DEL DATO AL OBJETO DIGITAL, PASANDO POR EL DOCUMENTO DE ARCHIVO

¿Información, datos, documentos, materiales, soportes? ¿Qué queremos preservar en el ámbito electrónico? Lo primero que debe determinarse es una distinción clara entre tres conceptos clave: dato, información y documento.

Un dato es la unidad de información más básica, que debidamente combinada con otros datos acaba configurando información. La información es la relación combinada de datos que aporta significación. La información registrada en un soporte con una determinada forma adscrita se convierte en un documento. En el ámbito electrónico, el procesamiento de los datos es lo que proporciona información. Los datos y la información son el objeto de análisis y explotación de los sistemas de gestión de la información; los documentos, en cambio, son el objeto de análisis y explotación de los sistemas de gestión documental. Un sistema de gestión documental también es un sistema de información, pero un sistema de gestión de información no tiene por qué ser un sistema de gestión documental. Esta distinción clave es la que a menudo no se comprende en el interior de las organizaciones, por lo que se convierte en uno de los puntos críticos en la buena gestión de la administración electrónica. La piedra angular de la administración electrónica es la buena gestión de la información de que disponen las organizaciones públicas para poder ponerla al alcance del ciudadano con agilidad y eficiencia. Pero la mayoría de la información de la administración pública se vehicula a partir de un producto informativo llamado documento administrativo. Eso hace que la información en sí misma no sea constitutiva de derecho y no produzca efectos jurídicos. Los documentos, en cambio, sí.

El documento administrativo

Un documento, según su función, puede ser cognitivo o administrativo. El cognitivo es aquel que transporta información de tipo científico, técnico, cultural, bibliográfico, entre otras. El administrativo es aquel generado como consecuencia de la actividad ordinaria de una institución, en el que se manifiesta una voluntad humana y en el que se representa un acto jurídico; es una acción documentada. En función del acto, el documento administrativo se puede subdividir en tres tipologías: el documento dispositivo, el documento probatorio y el documento instrumental.

El documento dispositivo tiene lugar cuando el acto y el documento son contemporáneos y, por lo tanto, constituye evidencia escrita de un acto jurídico. Sin el documento el acto no existe. Ejemplos de estos pueden ser un convenio o un contrato. Se dice que este documento se ha generado ad substantiam.

El documento probatorio es aquel que sirve para dejar constancia del acto independientemente del documento. El acto y el documento son dos momentos sucesivos y no coincidentes. Se dice que este documento se ha generado ad probationem. Un ejemplo claro de esta tipología sería el acta de una reunión.

El documento instrumental lo tenemos cuando se genera para dar apoyo de contenido informativo a un acto sustancialmente oral. Este puede ser o bien de orden auxiliar y, por lo tanto, es un documentoque deja evidencia escrita de una actividad sin ser determinante en ningún acto jurídico, o bien de orden narrativo y, por lo tanto, no forma parte de ninguna actividad jurídicamente relevante. Algunos de estos documentos pueden ser también cognitivos, como por ejemplo proyectos, informes, estadísticas, entre otros.

Los documentos administrativos sirven para conferir certeza en el interior de los sistemas jurídicos con el fin de resolver la necesidad social de reducir la inseguridad inherente a las relaciones sociales, jurídicas y económicas. La cualidad de la certeza en los do16 cumentos públicos ha sido siempre custodiada por la autoridad pública y es la base de su ejercicio de poder. La administración electrónica continúa siendo administración pública aunque cambien los canales de comunicación, de modo que la autoridad la sigue teniendo conferida. De esta manera tiene que seguir ofreciendo certeza en los documentos que genera con el fin de conferir certeza al sistema jurídico que ejecuta. La certeza es propia del sistema jurídico y propia del documento administrativo y, por lo tanto, será uno de los elementos fundamentales que se deberá preservar a lo largo del tiempo.

Certeza no quiere decir veracidad. Un documento puede ser cierto pero su contenido no ser veraz. Lo que se preserva es la capacidad del documento de ser fiable en el interior de un sistema y auténtico con respecto a la responsabilidad que le es inherente. La verdad del contenido es un valor distinto en este caso y no viene determinado por la certeza del documento. La certeza sólo confiere autoridad. Paralelamente, la compleción y la precisión de los documentos deberán estar garantizadas: la compleción permite que los efectos jurídicos se puedan activar; la precisión permite que los efectos jurídicos no sean ambiguos.

El documento administrativo electrónico

Las cualidades que hemos visto hasta ahora pueden ser utilizadas en un entorno analógico y electrónico. Un elemento, sin embargo, que ha cambiado en el nuevo entorno electrónico es el significado de la forma. Así como antes la forma era un elemento que permitía discernir la autenticidad y la fiabilidad de los documentos, ahora no es así. En el ámbito electrónico la forma ha entrado en crisis porque no existe una forma física visible al ojo humano, sino una codificación informática que lo ha virtualizado.

Un documento, según su configuración física, puede ser analógico, electrónico y/o digital. Los documentos analógicos son aquellos que se representan mediante soportes, como el papel, que suelen ser inteligibles para el ojo humano y tienen un impacto visual directo. Un documento electrónico es aquel que, siendo analógico o digital, tiene que ser interpretado y ser mostrado al ojo humano mediante un ordenador. El documento digital es aquel documento electrónico que ha sido codificado a partir de un código binario formado por unos y ceros. Cada uno de los signos 0 y 1 que representan un número, una letra, una imagen o un sonido en un documento digital se llama bit. El conjunto de ocho bits configura un byte y el proceso de transformación o codificación de la información en una serie de ceros y unos se llama digitalización.

La cadena de bits o bit-stream es la configuración de una secuencia de bits en formato binario que se transmite, almacena o se recibe como unidad. La agregación de un conjunto de metadatos descriptivos necesarios para ordenar, estructurar o manifestar el contenido y forma de una o más cadenas de bits, configura los llamados componentes digitales. Y la agregación de uno o más componentes digitales, con la información sobre sus propiedades y los métodos de ejecución de operaciones, configuran el llamado objeto digital.

El documento digital, pues, es una secuencia de ceros y unos elaborada con información sobre su contexto de creación, su contenido físico e intelectual y la estructura tecnológica que los ha generado. Esta fisicidad diferente de la analógica, que hace que la forma del documento no sea decisiva a efectos evidenciales o probatorios, provoca que se tengan que buscar mecanismos que permitan mantener estos efectos de todas formas. Conferir la certeza que se le presupone a las administraciones públicas en sus documentos digitales es un paso obligatorio.

También hay que distinguir entre documento "nacido digital" y documento digitalizado "nacido analógico", fruto de una transferencia de soporte. El primero es el que ha sido codificado en primera instancia con forma binaria; el segundo es el que habiendo sido generado en papel o en algún otro soporte, ha sido codificado a posteriori con ceros y unos, y ha pasado a ser tratado por descodificadores digitales. La diferenciación es importante y objeto de debate en la implementación de mejoras en la administración electrónica. Se habla a menudo de digitalización masiva de documentos en papel para poder ser tratados y ser consultados desde el ordenador del trabajador, tarea que se puede realizar con cierta rapidez. Sin embargo no se habla de su clasificación, ordenación y evaluación en el interior de los sistemas, justo donde radica el problema.

El documento de archivo y el objeto digital

En este punto hay que poner de manifiesto tres conceptos finales que serán el objeto de explotación de cualquier sistema de gestión documental: el documento de archivo en entornos electrónicos, el expediente electrónico y la configuración del objeto digital.

El paradigma de la preservación de los documentos electrónicos tiene como objeto de estudio el documento como entidad individual y el documento como entidad en relación con su entorno, con el fin de garantizar su conservación a largo plazo.

Los documentos son administrativos por su capacidad operativa e instrumental. Pueden ser analizados de forma individualizada desde la óptica de la diplomática. Estos documentos, además, son do20 cumentos de archivo en base a su relación con otros documentos. La archivística estudia los documentos y todas las relaciones establecidas con otros documentos producidos por una persona física o jurídica. Esta ciencia describe los documentos de archivo como los documentos producidos como instrumento y residuo de su actividad práctica o recibidos por una persona física o jurídica como instrumento y residuo de su actividad práctica, es decir, recoge la capacidad instrumental del documento y lo destaca con vistas a su gestión y preservación. El documento de archivo también puede ser un documento electrónico dado que ni el soporte ni sus características físicas varían su naturaleza. Sin embargo, su soporte y sus características físicas sí varían la manera como éste se tendrá que preservar. Por eso hablamos de documento electrónico de archivo: porque necesita unas atenciones de preservación en algunos casos inéditas en el mundo analógico.

La agregación de estos documentos a expedientes después del desarrollo de un procedimiento administrativo es algo que debe tenerse en cuenta. Con el fin de no romper los vínculos archivísticos existentes entre documentos, la tecnología actual permite generar objetos digitales que agrupan toda la información relacionada con el contexto, el contenido y la estructura del documento electrónico y el propio documento electrónico. Este encapsulamiento tiene por objetivo su preservación a largo plazo. Según el Data Dictionary for Preservation Metada: Premis 2.0., el objeto digital es la unidad de información mínima en formato digital que se preservará. Henry M. Gladney (2007) ha bautizado este objeto digital como TDO, es decir, trustworthy digital object. Gladney trata de hacer hincapié en que lo que se está generando es un objeto que tiene que presentar las mismas garantías de autenticidad y fiabilidad que el documento que lleva encapsulado. De igual manera que un procedimiento administrativo dota de fiabilidad el documento que genera, un procedimiento técnico como la generación de objetos digitales también tiene que ser de confianza. Un tercer procedimiento, el de convertir el objeto digital en un objeto digital de conservación también tendrá que garantizar la fiabilidad y la autenticidad de su producto final.

Si la tecnología de encapsulamiento es la digital ¿por qué seguimos hablando de preservación de documentos electrónicos y no digitales? La actual tecnología lo que hace es codificar los productos de información en unos y ceros. Si en un futuro una nueva tecnología varía la manera de codificar los productos de información, entonces la preservación digital tendrá que cambiar de nombre. En cambio el concepto de documento electrónico no, dado que es aquel que necesitará siempre ser leído e interpretado por una máquina asociada a flujos de electricidad. La preser vación de documentos electrónico no sólo está sometida a la preservación de su tecnología, sino a la de muchos otros elementos que van íntimamente asociados a su configuración intelectual. Como ya se ha dicho, todos los documentos digitales son electrónicos, pero no todos los electrónicos son digitales (un vídeo o una película pueden tener formatos no digitales). En el presente trabajo abordaremos con más intensidad la preservación de documentos digitales, dado que es la tecnología más utilizada en la generación de documentos administrativos y en su firma.

Los puntos clave del paradigma de la preservación de documentos electrónicos son los siguientes: