando se disponga de una impresora con una adecuada resolución.

Con un reporte es posible imprimir la misma información cada vez sin que se tenga que generar el formato del reporte en cada ocasión. Un reporte siempre tiene asignado un filtro, implícito o explícito, lo que equivale a decir que si uno decide crear realmente nuevos informes es conveniente primero conocer la técnica de crear y emplear filtros, no sólo para informes sino para usarlos en diversas vistas y tablas que se manejen con Project.

3.5 El seguimiento y el control de múltiples proyectos

Se expone primero un caso que consiste en transferir desde Project a Excel los siguientes campos de varios proyectos que aunque están siendo ejecutados simultáneamente, no quiere decir que tengan las misma duraciones y sus fechas de inicio y terminación pueden ser perfectamente distintas; posteriormente, sus datos van a ser mostrados en forma consolidada en una hoja de Excel:

1. Nombre del proyecto.
2. Gerente del proyecto.
3. Prioridad.
4. Fecha de comienzo prevista o programada.
5. Fecha de comienzo real.
6. Duración prevista.
7. Indicador gráfico IRC.
8. Indicador gráfico IRP.

Como los dos primeros son atributos del proyecto y los siguientes son de tareas, y como todos van a ser reunidos en una sola tabla, se hará uso de mecanismos de creación de campos personalizados para los dos primeros y luego, se llevaran a campos de una nueva tabla de tareas, como se explicó en el numeral 2.7. Los cinco ejemplos a continuación se explican para un solo proyecto, pero igualmente, deben ser replicados por cada uno de los proyectos que van a mostrarse en una solo vista consolidada en Excel, como efectivamente se muestra a partir del ejemplo 24.

Los datos de la nueva tabla se van a filtrar para que se muestren únicamente al nivel de la tarea de resumen del proyecto, lo que nos obliga, primero que todo, a repasar la mecánica de creación de filtros vista en el capítulo 2; la vista que se pretende crear en este momento es una que consolida la información de varios proyectos, similar a la siguiente tomada como ejemplo de una vista que formalmente trae el producto Project Server:

El ejercicio de creación de este filtro se explica en el siguiente ejemplo, el cual será también usado en el ejemplo 21.

Ejemplo 20

El objetivo es crear una tabla con información e indicadores de seguimiento tal y como se estableció en una lista anterior y luego exportarla a Excel para que allí sea combinada con la de otros proyectos, seleccionando previamente la información a nivel de esquema = 0, es decir, a nivel de la tarea resumen de los varios proyectos a ser examinados. Para ello, hay que tomar los dos primeros atributos de la lista y llevarlos como contenidos de una tabla de tareas.

Este procedimiento implica ir a las opciones de Project: Proyecto→ Campos personalizados... y luego de darle un nombre a cada uno de los nuevos campos y de especificar que son tipo Texto, se define una formula bien sencilla que escoja de una lista de campos del proyecto, estos dos campos (ver ventana de definición de nuevos campos en la figura 2.14 del anterior capítulo).

Una vez se entra a esta ventana para establecer la fórmula del nuevo campo, y en el momento de elegir los campos o atributos a nivel del proyecto, se tiene en cuenta la secuencia de selección de estos campos como se muestra en la siguiente figura:

Note que la secuencia de búsqueda de los dos campos es la misma, es decir, parte dando un clic en estas opciones: Campo→ Proyecto→ Texto y luego, se selecciona el campo buscado. Se puede usar asimismo el campo Autor para guardar el nombre del gerente del proyecto, como se requiere en la tabla de campos del anterior numeral. Es también factible usar el campo Asunto para guardar, por ejemplo, el plan estratégico de cada proyecto.

Asumiendo que se completaron ya los procesos de personalización de los dos primeros campos a partir de la opción Proyecto → Campos personalizados cuyo ícono de activación aparece así:

Y que se hicieron los procesos, también a partir de las opciones: Proyecto → Campos personalizados para expresar, en forma gráfica, los indicadores de seguimiento IRC e IRP (ver ejemplo 13 del anterior capítulo), se procede a crear una nueva tabla con el contenido de la lista mostrada al comienzo de este numeral, siguiendo las opciones Tarea → Vista → Tablas a partir del siguiente ícono:

La nueva tabla queda definida, una vez terminados estos pasos, de la siguiente forma:

Esta información va a ser filtrada²² al nivel del resumen de todo el proyecto, usando un filtro en uno de los pasos del proceso del asistente de exportación de datos a Excel, como se detalla a continuación. El filtro, que solo muestre estos valores a nivel de todo el proyecto, se construye con base en el filtro Tareas de nivel superior de la siguiente forma:

Es altamente recomendable cambiar el nombre del filtro a Tarea de nivel 0 y luego, en la proposición lógica, se especifica que el nivel sea menor que 1, así:

El siguiente paso en Project es ir a Archivo → Guardar como… y luego de elegir como tipo de archivo Libro de Excel .wlsx y seleccionar el libro de Excel en donde se van a guardar estos datos; se entra al asistente de exportación que guiara al usuario a través de una serie de pasos, en uno de ellos se señala el filtro que se encargará de seleccionar los datos finales.

Una vez se produce la exportación de los datos, éstos se llevarán a la hoja del libro de Excel que se destine, para mostrar consolidados los diferentes proyectos a ser analizados. Formalmente, Excel muestra estos indicadores en formato numérico, por lo que si es necesario expresarlos en formato gráfico, se puede acudir a una facilidad que trae Excel que se activa dando clic en la opción del menú principal → Formato condicional como lo da a entender la siguiente figura:

En la anterior ventana se eligen las formas de estos íconos o directamente, los indicadores y luego se acude a la opción Más reglas para establecer las reglas de escoger un ícono u otro. Observe que la clase de iconos más recomendable en este caso son los subtitulados Indicadores. La presentación final de varios proyectos consolidados es semejante a la siguiente:

Ejemplo 21

Las explicaciones teóricas del «ratio» ROI se dieron en el numeral 1.5 en el párrafo con título Relación ROI. Con relación al caso explicado en este libro, se puede usar la información de la hoja Flujoscaja del libro de Excel Caso1, para calcular el ROI correspondiente, ya sea tomando los valores presupuestados o los reales; adicionalmente, si se quiere hacer un análisis comparativo de los dos estados, presupuestado vs. real, es necesario reunir ambos ROI en una misma hoja.

En este ejemplo, se asume que se desea conocer solamente el ROI proyectado de un proyecto con base en el flujo del dinero presupuestado que aparece en las primeras filas de la ya mencionada hoja Flujoscaja.

Lo que se va entonces a realizar, es tomar la fila justo debajo de la correspondiente a la función TIR (fila 15) para en ella, escribir el texto ROI (1º., 2º…10 año) en la columna A, luego darle formato Porcentaje a toda la fila 16, (columnas B hasta la L), enseguida insertar la siguiente ecuación =SI(B9=0,””,(B3-B9)/B9) para el primer año (en la que B3 representa el ingreso neto y B9 guarda el total de egresos del primer año), y luego para cada uno de los años 2 a 10 del proyecto, escribir la siguiente fórmula para el año 2 (columna C):

=SI(SUMA($B$9:K9)<>0,(SUMA($B$3:K3)-SUMA($B$9:K9))/((SUMA($B$9:K9))),0)

La cual, posteriormente, se copia en cada una de las columnas C hasta la L, correspondientes a los años 3 a 10, quedando así actualizada, esta hoja²³:

Note como los valores del ROI mejoran sustancialmente a partir del 8˚ año del proyecto. Si estos mismos resultados se llevan y se muestran en una misma hoja para varios proyectos, los resultados de la viabilidad financiera de éstos se observa mucho más claros a lo largo del tiempo.

3.6 La curva S

Esta curva es quizás uno de los elementos de seguimiento de proyectos más ampliamente usada por muchos gerentes de proyectos. Para construirla es conveniente tener presente las siguientes consideraciones y suposiciones:

1. Aunque es posible desplegar los indicadores IRP e IRP (CPI y SPI en inglés) para una tarea individual o para un grupo de éstas, la suposición para este ejercicio es que nos servimos de estos indicadores para evaluar y controlar varios proyectos simultáneos por lo que solo se van a mostrar los respectivos valores consolidados a nivel de todos y cada uno de los proyectos.
2. Se asume que han sido previamente acordadas las fechas y los momentos de los cortes y en cada uno de éstos se va a reportar la fecha de estado, que es así como se conoce esta variable en Project, correspondiente a las de control.
3. Como la fecha de estado es un atributo en el dominio del proyecto, es necesario transferir sus valores a un campo que pueda ser mostrado en una tabla de tareas, dado que no es posible enviar desde Project tablas que tengan variables del nivel proyecto. Su valor y los de los factores IRC e IRP, los del valor planeado (PV), el valor real (AC) y el acumulado o ganado (EV), se van exportar a una nueva tabla a Excel para ser graficados.
4. Es necesario contar con un filtro que únicamente permita ver las variables que se establezcan en el consolidado de cada proyecto bajo estudio. Si se desean ver los indicadores para las tareas de resumen, solo basta cambiar el filtro de todo el proyecto por el de tareas de resumen.
5. La tabla tomará los valores de las variables mencionadas antes y las fechas de corte respectivas y ya en Excel se va a elaborar la figura anterior mostrada y luego, la gráfica conocida como curva S que muestra en diferentes cortes, el estado de las variables PV, AC y EV.

Ejemplo 22

Se va a comenzar este proceso, creando un par de campos personalizados: el primero para mover el campo fecha de estado del proyecto a una nueva tabla de tareas que más adelante se explicará cómo se crea, y el segundo, para filtrar estos valores a nivel de todo el proyecto. Para el primer proceso, se siguen estos pasos:

1. Seleccione la opción del menú principal Proyecto.
2. Dar clic en Campos personalizado y en la ventana que se abre dé clic al botón Tarea luego clic al de Tipo y de la lista que se despliega seleccione Fecha. Escoja el campo Fecha1 o el que primero que esté disponible y luego clic en el botón Cambiar nombre… para indicar que va a cambiarle el nombre.
3. Escriba fecha de corte como nuevo nombre de este campo. Observe esta ventana:

4. Luego se regresa a la anterior ventana y ahí se indica: Fórmula apareciendo una nueva ventana en la que se indica Campo → proyecto → Fecha y luego se selecciona el campo Fecha de estado. La ventana que finalmente aparece es similar a ésta:

El siguiente paso es crear o disponer de un filtro que resuma la información al nivel de todo el proyecto. Se usa en este caso, el mismo procedimiento de creación de un filtro tal y como fue explicado en el ejemplo 18.

Una vez se dispone del campo fecha de control y del filtro respectivo, se va a crear la nueva tabla que incluirá la fecha de corte más los campos mencionados antes; el procedimiento es sencillo y básicamente consiste en seguir estos pasos:

1. Clic en la opción Archivo, luego clic en Tareas y luego en Vistas para finalmente indicar con clic la opción de Más tablas…
2. En la siguiente ventana se indica el nombre de esta nueva tabla que puede ser a voluntad del lector o si lo prefiere, use Tarifa_ControlSeguimiento y finalmente, seleccione de la lista de campos, los que aparecen indicados en esta gráfica:

3. Por último, clic en el botón Aceptar.

El proceso indicado nos ha servido para crear el campo Fecha de Corte y luego asociarlo al contenido de una nueva tabla, cuyos contenidos serán enviados a Excel en forma periódica determinada por cada punto de control.

Solo resta en este ejemplo, explicar cómo llevar los valores de la nueva tabla a Excel y para ello, se sigue un proceso relativamente sencillo que consiste en hacer primero visible una vista de tareas (el Gantt de seguimiento es recomendable), luego aplicar la nueva tabla, enseguida hacer que se guarde un archivo tipo libro Excel (Archivo → Guardar como…), darle un nombre a este archivo, recordando el nombre de la carpeta donde se guardó, lo que provoca de inmediato que se active un asistente que después de una serie de pasos, entre los cuales está la selección de los campos a ser exportados y el aplicar el filtro que se creó en el paso anterior, genera una sesión en Excel con la información de la nueva tabla.

El siguiente diagrama muestra uno de estos pasos:

La siguiente figura muestra el resultado de la exportación de estos datos a Excel:

En este conjunto de datos exportados a Excel, se puede igualmente exportar el título del proyecto y el nombre de su gerente, que son atributos a nivel del proyecto, siguiendo estas mismas pautas. Tenga muy presente estas recomendaciones cuando abra este archivo en Excel:

1. A continuación del campo EV escriba los títulos de los campos IRC e IRP y escriba la fórmula del IRC como =F2/E2 equivalente a la formula EV/AC y la del IRP como F2/D2 equivalente a EV/PV.
2. Vaya guardando la serie de valores para diferentes fechas de corte y cuando tenga los cuatro (4) cortes, selecciones los campos y trace el diagrama PV, AC y EV vs. fechas de corte y así se obtiene la curva S.
3. Una vez se obtengan paulatinamente los datos recolectados en cada punto o fecha de control, finalmente se podrá obtener una gráfica similar a la que aparece en la siguiente figura:

Recordando la forma como están definidas las fórmulas de los indicadores IRC e IRP a partir de los valores de AC, PV y EV, es posible desde Excel elaborar una variedad de la curva S que muestre los indicadores IRC e IRP en cada fecha de corte o de control. La gráfica resultante podría ser semejante a la siguiente figura 3.30 y de paso, se invita al lector a que la elabore siguiendo las recomendaciones dadas hasta el momento en este libro y luego, piense qué tipo de preguntas podrían ser contestadas al plantearse esta gráfica.

Una herramienta como Excel puede servir para el propósito de reportarle a Project, que un determinado recurso tipo trabajo, ha realizado un cierto número de horas en diversas tareas que le fueron asignadas en un mismo proyecto, en un período de tiempo que ha debido ser predeterminado.

El archivo o libro Excel se crea siguiendo el siguiente modelo, el cual perfectamente puede ser utilizado para mostrar varios proyectos en forma simultánea:

Este archivo respeta los formatos preestablecidos a los tres (3) campos observados, es decir, formato texto a los dos (2) primeros y numérico con dos (2) decimales para el campo Trabajo real; aquí se asume que el reporte de las horas trabajadas se hará en horas y que los nombres de estas 3 variables son los mismos a los que maneja Project.

Una vez el archivo es guardado, puede ser adjuntado en un mensaje de correo electrónico que va a ser recibido y guardado en una carpeta por el encargado del proyecto. Al momento de abrirlo en Project, primero hay que cerciorarse que este programa tiene abierto el archivo de proyecto en el que el reporte va a ser realizado y que tiene horas como la unidad de trabajo (Archivo → Opciones) y luego se sigue este proceso:

1. Abra un archivo en Project y aunque no es estrictamente obligatorio, si es recomendable que visualice la vista Uso de recursos; luego se especifica que el tipo de archivo es Libro de Excel (la extensión del archivo es *.xlsx) y a continuación, ubique la carpeta en la que se encuentra, lo que provoca de inmediato la ejecución del asistente
2. Se indica que va a guardar, para futuros empleos, el archivo equivalencia seleccionando la opción Nueva equivalencia y en el siguiente paso se indica que la información de Excel se va a combinar con la del archivo de Project, así:

3. En la siguiente ventana se indica el formato de las asignaciones y en la siguiente, se confirman las variables importadas de Excel y se señala que el campo Nombre del recurso es la clave de búsqueda del recurso en el formulario de la asignación:

4. En el último paso se recomienda guardar el archivo de la equivalencia, pues puede ser muy útil en futuros reportes de esta clase de datos. Es altamente recomendable también observar los cambios reportados en el respectivo archivo de Project.

Una vez han sido reportados estos datos a Project, estos valores se consolidan en forma automática a nivel de las tareas del respectivo proyecto, afectando, tanto los costos como el trabajo realizado. Los valores ya consolidados a nivel de todo el proyecto (opcionalmente también a nivel de las tareas de resumen) deben ser registrados muy cuidadosamente en una de las hojas del libro correspondiente al proyecto al que se le reportó esta información.

En tales casos, se sigue el procedimiento ya explicado en el numeral 2.5, teniendo en cuenta los archivos de equivalencia ya probados, y los filtros que se especificaron en tales procesos.

3.7 Análisis de hitos y de los costos de los proyectos

Este tipo de análisis es empleado con frecuencia por los gerentes de proyectos con fines claramente evaluativos y comparativos, en los cuales es muy importante estimar el cumplimiento de los objetivos y de las metas intermedias de los proyectos. De la evaluación de estos objetivos parciales, se pueden derivar muchas decisiones claves en la continuidad de aquello. Estos análisis deben ser coordinados y consultados también por los jefes de las oficinas administradoras de proyectos, teniendo en cuenta el gran beneficio derivado de identificar y extractar las mejores prácticas que suelen ser muy útiles en la administración de presentes y futuros proyectos.

Nota: es altamente recomendable que los valores de las variables e indicadores de seguimiento y actuación de los proyectos en desarrollo, se guarden con regularidad en la hoja o en el libro de Excel en la que se consolidan, según se hizo la respectiva recomendación en el numeral 1.9 Elementos fundamentales de Excel del capítulo 1º. Estos datos deben conservarse junto con la fecha de reporte para ilustrar rápidamente, y en debida forma, estos valores, los cuales pueden salvarse en una tabla cuyo contenido puede ser el mismo mostrado en el último ejemplo del anterior capítulo 2.

Ejemplo 23

Se trata de exportar, en una plantilla, los datos del trabajo y costos (planeados y reales) de las tareas resumidas de un proyecto que está en su fase de ejecución, para poder mostrar los gráficos respectivos en Excel. Este ejercicio viene en el complemento virtual en un libro de Excel con el nombre Caso5 y sus datos fueron originados por un archivo de Project que también hace parte del complemento, y que tiene el nombre Proyecto3. Se encomienda al lector reelaborar este ejemplo con un archivo de proyectos propio.

Se asume, en este momento, que se dispone de una tabla con las variables de seguimiento que se eligieron para ser manejadas en Excel, y que se parte de una vista de tareas de Project. En este momento se hace clic en la opción de Informes Visuales que se muestra a continuación:

En esta vista se indica la opción de Uso de tareas y luego se elige la opción del Informe del resumen de costos de los recursos de esta ventana, como se indica enseguida:

A continuación, se hace clic en la opción de la derecha que dice Editar plantilla… para poder seleccionar los campos que serán exportados a Excel, y se produce la siguiente ventana:

En la anterior ventana se seleccionan los campos pasándolos de la parte izquierda a la derecha. En forma preasignada, todos los campos están seleccionados a la derecha, por lo que se recomienda, en aras de economizar tiempo, que se borren todos los campos usando la opción Quitar todos de la parte central de esta ventana, y luego se van seleccionando uno a uno los diferentes campos de la parte izquierda y se agregan (ver botón del centro) a la columna de la derecha. Enseguida, se da clic en el botón Aceptar y el programa regresa a la ventana mostrada en la figura 3.33, y dando finalmente clic en el botón Aceptar se provoca la elaboración de la plantilla²⁴ que se exportará Excel.

La siguiente ventana muestra la sesión abierta automáticamente en Excel; allí, lo primero a realizar es ajustar los rangos de valores de las variables exportadas, usando los íconos del signo + o del signo – al lado del nombre de cada variable, para mostrarlos u ocultarlos:

La figura muestra 3.38 estos valores de la parte tabular a la derecha.

Empleando la opción de Gráfico dinámico que aparece luego dando clic (o usando el botón derecho del mouse directamente) en la de Opciones del menú principal, se produce la respectiva gráfica de estas variables; en la realización de la misma, el usuario está en libertad de elegir uno de entre varios patrones y formatos gráficos como el que aparece en la siguiente figura:

Nota: en el numeral 3.9 se tratarán esta misma clase de ejercicios, pero con dos o más proyectos.

3.8 Riesgos y prioridades de los proyectos

Ante todo, se van a citar algunas recomendaciones generales y técnicas de gestión de riesgos para los gestores de proyectos. Todo proyecto enfrenta obstáculos durante su curso y estos obstáculos provienen, en diversas formas, desde una falta de compromiso de las partes interesadas hasta posibles problemas con los miembros del equipo de trabajo. Sin embargo, los riesgos inherentes a cada proyecto son las amenazas más severas que enfrenta el mismo, y es vital que su gerente entienda cómo identificar los factores de riesgo y luego cómo mitigarlos antes que el proyecto se descarrile totalmente. Mientras que cada proyecto puede tener sus propios riesgos específicos, hay varias formas comunes de los riesgos que el gerente puede apostar que enfrentará, tarde o temprano.

Tiempo consumido por etapas: todo proyecto tiene un marco de tiempo por etapas. Es esencial que el equipo invierta suficiente tiempo en cada etapa del proyecto. Sin tiempo suficiente, no se puede garantizar que todas las tareas se completen. Por supuesto, lo contrario también es cierto, es decir, que debe asegurarse que el equipo no pase demasiado tiempo en cada etapa del proyecto. Demasiado tiempo puede indicar diferentes y serios problemas como la falta de habilidad y comprensión por parte del equipo de trabajo o fallas en una estimación correcta del tiempo presupuestado durante la fase de planificación del proyecto y su iniciación.

Los promotores desaparecen: ningún proyecto puede tener éxito sin patrocinadores claves. Estos podrían ser los promotores, o hasta los mismos gerentes por su manifiesta capacidad. Sin embargo, siempre existe el riesgo de que algunos promotores claves sean reasignados a otras áreas, o les den tareas que hacen imposible para ellos darle el apoyo y el patrocinio que se requiere. Sin esos jugadores claves, la batalla es cuesta arriba, por lo que es importante mantener una estrecha vigilancia sobre cambios potenciales en las reasignaciones y tener en mente a otros patrocinadores si desaparecen o cambian los patrocinadores originales. El manejo de los interesados es uno de los aspectos más visibles de la versión 5ª. del PMBOK

Faltaron objetivos: idealmente, un plan de proyecto es un esquema paso a paso de lo que se llevará a cabo exactamente con el fin de alcanzar las metas. Sin embargo, si hay un objetivo que falta (o más de uno, en las peores circunstancias) dentro del plan del proyecto, es factible que el éxito sea un imposible. Es vital un esbozo del proyecto completo, incluyendo cada posible objetivo necesario para completar las tareas y el logro de hitos.

Pruebas de identificación de los riesgos: en este caso, siempre hay una serie de riesgos que hay que enfrentar, y el gerente debe analizarlos y planificarlos eficazmente, mediante la realización de pruebas de identificación de cada riesgo antes de que el proyecto arranque y luego, periódicamente durante el ciclo de vida del proyecto.

Examinar la descripción del proyecto, el costo y estimación de tiempo y el alcance del proyecto: hay que estar frecuentemente en la búsqueda de cualquier problema que no haya sido abordado debidamente, o las entregas u objetivos que parezcan faltar y cualquier cosa que pueda afectar negativamente a un proyecto. Es conveniente documentar cada uno de estos eventos o reportes y luego analizarlos para determinar cómo podría solucionarse o abordarse.

Excel tiene bastantes ayudas y herramientas para el manejo de los riesgos y la intención de este libro es cubrir las que suelen aparecer con mayor frecuencia en el ámbito práctico de las empresas medianas y pequeñas. Se va a empezar con unos ejemplos sencillos del valor estimado económico y del análisis del impacto y su probabilidad.

Ejemplo 24

La siguiente matriz, realizada en Excel, sirve para medir el riesgo de una tarea mediante la combinación de los factores probabilidad-impacto; tiene algunas celdas en blanco (columnas M y B) que el lector debe tratar de completar:

Ejemplo 25

Con base en la siguiente figura, que representa el árbol de probabilidades y resultados económicos posibles del producto final de un proyecto, elabore una hoja en Excel para calcular el valor económico esperado (en inglés, EVM = Expected Monetary Value) y luego, señale la respuesta que considere correcta, seleccionando una de las cuatro (4) posibles respuestas:

1. Es conveniente no invertir porque el valor monetario esperado asciende a 200.000.
2. Es conveniente invertir porque el valor monetario esperado asciende a 220.000.
3. Es conveniente no invertir porque el valor monetario esperado asciende a 400.000.
4. Es preferible invertir porque el valor monetario esperado asciende a 100.000.

3.9 Integración de múltiples proyectos: conveniencia y necesidad

Esta parte se dedica, en forma exclusiva, a la creación de entornos de trabajo en el caso de existir múltiples proyectos que pueden o no, compartir un mismo banco de recursos, revisando las principales alternativas, algunas soluciones posibles a los problemas de sobreasignación de recursos que son muy frecuentes en estos casos y estudiando las diferentes modalidades de integración de proyectos.

El contenido de esta parte en particular estudia los siguientes aspectos:

• Generación de múltiples proyectos. Conveniencia y necesidad.
• Insertar dos o más proyectos dentro de un proyecto resumen.
• La base de recursos disponibles para más de un proyecto.
• Principales datos de los recursos a ser analizados.
• Asignación de recursos comunes para más de una tarea en varios subproyectos.
• El Formulario de Tareas; la edición de datos en las vistas de recursos.
• El trabajo total asignado a un recurso que es común a más de una tarea y el registro de los respectivos costos.
• La nivelación de recursos comunes: diferentes estrategias disponibles bajo Project.
• Método de inserción de subproyectos; predecesoras y sucesoras.
• El calendario de múltiples proyectos; creación de los calendarios de recursos para varios proyectos; la asignación de recursos y de sus respectivos costos.
• La nivelación de recursos en múltiples proyectos.

Al finalizar la lectura de los siguientes tres numerales, el lector deberá estar en capacidad de:

• Comprender el concepto de múltiples proyectos con Project y su aplicabilidad en el manejo de éstos.
• Racionalizar el uso de recursos compartidos en múltiples proyectos.
• Integrar la información de múltiples proyectos en uno solo o en uno principal. • Controlar el desarrollo de varios proyectos comprendidos bajo uno solo.

Una vez se ejecuten los siguientes ejemplos y análisis, los resultados se pueden llevar perfectamente a Excel mediante tablas y filtros que consoliden los resultados de los proyectos insertados con los de los proyectos que no tienen integración física con otros proyectos.

3.10 Inserción de proyectos, proyecto principal y subproyectos

En la práctica existen dos claras circunstancias desde las cuales se ve conveniente y necesaria la integración de varios proyectos en uno solo o principal: la primera ocurre en los casos de involucrar, dentro de un gran proyecto, varios proyectos que, por simple manejo o forma de contratación, es conveniente manejarlos en forma independiente entre ellos; y la segunda, cuando se tienen diversos proyectos con múltiples dependencias entre sus tareas.

Ambos mecanismos para la integración de múltiples proyectos son posibles de manejar con Project. En el segundo caso se está hablando de proyectos interdependientes, algunas de cuyas tareas pueden ser predecesoras y antecesoras de otras tareas en otros proyectos; en el primero, hay una consolidación en un mismo horizonte de tiempo de varios proyectos independientes entre sí. Puede o no haber un banco de recursos común a los proyectos integrados en ambas formas de integración.

Con Project se pueden integrar varios archivos de proyecto individuales en una sola ventana, de forma que sea posible consultar la información de estos proyectos como si se tratara de uno solo. Project permite crear y guardar archivos de proyectos integrados como un nuevo archivo que en forma automática tiene vínculos con los proyectos originales, es decir, que los cambios que se hagan en los proyectos insertados se reflejen de inmediato en los proyectos origen.

Cuando se cuenta con un banco de recursos común a varios subproyectos, cada uno de ellos puede tener su propio fondo de recursos o compartir el fondo de recursos de otros proyectos. Cuando se administran recursos que trabajan en más de un proyecto al mismo tiempo o se administran proyectos que tienen recursos compartidos, se pueden agrupar estos recursos en un fondo de recursos comunes.

Inserción de proyectos
Al insertar varios archivos de proyecto individuales en una sola ventana, por ejemplo, un solo diagrama de Gantt que incluya todos los objetos de sus proyectos, el cambio de formato del proyecto consolidado no afecta a los proyectos origen. Si un proyecto se inserta a otro, los cambios en la información del archivo del proyecto que incluya el insertado se reflejarán automáticamente en los correspondientes archivos fuente.

Igualmente, si se cambia la información en un archivo origen, la información respectiva en el archivo integrador también cambiará. Si no desea que los cambios en el archivo del proyecto integrado afecten a los archivos origen, cree y guarde un archivo de proyecto integrado que contenga copia de la información de los archivos origen.

Después de crearlo, puede desvincular los archivos origen o consolidar copias de ellos desde un principio. Cuando un archivo que es la base de una integración contiene vínculos a los archivos origen, los cambios realizados en el proyecto integrador no se reflejarán en los archivos origen. La opción por defecto al momento de insertarlos, es de solo lectura.

En la última versión de Project, la inserción de un subproyecto en un punto determinado del proyecto integrador, genera automáticamente dos vínculos entre las tareas de los dos proyectos: el primero, entre la tarea antecesora de la primera tarea del subproyecto y el otro, entre la última tarea del proyecto insertado y la que viene justo después del punto de inserción. Estos vínculos pueden ser eliminados por el usuario.

Procedimientos para mostrar las relaciones con otros proyectos
Si administra más de un proyecto o un proyecto individual que forma parte de un plan más grande, puede insertarlos en un archivo con el fin de ver y administrar toda la información de una sola vez. Puede insertarse un proyecto en cualquier punto del cronograma del otro proyecto, en forma tal que refleje la forma como se relacionan entre sí, pero prevalece la idea de que la inserción de un proyecto en otro debe ir acompañada de razones por las que se hizo en un determinado sitio. Este ejercicio parte desde Project y finalmente, termina en Excel.

Cuando se trabaja con varios proyectos, algunas tareas de su proyecto pueden depender de tareas de otro proyecto. Sólo necesita vincular las tareas de los proyectos insertados para mostrar las relaciones de precedencia o antecedencia. En la vista de proyectos que tiene vínculos de esta naturaleza (la opción Vínculos… de la opción del menú Proyecto), estas tareas aparecerán como predecesoras o como sucesoras externas.

También puede vincular tareas entre proyectos que forman parte de un proyecto ya integrado o de proyectos independientes. La opción Insertar proyectos aparece así en el menú principal:

Insertar un proyecto en otro existente

En este numeral se explica el procedimiento de insertar un proyecto dentro de otro y se hace acudiendo a un ejemplo. Hay que tener presente que por defecto Project crea dos enlaces por defecto: el primero, entre la última tarea del proyecto base en el punto en donde el subproyecto es integrado, y el segundo, entre la primera tarea de éste último y la primera tarea en el punto del proyecto base en el que se produce la inserción.

Ejemplo 26

El objetivo²⁵ es insertar un proyecto que se llama PruebaPiloto dentro de otro que se llama DesarrolloSW (ambos van a tener algunos recursos compartidos) y luego examinar las vistas de uso de recursos simultáneamente en ambos proyectos; los dos archivos han sido creados previamente y el archivo DesarrolloSW es un poco más grande (proyecto base) que el otro denominado PruebaPiloto que va a ser insertado en él y que en la jerga del software Project se denomina el subproyecto; para ello se recomienda seguir las siguientes instrucciones:

• Abra el proyecto PruebaPiloto y revise la hoja de recursos a ser empleados, sus tarifas, disponibilidad, cantidades asignadas, la fecha de inicio, y luego examine las vistas de uso de recursos y la del diagrama Gantt similar a la siguiente figura:

• Enseguida examine el proyecto llamado DesarrolloSW y detenidamente observe su fecha de arranque, su calendario y la hoja de sus recursos propios; note que el proyecto tiene guardada una línea de base; luego, analice la siguiente información en la vista de Gantt de seguimiento:

• Examine con cuidado los recursos disponibles para este último proyecto y la forma como han sido asignados a este proyecto; note que no contiene recursos sobreasignados hasta el momento.
• Abra el archivo PruebaPiloto y deje la vista del diagrama de Gantt activa en la pantalla. Luego diríjase a la opción Recurso y luego haga clic en Grupos de recursos con lo que se activa esta ventana en la que se selecciona la opción de Recursos compartidos…:

• En la ventana de Recursos compartidos, indique que se van a compartir recursos del proyecto base. Finalizado lo anterior, diríjase luego a la vista de hoja de recursos para comprobar que ahora están disponibles tanto los recursos del proyecto PruebaPiloto como los del archivo base llamado DesarrolloSW. La vista obtenida es semejante a la siguiente:

1. El propósito es insertar el proyecto PruebaPiloto en el así llamado DesarrolloSW. Para ello, ubíquese en cualquier punto justo debajo de la tarea 14 «Desarrollar codigo», haga clic en esta fila en la cual se va a insertar el proyecto de Sistemas; note que al momento de insertarlo, toma como nombre (campo Nombre de tarea) el que el usuario le haya dado como nombre a este archivo o el dado por defecto en Propiedades, pero este nombre se puede modificar directamente por el usuario.
2. Haga clic en la opción Proyecto y en el cuadro de diálogo Subproyecto de la parte izquierda, seleccione el nombre o carpeta que contiene el archivo del proyecto a ser insertado, y una vez localizado, haga clic en el botón Insertar (Insert).
3. Se pueden cambiar algunas opciones de inserción antes de efectuarla, por ejemplo, sí no desea que el proyecto insertado quede vinculado a su proyecto origen, desactive la casilla de verificación vincular al proyecto. Esta opción se activa en forma automática.
4. Previamente es importante haber definido el sitio en el que se inserta un proyecto dentro de otro. Aunque puede ser independiente de si los proyectos integrados comparten o no recursos, es necesario tener claridad cuando existen dependencias o relaciones entre tareas de los proyectos integrados. En este último caso, es perfectamente aceptable que un proyecto se inserte justo al final de otro, buscando en estos casos tan solo que se muestren todos los proyectos integrados en una sola vista y totalmente ajeno al hecho de si comparten o no recursos.

Después de los anteriores pasos, la vista obtenida en pantalla es semejante a la que se muestra en la siguiente figura:

Sugerencias: si el archivo del proyecto que desea insertar ya está abierto, para insertarlo elija Subproyecto del menú principal Proyecto, seleccione el proyecto que desea insertar y por último, haga clic en el botón Aceptar.

Para mostrar las tareas de un proyecto ya insertado, haga clic en el ícono + al lado del nombre de este proyecto en el diagrama de Gantt. Para contraer las tareas, haga clic en el ícono y para vincular tareas pertenecientes a diferentes proyectos, las tareas de los dos proyectos deben mostrarse para poder establecer los respectivos enlaces. De lo anterior se deduce que aunque se tenga una vista resumida en Project de las tareas de los proyectos integrados, el transporte de estas vistas a Excel no impide que se puedan tener en esta herramienta las vistas ampliadas de las tareas en diferentes niveles.

Si necesita tener abierto el mismo grupo de proyectos, guárdelos en un archivo tipo plantilla de forma que posteriormente pueda abrirlos al mismo tiempo. Para ello, use opción Archivo y luego Guardar como.

El lector pudo notar la gran facilidad para insertar proyectos en otro y para vincular tareas de uno u otro, sencillamente utilizando el método de arrastre del botón normal del mouse. Los enlaces en este caso son de naturaleza FC (Final a comienzo) por defecto, pero al igual que con cualquier otro vínculo entre tareas, éste puede ser cambiado a voluntad. Note también que cuando los proyectos integrados tienen recursos compartidos, aumenta la posibilidad de tener recursos sobreasignados.

Enseguida, visualice la Hoja de recursos y observe los recursos de este nuevo proyecto. Se dará cuenta que los recursos mostrados son los del nuevo proyecto y se ignoran los del proyecto insertado, puesto que no se ha especificado que tenga recursos compartidos.

Realizado todo lo anterior, el ejercicio se complementa con los pasos para visualizar y graficar todo este conjunto de información de dos o más proyectos integrados (ya sea por compartir recursos o por disponer de enlaces entre sus tareas) con la herramienta Excel como se verá a continuación, pero antes se explicará el cómo manejar los posibles enlaces de tareas entre dos o más proyectos que han sido debidamente integrados.

Volviendo al ejemplo 19 visto en el anterior capítulo, y asumiendo que se tiene dos o más proyectos integrados mediante Project, es posible llevar a Excel una vista de las variables e indicadores de control de estos proyectos con diferentes fechas de corte o de control para que allí, en Excel, se puedan graficar estos resultados y así facilitar un análisis comparativo. La integración de varios proyectos que facilita Project mediante la opción de subproyectos, permite ver en Excel un conjunto común de varios datos, filtrados por un mismo mecanismo y al cual el usuario puede inclusive agregarle otras columnas de datos, allí mismo.

Se invita al lector a que perfeccione los conocimientos hasta aquí adquiridos, desarrollando un estudio de caso, empleando archivos de Project por él mismo creados.

3.11 Procedimientos para mostrar relaciones entre proyectos

Los enlaces entre tareas pertenecientes a diferentes proyectos pueden ser representados con facilidad como predecesoras y sucesoras externas, es decir, puede haber a la vez tareas que son en algunos casos, predecesoras de tareas de otro proyecto y en otros, sucesoras de tareas de otro proyecto. Este tipo de enlaces deben ser debidamente aprobados por los gerentes de los proyectos involucrados y esto frecuentemente sucede cuando los proyectos pertenecen a un mismo programa, tal y como fue definido en el plan estratégico de una empresa.

El lector debe recordar que hay enlaces predefinidos por Project cuando se integran archivos de proyectos y que éstos pueden ser destruidos a su entera voluntad.

Ejemplo 27

Vincule entre sí las tareas de estos proyectos asociados tal y como se muestra en el diagrama siguiente:

Visualice por el menú principal Proyecto el proyecto que fue insertado, es decir, PruebaPiloto, y una vez hecho esto, haga clic en la opción Vínculos entre proyectos.

Se abrirá la ventana mostrada en la siguiente figura y una vez logrado esto, haga clic en la carpeta de Sucesoras externas.

Los botones Eliminar vínculo y Examinar… solo se activan cuando se selecciona una tarea sucesora externa haciendo clic. Ello puede servir para eliminar un vínculo existente o inclusive, para cambiar esta tarea sucesora por otra distinta de otro proyecto. La vinculación de tareas pertenecientes a otros proyectos, no es una práctica común en el ejercicio de manejar varios proyectos, pero puede ser conveniente en algunos casos.

Análisis de recursos compartidos entre varios proyectos

El análisis en este caso comienza con el proceso de armar una serie de vistas en Excel en las que el interés primordial es darle seguimiento al uso de recursos compartidos en varios proyectos y los costos asociados al empleo de recursos entre varios proyectos. Primero, hay que subrayar que esta clase de ejercicios exigen una cierta capacidad de computación que a veces no es posible encontrar en empresas que disponen de equipos de cómputo con capacidades limitadas.

Por experiencia propia y ajena, el autor reconoce que si se cuenta con estaciones de trabajo o laptops con menos de 4 Gigabytes de memoria principal, estos ejercicios son algo difíciles de manejar. Por ello, es conveniente disponer de equipos con unos 6 Gbytes de memoria primaria.

Es igualmente necesario estudiar la disponibilidad de equipos, cuando se manejan cuatro o más proyectos integrados y cada uno de ellos contiene un gran número de tareas y una alta cantidad de recursos. En estos casos, es altamente recomendable crear vistas ya sea de Uso de tareas o de Uso de recursos con filtros de tareas de resumen debidamente aplicados y con un número de variables simplificadas a un máximo de entre 3 y 5.

Se va a empezar a analizar esta parte con la creación de una vista simplificada del Uso de tareas en la que se muestran únicamente las variables costo y trabajo de dos proyectos en sus dos instancias comparativas: planeado y realmente ejecutado a una determinada fecha de control; este análisis se puede repetir naturalmente por cada punto o fecha de control. Las tareas se muestran resumidas a nivel de resumen total, es decir, para todo el proyecto.

Con esta idea clara, vamos a asumir que los dos proyectos PruebaPiloto y DesarrolloSW están siendo ejecutados simultáneamente y que ambos tienen algunos recursos mutuamente compartidos. Los archivos en Excel y en Project empleados en este ejercicio se encuentran también disponibles en formato electrónico como parte documental que acompaña este libro.

Como se explicó anteriormente, estos análisis nacieron a partir de la información suministrada por Project, la cual luego fue transportada a Excel, donde fue arreglada y un tanto transformada para posteriormente ser graficada, siendo la opción de Informes visuales uno de los mecanismos más usualmente empleados

para comunicar esta pareja de herramientas. Tener muy presente simplificar las tablas de datos mediante la aplicación de filtros que ya fueron explicados.

Ejemplo 28

Asumiendo que se tienen dos proyectos ya debidamente integrados y siguiendo un procedimiento similar al explicado en el ejemplo 23 visto antes, se comienza indicando en Project la opción de Informes visuales y luego, se selecciona la opción Uso de tareas para a continuación elegir la opción de Informes del resumen de Trabajo de los recursos; la vista con la que se parte en este ejercicio es similar a la siguiente:

Una vez estos datos se exportan a Excel mediante esta facilidad de Informes visuales, se pueden crear tablas dinámicas que a su vez son el sustento informático para la elaboración de un gráfico dinámico²⁶ que muestre en el eje x, los diferentes recursos asignados a estos proyectos, ya sea que estén o no compartidos entre tareas de los proyectos integrados; y en el eje y, los valores de las variables costo y trabajo como se aprecia en la siguiente gráfica:

Con los comandos a la derecha de este gráfico, se pueden ampliar en diferentes escalas las escalas de tiempo. En su elaboración, se pueden agregar o quitar variables a ser graficadas haciendo uso de la tabla que aparece a la derecha con el título de Lista de campos de tabla dinámica como lo sugiere la siguiente figura:

En la elaboración de este gráfico, tenga siempre presente el módulo a la derecha, el cual facilita la selección de los campos y los rangos de todas las variables involucradas en estos casos. Es también factible la necesidad de agregar otras variables relacionadas con los costos y el trabajo realmente hecho a una determinada fecha de los proyectos integrados, como lo sugiere la siguiente gráfica:

Hasta este momento se ha explicado lo referente al empleo de la vista Uso de tareas de Project, pero hay que mencionar que la otra vista, la del Uso de recursos es altamente recomendada cuando se desea o se requiera examinar el momento, el costo y las cargas de trabajo de los recursos que han sido asignados a múltiples proyectos.
Siguiendo un procedimiento muy similar al explicado en el ejemplo 23, a continuación se muestran los resultados gráficos, obtenidos cuando se emplea esta opción de Project, y luego se llevan estos valores al entorno de Excel:

Se puede concluir de estos ejercicios que la compatibilidad entre Project y Excel es altamente gratificante y que entre ambas herramientas existe un alto grado de integración que se puede aprovechar en beneficio de examinar las cargas y los costos de los recursos compartidos o no, en varios proyectos, ya sea que estén en su fase de planeación o de ejecución directa.

3.12 Glosario de términos

De nuevo se insiste en la conveniencia de que el lector examine con cierto cuidado estas definiciones de términos que han sido estudiados en este capítulo y luego, ensaye a recordar o a imaginarse casos en su vida profesional donde haya sido posible el análisis y empleo de estos conceptos.

Curva S	Gráfico que combina los valores al momento de cada ciclo de control de un proyecto de los indicadores y variables de seguimiento principalmente PV, AC y EV y en algunos casos IRC e IRP.
Costo previsto o presupuestado	La cantidad estimada de trabajo en una tarea en una tarea al momento de hacer una inspección o control a la misma.
Costo real	El costo realmente pagado en una tarea determinada o en un grupo de tareas al momento de hacer una inspección o control a la misma.
Costo restante	Diferencia entre el costo previsto o presupuestado y el real.
Fecha de corte o de control	Un momento determinado en el tiempo para ejecutar labores de inspección y evaluación de un proyecto en marcha.
Fondo de recursos	Un grupo de recursos que son compartidos para su uso en diferentes proyectos.
Grupo de recursos	Un conjunto de recursos provenientes de un mismo grupo empresarial o de una misma unidad organizativa o de un mismo contratista que se desean controlar en forma simultánea.
Hitos	Logros importantes durante el desarrollo de una tarea y que generalmente corresponde al momento de hacer entrega de productos intermedios.
Hitos como elemento de control	Momentos en el cronograma de un proyecto que resaltan logros o resultados parciales significativos en su ciclo.
Indicador IRC (CPI)	Índice de desempeño del costo presupuestado de un proyecto tomado en diferentes fechas de control.
Indicador IRP (SPI)	Índice de desempeño del cumplimiento del cronograma de un proyecto tomado en diferentes fechas de control.
Integración de proyectos	La facilidad de reunir en una sola vista el ejercicio de planear y ejecutar varios proyectos, por razones de monitorear desde diferentes puntos de vista sus desarrollos y logros.
Recurso compartido	Un recurso que puede estar disponible para su asignación en diferentes proyectos.
Subproyecto	Un proyecto que se integra con uno mayor.
Trabajo pendiente	La diferencia entre el trabajo previsto y el realmente ejecutado en una tarea al momento de hacer una inspección o control a la misma.
Trabajo previsto o planeado	La carga de trabajo que se le asigna a los recursos necesarios para una misma tarea y que por extensión se pueden consolidar para una fase o para todo un proyecto.
Trabajo real	La cantidad de trabajo que se ha hecho en una tarea al momento de hacer una inspección o control a la misma.

²⁰ Por defecto, es el plan línea base definitivo, pero puede ser también usado un plan provisional de los varios que acepta Project.

²¹ Hay una forma de activar o cambiar la presentación de nuevas tablas para tener acceso a la funcionalidad de arrastrar campos a una tabla dinámica. En Excel presione con el clic derecho sobre la tabla dinámica y seleccione “Opciones de Tabla Dinámica” en el menú emergente, luego seleccione la lengüeta “Mostrar” y marque la casilla “Diseño de Tabla Dinámica Clásica”, lo que le permitirá arrastrar los campos tan pronto presione “Aceptar”.

²² El filtro establece que el nivel de esquema que aparece en la primera columna a la izquierda, deja pasar las tareas a nivel = 0, es decir, dejará pasar únicamente la primera fila, o sea, la del resumen del proyecto.

²³ Es de esperar que un ROI que no incluya todos los períodos de vida del entregable final, aparecerá frecuentemente como desfavorable, puesto que es muy difícil recuperar en los primeros años del ciclo de vida del entregable, el monto invertido inicialmente. Esta observación es también válida para los indicadores VPN y TIR.

²⁴ En la terminología de estas herramientas lo que se produce en estos casos es un cubo de datos.

²⁵ Tenga muy presente las recomendaciones que se dieron al principio sobre la capacidad de los equipos de cómputo y de de la cantidad de memoria requerida para esta clase de ejercicios.

²⁶ El mecanismo empleado en Excel es apelar al menú principal y seleccionar la opción Insertar, lo que provoca la invocación de un asistente de elaboración de gráficos.