El presupuesto: una herramienta de gestión
El presupuesto de una organización expresa la forma en que se van a aplicar los recursos disponibles en el futuro para conseguir los objetivos fijados en la estrategia.
Por tanto, el presupuesto posee unas características esenciales que lo convierten en una herramienta esencial para la gestión de cualquier organización, tal como explicamos a continuación:
• La participación de los diferentes directivos y responsables hace que esta herramienta sea un sistema de participación para la consecución de los objetivos.
• Debe transmitir de una forma concreta en qué aspectos se deberá poner más énfasis, las prioridades y los resultados a conseguir.
• Debe proporcionar toda la información concreta en recursos: monetarios, materiales, humanos, tecnológicos, instalaciones, previsiones y todo aquello que dé soporte a su cálculo.
• Se trata de representar los planes previstos para un período futuro, normalmente un año, y explica la forma en que la dirección va a conseguir los objetivos previstos.
• El objetivo principal será conseguir un rendimiento o resultado que sea real y asumible, y coherente con la estrategia.
• El presupuesto, aparte de ser una herramienta de participación, deberá dotar a todos los implicados de los recursos necesarios para cumplir con los objetivos previstos.
• El proceso de realización del presupuesto deberá fomentar un mecanismo que promueva la mejora continua en la organización.
• Si nos centramos en lo que debe ser la herramienta, un aspecto básico es que se puedan obtener datos e información que ayuden en el análisis y en la toma de decisiones para mejorar la gestión.
• El presupuesto es un instrumento de planificación que permite coordinar e integrar áreas de responsabilidad, y constituye una herramienta de comunicación y de control de la actividad. Su implantación, realización y control deben ser los adecuados, de lo contrario pierde toda su efectividad como herramienta de gestión y planificación.
Es conocido por todos que en el momento de comenzar el proceso de realización del presupuesto y a lo largo de las diferentes etapas posteriores de seguimiento y control, existen problemas inevitables y obstáculos. El presupuesto es una herramienta que aborda el incierto futuro, y son muchos los factores externos que se escapan al control de los responsables y que, en definitiva, determinan el éxito o fracaso final de la planificación. Pero tampoco hay que olvidar que existen diversos sucesos que, de forma inherente y artificial, pueden afectar negativamente a la elaboración de un presupuesto y lo pueden convertir en un verdadero sufrimiento para los responsables de realizarlo, ya que no les aporta ningún tipo de satisfacción.
En el momento de iniciar el proceso de elaboración de los presupuestos anuales para el próximo período, en algunas organizaciones se considera que el presupuesto es un mal necesario que todos debemos asumir, entre otras razones porque se aborda con poco interés y con un claro temor. La inevitable incertidumbre de prever el futuro y las actitudes que tienen las personas implicadas hacen que el presupuesto sea un ejercicio de planificación mental muy difícil de digerir. Cuando se empieza a elaborar el presupuesto, como ocupa muchos meses de trabajo y dedicación, a los responsables se les presenta una etapa dura y confusa, ya que deben hacer replanteamientos, cálculos y previsiones en variables que en el futuro no saben cómo evolucionarán, y que en muchos casos y dependiendo de los escenarios será mucho más complejo para ellos acertar en las previsiones; por tanto, estamos ante un proceso en que los responsables dedican casi una cuarta parte del año a su realización, en cambio, los resultados no siempre son todo lo fiables y útiles que deberían ser.
Las tareas de planificación, establecimiento de objetivos, realización de previsiones y todo lo que rodea al proceso presupuestario implican hacerse estas preguntas:
— ¿Cómo se empieza en una organización todo este proceso presupuestario?
— ¿Con qué entusiasmo, energía, recursos y dedicación se empieza el presupuesto?
— ¿Es el presupuesto una rutina porque así está establecido o es verdaderamente una herramienta de gestión para conseguir los objetivos previstos?
La respuesta a estas preguntas dependerá de qué importancia se asigna a los presupuestos como herramienta de planificación y control de gestión en la organización.
Entonces, si la dirección de la empresa no aprecia resultados positivos del mantenimiento del sistema presupuestario, es posible que este proceso no se esté haciendo con el interés y los recursos adecuados.
Los presupuestos como herramienta de gestión y planificación son una excelente herramienta, y hasta la fecha se desconoce qué otro medio los puede suplir. Por consiguiente, si en una organización los presupuestos no funcionan o no se obtienen los resultados esperados, se debe replantear la forma en que se realizan. Se trata de revisar el proceso presupuestario, analizar las deficiencias y estudiar por qué no está diseñado a la medida de sus necesidades o quizá no contempla las particularidades de su actividad. En definitiva, lo más importante de un sistema presupuestario es que sirva para mejorar la gestión de la organización y ayude a conseguir los resultados previstos.
En este libro veremos, de forma práctica, que es tan poco útil hacer un presupuesto simple y sencillo como otro muy complejo y casi imposible de conseguir, si no están basados en unas bases sólidas de previsiones y cálculos.
Mantener un enfoque simplista cuando su negocio ya no lo es y el entorno y la competencia son cada vez más hostiles, puede perjudicar a la organización a medio plazo. Es fundamental, por tanto, que el sistema presupuestario desarrollado en su organización esté plenamente adaptado a sus necesidades. Esto supone haber analizado el negocio y su futuro, concretar los requerimientos de información y establecer una metodología clara sobre la forma de implantar, confeccionar y analizar el sistema presupuestario.
Si la metodología para confeccionar el presupuesto es la adecuada y ante todo es útil, sencilla y práctica, el sistema será siempre actualizado, mejorado y motivador, y suscitará la participación de toda la organización. No olvidemos que la finalidad última de un buen sistema presupuestario no es otra que mejorar los resultados de su organización, facilitar su crecimiento y su supervivencia en el tiempo.
El presupuesto es una de las herramientas de planificación y gestión más útiles de las que dispone una organización, y si no se aprovechan al máximo las prestaciones de dicha herramienta en una determinada organización, se convierte en una carga más que en una herramienta de gestión.
A continuación, y de una forma global, se exponen las claves del éxito para la elaboración de un presupuesto eficaz.
• Prepare el contexto del presupuesto
El presupuesto no es un ideario de intenciones, se deben establecer objetivos claros, cuantificables y determinar muy bien los medios que permitirán conseguirlos.
El presupuesto se deberá elaborar en un contexto de la estrategia fijada, que es donde se determinan los objetivos a conseguir, sus responsables y los planes de acción o iniciativas para conseguirlos.
• El proceso presupuestario debe saber abordar la incertidumbre y la falta de control
Se deben abordar de forma realista y positiva los factores inciertos que quedan fuera del control de la dirección y de los responsables. Es muy importante transmitir a los responsables qué es lo que no se puede controlar directamente y en qué deberán estar muy atentos para reaccionar si las previsiones sufren cambios o variaciones.
• Acertar en la coherencia de los objetivos y en sus posibilidades
Ser coherente y racional a la hora de establecer objetivos y evaluar las posibilidades de su organización es de vital importancia para el proceso presupuestario.
• Determinar el modelo de análisis o sistema de información a utilizar
El modelo a utilizar debe facilitar la información más útil que proporcione las ventajas y consecuencias de las actividades y acciones realizadas. El modelo debe estar relacionado con los sistemas contables, los sistemas de costes y el software de gestión que se utiliza.
• Desarrollar unas previsiones coherentes
Las previsiones deberían ser lo más acertadas, serias y aproximadas posibles; deben ser calculadas para los plazos adecuados sin irse a períodos futuros en los que es muy difícil acertar con los datos calculados.
• Debe existir un sistema fiable que analice las desviaciones producidas
Los presupuestos se desarrollan en correlación directa con la contabilidad de la organización. Deben permitir que, periódicamente y de forma automática, puedan hacerse las necesarias comparaciones entre los datos previstos y los reales, facilitando así el análisis y la explicación de los motivos de las desviaciones.
• Preparar unos presupuestos integrados y adaptados a su organización
El presupuesto debe recoger ideas y sugerencias de toda la organización, es una herramienta de gestión pero hay que adaptarlo a las circunstancias de la organización y del entorno, debe estar integrado con el resto de sistemas y cubrir todas las áreas de su actividad.
• Estimular la mejora en el proceso de elaboración del presupuesto
El proceso presupuestario deberá estimular la consecución de la excelencia, la mejora continua y el aumento del rendimiento en toda la organización. Es necesario crear técnicas y mecanismos para contrarrestar la oposición que tendrá esta cultura de innovación y mejora continua en el proceso de elaboración, seguimiento y control del presupuesto.
Objetivos del libro
Los principales objetivos de este libro son:
• Conocer cómo se realiza el presupuesto global, el contenido de los diferentes tipos de presupuestos y las etapas del mismo.
• Mediante los diferentes ejemplos prácticos, afianzar la metodología de la realización y control de un presupuesto.
• Familiarizarse tanto con la filosofía como con las diferentes técnicas del control presupuestario.
• Conocer cuál es la importancia de la participación de la dirección o gerencia y de los diferentes responsables en la elaboración del presupuesto.
• Conocer las interrelaciones entre la formulación de los presupuestos y la planificación estratégica empresarial.
• Aprender a superar las limitaciones que surgen en todo proceso presupuestario.
• Conocer los objetivos de los presupuestos y del control presupuestario.
• Conocer cuáles son las características de un sistema de control presupuestario y los requisitos para su implantación.
• Conocer por qué el sistema presupuestario es un buen sistema de control y ayuda para la toma de decisiones.
• Identificar cuáles son los requisitos y las limitaciones de la realización del control presupuestario.
• Aprender a utilizar las técnicas de control presupuestario para todo tipo de organizaciones.
• Aprender a realizar el calendario, el planning, el dossier presupuestario y el análisis de desviaciones.
• Saber cómo calcular e interpretar las desviaciones y tomar las decisiones que procedan a tiempo.
• Aprender a evitar los principales errores en la realización y control del presupuesto.
En definitiva, conseguir tener un presupuesto eficaz —en tiempo y costes de los recursos empleados— adaptado a las necesidades de cada organización.
A continuación se expone, de forma resumida, el contenido de cada capítulo y una explicación de los principales objetivos que se persiguen conseguir.
El aumento de la competitividad en el contexto empresarial exige, por un lado, una mayor profesionalización de la gestión directiva, y por otro, la utilización de técnicas analíticas de dirección y control más sofisticadas. El objetivo es lograr la máxima eficacia en el funcionamiento interno de la organización, así como una gestión óptima de sus recursos, pero supeditado todo al entorno y situación económica de cada momento.
Año tras año, las organizaciones tienen una cita ineludible con el presupuesto, que es, posiblemente, una de las herramientas más importantes con la que cuentan para gestionar el seguimiento de su estrategia y la eficiencia de sus operaciones.
En el proceso de elaboración del presupuesto deberá existir un aspecto clave, que es el de estar involucrada gran parte de la organización durante una buena parte del ejercicio, y es importante la contribución y valor que la organización pueda añadir a este proceso. Además de su importancia y de la inversión de recursos que requiere, los cada vez más acelerados cambios en el entorno obligan a las organizaciones a utilizar modelos y herramientas de gestión de una forma más eficaz, con una flexibilidad que les permita adaptarse y responder con éxito a los cambios en el futuro.
Existe el convencimiento de que, actualmente, hay interesantes oportunidades de mejora de la eficacia y la eficiencia de la gestión presupuestaria que pueden permitir a las organizaciones potenciar su capacidad de respuesta al mercado y obtener importantes ahorros de costes.
Con el presente libro se pretende aportar ideas, conceptos, técnicas, herramientas y soluciones para todas las organizaciones en el ámbito de la gestión y control presupuestario, y que permitan una gestión mucho más eficaz, siempre desde la autocrítica constructiva y la mejora continua.