ORÍGENES Y EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO DE INTRANET
Pero, ¿qué es una intranet? Desde su aparición a mediados de la década de los noventa del siglo pasado, el concepto ha ido evolucionando radicalmente: de redes informáticas internas a complejos espacios digitales de trabajo que hacen converger contenidos, personas, colaboración y servicios.
Como veremos a continuación, su evolución ha estado muy influenciada por la propia evolución de internet.
Red informática interna (1995)
Para la persona que acuñó el término intranet, el doctor Steven L. Tellen3 en 1995, el concepto tenía la connotación de una página web interna más que de una red informática interna.
Sin embargo las primeras definiciones eran tecnológicas, pues hacían referencia al concepto de intranet como red informática dentro de una organización. Según estas primeras definiciones, todos los componentes de la red informática interna eran intranet: servidores, puestos de trabajo, routers, sistemas operativos, impresoras, etc. Y de hecho, muchas soluciones comerciales de entonces ofrecían características que incluían no solo un servidor web sino correo electrónico y otras funcionalidades de trabajo en grupo. Tal era el caso de Lotus Notes4, que fue el producto adquirido por las grandes compañías para ofrecer un servicio de intranet corporativa.
Por tanto, tradicionalmente ha existido cierta confusión en la terminología, pues se ha aludido a ellas bien como la red física interna bien como la página web o portal interno, equiparando red informática con contenido o información.
Intranet del conocimiento (1998)
Más adelante, a medida que las intranets se extienden como sistemas de información, la especialidad de la gestión del conocimiento comienza a identificar la intranet como el mejor marco posible para que el conocimiento fluya y se pueda sistematizar y compartir, y es convertida en el vehículo ideal para dar soporte a la gestión del conocimiento en las organizaciones5. Así, comienza a utilizarse el término intranet del conocimiento para aludir a un espacio único de información, accesible para todos, y puerta de acceso directa a los conocimientos de la organización.
Portal corporativo (2000) y portal del empleado (2005)
La irrupción en internet de los portales, como Yahoo (1994) o Terra (1999), en los que se ofrecían cada vez más y mejores servicios a los usuarios, hizo adaptar este concepto a la intranet corporativa, dando lugar al concepto de portal corporativo y más tarde a su variante, el portal del empleado.
El interés y la demanda crecientes hacen que aparezcan en esta época productos específicos como Vignette, NetPortal, IntraSuite, BroadVision, etc., que ofrecían un conjunto de soluciones integradas a través del portal, tales como autoservicios (la consulta de nómina o la reserva de salas, por ejemplo), la formación, el acceso centralizado a aplicaciones y la gestión del conocimiento6.
El portal corporativo se define como un sistema de información que ofrece, a través de un único interfaz universal, diferentes servicios y contenidos adaptados a las necesidades o intereses de una determinada comunidad virtual de usuarios dentro de una organización.
El portal del empleado, por su parte, basado en los conceptos B2E (business to employee) y ERM (employee relationship management), trata de facilitar un punto de acceso único desde el que el empleado pueda completar el conjunto de tareas que implican su trabajo, gracias a la automatización de procesos, la integración de servicios prestados por diferentes áreas funcionales o la resolución de sus necesidades cotidianas.
Los portales corporativos supusieron una importante evolución en el desarrollo de las intranets, al incorporar elementos de identificación del usuario como la autorización, la autenticación, el SSO (Single Sing On o autenticación única) y la integración de aplicaciones y bases de datos. Sin embargo, seguían siendo sistemas unidireccionales donde los empleados se constituían en meros consumidores de información y servicios.
Intranet 2.0 (2008)
A partir de 2004 con la reinvención de la web por Tim O’Reilly7 y el fenómeno global de las redes sociales desde 2007, el paradigma 2.0 comienza a impregnar numerosas actividades (empresa 2.0, comunicación 2.0, etc.) y a extenderse también a los portales corporativos.
Ya en 2006 Andrew McAfee8 describe por primera vez el concepto de empresa 2.0 y sitúa el concepto de software social en el contexto de una intranet. Así, se acuña el término intranet 2.0 a partir de 2008 para referirse a la incorporación de las herramientas de la web 2.0 a las intranets. Y se empieza a incluir el término «colaboración» en las definiciones, iniciando la evolución de las intranets estáticas hacia espacios virtuales de trabajo en colaboración.
Intranet 2.0 se define, por tanto, como aquel portal corporativo al que se le ha incorporado una colección de herramientas sociales.
Otro salto cualitativo en la evolución de las intranets es su vinculación, en esta época, al paradigma de «gobierno abierto». El informe de Nielsen9 de 2009, «subraya cómo las intranets se han convertido en un punto estratégico para incrementar la eficiencia de las organizaciones […] siendo previsible su incorporación como soporte al gobierno abierto y la administración 2.0». Este nuevo paradigma apela al nuevo rol en el que los empleados 2.0 deben asumir tareas, habilidades y objetivos sociales en su relación con los ciudadanos. Por tanto, no solo es importante el despliegue de estrategias de medios sociales en internet, sino también el desarrollo de una cultura de lo social dentro de la organización, de forma que los activos humanos complementen y enriquezcan la identidad digital de su organización, como afirma José Luis Rodríguez10.
Intranet social (2009)
A principios de 2009 la etiqueta intranet 2.0 fue sustituida por intranet social, concepto acuñado por Chris McGrath (de la empresa norteamericana de software de intranet social ThoughtFarmer11).
A pesar de parecer sinónimos, existen algunas distinciones entre los dos conceptos: si la intranet 2.0 es la colección de herramientas de medios sociales incorporadas a un portal corporativo, la intranet social proporciona una estructura y una evolución a estas herramientas; organiza e incrusta el uso y la adopción de los medios sociales en muchos aspectos del consumo de contenidos de la intranet corporativa (comentarios de usuarios, valoración, enlaces a herramientas, etc.).
La intranet social se puede definir como «una intranet que presenta múltiples componentes de medios sociales con el fin de que los empleados puedan utilizarlos como vehículos de colaboración para compartir conocimiento con otros empleados». Hace converger personas, tecnología y procesos para aumentar la colaboración, la innovación y la productividad.
The Digital Workplace12 (2012)
Este concepto amplía por primera vez el alcance tradicional de las intranets, extendiéndolo también a la dimensión externa de las organizaciones.
En 2010 Paul Miller propone el término digital workplace para describir el extenso ecosistema de tecnología empresarial existente, en el cual reside la intranet como un canal clave de prestación de servicios o «llave maestra» de la organización. En ese mismo año se funda el Digital Workplace Forum con objeto de analizar los desafíos del trabajo virtual. Y en 2012 Miller publica el libro13 a partir del cual comienza a causar interés este término y concepto, popularizado después por Intranet Benchmarking Forum (IBF)14, Jane McConnell, Stephan Schillerwein y otros.
El concepto de digital workplace, tal como lo define Paul Miller, alude al espacio virtual o tecnológico en el que se produce el trabajo y comporta todas las herramientas que utilizamos para desarrollar nuestra labor: correo electrónico, teléfono, intranet, red social interna, internet, documentos compartidos, teleconferencias, vídeo, dispositivos móviles, paquetes de software, comunicaciones unificadas, medios sociales, explotación de big data, cloud computing y otros. En contraposición al espacio de trabajo físico, el espacio de trabajo digital puede darse no solo en la oficina, sino desde casa, en el tren, en un taxi, cafetería o restaurante; es decir, cualquier lugar en el que se disponga de un dispositivo móvil y una conexión a internet.
Nos encontramos por tanto con un nuevo concepto totalmente disruptivo, que alude a complejos espacios digitales de trabajo que concentran contenido, personas, colaboración y servicios, y que son fundamentalmente sociales, pues posicionan a las personas en el centro de todo.
Figura 1. Digital Workplace (cop. IBF, 2010).
Fuente: http://poncier.org/blog/wp-content/2014/04/dgwp.png
3.Tellen, Steven L. (1995).
4.IBM (2007).
5.Abadal, Ernest (1998); Fernández de las Heras y Díaz de Cerio (2000); D’Alòs-Moner, Adela (2002).
6.Accenture (2005). «La evolución del Portal del Empleado. B2E: simplificando la vida de nuestros profesionales». Factor Humano, n.º 33, enero de 2005. http://www.accenture.com/SiteCollectionDocuments/Local_Spain/PDF/factor_humano_2005.pdf
7.O’Reilly, Tim (2005).
8.McAfee (2006).
9.Citado en: Bejarano-Palma, et al. (2011).
10.Generalitat de Catalunya (2012).
11.https://www.thoughtfarmer.com/blog/what-is-social-intranet-definitive-explanation/
12.No he encontrado una traducción al español para este término, muy consolidado en países anglosajones.
13.Miller, Paul (2012).
14.IBF y Digital Workplace Forum se han fusionado en Digital Workplace Group. http://www.digitalworkplacegroup.com/
