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Palabras clave |
Definición; cansancio; FOMO (miedo a perderse algo); autonomía; intención; método; mentalidad |
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Cantidad de palabras |
2553 |
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Tiempo de lectura |
13 minutos |
A menudo, se confunde el timeboxing con otras estrategias de gestión del tiempo similares, como timeblocking, scheduling, planificación diaria, single-tasking, gestión del calendario y timetabling.
Pero las definiciones dispares, inconsistentes y superpuestas sobre el timeboxing no son adecuadas para un libro que va a tratar el tema. Resultan insatisfactorias tanto colectiva como individualmente. Propongo que el timeboxing sea el método y la mentalidad de poder:
Seleccionar qué hacer antes de que surjan las distracciones del día; especificar cada tarea en un calendario, indicando cuándo comenzará y terminará; enfocarse en hacer una tarea a la vez; realizar cada tarea a un nivel aceptable (en lugar de buscar la perfección).
Esta definición abarca los elementos más importantes de la práctica: intención, enfoque, logro, orden, conclusión, y la creación de cada timebox en sí. Además, es importante señalar que debemos acotar el tiempo solo cuando tengamos la capacidad para hacerlo. Todas las reglas que creamos (la ley, convenciones de programación, políticas del hogar) como sociedad civilizada son claros ejemplos de lo que implica tomar decisiones de antemano, en un momento de calma cerebral y reflexión (a menudo por parte de un comité que se designó con cuidado), para ayudar a que la vida sea más sencilla a largo plazo. El timeboxing aplica ese mismo principio a una circunstancia especial y específica: tú.
Aunque no sea una definición exacta, otra forma útil de concebirlo es como si fuera una síntesis entre tu lista de tareas pendientes y tu calendario. La lista de tareas pendientes te dice qué hacer. El calendario te dice cuándo hacerlo. La combinación de ambos es más fácil de poner en práctica y más útil que cualquiera de ellas por separado.
Cabe señalar que timeboxing no es lo mismo que time-blocking. El time-blocking consiste en reservar un período de tiempo para hacer algo. El timeboxing implica hacer time-blocking + comprometerse a terminar la tarea a tiempo, dentro de ese bloque. En otras palabras, el time-blocking hace hincapié en concentrarse solo en algo; el timeboxing implica concentrarse solo en algo + un objetivo específico.
¿QUÉ PROBLEMAS RESUELVE?
El problema radica en que no gestionamos bien nuestro tiempo. Procrastinamos. Concretamos menos tareas de las que deberíamos. No nos sentimos libres, ni siquiera en nuestro tiempo libre. Nos comprometemos en exceso. Nos invade la ansiedad. Muchos presentamos varias de las características mencionadas en la Introducción.
Hoy en día, nos cuesta administrar bien nuestro tiempo, en especial porque:
Hay una lógica simple y convincente en la idea de que nuestra vida es el resultado de la acumulación de nuestras experiencias y que, dado que somos una especie inteligente que goza del libre albedrío, podemos tener injerencia sobre la mayoría de esas experiencias. Elegir de manera sabia conduce a vivir una buena vida, mientras que elegir de manera incorrecta, no. El problema es que solemos tomar decisiones equivocadas. El problema es que no vivimos la buena vida que deberíamos tener.
LAS CARACTERÍSTICAS QUE CONVIERTEN AL TIMEBOXING EN UN MÉTODO EXCEPCIONAL
Algunas de sus características ponen de manifiesto sus virtudes, ya sea como mentalidad o como método.
Para ser claro, las características definen las cualidades del método, es decir, lo que es. Por otro lado, los beneficios representan las maneras en que el método mejorará tu vida. En la jerga comercial, las características informan, los beneficios venden. Este capítulo se enfoca en las características del timeboxing, mientras que el resto de esta sección del libro se centra en la evidencia de que funciona (ver Capítulo 2 – Funciona) y en los beneficios que aporta a sus seguidores (ver capítulos 3-8).
El timeboxing es lógico. Tomamos decisiones de manera sistemática sobre los aspectos más importantes de nuestra vida, les damos prioridad y les dedicamos la atención que merecen. Al hacerlo, nos aseguramos de que la sucesión de experiencias, el uso que le damos a nuestro tiempo, se optimice de forma sistemática, hora tras hora y día tras día. Para quienes lo practicamos, la pregunta es: ¿cómo no hacerlo?
El timeboxing es natural. En concreto, es una extensión natural de lo que ya hacemos. Más o menos la mitad de nuestra vida laboral (las reuniones, los viajes, las sesiones de trabajo cooperativo) y parte de nuestro tiempo libre (una clase de conducir, una película en el cine, un masaje, una cena en un restaurante) ya están preestablecidos, tienen un principio y un fin. Digamos que hay alrededor de cuatro horas de tu jornada laboral y dos de tu tiempo libre que ya están preestablecidas, lo cual da como resultado un total de seis horas. El timeboxing es una simple extensión de eso y, por lo tanto, deberíamos hacerlo de manera natural. Esta práctica implica examinar el resto de las horas que estás despierto (con el ejemplo que he dado antes, quedarían unas diez) y te ayuda a decidir de qué forma podrías sacarle más provecho a ese tiempo. El hábito sería menos abrumador si lo consideras como dar un paso de seis a ocho, diez o doce horas timeboxeadas, en lugar de comenzar desde cero. Dado que ya lo practicas, puedes utilizar los sistemas y procesos que ya conoces, y a lo largo del libro los revisaremos y trataremos de mejorarlos. Lo que quiero decir es que, a diferencia de muchos otros métodos de autoayuda, este no es una práctica extraña que tiene que abrirse paso en una vida repleta de rutinas y comportamientos establecidos.
El timeboxing es ejecutable. Agrega un solo elemento a tu calendario, establece la duración adecuada y ya estás listo para arrancar. Lo esencial de este enfoque implica adoptar el método más efectivo, concentrarse plenamente en él y sumergirse de lleno, tratar de aprender a partir de la práctica siempre que sea posible, para que puedas dominarlo y hacerlo propio.
El timeboxing es un complemento. En la gestión del tiempo, nos encontramos con varios enfoques que podemos adoptar, y este método no solo se alinea con ellos, sino que es compatible con todos y cada uno de ellos. Si has adoptado la Matriz de Eisenhower (clasificar las tareas en una matriz de 2 x 2 según su importancia y urgencia), puedes incorporar cuanto antes a tu calendario timeboxeado aquellas que son tanto importantes como urgentes. Si aplicas la estrategia de «comer ranas»8 (realizar las tareas más difíciles al principio del día), puedes programar esas tareas desafiantes al principio de tu calendario. Si prefieres priorizar las «rocas» antes que las «piedritas y la arena» (organizar las tareas más grandes antes que las más pequeñas), puedes encajarlas en consecuencia, comenzando por las más grandes. Si sigues la regla del 80/20 (donde el 80 % de las consecuencias provienen del 20 % de las causas), identificarás las tareas que sean esenciales y las incluirás en tu calendario antes que las triviales. La agrupación de tareas también encuentra su lugar: agrúpalas y luego timeboxea esos grupos. Si tu nivel de energía determina tu productividad, entonces opta por realizar tareas creativas y administrativas, comidas, ejercicios y descansos en los momentos del día que mejor se adapten a tu energía. Si la nutrición forma parte de tu plan de productividad personal, entonces esto te servirá para recordar en qué momento debes tomar un tentempié o beber lo que necesites, cuando lo necesites. El timeboxing es el amigo flexible de cualquier técnica de gestión del tiempo, es el único hábito que puede gobernarlos a todos. (Sin embargo, ten en cuenta que muchas de estas técnicas pueden entrar en conflicto entre sí: ¿qué sucede si tu nivel de energía requiere que abordes tareas más grandes más tarde? ¿Qué pasa si la clasificación de tareas por dificultad no se alinea a la perfección —y, por supuesto, muchas veces no podrá— con una clasificación por tamaño o importancia?).
El timeboxing es relativamente desconocido. En Internet, la gente busca esta técnica mucho menos que otras. Términos como «Matriz de Eisenhower» o «Técnica Pomodoro» reciben muchas más búsquedas que este. Por ahora, formarás parte de un grupo bastante pequeño y especial de timeboxers. El grupo de seguidores que entienden y disfrutan de los beneficios está en constante crecimiento. Además, no es un secreto celosamente guardado para preservar su valor; es una marea que levanta todos los barcos. De hecho, cuantas más personas practiquen este método, mayor será la sincronización colectiva y la armonía colaborativa (ver Capítulo 6 – Para colaborar).
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DEL TIMEBOXING PARA QUE PUEDAS EMPEZAR DE INMEDIATO
Sacarás mucho más provecho de las páginas y los capítulos siguientes si practicas timeboxing mientras lees. No puedo abordar todos los beneficios, matices, razones y secretos en el primer capítulo, pero a continuación verás los aspectos esenciales, más allá de la definición, para que te familiarices y experimentes con ellos a partir de mañana o incluso de hoy.
Necesitarás adoptar la mentalidad adecuada. Necesitarás tener una actitud positiva y creer que puede funcionar. El hecho de que estés sosteniendo este libro entre tus manos y hayas llegado hasta aquí quiere decir que vas por buen camino. Ten en cuenta que los capítulos restantes de la Parte Uno ofrecerán más pruebas acerca de la amplia variedad de beneficios del timeboxing.
En cuanto al método, hay dos actividades que funcionan como el conjunto que lo conforma: planear y hacer, y corresponden a las partes Dos y Tres respectivamente. A continuación, verás qué necesitas para cada una de ellas:
PLANEAR (ANTES DEL DÍA)
HACER (DURANTE EL DÍA)
Ahora deberías tener claro qué es el timeboxing y las características «fuera de la caja» que lo definen, por así decirlo. Has recibido numerosos incentivos para que empieces a implementarlo de manera gradual.
En los próximos capítulos, podremos ver más pruebas de su eficacia y algunos de los beneficios que te brindará. Confío en que la combinación de las virtudes del timeboxing y sus beneficios te persuadirán de que tienes frente a ti un método excepcional. No es otra técnica para tener más productividad. Ni siquiera es una de las mejores técnicas de gestión del tiempo. Es la mejor de todas, la mejor de todos los tiempos (la GOAT, por sus siglas en inglés). Quizás incluso sea la mejor manera de vivir tu vida.
Recapitulemos
Reflexionemos