INTRODUCCIÓN
Todas las organizaciones son diferentes y sus casuísticas también, nunca un sistema de gestión documental servirá para un mismo tipo de organización, no hay un modelo genérico, siempre son personalizados.
Este manual aporta los conocimientos prácticos que un profesional de la información necesita para diseñar e implementar un sistema de gestión documental en una organización. Se muestran todos los aspectos relacionados con creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de la documentación. Introduce en los conceptos básicos y da consejos para planificar un proyecto de este tipo, explicando los criterios que deben aplicarse, los elementos que hay que tener en cuenta, las herramientas informáticas que ayudan a la gestión documental y otros aspectos sobre la gestión del cambio y la cultura informacional de la organización.
Un eficiente sistema de gestión documental (en ocasiones SGD) ayudará a la empresa a aumentar su eficiencia, su productividad, ayudará a prever problemas relacionados con la información y la documentación y reducirá costes en recursos.
Conceptos
En primer lugar tenemos que aclarar una serie de conceptos muy relacionados entre sí pero diferentes, cada uno en su ámbito y que a veces llevan a confusión:
Gestión documental. Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar los aspectos relacionados con creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de documentos.
Gestión de la información. Actividades relacionadas con la obtención de la información, su precio, el tiempo de recuperación y el lugar donde se guarda.
Gestión del conocimiento. Procedimientos para desarrollar, estructurar y mantener la información con el objetivo de transformarla en un activo crítico y ponerla a disposición de los usuarios.
Gestión de archivos. Conjunto de actividades destinadas a la preservación, la difusión y el acceso a la documentación de un archivo de carácter administrativo o histórico.
Gestión de contenidos. Procedimientos para desarrollar, mantener y actualizar el contenido, normalmente de una web, de manera fácil. Va asociado a una herramienta tecnológica.
Gestión de la calidad. Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en aspectos de procedimientos de calidad de los servicios y productos.
El grado de protagonismo y relación que tienen los tres primeros conceptos clave en una organización los vemos reflejados en esta pirámide:
FIGURA 1. Información y documentación en una organización.
Usando términos en inglés, podemos encontrar que para designar “gestión documental” se utilizan dos expresiones: record management y document management. Normalmente, su traducción literal al castellano significa prácticamente lo mismo y llevaría a más confusión. En este caso la diferencia que plasman la mayoría de los autores es la siguiente:
Como vemos, las dos expresiones se pueden utilizar como gestión documental o gestión de la información, pero cada una con algunos pequeños matices. En este manual utilizaremos la expresión “gestión documental” y trataremos aspectos relacionados y similares a los de las definiciones en inglés.