Capítulo I

DEFINICIÓN DE PROYECTO

Los principales conceptos que afectan a los estadios iniciales del desarrollo de un proyecto tienen que ver con la presentación de diferentes modos de definir el concepto proyecto; el significado y las características de los objetivos de un proyecto; los elementos y los participantes que habrá en un proyecto, y finalmente las valoraciones iniciales para poder definir si vale la pena ejecutar un proyecto.
Definir es una tarea complicada dado que debe abordar el conjunto de los atributos del ente definido. Definir un proyecto representa una tarea diferente en función del rol o la implicación que tiene en él la persona que lo define.
Hagamos una primera aproximación. Un proyecto es una iniciativa singular, no repetitiva, normalmente dirigida a alcanzar unos objetivos prefijados en un lapso de tiempo determinado y con un presupuesto también determinado.
El logro de estos objetivos se consigue mediante la realización de una actividad compleja, susceptible de descomponerse en una serie de tareas interdependientes entre sí en cuanto a su orden de ejecución.
La definición anterior la podemos ampliar de modo que incluya aspectos no considerados. Un proyecto es una acción en la que los recursos humanos, financieros y materiales se organizan de una nueva manera para realizar una tarea diferente. En esta, teniendo en cuenta unas especificaciones y dentro de unos límites de costes y tiempos, se intenta conseguir un cambio beneficioso dirigido según unos objetivos cualitativos y cuantitativos.
Estos elementos implican que un proyecto supone un riesgo y una incertidumbre considerables, y por lo tanto su éxito dependerá en gran medida de una gestión adecuada.

1. Los objetivos

La definición de un proyecto implica que se determinen los correspondientes objetivos que se asocian a él. Los objetivos de un proyecto deben incluir información que lo justifiquen; las razones por las que se lleva a cabo. Estas razones deben aparecer en términos cuantificables: dinero, volumen, etc.
Los objetivos también han de incluir información de su ámbito; zona geográfica, la organización que debe desarrollarlo, etc.
Como en cualquier otra definición de objetivos, los objetivos de un proyecto deben cumplir las condiciones resumidas habitualmente en la expresión inglesa SMART, que hace referencia a concreto, cuantificable, alcanzable, relevante y temporal (specific, measurable, achievable, relevant, trackable).

2. Elementos y participantes

Una vez conocido qué es un proyecto y qué queremos conseguir con su ejecución, profundizaremos en dos de los aspectos principales que, además, son inherentes a cualquier proyecto independientemente de su tipología y otras características particulares.
En primer lugar, en los participantes del proyecto, es decir, en todo aquel que participa de una manera u otra en su desarrollo. Esta manera amplia de entender el equipo del proyecto permite que se puedan identificar mucho mejor sus riesgos, dado que quedarán completamente definidos la participación, las necesidades, los condicionantes, etc., de cada uno de estos participantes.
De este modo, al inicio del proyecto hay que identificar y recabar los datos principales de todos los participantes del proyecto. En general e independientemente del tipo de proyecto, podemos destacar los participantes siguientes: cliente (director de proyecto, control financiero, explotación, etc.); proyectista/as (director de proyecto, diseño conceptual, instalaciones, ergonomía, etc.); equipo del proyecto (encargados de la ejecución directa de las tareas del proyecto); suministradores (compras, gerente, etc.); gestor de proyecto (gestor, responsable planificación, responsable de costes, etc.) y otros actores (administraciones públicas, compañías de servicios, etc.).
A continuación analizaremos con más detalle la figura del director de proyecto, que asume el grueso y la responsabilidad de su gestión y su desarrollo. Entre sus tareas específicas hay que destacar las seis siguientes:
El segundo aspecto principal de un proyecto después de identificar a sus participantes son sus elementos. Para garantizar su éxito, habrá que emplear una metodología adecuada. A pesar de que el proyecto puede tener diferentes rasgos específicos (relativos a la tecnología, al diseño conceptual, al diseño físico, a la implantación, etc.), siempre habrá una serie de elementos (que podemos denominar metodología) que estarán presentes. La definición y la ejecución son clave para el éxito del proyecto. Se puede proponer una metodología de cinco fases:
  1. Definición del proyecto. Se realizan fundamentalmente actividades destinadas a la determinación de la necesidad que se debe cubrir y se estudia la viabilidad del proyecto.
  2. Planificación y diseño. Se define completamente la solución que se ha de implantar y se determina la concatenación de actividades que hay que llevar a cabo.
  3. Gestión de proyecto. Se llevan a cabo las tareas de seguimiento y control de las actividades programadas. La gestión de las desviaciones permitirá determinar y controlar los impactos del día a día de la ejecución en el resultado final.
  4. Gestión de la documentación. Se define la gestión documental (origen, destino y contenido de los documentos que se han de producir y gestionar).
  5. Gestión de la calidad. Conjunto de herramientas que permiten establecer los procedimientos por los que se comprobarán los resultados intermedios y finales del proyecto para garantizar que se adecuan a lo que se indica en la definición del proyecto.
Las dos últimas fases son horizontales y se llevan a cabo durante toda la vida del proyecto, mientras que las tres iniciales son verticales y se corresponden con un momento concreto de su desarrollo.

3. Consideraciones iniciales

Cuando ya conocemos quién y cómo se pueden hacer las cosas, es el momento de plantearse si tiene sentido realizarlas. Por este motivo se llevan a cabo las estimaciones.
Las estimaciones iniciales son el conjunto de valoraciones relativas al desarrollo de un proyecto que permite a sus promotores evaluar si existen razones para ejecutarlo y lograr los objetivos previstos.
Esta «razonabilidad» se fundamenta en aspectos operativos, técnicos y económicos (con un peso habitualmente preponderante).
El peso otorgado a cada uno de los ejes de análisis dependerá en general del perfil de la persona o grupo de personas que toman la decisión sobre la viabilidad.
Como podemos imaginar, la realización de estimaciones no es una tarea sencilla. Apuntamos a continuación brevemente los principales aspectos relativos a las estimaciones iniciales.

3.1. La definición y la metodología

La estimación es el proceso que proporciona un valor a un conjunto de variables para la realización de un trabajo dentro de un rango aceptable de tolerancia.
También es la previsión de personal, de esfuerzo, de los costes y de la planificación que se requerirá para llevar a cabo todas las actividades y construir todos los productos asociados al proyecto.
Uno de los parámetros críticos de la estimación es determinar su exactitud. La estimación puede hacerse a partir de datos históricos o con herramientas. Curiosamente, en la actualidad, se da un hecho un poco sorprendente: algunas herramientas existentes proporcionan una estimación más exacta que la que se obtiene de la empresa a partir de los datos históricos.
A pesar de que no está determinado de manera genérica, podemos decir que una posible metodología para hacer estas estimaciones es seguir las pautas siguientes: identificar el proyecto, presentar en paralelo las alternativas técnicas y las operativas, hacer la estimación económica y llevar a cabo el análisis de viabilidad económico final.
La metodología presentada no es única y es tan solo un posible esquema. Las diferentes estimaciones que hay que realizar se describen más adelante y tienen como objetivo lograr el máximo conocimiento del proyecto antes de decidir ejecutarlo.

3.2. La complejidad

Como nos podemos imaginar, la estimación será un trabajo que se materializará haciendo un elevado número de hipótesis y, por lo tanto, tendrá un grado de incertidumbre importante. Todo esto hace que la realización de estimaciones sea una tarea compleja.
Entre las razones que explican esta complejidad se encuentran las siguientes:

3.3. Los disparadores de coste

Los disparadores de coste son aquellos elementos que forman parte del conjunto de los elementos que hay que valorar a la hora de hacer estimaciones de proyectos. Ahora bien, las pequeñas modificaciones en su estimación tienen un gran efecto multiplicador en el resultado obtenido.
Todos los disparadores influirán en la estimación que haremos. Lo que es realmente difícil es determinar cuáles son los disparadores de coste más importantes y cómo influyen en el proyecto. La resolución de la influencia de los disparadores de coste no se consigue con ninguna receta mágica. De todos modos, planteamos algunas opciones para minimizar el margen de error:
¿Cómo podemos evitar los disparadores de coste?
Como hemos visto hasta ahora, la técnica y la experiencia que se requieren para poder hacer estimaciones de los proyectos provocan que esta tarea tenga una dificultad importante. Un buen estimador debería cumplir los requisitos siguientes: tener una buena formación y una experiencia profesional que lo ayuden a entender y solucionar los problemas de la gestión de proyectos; tener una posición en la organización que le permita adoptar un juicio independiente; utilizar un método que pueda ser explicado, cuestionado, discutido y auditado por otros expertos; si utiliza una herramienta de estimación, esta debe ajustarse a su propósito de estimación y ha de respetar el método que utilizaría el estimador si trabajara «a mano»; aplicar su experiencia en cada estimación. Es decir, describir los problemas a los que ha tenido que enfrentarse, las soluciones, etc., y finalmente documentar su estimación, incluyendo los resultados obtenidos y cualquier información necesaria para hacer repetible y verificable el proceso de estimación.
La estimación será más ajustada a la realidad en función de la proximidad a la finalización de la ejecución del proyecto, dado que la cantidad de información de la que se dispone es más abundante. Es decir, cuanto más nos acercamos a la finalización del proyecto, más fiables serán las estimaciones.

3.4. La viabilidad técnica

La viabilidad técnica es la condición que posibilita el funcionamiento del sistema, proyecto o idea que califica, según sus características tecnológicas. Se evalúa ante un determinado requisito o idea para determinar si es posible llevarlo a cabo satisfactoriamente y en condiciones de seguridad con la tecnología disponible. Para hacerlo, hay que verificar factores como la durabilidad, la operatividad, las implicaciones energéticas o los mecanismos de control.
Los condicionantes técnicos representan una de las partes que permiten hacer la estimación de la viabilidad del proyecto. Para poder efectuar una valoración correcta de cada una de las opciones posibles hay que identificar siempre el esfuerzo asociado con cada tecnología; la capacidad/necesidad de aprendizaje; el impacto económico y estructural de la evolución de la tecnología; la madurez de la solución, y la posibilidad de integrarla en el resto de la compañía.
Las informaciones que se obtengan de este análisis son las principales fuentes de hipótesis para todas las estimaciones relativas al proyecto.

3.5. La viabilidad operativa

La viabilidad operativa es la capacidad que tiene la organización de hacer frente a la definición, la ejecución y la operación del proyecto de acuerdo con los condicionantes relativos a la estructura actual y futura. En este estudio deben participar:

3.6. Análisis coste-beneficio

La técnica de análisis coste-beneficio tiene como objetivo fundamental proporcionar una medida de los costes en los que se incurre a la hora de hacer un proyecto y compararlos con los beneficios esperados. Esta medida o estimación servirá para lo siguiente:
Hay que destacar la necesidad de guiarnos por criterios económicos y no solo técnicos para la planificación de tareas y proyectos. Por ello, se hace una primera introducción sobre las técnicas y métodos de evaluación de conceptos económicos, con el fin de proporcionar a los profesionales criterios que los ayuden en la planificación de proyectos y la evaluación de alternativas.
El resultado del estudio efectuado acaba con la presentación de un estudio final de viabilidad que tiene que incluir los diferentes elementos utilizados y una lista detallada de los argumentos que deben permitir tomar la decisión de llevar o no a término el proyecto.
Los contenidos de este estudio deberían incluir lo siguiente: objetivos generales del proyecto, planteamiento para la elaboración del proyecto, capacidad organizativa para llevarlo a cabo, esquema de selección tecnológica, estimaciones económicas, estudio de viabilidad económica y análisis DAFO relativo al proyecto.
Los destinatarios del estudio serían el responsable financiero, el jefe de sistemas, el jefe de recursos humanos, el responsable de formación, el responsable de mantenimiento y representantes del personal.