Capítulo 1
Documentación empleada en el almacén
Un almacén se concibe como un lugar destinado para la salvaguarda, la protección y el control de bienes o materiales en espera de su utilización posterior o su venta. Aunque el fin primordial de los almacenes es evitar los retrasos en el despacho de pedidos a los clientes y, en un caso extremo, que se produzcan rupturas en la cadena de suministro.
Son lugares especialmente bien estructurados y planificados, de forma que permiten conocer, en todo momento, la ubicación de cada material; asegurando así agilidad en la entrada y la salida de cualquiera de los productos alma-cenables o almacenados.
Todo este control de la localización supone un gran esfuerzo y conlleva el uso de aplicaciones informáticas o documentos que permitan la gestión de esta información, minimizando el tiempo necesario para encontrar un material, ya que el almacenamiento es un proceso que eleva el precio del producto final sin proporcionarle valor añadido. Motivo que incide adicionalmente en la cantidad de existencias almacenadas, y que siempre debe ser la mínima cantidad que asegure las salidas de almacén y que suponga el menor coste de operación posible.
Por todo lo expuesto, en este primer capítulo se abordará el estudio de la gestión básica del almacén y de la compraventa de bienes y servicios, especialmente enfocado hacia las operaciones con productos químicos, a través de los documentos con los que se trabaja habitualmente.
En lo referente a las entradas y las salidas de artículos desde y hacia los almacenes son conocidas con el término “movimientos”. Por tanto, la documentación de entrada y de salida será la documentación vinculada los movimientos de almacén.
Definición
Movimiento
La anotación de la entrada o la salida de uno o varios artículos (una mercancía) del almacén.
Cada tipo de movimiento tiene asociado diferentes documentos, cada uno con una numeración o codificación diferente que identifique de qué documento y movimiento se trata.
Los movimientos podrán tener como destino (salidas) u origen (entradas) un cliente interno (un departamento propio de la empresa), un cliente externo (otra empresa), un proveedor, otro almacén (interno o externo) o cualquier otro origen/destino, y la información referente a este aspecto será uno de los datos más importantes a recoger en la documentación asociada al movimiento.
Con independencia del movimiento realizado (entrada o salida de artículos), siempre se le podrá asociar uno o varios documentos, entre los cuales los más importantes son:
Casi todos ellos están relacionados con los aspectos económicos de los movimientos de almacén, es decir, con las acciones de compraventa de artículos y materiales y con las acciones de transporte.
Todos, a excepción de las fichas de almacén, serán tratados en apartados posteriores, por lo que se pasa a tratar los contenidos relacionados con este documento.
Se conoce con este término al documento empleado para el control de los movimientos de entradas y de salidas de artículos en el almacén. La información que en él queda recogida será de utilidad para todas las áreas de la empresa, ya que al tener cuantificadas las existencias de cada artículo y su valoración económica de entrada y de salida permite:
Junto con el dato numérico de las existencias reales de cada artículo para un momento dado, la ficha de almacén deberá contener las cifras referentes a existencias máximas y mínimas.
Nota
El objetivo es evitar la escasez o el exceso de un material y dar información a otras áreas de la empresa para la adquisición de más productos o la promoción de la salida de dichos artículos, respectivamente.
Modelo de ficha de almacén
La zona central del documento se completará con la información diaria de todas las entradas y las salidas siguiendo estos criterios:
En cuanto a las devoluciones, se establece que las devoluciones de compras se contemplarán como salidas, mientras que las de ventas se anotarán como entradas. La valoración económica de los artículos objeto de devolución se efectuará de acuerdo a la que se le diera en la compra o en la venta de la que proceda. En el caso de que este valor se desconozca, se calculará de acuerdo al procedimiento interno que se aplique en cada empresa para dicho fin.
La información consignada en las citadas fichas será de gran utilidad en los recuentos y las correcciones de inventario y en la obtención de estadísticas de movimientos; las que, a su vez, serán empleadas en estudios sobre la rotaciones de artículos y otros controles del stock, que deben reflejar que los movimientos mayoritarios en los almacenes son agrupaciones de movimientos homogéneos. Los tipos de agrupaciones de movimientos habituales son:
Los detalles referentes a dichos movimientos y los documentos asociados serán descritos en este y en próximos capítulos.
Actividades
1. Copiar el modelo de ficha de almacén de la figura anterior y completarlo con datos de una empresa real o ficticia y con un inventario simplificado de artículos y mercancías con los pudiera trabajar.
El transporte, el almacenamiento y la gestión de sustancias químicas en la Unión Europea se articula a través de:
REACH es el reglamento destinado al registro, la evaluación, la autorización y la restricción de preparados y sustancias químicas (Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals), cuya entrada en vigor tuvo lugar el 1 de junio de 2007.
Los objetivos fundamentales de este reglamento son:
Para ello, el reglamento REACH asigna al sector industrial la mayor responsabilidad en lo que respecta a la gestión de los riesgos para el medio ambiente y la salud que deriven del transporte y del almacenamiento de los preparados y las sustancias químicas; y ofrece información a los usuarios sobre los riesgos asociados a los preparados y las sustancias químicas con los que trabajan.
Nota
Entre las obligaciones de estas empresas está el envío de expedientes a la Agencia Europea de Sustancias y Preparados Químicos (ECHA: European Chemical Agency), articulada por el REACH, cuando las cantidades de sustancias químicas, fabricadas o importadas, igualen o superen 1 tonelada al año por empresa.
El reglamento REACH es de aplicación a la mayoría de preparados y sustancias químicas, tanto los industriales como los empleados de forma cotidiana, como los utilizados en pinturas, textiles o aparatos electrónicos. O lo que es lo mismo, no todas las sustancias están sujetas a las imposiciones del REACH, ya que algunas pueden estar exentas de todas o de algunas obligaciones.
El reglamento REACH reemplaza a unos 40 documentos legales, aunque algunas sustancias seguirán regidas por una normativa específica, aquellas cuya legislación que se le aplica no haya sido reemplazada por REACH.
Este reglamento atribuye a productores e importadores de preparados y sustancias químicas las labores de identificación y de gestión de los riesgos derivados de las sustancias que producen y comercializan.
Adicionalmente, los productores y los comercializadores deberán poner a disposición de los intermediarios toda aquella información que permita el uso de un modo seguro de las sustancias con las que operan. Para ello, se han diseñado las Fichas de Datos de Seguridad (FDS) y el sistema de clasificación y etiquetado.
Nota
La UE ha previsto la constitución de servicios nacionales de asistencia técnica que deben ser establecidos en cada uno de los estados con el objetivo de asesorar a productores e importadores sobre sus obligaciones REACH, especialmente en lo referente al registro.
Actividades
2. Buscar Fichas de Datos de Seguridad (FDS) de sustancias químicas y reflexionar acerca de la información que en ellas se refleja.
La clasificación ADR es un consenso a nivel de la UE sobre el transporte internacional por carretera de preparados y sustancias químicas (mercancías peligrosas) que ha sido elaborado en concordancia con:
De esta manera, la clasificación ADR obliga a que en el transporte de preparados y sustancias químicas sea obligatorio que el vehículo disponga de la ficha de datos de seguridad ADR correspondiente, en la que se consigna la naturaleza de la sustancia que se transporta y los riesgos asociados. La clasificación ADR se articula mediante códigos numéricos que van desde 1 a 9, de forma que cada cifra corresponde a un tipo de sustancia según el riesgo generado:
Nota
Esta información debe traducirse a los idiomas de todas las naciones atravesadas durante el transporte.
Importante
Cualquier sustancia puede pertenecer a más de una de las categorías simultáneamente.
Icono asociado a cada clase ADR de mercancías peligrosas
Actividades
3. ¿Qué significa la clase de una sustancia dentro de la clasificación ADR?
4. Buscar un ejemplo de sustancia de cada una de las nueve categorías.
Aplicación práctica
El ácido pícrico, con número ONU 0154, recoge en su ficha internacional de seguridad química, en el apartado destinado a “peligros agudos/síntomas”, que es:
¿A qué clase o clases pertenecerá el ácido pícrico? ¿qué icono o iconos identifican los riesgos asociados al mismo?
SOLUCIÓN
Pertenece a la clase 1 (concretamente a la 1.1), estando identificado por el siguiente icono:
De los documentos asociados a los procedimientos de compraventa, los más importantes, aunque no los únicos, son: el pedido, el albarán y la factura, en relación con los cuales se desarrollan los siguientes apartados:
Para realizar la adquisición de una mercancía o un servicio concreto, se ha de solicitar a quien dispone del mismo. Al documento en el que queda recogida esa solicitud se le denomina “pedido”.
El pedido es el documento destinado a iniciar el proceso de compraventa y en el mismo deben incluirse una serie de datos que garanticen que el procedimiento se realiza sin problemas:
El pedido puede realizarse por diversas vías:
En cualquier caso, el pedido será remitido al departamento contable para que el albarán y la factura asociados a dicho pedido sean realizados.
Nota
Pedido, albarán y factura serán, por tanto, tres documentos vinculados; pero no necesariamente un pedido irá asociado a un único albarán y a una única factura, sino que un mismo pedido puede generar varios albaranes y cada albarán generar a su vez varias facturas, como se verá más adelante.
Modelo de pedido
Actividades
5. Copiar el modelo de ficha de pedido de la figura anterior y completarlo con datos de una empresa real o ficticia y con un pedido de materias o artículos que pudieran demandar de otra empresa, indicando todos los apartados.
En lo que respecta a los impresos de pedidos, cualquier empresa puede utilizar uno de los siguiente modelos:
Una vez que la empresa vendedora ha recibido y aceptado el pedido, esta se compromete a entregar los artículos solicitados antes de la fecha de entrega acordada.
Acompañando a la mercancía debe ir el albarán o la nota de entrega, que es un documento en el que se acepta y se confirma que la entrega ha sido realizada correctamente.
Nota
En caso contrario, el cliente puede optar por devolver el envío o rectificar los posibles errores en el albarán.
De la misma forma que ocurre con los pedidos, no hay normas concretas para realizar el albarán; aunque debe incluir unos datos fundamentales para que tenga validez:
Una vez que el albarán es firmado por el cliente, es devuelto al proveedor de la mercancía, excepto una copia que será archivada por la empresa compradora.
La firma validará la emisión de la factura y servirá de prueba si surgieran desacuerdos entre comprador y vendedor en cuanto a las mercancías suministradas o los pagos realizados.
Las copias del albarán firmadas y devueltas son entregadas al departamento de ventas.
Nota
El albarán servirá de patrón para la creación de la factura, ya que en él se reflejan los productos que realmente han sido entregados a los clientes.
Modelo de albarán
La factura es un documento legal emitido por el vendedor que acredita la compraventa de artículos o la prestación de un servicio.
Nota
Su entrega al comprador es obligatoria y el vendedor debe quedarse con una copia que acredite que la operación ha tenido lugar.
Aunque para su realización no existe un formato determinado, sí debe cumplir con los requisitos mínimos exigidos por ley y que inciden en la información que la factura recoge:
Junto con estos datos es importante conocer y registrar en la factura conceptos como descuentos e impuestos, ya que estos harán que el importe total se modifique.
Modelo de factura
Actividades
6. Reflexionar sobre la utilidad de cada uno de los datos que aparecen en los diferentes documentos involucrados en las operaciones de compraventa.
7. Buscar alguna factura en casa y compararla con la del modelo de la figura anterior. ¿Qué diferencias hay?
Aplicación práctica
Siete días después de realizar el pedido número P-0407, Maderas Ruiz S. L. recibe las mercancías acompañadas del albarán AL-0407-1. ¿qué acciones deberá realizar el encargado de almacén a partir de ese momento?
SOLUCIÓN
Debe comprobar que las mercancías que se entregan coinciden con las que se pidieron y que han llegado en buen estado. Si fuese así, firmará la conformidad y se quedará con una copia del albarán, que pasará al departamento de compras. Mientras que si hay algún problema en el cotejo del pedido, el albarán y la mercancía, o algún material viene defectuoso, habrá que modificar el albarán antes de la firma o proceder a la devolución de las mercancías defectuosas.
Para comprender los conceptos relacionados con los documentos involucrados en el transporte es fundamental entender qué papel juega cada uno de los participantes: remitente o expedidor, transportista y destinatario o consignatario.
Definición
Remitente
Persona o empresa que contrata el servicio de transporte y entrega la mercancía.
Transportista
Persona o empresa que ejecuta el envío y lo salvaguarda durante el tiempo que dura el mismo. Si no respetase los plazos contratados, el destinatario podría emprender medidas legales contra él.
Destinatario
Persona o empresa que recibe la mercancía.
A continuación se describen otros documentos implicados en la gestión del transporte y del almacenamiento de sustancias y preparados químicos, algunos de ellos íntimamente relacionados con el reglamento REACH y la clasificación ADR, como son la carta de porte y las instrucciones escritas.
El albarán es el documento que comúnmente acompaña a los envíos de mercancías, aunque si el transporte no es efectuado por medios propios, el albarán es sustituido por la llamada “carta de porte” como documento que justifica el contrato de transporte. La carta de portes es, por tanto, un formato especial de factura o recibo que las empresas transportistas de mercancías utilizan para la facturación del servicio de transporte.
Nota
La empresa que realice el envío, ya sea el productor o un intermediario, será responsable de que el conductor reciba la carta de porte, así como las instrucciones escritas, antes de que se inicie el envío.
Las cartas de porte deben aportar los siguientes datos:
Nota
Cuando el transporte se hace sin coste para el comprador, este solo firmará la carta de porte. Mientras que si se realiza con coste para el comprador, este firmará la carta de porte, pagará el envío y recibirá un recibo.
La carta de porte debe ser conservada, una vez que ha sido recibida la mercancía, durante al menos 1 año; y deber quedar a disposición de la Inspección del Transporte Terrestre (Orden FOM/238/2003).
Si la mercancía no puede ser cargada en solo una unidad de transporte, deberá haber tantas cartas de porte distintas o copias de la carta de porte única como unidades de transporte se empleen para realizar el envío.
Carta de porte tipo CMR
Actividades
8. Buscar el número ONU de sustancias químicas con las que esté familiarizado.
El uso de las instrucciones escritas queda recogido en el anteriormente citado ADR, en el que se indica que, en el caso de que se produzca o surja un accidente o una emergencia durante el transporte, los miembros de la tripulación del vehículo llevarán a cabo las siguientes acciones cuando sea seguro hacerlo:
Además, dentro de las indicaciones se describe el equipamiento con el que debe contar el transporte y los equipos de protección individual y específica con los que debe contar la tripulación para ser usados en caso de accidente o incidente.
Aplicación práctica
Al final de su turno, en el almacén de productos químicos en el que trabaja, y cuando se dispone a marcharse a casa, un operario ve un camión lleno de Metanol en el que se produce una fuga de dicho material. Dicha fuga se inflama al entrar en contacto con una colilla y el incendio se propaga rápidamente por la carga.
¿Cómo debe intervenir en el accidente? ¿qué medidas debe tomar?
SOLUCIÓN
No debe intervenir de ningún modo para sofocar el incendio o contener el accidente, sino que será la tripulación y las autoridades competentes los encargados de actuar. Solo en caso de que no se haya informado a las autoridades, podrá realizar esta labor.
Actividades
9. Reflexionar sobre el equipamiento de protección general e individual recogido en la figura nueve de las Instrucciones Escritas ADR 2011 publicadas en el BOE del 11 de julio de 2011 (3ª parte). ¿Es suficiente el material listado? En caso contrario, ¿qué material se debería incluir en el equipamiento de protección?
Las hojas de comprobaciones son documentos que incluyen un listado de puntos a verificar siguiendo un modelo check-list que deben comprobarse antes de que se realice el transporte y que tienen el principal objetivo de evitar que se pasen por alto requerimientos a las diferentes mercancías peligrosas. Algunos de los elementos que pueden componerlas son los recogidos en la “Lista de comprobación de carga” (Anexo 2 del R.D. 551/06) y que, a pesar de no tener obligatoriedad de recoger las comprobaciones documentalmente, sí es importante que, como mínimo, se realicen visualmente las más importantes.
Nota
Las hojas de comprobación son una herramienta muy útil para la prevención de riesgos derivados de las operaciones con mercancías peligrosas.
El citado Anexo 2 recoge con detalle los siguientes aspectos a revisar:
Además de todos los documentos que han sido descritos, las operaciones de compraventa incluyen otros documentos específicos que serán descritos a continuación:
Documentos de pago
El pago puede realizarse mediante diversas acciones o el uso de diferentes documentos, entre los más habituales destacan:
Recibo
Es un documento justificativo de la realización del pago de la cantidad adeudada.
Modelo de recibo
La preparación de pedidos o picking es la operación en la que se seleccionan los materiales que formarán parte del envío, se recogen de los emplazamientos que ocupan dentro del almacén y se transportan a la zona del almacén donde se agrupan y acondicionan, en uno o varios embalajes, para el envío al cliente.
Hasta hace no mucho la preparación del pedido se realizaba manualmente y la figura del “preparador de pedidos” era la encargada de ello, moviéndose por el almacén para localizar y recolectar los productos que configuraban el pedido.
Nota
Esta forma de trabajo se está viendo desplazada por la aplicación de la automatización industrial de la totalidad de las fases del picking, gracias a la cual los sistemas mecánicos permiten que sean los productos los que se desplacen hasta la zona de agrupamiento y embalaje.
Actividades
10. Buscar información sobre sistemas mecánicos usados para la preparación de pedidos. Puede ser interesante conseguir imágenes de algunos para saber cómo son y cómo funcionan.
Hay que destacar entre los sistemas automáticos: el carrusel (similar a una noria en el que los cangilones han sido sustituidos por bandejas de productos) y el paternóster (sistema rotativo vertical).
Junto con el uso de los sistemas automatizados, la preparación de pedidos se ha visto modernizada y optimizada por la incorporación de los sistemas informáticos, que permiten llevar el control en tiempo real del inventario de almacén.
Nota
En esta gestión han tenido gran repercusión los nuevos sistemas como: el lector de códigos de barras o el equipo de radiofrecuencia (conocido vulgarmente como “pistola” debido a su aspecto).
En lo que respecta a la documentación necesaria para la preparación de un pedido, principalmente cuando se realiza de forma manual y sin soporte de un software de gestión, el preparador necesitará fundamentalmente un documento, la lista de preparación de pedidos, que debe recoger, al menos:
El correcto funcionamiento de una empresa productora o comercializadora, ya sea de preparados o de sustancias químicas, implica el adecuado funcionamiento de cada una de las operaciones que dentro del proceso se incluyen. Para que esto tenga lugar, es necesario que las personas implicadas conozcan el funcionamiento de cada operación y la documentación necesaria en cada una de ellas.
El almacén, como parte fundamental del proceso, no es ajeno a esta circunstancia; y como encargado de custodiar y conservar en condiciones óptimas las mercancías que gestiona, ya sean materias primas, sustancias o artículos intermedios de producción o productos terminados, deberá reflejar cada una de las operaciones que realice en un tipo de documento diferente, así como proporcionar la información necesaria para que el transporte se realice en condiciones óptimas de seguridad para las personas y el medio ambiente.
En este capítulo se han desarrollado los aspectos más relevantes de las actividades y la documentación vinculada al almacenamiento y al transporte de preparados y sustancias químicas, que en muchos casos son considerados por la legislación como mercancía peligrosa y deben cumplir unos reglamentos específicos en cuanto a las condiciones en las que se almacena y aquellas en las que se transportan.
Ejercicios de repaso y autoevaluación
1. Los documentos de compraventa más utilizados son:
2. ¿Cuál de las siguientes respuestas es falsa? Las fichas de almacén permiten...
3. Complete el siguiente texto:
La clasificación ADR ha sido elaborada en concordancia con las ____________, el ____________, las ____________, referentes al transporte por vía aérea de mercancías peligrosas, y el ____________.
4. Según la clasificación ADR, ¿qué materias pueden experimentar inflamación espontánea?
5. De las siguientes frases, indique cuál es verdadera o falsa:
6. ¿A qué clase de sustancias, según el ADR, corresponde el siguiente icono?
7. El documento empleado como patrón para la creación de la factura, ya que en él se reflejan los productos que realmente han sido entregados al cliente, es:
8. Las partes implicadas en un servicio de transporte son:
9. Cuando el transporte se hace sin coste para el comprador...
10. Complete la siguiente frase:
Las Instrucciones Escritas ADR 2011 aparecen publicadas en ____________.
11. ¿Cuál de los siguientes datos NO es fundamental a la hora de realizar la lista de preparación de pedidos?
12. ¿qué importante documento para el transporte de mercancías peligrosas se publicó en el Anexo 2 del R.D. 551/06?
13. De los sistemas automáticos utilizados para el picking, ¿cuáles son los más usuales?
14. ¿Cuál es la principal ventaja de la automatización de los sistemas de picking?
15. Complete la siguiente frase:
El recibo es un documento ____________ de la realización del ____________ de la cantidad adeudada.