La comunicación escrita

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La comunicación se puede considerar un fenómeno tan antiguo como el hombre mismo. El deseo de comunicarse unos individuos con otros es algo inherente al propio hombre.

Si analizamos este fenómeno de cerca, nos daremos cuenta de que ha ido evolucionando a la par con otros muchos. Citaremos aquí la evolución del sistema telefónico, del informático, etc.

Podemos dividir a las comunicaciones en dos clases: las habladas y las escritas.

En todo proceso comunicativo ha tenido, y tendrá siempre, mucha importancia la palabra escrita. A través de ella, un amplio abanico de información se difunde de un extremo del globo terráqueo a otro. Y es gracias a los avances tecnológicos que esta misma información circula más rápidamente y con más nitidez.

Las comunicaciones habladas son las que se realizan mediante la emisión de palabras que son percibidas por medio del oído de los interlocutores. El principal inconveniente que encontramos en ellas es que al no quedar constancia, se debe confiar en la memoria, que no siempre es lo suficientemente buena para recordar todo lo hablado y, muchas veces, con el transcurso del tiempo, se olvida hasta lo fundamental de la conversación sostenida. Las comunicaciones escritas, por el contario, permanecen, se muestran inalterables al paso del tiempo.

En este capítulo nos referiremos a la comunicación escrita como la básica, la fundamental en todo proceso que tiene por objeto el transmitir información.

Por comunicación escrita entenderemos la que utiliza un soporte cualquiera y se percibe a través de la vista. El soporte es el elemento material en el que queda fijada la comunicación.

La forma habitual de las comunicaciones escritas, como su mismo nombre indica, es la escritura de palabras mediante la utilización de las letras del alfabeto.

Sin embargo, el hecho de que este sea el medio normal no quiere decir que sea el único. Así, en las comunicaciones escritas se pueden emplear dibujos, fotografías, símbolos, gráficos, etc.

Como no es posible escribir o dibujar en el aire, es preciso utilizar un material adecuado para que en él quede fijada la comunicación. También necesitaremos otros medios, tales como los manuales, lápiz, bolígrafo, etc.; los mecánicos, máquina de escribir, fotocopiadora, etc. A todos ellos nos referiremos ampliamente en este capítulo. Antes profundizaremos un poco más dentro del concepto de comunicación escrita.

Clases de comunicación escrita

Podemos clasificar las comunicaciones escritas desde muchos y diversos puntos de vista:

1. Atendiendo a los medios utilizados, tanto en lo que al soporte se refiere como a la técnica empleada, tendremos una cantidad muy numerosa de comunicaciones escritas: escritura manual, escritura mecanográfica, escritura mecánica (reproducción), fotografía, dibujo, telegrama, etc., así como en papel, cartón, cartulina, madera, etc.

2. Atendiendo al medio empleado para dar curso a las comunicaciones, las podemos dividir en postales, si utilizamos el correo; telegráficas, si se trata del telégrafo, o el télex, si usamos este aparato, además de las de entrega en mano por medios propios o ajenos.

3. Atendiendo al ámbito de circulación las clasificaremos en internas y externas. Son internas, o interiores, las que no salen de la propia empresa. Por otra parte, se consideran externas, o exteriores, las que van destinadas fuera de la empresa.

4. Atendiendo al emisor y al destinatario, podemos dividirlas en individuales y colectivas. Son individuales las realizadas por una persona, o empresa, y dirigidas únicamente a otra persona o empresa. Las colectivas son las remitidas a un grupo de personas o empresas, o redactadas por uno de estos grupos.

5. Atendiendo a los símbolos utilizados, podemos dividir las comunicaciones escritas en usuales, es decir, las que utilizan la escritura normal, y las especiales, las que se elaboran con símbolos, dibujos u otros procedimientos (gráficos, perforaciones, etc.).

Medios más usuales en la comunicación escrita

Para fijar nuestras comunicaciones, debemos escribirlas, plasmarlas en un material adecuado para que puedan ser leídas, para que se cumpla su finalidad: la comunicación.

Este material donde podemos fijar nuestras comunicaciones recibe el nombre de soporte o medio, siendo el papel el más corriente. Existen, no obstante, muchos otros, como la cartulina, la madera, etc.

En este apartado describiremos los distintos medios que se utilizan normalmente para llevar a buen fin una comunicación: desde el papel en todas sus variantes hasta los medios manuales, mecánicos, informáticos, etc.

El papel

Sin lugar a dudas, el papel es el medio más utilizado en toda comunicación escrita.

El papel es aquella sustancia hecha con fibras vegetales adheridas las unas a las otras, que toman así la forma de láminas muy delgadas que sirven de soporte perfecto para la escritura.

Se trata de un material constituido por el encabalgamiento de fibras de celulosa previamente suspendidas en agua, que forman el armazón interno y que le confieren las características mecánicas; unos elementos de cascajo (pigmentos y cargas sólidas tales como el talco, el yeso, etc.), que llenan los agujeros que quedan en el interior de la estructura fibrosa y que modifican las características fisicomecánicas, densidad, opacidad y porosidad, y, finalmente, una serie de compuestos químicos (aditivos) cuya finalidad es proporcionar al soporte unas características específicas, tales como disminuir la afinidad con el agua (encolantes), matizar la tonalidad del papel e intensificar la sensación de blanco (colorantes), y otras características especiales.

El empleo y el consumo del papel aumentó considerablemente sobre todo después de la invención de la imprenta por J. Gutenberg en el siglo XV, aunque el progreso técnico, sin embargo, no iba a llegar a la fase industrial hasta finales del siglo XVIII.

Este progreso, a la par con el de la cultura y el desarrollo de la prensa periódica, hizo que la materia prima utilizada hasta entonces (trapos, algodón, lino, etc.) fuera insuficiente.

De esta manera, la invención de la desfibradora, máquina que permite la rápida trituración de los troncos de árboles, convirtió la madera en la primera fuente de celulosa.

TIPOS DE PAPEL

Es conveniente que el papel que utilicemos sea de cierta calidad, proporcionada al uso que de él se va a hacer. Lógicamente, para una comunicación interior, no será imprescindible una buena calidad de papel, pero sí, cuando se trate de una comunicación exterior.

El grosor del papel depende, en parte, de la calidad, que a su vez está muy influida por el peso, y deberá ser, igualmente, adecuado al uso al que se destine. Evidentemente, no utilizaremos el mismo grosor para las cartas que para las copias de las mismas (papel copia o cebolla).

No son recomendables los papeles rugosos ni los muy satinados o brillantes.

Existe una gran cantidad de diferentes tipos de papel. En este apartado, intentaremos presentar una compleja lista que reúna, por lo menos, los más utilizados en el campo de la correspondencia, ya sea comercial o privada:

• Papel autocopiativo. Empleado preferentemente en las oficinas, se trata de un papel que tiene una de las caras recubierta por una sustancia que deja huella cuando se somete a una determinada presión local. Se utiliza para obtener copias directas de un escrito, bien sea a mano o a máquina, sin tener necesidad de intercalar papel carbón.

• Papel avión. Papel muy fino que se emplea para escribir cartas que deben ser enviadas por avión. Gracias a su casi inapreciable peso, consigue rebajar en gran manera las tarifas de envío.

• Papel de barba. Papel de tina que tiene los bordes sin recortar.

• Papel de calcar. Papel muy transparente que permite reproducir, a través de él, dibujos, escritos, etc.

• Papel carbón. Papel muy delgado, liso y regular, impregnado, por una cara, de una mezcla de alcohol, glicerina y de un colorante impermeabilizado por la otra, que se emplea para obtener copias de un escrito, preferentemente, en la máquina de escribir.

• Papel de cartas. Papel hecho con pasta muy afinada que se utiliza para la correspondencia, tanto privada como comercial.

• Papel cebolla. Papel muy fino, destinado a copias mecanografiadas.

• Papel cuché. Papel provisto de una capa de estuco que le confiere impermeabilidad, muy satinado y barnizado, que se utiliza para grabados, fotograbados, etc.

• Papel cuadriculado. Papel que lleva impresa una cuadrícula para facilitar, de esta manera, la escritura o el dibujo.

• Papel engomado. Papel con una capa adhesiva en una de las caras.

• Papel milimetrado. Papel que tiene impresa una cuadrícula de 1 mm de dimensión lateral y que se utiliza preferentemente para realizar representaciones a escala (gráficos, diagramas, etc.). Cuando la cuadrícula está graduada en una o en dos escalas logarítmicas, el papel se llama, respectivamente, semilogarítmico o logarítmico.

• Papel offset. Papel flexible, de grano fino y, normalmente, de baja calidad, que se utiliza para la impresión en el sistema offset.

• Papel pergamino. Papel de aspecto parecido al pergamino que se emplea en las ediciones de lujo.

• Papel de prensa. Papel hecho de pasta mecánica y aprestado con bisulfito sódico que se utiliza para la confección de los periódicos y revistas.

• Papel rayado. Papel en el que se imprimen líneas horizontales según una combinación preestablecida para facilitar la escritura. Se emplea en taquigrafía, música, etc.

• Papel secante. Papel sin cola y grueso que se utiliza para secar la tinta de un escrito.

• Papel de música. Papel que tiene impresos los pentagramas a distancias regulares y que se utiliza para escribir música.

• Papel tela. Tejido transparente, barnizado, que se usa principalmente para dibujar planos o mapas.

• Papel térmico. Papel recubierto con una emulsión termosensible de color claro que pasa instantáneamente a oscuro por efecto de una radiación térmica localizada. Se utiliza, mayoritariamente, en las impresoras térmicas como soporte para registrar datos.

• Papel timbrado. Hoja de papel donde hay impreso el timbre del Estado, y es de uso obligatorio para la redacción de ciertos documentos.

• Papel de tina. Papel hecho a mano, hoja por hoja, con trapos de gran calidad, que se utiliza, preferentemente, en las ediciones de lujo.

• Papel vegetal. Papel sulfurado y calandrado en caliente, de aspecto transparente y muy resistente, usado, principalmente, por dibujantes o arquitectos para la elaboración de planos, dibujos, etc.

• Papel vitela. Papel hecho a mano, con una forma provista de una tela metálica de obertura muy pequeña que se utiliza para realizar grabados o ediciones de lujo.

Para las tarjetas postales y tarjetones, se emplean los siguientes tipos:

• Cartulina. Hoja rígida, más gruesa que el papel ordinario, obtenida de la pasta de papel o bien juntando cierto número de hojas de papel, una con otra.

• Papel cuché (véase anteriormente).

TAMAÑOS DEL PAPEL

Las medidas más utilizadas para el papel de carta, y para la correspondencia privada, en general, son las siguientes:

— Holandesa:	21,5 x 27,5 cm.
— DIN A4:	210 x 297 mm.
— Cuartilla:	15 x 22 cm.

Para cartas comerciales, contratos y demás escritos en general, se utilizan los tamaños anteriormente citados y:

— Folio:	22 x 32 cm.
— Folio prolongado:	23 x 35 cm o 23,5 x 35 cm.
— DIN A5	148 x 210 mm.

El hecho de que exista tal disparidad de tamaños ha creado dificultades, por lo que pronto se vio la necesidad de unificar o normalizar las medidas. Con esta idea se crearon unos organismos internacionales como ISO (International Standardization Organization), FIA (Federación Internacional de Documentación), etc., y existen igualmente organismos de carácter nacional que se encargan de elaborar sus propias normas. Así, por ejemplo, en España, el Instituto Nacional de Racionalización del Trabajo ha publicado recientemente las normas UNE; en Alemania existen las normas DIN, en Francia, las NF; en Estados Unidos, las normas USAS.

Según las normas UNE españolas, el formato básico del papel es el A-4 de 297 mm x 210 mm, y viene a sustituir al folio.

Es conveniente, pues, utilizar el papel de tamaño normalizado. Y debemos tener presentes estas medidas tanto en el tamaño básico como en los de tamaños menores, ya que es más práctico guardar siempre la debida proporcionalidad.

COLOR DEL PAPEL

El color del papel será, preferiblemente, blanco. Sin embargo, dependerá también del uso que de él vayamos a hacer. El papel de carta, por ejemplo, puede ser de color crema o paja muy claro. Hoy en día, existe en el mercado papel de carta de todos los colores y tonalidades, pero este tipo de papel se acepta sólo en las cartas personales. Es totalmente impensable utilizarlo para la correspondencia comercial.

A menudo, para las copias en talonarios puede resultar interesante que cada una sea de un color distinto con la idea de que el color nos indique ya el destino que debemos dar a cada copia. Se elegirán siempre colores muy claros. Los colores oscuros nos dificultarían la lectura de lo que se encuentra impreso y de lo que nosotros escribamos posteriormente.

LOS SOBRES

En este apartado nos referiremos a los sobres, tanto los que utilizamos para la correspondencia privada como para la comercial, pues todos deben atenerse a las mismas normas en cuanto a tamaño y color.

Entendemos por «sobre» aquella cubierta o bolsa de papel, o cartón, que sirve para poner dentro una carta, o cualquier otra comunicación escrita. En él se debe escribir el nombre, la dirección completa del destinatario, así como las señas del remitente.

El tipo de papel más usado en la confección de sobres es el liso, alisado o satinado. Existen también los elaborados en tela, pergamino, papel de tina, etc.

Tipos de sobres

Además de los sobres normales (cuadrangulares) en los que varía la proporción entre la anchura y la longitud, existen otros tipos de sobres:

• Sobre de ventanilla. Se utiliza preferentemente en el ámbito comercial. No es necesario escribir en él la dirección del destinatario, pues sirve la escrita en el encabezamiento de la carta. La ventanilla, al ser transparente, la deja ver. Se debe ser cuidadoso al escribir la dirección en la carta para que, una vez doblada, coincida con la ventanilla.

• Sobres comerciales. En los sobres comerciales, el nombre de la empresa, la dirección y, muchas veces, el anagrama, aparecen impresos en la parte anterior de los mismos.

Tamaño de los sobres

Al tratar, en el siguiente capítulo, del servicio de Correos y de su normalización, nos referiremos al tamaño que deben tener los sobres. Aquí, y sólo a modo de resumen, diremos que la Dirección General de Correos ha establecido los tamaños mínimo y máximo a los que se deben ajustar los diferentes sobres. De ser más pequeños, no se admitirán en las oficinas de Correos. Si son de mayor tamaño, pagarán doble o triple franqueo, según la proporción. Estas medidas estándar son las siguientes:

— 90 x 140 mm de largo;

— 120 x 235 mm de ancho.

Color de los sobres

Al igual que se indicaba con el papel, el color preferible para los sobres es el blanco u otro color muy pálido. La explicación es muy simple: en los sobres es muy importante que las señas del destinatario queden perfectamente claras. El uso de un color oscuro en los sobres podría dificultar la lectura y posterior reparto del sobre.

Hoy en día, sin embargo, existen en el mercado sobres de todos los colores. Los más oscuros se pueden reservar para aquellas comunicaciones que se entregan directamente a la persona interesada sin pasar por el servicio de Correos, y utilizar los de tonos más claros para el correo ordinario.

Medios manuales

Son muchos los medios manuales que se emplean en la comunicación escrita. Nos ocuparemos ahora de los más usados, tanto en la correspondencia privada como en la comercial. En función de la finalidad de nuestros escritos, seleccionaremos uno u otro medio, intentando escoger el mejor de ellos para dotar de calidad y pulcritud nuestras comunicaciones.

• Bolígrafo. El bolígrafo es, sin lugar a dudas, el medio manual para escribir más conocido y usado por la mayoría de las personas en la correspondencia privada.

Se trata de un instrumento provisto de un pequeño depósito de tinta viscosa, cerrado en un extremo por una bola de acero de menos de un milímetro de diámetro, la cual, al ser apretada y rodar sobre la superficie del papel, deja pasar la tinta, que, gracias a la gravedad, sale del depósito y moja la parte exterior de la bola y la superficie anteriormente mencionada.

Gran parte de los bolígrafos que existen hoy en día en el mercado tienen un dispositivo que permite sacar, a voluntad, de su funda, el extremo que contiene la bola. Estos bolígrafos constan de un resorte que desplaza el depósito hacia fuera y de un muelle que actúa en sentido contrario.

• Goma de borrar. Si escribimos o dibujamos con lápiz, y hasta si lo hacemos con bolígrafo o pluma, necesitaremos una goma de borrar para eliminar los errores.

Las gomas de borrar son unas barras, más grandes o más pequeñas, hechas de caucho. Existen todo tipo de gomas, adecuadas a la superficie y al tipo de tinta que se utilice.

• Lápiz. El lápiz es, tal vez, el medio manual más simple, pero, a la vez, uno de los más utilizados.

Se trata de un pequeño trozo de ciertos minerales suaves y grasos al tacto. Está constituido por una mina insertada en una barrita cilíndrica o prismática de madera, cuya cabeza termina en punta para, de esta manera, dejar al descubierto el extremo de la mina. El lápiz se utiliza para dibujar o para escribir.

• Portaminas. Lápiz automático. Se trata de varias barritas de grafito encerradas en un cilindro de plástico o metal. El extremo superior del cilindro se encuentra tapado. El inferior posee una pequeña obertura cuyo diámetro coincide con el tamaño exacto de la mina.

La acción que se ejerce al presionar el resorte colocado en el extremo superior, juntamente con el muelle que se halla en el inferior, hace que salga un trozo de mina al exterior. Cuando se terminan las minas, se pueden volver a reponer fácilmente abriendo el portaminas por el extremo inferior.

Por la delgadez de sus minas, el portaminas es muy utilizado para los escritos o dibujos donde se busque la precisión del trazo.

• Pluma. Antiguamente la pluma se utilizaba mucho, casi únicamente, para cualquier escrito, pues no se conocían, o simplemente no existían, otros medios.

Originariamente, la pluma era aquel instrumento que servía para escribir, constituido por un mango, por lo general de madera o de metal, en la punta del cual se encontraba fijada una lámina metálica llamada plumín, que continuamente se mojaba en tinta.

Después del invento de los plumines flexibles por J. Perry en el año 1830, el nuevo instrumento fue evolucionando asumiendo nuevas formas e incorporando nuevos accesorios, algunos de los cuales, como el depósito de tinta, se habían aplicado ya a las plumas de oca.

En 1884, L. E. Waterman patentó la primera pluma estilográfica. En ella, el depósito de tinta incorporado al mango podía recargarse por diferentes sistemas, o bien, sustituirse, cuando se vaciaba, por otro lleno.

En la actualidad su uso queda restringido a pocas personas que, o bien la han utilizado toda la vida, o empiezan ahora impulsadas por alguna moda. Pero lo cierto es que la pluma ha ido perdiendo puntos merced a la extraordinaria difusión del bolígrafo. El precio y la facilidad de uso que ofrece el bolígrafo ha dejado atrás la pluma, objeto sensiblemente mucho más caro y de más complicado funcionamiento.

• Rotulador. Instrumento que se utiliza para escribir o dibujar, provisto de un pequeño depósito constituido, generalmente, por una materia absorbente empapada de tinta, en contacto con una punta de fibra textil más o menos gruesa, con la que se escribe al pasarla sobre el papel.

Los rotuladores, originariamente de punta gruesa y utilizados sobre todo para escribir anuncios o carteles, pueden ser de tintas de distinta naturaleza. Todo dependerá de la superficie sobre la que queramos escribir. También existen rotuladores de punta muy fina, que pueden sustituir, en muchos casos, a la pluma o al bolígrafo.

Medios mecánicos

Los medios mecánicos en la comunicación escrita se utilizan, básicamente, en el terreno de la correspondencia comercial, dentro del ámbito de una oficina, por ejemplo.

Veamos los más importantes.

• Máquina de escribir. La máquina de escribir es un aparato que todavía hoy se utiliza en las oficinas, aunque con un uso muy restringido dado el avance y la imposición generalizada de los ordenadores.

Se trata de un aparato que permite imprimir en papel, caracteres tipográficos por medio de unos mecanismos de palanca. Consta de un teclado que sirve para accionar el mecanismo que levanta el llamado carácter de imprenta, el cual golpea el cilindro del carro que sujeta el papel.

Entre el carácter de imprenta y el papel se encuentra la cinta entintada.

La máquina de escribir tiene también mecanismos auxiliares: el espaciador, el regulador de márgenes, los tabuladores, etc.; elementos que facilitan el funcionamiento y que dan calidad a los escritos.

Si bien con el uso del papel carbón se pueden obtener copias de un mismo escrito, la máquina de escribir sirve fundamentalmente para comunicaciones o documentos individuales, ya que el número de copias legibles es muy limitado.

Para borrar lo escrito con la máquina, se utilizan gomas especiales, o los papeles correctores con tratamiento químico. Algunas máquinas llevan incorporada una cinta borradora para este fin. Pero todos estos sistemas borran sólo el original y marcan más el error en las copias, o las ensucian. Por lo mismo, al borrar, si se están sacando copias, conviene poner trozos de papel blanco entre el papel carbón y la copia, sacándolos antes de pulsar la tecla correcta.

• Fotocopiadora. Para los documentos o comunicaciones escritas de carácter colectivo, si el número de destinatarios es elevado, nada mejor que hacer uso de una máquina fotocopiadora.

Este aparato consta de un cuerpo principal, destinado a impresionar el manuscrito sobre el papel sensible, y de otra parte destinada al revelado. El cuerpo principal está formado por una fuente de luz, un vidrio esmerilado y una tapa que actúa de prensa. La parte reveladora consta de una serie de cilindros que facilitan el paso de la copia ya impresionada por el líquido revelador y la devuelve a la luz una vez está ya revelada.

El tiempo que debe actuar la luz sobre el papel sensible se regula por medio de un mecanismo de relojería graduable a voluntad.

A pesar de las facilidades y la rapidez que nos ofrece la máquina fotocopiadora, si el número de copias es muy elevado, resulta más práctico encargarlas a una imprenta o bien confeccionarlas en la propia oficina utilizando las multicopistas (que no dejan de ser máquinas fotocopiadoras de más capacidad) o las máquinas de offset, del tipo oficina.

• Máquina de offset. El offset es un sistema de impresión basado en la repulsión que existe entre el agua y las materias grasas.

Las máquinas de offset tienen, fundamentalmente, tres cilindros, que son los que llevan a cabo la impresión. La plancha impresora, montada en el primer cilindro, transmite la imagen al segundo cilindro, recubierto de caucho, el cual imprime el papel que pasa entre este y el tercer cilindro. Las máquinas de offset disponen de baterías de rodillos, uno de los cuales humedece la plancha impresora, y los otros la entintan, de manera que las zonas que traen la imagen admiten las materias grasas (las tintas), y las partes blancas, el agua.

El sistema de impresión de tipo offset se llama también de impresión indirecta, ya que, contrariamente a los otros sistemas tradicionales de impresión (litografía, tipografía, rotograbado), la plancha impresora no tiene contacto con el papel. Este sistema se impuso enseguida en el mercado, más que por su calidad, por la rapidez y los precios extraordinariamente competitivos.

• Estenotipia. La estenotipia es de gran utilidad para la toma de dictados. Esta máquina permite tomarlos a una velocidad muy superior a la que se alcanza con la taquigrafía, y ofrece gran facilidad en la traducción, ya que imprime los textos en forma simplificada, con caracteres alfabéticos, de tal manera que pueden leerse sin que haga falta ningún aprendizaje especial.

Su funcionamiento es muy simple. Se basa en la pulsación múltiple simultánea y en un sistema de abreviaturas. La máquina está provista de un teclado mucho más sencillo que el de las máquinas de escribir ordinarias, y se pueden pulsar simultáneamente varias teclas a la vez para imprimir una sílaba o una palabra.

• Máquinas auxiliares para la preparación del correo. Hay empresas o casas comerciales que mueven un volumen importante de correspondencia. Para ellas es de gran utilidad poseer una serie de máquinas que les faciliten la tarea de plegar el impreso, ensobrar y franquear los sobres.

— máquina plegadora: esta máquina dobla el papel, impreso o carta, en una o más dobleces, en la forma deseada por el usuario, previa regulación de la máquina. Las más sofisticadas también lo cortan o lo puntean.

— máquina ensobradora: introduce el papel doblado dentro de los sobres.

— máquina plegadora-ensobradora: esta máquina realiza las dos funciones especificadas anteriormente.

— máquinas impresoras de direcciones: estas máquinas resultan de especial ayuda en las empresas que envían periódicamente información, catálogos, revistas, ofertas, etc., a sus clientes. En el mercado existe gran variedad de máquinas que realizan esta función, pero para todas ellas hay que tener siempre preparado un fichero con la ficha, cliché, etc., de cada cliente o empresa a la que se desea remitir la información. Las direcciones pueden imprimirse directamente en los sobres o bien en tiras de papel o en pequeñas etiquetas que se pegan posteriormente a los sobres.

— máquinas franqueadoras: estas máquinas imprimen el franqueo necesario en el sobre, paquete o en una tira de papel. De esta manera, se evita el uso de los sellos de correos. Para utilizar una máquina de este tipo, se debe contar con el permiso de la Administración de Correos.

Medios telefónicos

Sobre las posibilidades que la ciencia actual nos ofrece para hacer llegar más rápidamente a su destino nuestras comunicaciones, hablaremos en el capítulo siguiente al referirnos a las comunicaciones urgentes. Ahora sólo daremos una visión general de dos sistemas o aparatos de gran utilidad en las empresas o servicios actuales, y que funcionan por vía telefónica. Ellos nos permitirán plasmar nuestra comunicación no en nuestra hoja de papel, sino directamente en la del destinatario.

• Télex. Empresas e industrias, comerciales y de servicios, entidades públicas y órganos de la Administración suelen tener habitualmente en sus dependencias un aparato de manejo simple, con un teclado mecanográfico, que les permite enviar en cualquier momento mensajes a otros abonados, o bien recibirlos.

Es un sistema de telegrafía rápida, basado en el uso del teletipo y organizado como un servicio público al alcance de diferentes abonados conectados permanentemente a la red.

Cada uno de los abonados dispone de un número de identificación determinado.

La comunicación se produce por vía telefónica.

Los textos pueden ser transmitidos directamente por la línea o registrados previamente en una cinta de papel mediante un dispositivo perforador-codificador, que seguidamente transmite el mensaje automáticamente y a una gran velocidad.

Dado que el importe de la comunicación depende del tiempo que haya permanecido ocupada la línea telefónica, este sistema resulta muy práctico y económico.

• El fax. El fax es una de las herramientas de trabajo más importantes en cualquier empresa.

La información se transmite a través del teléfono, lo que posibilita el contactar y mandar un documento a cualquier lugar del mundo en escasos minutos.

Con el fax se puede enviar todo tipo de documentos, pero, a diferencia del e-mail o correo electrónico, no se precisa tener esa documentación en soporte informático, sino tan sólo sobre papel. Fotografías, gráficos, planos, etc., pueden ser enviados directamente.

Sin embargo, el fax presenta una diferencia importante con respecto al correo electrónico. En el fax, se pueden distinguir tres fases: la lectura, la transmisión y la restitución.

La lectura se lleva a cabo mediante un barrido electrónico. En el momento de la recepción, el aparato del destinatario efectúa la restitución sobre un soporte papel, es decir, se efectúa la descodificación del mensaje.

Medios informáticos

Hoy por hoy, la informática es imprescindible en casi todos los ámbitos de nuestra vida. El ordenador ha sustituido casi por completo a la máquina de escribir. Entremos un poco en los medios que nos ofrece la informática en nuestras comunicaciones escritas.

• Ordenador. Aparato o sistema que, a partir de unos datos de entrada, es capaz de elaborar una información o resultados, siguiendo una serie de operaciones para las cuales ha sido previamente programado.

En un ordenador existen dos partes fundamentales: el hardware y el software. El hardware es el conjunto mecánico que constituye el equipo electrónico. El software es el conjunto de programas de que el sistema dispone para traducir y tratar la información suministrada por el usuario. La parte principal del hardware es la unidad central de proceso; esta se compone de:

a) Unidad de control, que supervisa y distribuye las tareas que han de realizar el resto de las unidades, emitiendo las señales necesarias para su ejecución a la unidad aritmeticológica (unidad de cálculo).

b) Unidad aritmeticológica, que realiza las operaciones aritméticas y lógicas.

c) Memoria principal, sistema de almacenamiento de programas y datos de la unidad central.

Aunque se trata de una ciencia siempre cambiante podemos hablar de algunos tipos de ordenadores, los más usados y conocidos entre el público en general:

— Ordenador de bolsillo: máquina de calcular.

— Ordenador de sobremesa: ordenador autónomo de dimensiones reducidas que trabaja con monoprogramación.

— Ordenador doméstico: ordenador individual utilizado para fines domésticos.

— Ordenador individual: ordenador de diseño y configuración tecnológicos adaptados a un uso individualizado. También se le llama ordenador personal, distinguiéndolo, así, del ordenador preparado para usos profesionales.

• Impresora. Como complemento del ordenador, la impresora es aquel dispositivo periférico que escribe los caracteres que recibe directamente del ordenador, en papel continuo.

El teletipo fue el primer periférico capaz de escribir los resultados que le llegaban del ordenador y se utilizaba tanto para introducir información como para recibirla. A pesar de su eficacia, resultaba demasiado lento. Pronto aparecieron las impresoras que sólo escribían, diseñadas para operar a altas velocidades.

El procedimiento de impresión más usual es la impresión por impacto o percusión, que consiste en el golpeo directo con un martillo de los caracteres que están dispuestos sobre una cadena, barra, bola, rueda (margarita), etc., o bien que están formados por medios de la selección de una serie de agujas de una matriz: impresión matricial.

En el tipo de impresoras de agujas o matriciales los caracteres están formados por una matriz de puntos y una serie de agujas que golpean sobre una cinta entintada, detrás de la cual se encuentra el papel. Ya que la impresión se lleva a cabo mientras el carro se desplaza, se debe asegurar la posición con gran precisión (aproximadamente del orden de 0,1 mm entre punto y punto).

Para este fin se suele adoptar una solución óptica, de tal manera que se sigue el movimiento del carro mediante un emisor de luz y un fotodetector.

Cada aguja deja su huella en el papel de tal manera que todas las huellas juntas componen o forman el carácter que se va a imprimir. Todas las agujas, que son de acero, están agrupadas y situadas unas sobre las otras, y el extremo superior, o cabezal, más grueso, se encuentra dentro del campo magnético del núcleo de una bobina eléctrica.

La aguja está sujeta a un muelle y la parte más ancha se encuentra desplazada del núcleo, de tal manera que, cuando se aplica un impulso eléctrico al solenoide, el campo magnético provoca un desplazamiento instantáneo de la aguja porque la parte ancha tiende a recibir el máximo número de líneas de fuerza y, por tanto, se desplaza hacia el centro de la bobina. Una vez parado el impulso, la bobina retrocede por la acción del resorte hacia la posición de reposo.

Ya que las agujas deben moverse con un sincronismo perfecto para poder formar los caracteres, hace falta un circuito que genere los impulsos necesarios que actúen sobre los solenoides de las agujas.

Existe otro sistema que prescinde de la cinta entintada y que se basa en la impresión por procedimientos eléctricos sobre un papel en la impresora, entre este y las agujas aparece una diferencia de potencial que proporciona una corriente de agujas que lo tocan y dejan una marca en el punto de contacto debido al calor producido en el instante de la descarga, razón por la cual a este tipo de impresoras se les llama impresoras térmicas.

Un tipo de impresora sin percusión es la impresora de chorro de tinta, en la que los caracteres se forman por medio de la proyección de pequeños chorros de tinta sobre el papel. Las impresoras de chorro de tinta son muy silenciosas, trabajan a gran velocidad y proporcionan una gran calidad de impresión.

Su principio de funcionamiento consiste en la proyección de unas gotas de tinta sobre la hoja de papel, a una frecuencia de 120 kHz y a través de un gicler que es excitado por un transductor piezoeléctrico.

Se coloca un electrodo cerca del lugar donde el rayo es transformado en gotas, que quedan cargadas y pueden ser desviadas cuando pasan por el campo eléctrico que se genera al aplicar una diferencia de potencial elevada entre dos placas. Cuanto más alta sea la descarga, más grande será la desviación, de tal manera que la máxima desviación corresponderá a la altura de un carácter (unos 3 mm). Las gotitas que no resultan cargadas se recuperan en un canal y son rápidamente recicladas. Las gotas obedecen las órdenes del generador de caracteres que decide la desviación o escape.

Este modelo de impresoras es rápido. Si se las provee de cabezales con tintas de diferentes colores, estas impresoras pueden reproducir, al mismo tiempo que un texto, imágenes coloreadas.

Otro procedimiento sin impacto, es decir, sin desplazamientos mecánicos, es el de las impresoras láser. Este tipo de impresoras consta de un dispositivo láser de estado sólido cuyo rayo general, después de ser modulado a través de una señal digital procedente del sistema informático, incide sobre un espejo prismático que gira a una gran velocidad.

El rayo láser reflejado, y desviado al mismo tiempo por una de las caras del espejo, es focalizado por un juego de lentes condensadoras y dirigido a la superficie fotoconductora de un tambor que gira de forma sincronizada con el espejo.

El rayo barre de línea en línea la superficie lateral del tambor que está cargado positivamente y registra una imagen latente al descargar de forma total, parcial o nula cada punto de la línea barrida, según que sea blanco, gris o negro el respectivo tono del punto de la imagen que se quiere imprimir.

Después, con un procedimiento análogo al de una copiadora xerográfica, el rodillo o cilindro queda empolvado con un pigmento cargado negativamente que, al aplicarle una hoja de papel cargada positivamente, le transfiere la imagen.

Este tipo de impresora puede reproducir ilustraciones de tonos grises y también puede funcionar como fotocopiadora si la señal eléctrica que modula el láser se hace provenir de una unidad lectora (escáner) que con anterioridad ha digitalizado la imagen que se ha de reproducir mediante el barrido fotoeléctrico de su superficie.

El servicio de correos

Correos nos ofrece su servicio para hacer llegar a su destino las comunicaciones escritas. Existen también empresas privadas dedicadas a esto.

El servicio de Correos es de una gran importancia, pues en un plazo no muy amplio de tiempo y por un precio módico, consiguen que nuestras cartas, paquetes, etc., lleguen a nuestra misma ciudad o a los lugares más recónditos.

Mediante los sellos de correos o las máquinas franqueadoras se hace efectivo, normalmente, el importe de los servicios postales.

A efectos postales, podemos clasificar los envíos de la manera siguiente:

Cartas

Consideraremos una carta aquel papel escrito que se envía en un sobre cerrado a una persona determinada. El contenido no puede conocerse.

Los sobres que contienen las cartas no deben cumplir otro requisito que el de adaptarse a los tamaños normalizados establecidos por la Dirección General de Correos. No se aceptarán, por ejemplo, aquellos sobres que sean más pequeños, y los mayores pagarán franqueo doble.

Tamaño normalizado de los sobres:

En tamaños intermedios, la longitud no puede ser inferior a la anchura multiplicada por 1,4. El espesor máximo de los sobres es de 5 mm.

En el caso de los sobres con ventana transparente, las medidas deben ser las siguientes:

Los sobres deben ser de color claro, preferiblemente blanco, aunque se pueden utilizar otros colores. El motivo es sencillo: en un sobre claro se puede leer mejor el nombre de la persona, la dirección donde debe llevarse la carta. Las cartas se entregan siempre en el domicilio.

El importe del franqueo será el establecido por la Dirección General de Correos. Si no se sobrepasa el peso considerado normal, se pagará la tarifa ordinaria. De pesar más, el precio se ajustará al incremento proporcional de la tarifa.

A través de los países europeos el envío de cartas suele ir todo por avión. No deberemos pues, hacerlo constar en el sobre. Sin embargo, si enviamos una carta a otro continente, deberemos escribir en el sobre «Por avión», si este es nuestro deseo. Evidentemente, la tarifa variará, en este caso, de modo notable.

Tarjetas postales

Son cartulinas rectangulares cuyo contenido es actual y personal. El anverso suele ocuparlo una fotografía, dibujo, grabado, ilustración, etc. El reverso se divide en dos partes. En la mitad derecha escribiremos el nombre y la dirección completa de la persona o institución a la que queremos hacer llegar la tarjeta. En la esquina superior derecha pegaremos el sello del valor correspondiente. Utilizaremos la mitad izquierda para escribir el mensaje.

El tamaño normalizado de las postales es el siguiente:

El peso de la cartulina o cartón empleado en las tarjetas postales debe ser superior a 180 gramos por metro cuadrado.

La tarifa de las tarjetas postales no varía tanto como en las cartas. Existe una para los envíos locales y otra para las tarjetas que deben ser repartidas en el extranjero. Igualmente, las que se dirijan a los países europeos viajarán por avión. No hace falta hacerlo constar. Sí, cuando las enviemos a otros continentes.

Certificados

Para garantizar la llegada de un escrito o de un paquete pequeño, podemos utilizar el correo certificado. Correos se responsabiliza de ellos extendiendo un resguardo que debe ser firmado por el destinatario en el momento de la recepción y devuelto al remitente.

De esta manera, al llegarnos el resguardo firmado, sabremos que aquel sobre, paquete, etc., llegó a su destino, así como la fecha de su recepción.

Los certificados se entregarán en mano a la persona a la que van dirigidos. En caso de encontrarse ausente, se autorizará la recepción y firma a otra persona mediante un papel escrito y firmado por la primera.

El remitente pagará, además del sello según la tarifa vigente, otro especial para este servicio. Se lacrarán los certificados que se dirigen al extranjero.

Valores declarados

A través de este sistema podemos enviar documentos de valor, dinero en billetes, pequeños objetos de valor, etc. Los valores declarados son cartas o paquetes en los que se hace declaración de valor del contenido mediante el pago de un derecho de seguro.

En la cara anterior y en la parte superior del sobre o paquete escribiremos «Valores declarados ... ptas. [pesetas]». La cantidad de dinero correspondiente la escribiremos primero en números y luego en letras. Los sobres o paquetes pequeños se lacrarán como medida de seguridad y garantía.

El franqueo será el que corresponda al correo ordinario, más el certificado, más una pequeña tasa, siempre proporcional al valor que haya declarado.

La oficina de Correos nos debe extender un resguardo. En caso de extravío, cobraremos en metálico la cantidad que hayamos declarado.

Impresos

Este sistema nos permite enviar una multiplicidad de cosas con tarifas mucho más económicas que las del correo ordinario. No se admitirán, sin embargo, cartas, papeles o documentos escritos a mano o a máquina. Deberán ser reproducciones efectuadas por medio de imprenta, litografía, multicopista, etc., es decir, impresos, sobre papel o cartón, con cualquier procedimiento tipográfico.

Esta es una definición de tipo general de lo que se considera «impreso»; en los casos particulares conviene consultar en el servicio de Correos si lo que se va a enviar puede circular o no como tal.

Los ejemplos típicos de «impresos» que la mayoría de personas suele enviar son: periódicos, revistas, mapas, planos, dibujos, litografías, catálogos, anuncios, etc. Únicamente se admitirán escritos a máquina si son anuncios o circulares comerciales, cuando se envíen en número superior a diez.

El certificado administrativo

Una peculiaridad de la correspondencia certificada es el llamado certificado administrativo, que se utiliza únicamente para comunicarse con la Administración Pública.

En estos casos, se acude a la delegación de correos con el sobre que se va a enviar abierto, el original del contenido y una copia del mismo.

El funcionario sellará el original y la copia, y cerrará el sobre en su presencia.

Esta modalidad certifica no sólo el envío realizado, sino también el contenido del mismo. La copia sellada, por su parte, sirve de resguardo acreditativo.

Se trata de un sistema muy utilizado cuando se deben presentar escritos dentro de un plazo y las oficinas de la Administración están cerradas.

El certificado administrativo tiene la misma validez que si el documento se hubiera presentado en la administración correspondiente.

El burofax

El burofax es un servicio de gran agilidad y utilidad que ofrece Correos. Se trata de un servicio de envío de cualquier tipo de documento (texto o imagen) a través del fax, sin necesidad de disponer de terminal fax en el domicilio.

Dicho envío puede efectuarse en el ámbito nacional o internacional con entrega a domicilio incluida.

El documento es remitido vía fax desde la estafeta de Correos, donde se solicita el servicio hasta la terminal de Correos más cercana al destinatario. Una vez allí, es entregado por el mismo procedimiento que una carta certificada o telegrama.

Una de las características de este servicio consiste en que el original del documento no es devuelto al remitente, sino que queda depositado en las oficinas de Correos durante un periodo de seis meses, pudiéndose solicitar, si se desea, una certificación del contenido del mismo.

Las ventajas son diversas:

— El destinatario no necesita de terminal fax ya que el envío es entregado en el propio domicilio.

— Se puede solicitar acuse de recibo con el día y la hora en que ha sido entregado el documento y se ha efectuado el envío.

— La certificación del documento posee validez legal.

Paquetes pequeños

Sólo se admiten envíos de paquetes pequeños al extranjero. Pueden contener regalos, detalles personales o artículos comerciales. Se prohíbe el envío de objetos que midan más de un metro de largo, así como los de envío difícil, tales como cristales, porcelanas o artículos punzantes.

Se entregarán debidamente envueltos en papel de embalaje u otro similar que proteja el paquete de posibles golpes. También se aceptarán los que se envíen atados con cordel o cuidadosamente embalados con cinta adhesiva. Esta no deberá tapar la dirección adonde va dirigido el paquete, así como las señas del remitente. Los paquetes pequeños llevarán una etiqueta verde y, casi siempre, una declaración de aduanas.

Para algunos países, el peso máximo es de un kilo, siendo para otros tan sólo medio kilo. En cualquier caso, siempre deberemos acudir a la oficina de Correos a verificar el peso y aplicar la tarifa correspondiente.

Paquetes reducidos

El peso máximo de estos paquetes es de dos kilos, salvo si contienen artículos de papelería, en cuyo caso pueden llegar a pesar cuatro kilos. Si contiene libros rayados o similares en un solo volumen, su peso puede llegar a cinco kilos.

Se presentarán debidamente embalados sin ningún otro escrito que la dirección del remitente y la de la persona a quien va dirigido el paquete en cuestión. Se aceptarán cordeles o cintas adhesivas siempre y cuando no impidan el transporte ligero o dificulten la lectura de la dirección.

Paquetes postales

Para este tipo de paquetes se admite un peso máximo de siete kilos. Estos paquetes no se aceptan en correo ordinario entre dos oficinas de la península, por ejemplo. Si los queremos enviar al extranjero, lo haremos por avión o a través de RENFE. Por eso, deberemos especificar claramente en el paquete cuál es nuestra intención. Naturalmente, la tarifa variará sensiblemente de una manera a otra. Se acondicionarán igual que los otros paquetes, facilitando en todo momento el transporte, así como su posterior entrega.

Acuse de recibo

Muchas veces, el contenido de una carta puede ser de tanta importancia, que no sea suficiente la seguridad que nos ofrece el certificado, sino que queremos saber a ciencia cierta que el interesado la ha recibido directamente, o quien tenga poderes para hacerlo.

En un caso como este, al certificar el escrito, pediremos el acuse de recibo, lo que significará que el destinatario no sólo firmará el libro de certificados, sino también el volante que será devuelto al remitente, a su petición en las oficinas de Correos.

El remitente de un certificado puede pedir el acuse de recibo en el momento del depósito o posteriormente, dentro de un plazo determinado.

Correo urgente

La mayor parte de la correspondencia, tanto los certificados como las cartas simples o los valores declarados, puede enviarse como urgente pagando un franqueo extra, una sobretasa. Las tarjetas postales y los impresos quedan excluidos.

La correspondencia urgente especial se debe indicar con una etiqueta roja adherida en el sobre o paquete en la que se encuentra escrita la palabra urgente, o bien escribiéndolo de forma destacada. El correo urgente se entrega en las estaciones o en los aeropuertos y va directamente a las manos del interesado sin demoras.

Giro postal

Si queremos enviar dinero a través de la Administración de Correos, utilizaremos el giro postal como la forma que nos ofrece más seguridad.

La oficina de Correos nos extenderá un resguardo del envío en el momento de efectuarlo. En este resguardo se anotará la cantidad de dinero, primero en cifras y seguidamente en letras. También la fecha. Si queremos reclamar por no haber llegado la cantidad a su destino, deberemos presentar siempre este resguardo.

Lista de correo (poste restante)

En la central de Correos de todas las poblaciones existe lo que se llama «Lista». Se trata de un sistema muy útil para personas que cambian constantemente de domicilio.

En el sobre o paquete se hará constar el nombre y los apellidos de la persona a la que queremos hacer llegar el envío. Debajo del nombre escribiremos, simplemente, «Lista de Correos», y el nombre de la población de destino.

Si la carta la queremos mandar al extranjero, utilizaremos la fórmula internacional Poste Restante.

Apartado de Correos

Podemos solicitar a nuestra oficina de Correos que nos guarde la correspondencia en un apartado a nuestro nombre. Para ello deberemos abonar una cantidad mensual.

Reembolso

Los certificados, paquetes postales, etc., pueden ser enviados de tal manera que la persona que los reciba tenga que abonar la cantidad indicada en el sobre, o paquete, en un lugar bien visible. Se trata de un método ágil y con él, el remitente tiene la seguridad de cobrar, pues si el destinatario no paga, no se le entrega el envío.

Este método es utilizado básicamente por las empresas que se dedican a la venta por correo. También, y cada vez con más frecuencia, se envían contra reembolso documentos, certificados de penales y otros varios.

Las comunicaciones urgentes

Si queremos establecer una comunicación escrita de carácter urgente, aparte del servicio que nos brinda el correo urgente, utilizaremos el telégrafo o el télex.

El telégrafo

Mediante el servicio telegráfico estatal podemos enviar telegramas a casi todos los países del mundo. Se trata de uno de los medios más rápidos de comunicación escrita.

En las oficinas del servicio de Telégrafos encontraremos los impresos necesarios para enviar el telegrama. Se aconseja rellenarlo con la mayor precisión posible, así como brevedad y concisión al redactar el mensaje. En los telegramas no se acostumbra a usar signos de puntuación. La palabra stop sustituye al punto cuando queremos separar alguna frase para no crear confusión.

La tarifa que deberemos pagar dependerá del número de palabras y del destino del telegrama, por lo que se aconseja utilizar el menor número posible de palabras, procurando, eso sí, ser claros. Cuando no se tiene costumbre de redactar telegramas, se aconseja escribir primero el texto íntegro, e ir suprimiendo, con calma, las palabras que no sean fundamentales, las que no afecten para nada a la comprensión posterior.

Algunas empresas o entidades que utilizan con frecuencia este servicio para sus comunicaciones comerciales se sirven de unos códigos o claves que sustituyen frases enteras, ahorrándose, de esta manera, una cantidad de dinero considerable.

Confirmar mediante una carta el contenido de un telegrama no está nunca de más. Los telegramas de contenido financiero o comercial, por ejemplo, se acompañan siempre de ellas.

A continuación ofrecemos un ejemplo de cómo debemos rellenar el telegrama. Recordemos que debemos escribir siempre con letras de imprenta.

El resto del impreso debe rellenarse en la oficina de Telégrafos.

Los telegramas se reparten a domicilio. Si se manda con carácter de urgente, el telegrama recibe una atención especial en la rapidez del reparto. Si se prefiere, se puede indicar el número de teléfono del destinatario, y el contenido del telegrama le es anticipado por teléfono tan pronto como se recibe.

También podemos encargar nuestro telegrama a través del servicio telefónico. Este servicio funciona con horario permanente y lo pueden utilizar tanto los abonados como los que no lo son. Por este servicio, deberemos pagar las tasas telefónicas oficiales más una pequeña cantidad complementaria.

Además de los telegramas ordinarios, existen los urgentes, los que llevan la respuesta ya pagada, telegramas con acuse de recibo, telegramas múltiples (para varios destinatarios o para un destinatario en varias direcciones de una misma ciudad), etc.

Télex

Podríamos definir la palabra Télex como aquel teléfono automático en el que, en lugar de la palabra hablada, utilizamos la escritura. Se trata de un teleimpresor o aparato telegráfico, semejante a una máquina de escribir que, una vez puesto automáticamente en comunicación con otro abonado al servicio, puede transmitir los mensajes que se escriban previamente en el teleimpresor.

Además de transmitir el mensaje por escrito, el télex tiene la ventaja de que no es necesaria la presencia de una persona ante el teleimpresor receptor para que el mensaje sea recibido. Podemos enviar télex dentro de la península y a casi todos los países del extranjero.

Fonotélex

Este servicio permite la utilización del télex a los abonados al teléfono, mediante la intervención de los servicios de telecomunicación estatales que recogen y transmiten los mensajes. Para poder utilizar este servicio es necesario estar abonado mediante la firma de un contrato con el servicio.

Cablegrama

Se trata de un telegrama transmitido por cable sumergido en el mar o en ríos, etc., en combinación con el telégrafo. Es un sistema poco económico pero muy rápido. En ellos debemos indicar la vía o cable que debe seguir, por ejemplo:

Vía Cable Colombia

Si queremos hacer uso de él, deberemos dirigirnos a la oficina de Telégrafos de nuestra localidad.

Radiograma

Es aquel telegrama transmitido por las vías de radiocomunicación, por medio de las ondas hertzianas. Como ejemplo de texto que se radia, podremos dar el siguiente:

«Suspendido no vendré martes sí domingo 12 horas avión. Besos. Laura.»

Siendo el texto completo:

«He suspendido. No vendré el martes sino el domingo en el avión de las 12. Besos de Laura.»

Telefax

A través de un telefax podemos transmitir a distancia copias de documentos, escritos o gráficos por medio de señales telefónicas, telegráficas o radiofónicas.

El elemento principal de todo el proceso es la lectura óptica del original que debe ser transmitido. La comodidad y sencillez de este sistema lo ha convertido en un elemento primordial en todas aquellas empresas que necesitan estar en contacto directo con el exterior.

El código postal

Todo usuario de los servicios postales y telegráficos deberá añadir los cinco dígitos del código postal en los sobres, cubiertas de los paquetes, giros y mensajes telegráficos que deban ser enviados a poblaciones españolas.

Estos dígitos se colocarán inmediatamente a la izquierda y a la misma altura del nombre de la población, localidad o lugar de destino. El significado de los cinco dígitos que configuran el código postal es el siguiente:

— Los dos primeros números identifican la provincia según el código geográfico nacional.

— El tercer número identifica ciudades importantes o itinerarios básicos.

— Los dígitos cuarto y quinto identifican áreas de reparto o itinerarios de rutas de dispersión o de enlaces rurales.

Así, en la siguiente dirección:

Miguel Herrando

C/ Obispo Sivilla, 34

08022 BARCELONA

Los dígitos 08 nos dicen que se trata de la provincia de Barcelona, el 0 nos indica que se trata de la capital de la provincia y el 22, el área de reparto.

Este código postal entró en vigor en España el 1 de julio de 1984, haciéndose extensivo y obligatorio a toda la península desde el 1 de junio de 1986.

La correspondencia como forma de comunicación escrita

Podremos definir la correspondencia como el arte de conversar a distancia por medio de la escritura.

Como veíamos en el capítulo anterior, la correspondencia tiene una ventaja de gran consideración sobre las comunicaciones habladas y es su perdurabilidad. «Las palabras se las lleva el viento», dice el refrán, y tiene mucha razón. Aunque hoy en día hay muchos medios capaces de «conservar» las palabras dichas, a través de una grabación, por ejemplo, una comunicación hablada es siempre mucho más fácil de olvidar o perder. No sucede lo mismo con lo escrito, ya que por haber utilizado un soporte y medios adecuados, puede ser conservado indefinidamente.

Este aspecto de la conversación escrita tiene su importancia en bastantes casos en los que, por el interés del contenido, conviene su conservación durante un determinado tiempo. Gracias al servicio de Correos, la correspondencia es una de las maneras más económicas de comunicarse a distancia. Cuando es necesaria una rapidez superior a la normal, recurrimos al correo electrónico, o en su defecto, si no se puede acceder, a la correspondencia urgente.

La correspondencia aplicada a las relaciones familiares o de amistad constituye la llamada correspondencia particular o privada. La correspondencia recibe el nombre de comercial cuando se aplica a los negocios, y sería el arte de tratar, de hablar de negocios mediante la escritura.

Precisamente, el objetivo fundamental de este libro es dar normas para conseguir la máxima perfección posible tanto en lo que se refiere a los aspectos formales de la correspondencia, como su presentación, como al contenido, o sea, su redacción.

Nos referiremos a continuación a las diferentes formas de la correspondencia escrita.

La carta

Se trata de la forma de comunicación escrita más frecuente. Carta es cualquier papel escrito y, ordinariamente, cerrado que una persona envía a otra para comunicarse con ella.

En cuanto al contenido, distinguiremos entre las cartas privadas o de relación social, y las comerciales. La presentación también variará. Por ejemplo, las cartas comerciales irán siempre mecanografiadas, y deberán atenerse a unas normas más estrictas.

Como consejos a la hora de escribir y mandar una carta, en general, diremos:

1. Las cartas privadas deberían escribirse siempre a mano. Hoy en día, sin embargo, es cada vez más frecuente mecanografiarlas por la facilidad de lectura que representa.

2. No echaremos nunca una carta al correo sin haberla leído al menos una vez, después de haberla terminado. Aunque escribamos primero un borrador y luego la pasemos a limpio, siempre nos podemos haber saltado una palabra, una frase, o haber cometido algún error gramatical o alguna falta de ortografía.

3. Intentaremos evitar los términos equívocos que puedan inducir a error al posterior lector, o que no expresen exactamente la idea que queríamos desarrollar o manifestar.

4. Debemos tener en cuenta que la palabra escrita compromete. En un momento dado, puede incluso usarse como prueba contra quien la escribió. Por este motivo, procuraremos evitar palabras o frases que puedan comprometernos o perjudicarnos en el caso de que terceros pudieran acceder a la carta.

5. Se aconseja no escribir cartas largas. Es preferible concretar y evitar repeticiones inútiles para no hacer aburrida la lectura.

6. Siempre las firmaremos a mano, de nuestro puño y letra. Podemos, incluso, añadir algunas frases de despedida, a mano, si la carta ha sido mecanografiada.

Las partes esenciales de una carta son:

FECHA

Es importante saber la fecha en la que una carta fue escrita, aunque se trate de una carta familiar.

Si el papel no tiene membrete impreso, escribiremos primero el nombre de la población desde donde se escribe. Si ya está impreso, sólo añadiremos el día, el mes y el año.

Por ejemplo:

Barcelona, 19 de mayo de 1999

o

19 de mayo de 1999 [si en el membrete ya consta Barcelona]

Podemos abreviarlo de la manera siguiente:

Barcelona, 19/05/99

En cualquier caso, el nombre de la población lo escribiremos siempre seguido de una coma.

La fecha se acostumbra a escribir siempre en la parte superior derecha de la carta.

ENCABEZAMIENTO

La fórmula del encabezamiento variará según la relación que exista entre el remitente y el destinatario.

Si escribimos a una persona que tiene una cierta categoría social o intelectual, a la cual conocemos poco, podemos encabezar la carta de la siguiente manera:

Distinguida señora:

Distinguido señor:

Cuando existe cierta relación, pero no lo suficientemente estrecha para tutear, y se trata también de alguien socialmente importante, escribiremos:

Distinguida amiga:

Distinguido amigo:

Cuando el grado de intimidad es mayor, escribiremos:

Querida amiga:	o	Querida X:
Querido amigo:	o	Querido X:

Las cartas que se escriben entre jefes y subordinados guardarán un aire respetuoso, siempre en relación y proporción con el trato que se acostumbre mantener en la empresa. Así, si se trata de escribir al director de una firma, diremos:

Sr. director:

o

Distinguido señor:

Cuando la destinataria de la carta es una mujer, se seguirán las mismas normas citadas anteriormente. Si es joven y soltera se le dará el tratamiento de señorita. Si es casada o ha entrado ya en la madurez, se la tratará de señora. A partir de cierta edad, suena un poco ridículo el tratamiento de señorita, aunque se trate de una mujer soltera.

Cuando las cartas se dirigen a altas personalidades del mundo político, religioso o militar, emplearemos los tratamientos correspondientes.

Las cartas que van dirigidas a personas que ostentan títulos nobiliarios, las encabezaremos así:

Sr. marqués:	Sr. conde:
Sra. marquesa:	Sra. condesa:

INTRODUCCIÓN

No es obligatorio hacer una introducción antes de abordar de lleno el tema central que nos ha motivado a escribir la carta, pero sí que es conveniente para evitar rigidez y conseguir un aire más agradable e íntimo.

Puede servirnos de introducción, en muchos casos, preguntar por la salud, por los asuntos que aquella persona tiene entre manos, por su familia, para luego entrar directamente a hablar del tema central.

CUERPO O TEMA CENTRAL

Debe quedar claro el motivo que ha dado origen a la carta. Por eso, es importante que el tema central quede destacado del resto de la carta en un párrafo aparte.

DESPEDIDA

En este apartado, y sólo en este, se enviarán saludos o abrazos, se expresarán buenos deseos para el receptor de la carta.

La despedida debe guardar relación con el encabezamiento. No se enviarán, pues, abrazos a quien antes se ha tratado de distinguido señor. Abrazos los enviaremos sólo a familiares y amigos, por ejemplo, reservándonos los besos para los familiares más íntimos.

Modelo de algunas fórmulas de despedida:

Con todo mi cariño,

Con todo mi afecto,

Recibe un cordial saludo,

Cariñosos saludos,

Afectuosos saludos,

Un atento saludo,

Un cordial saludo,

Un fuerte abrazo,

Besos y abrazos,

Les saluda muy cordialmente,

Besos,

Estas fórmulas de despedida pueden ir precedidas de otras frases saludando a la familia, enviándoles recuerdos, respetos, etc.:

Mis respetos a tu padre...

Afectuosos recuerdos a los tuyos...

Te ruego saludes en mi nombre a...

Recuerdos a tu esposa

Abrazos a los niños

LA FIRMA

La firma debería ser siempre legible. La mayoría de personas tienden a firmar de una manera complicada, barroca, totalmente ininteligible. Esto sólo hace, muchas veces, entorpecer la comunicación. En las cartas que enviamos a personas que no nos conocen les puede resultar un enigma adivinar el remitente.

Se firmará con el nombre de pila cuando escribimos a un familiar o amigo. En las cartas comerciales y profesionales usaremos el nombre y el apellido. Las mujeres casadas firmarán con su apellido de solteras, pudiendo añadir, si así lo desean, el del marido:

Margarita Núñez

Margarita Núñez de Bilbao

Igual ocurre si es viuda:

Margarita Núñez

Margarita Núñez, vda. de Bilbao

LA POSDATA (P. D.)

La posdata se añade al final del escrito, después de la firma, generalmente, en el margen izquierdo. La finalidad es hacer constar algo importante que se había olvidado mencionar en el cuerpo de la carta. También se utiliza cuando se quiere aclarar algún punto que pudiera quedar oscuro.

DIRECCIÓN

La dirección está formada por el nombre de la persona o entidad a la que se dirige la carta, el domicilio, la población y el distrito postal. La dirección, sin embargo, sólo figurará en el papel de la carta cuando se trate de correspondencia comercial. En la correspondencia privada no aparecerá más que en el sobre.

Dirección en los sobres

Al escribir la dirección del destinatario en los sobres, dejaremos siempre un margen en la parte superior de la mitad de la altura del sobre y de un tercio de su anchura en el margen izquierdo.

El nombre de la persona irá precedido de Sr. D., cuando se hace constar el nombre de pila. Don va acompañado siempre del nombre de pila, nunca precede al apellido.

Si la persona a la que vamos a enviar la carta tiene derecho a un tratamiento honorífico, lo escribiremos delante de Sr. D.:

Ilmo. Sr. D. Ramón Solís

Igualmente, si ostenta algún título o cargo importante que sea conveniente hacer resaltar, este figurará debajo del nombre:

Sr. D. Ramón Solís

Director de PARBA, S.A.

Las mismas normas para las mujeres, utilizando Sra. o Srta., según el caso. Debajo del nombre, o del cargo, si lo hubiera, se escribe la dirección propiamente dicha, calle, número, piso y puerta, según el caso:

Sr. D...

Avda. General Mitre, 102.

El número de la calle se separará del número del piso mediante un espacio mayor, con una coma o un guión. El guión servirá, también, para separar el número del piso y la puerta:

Sr. D...

Balmes, 33, 2.°-1.a

Por último, escribiremos la localidad. No debemos olvidarnos del distrito postal:

Sr. D. Ramón Solís

Balmes, 33, 2.°-1.a

08021 BARCELONA

Si la localidad no es capital de provincia, escribiremos esta al lado, entre paréntesis:

Sr. D. Ramón Solís

Balmes, 33, 2.°-1.a

Villanueva del Rey (CÓRDOBA)

Destacaremos el nombre de la población escribiéndolo en mayúsculas o subrayándolo:

Sra. Montserrat Toldos

C/ Virgen de la Paz, 41

LUGO

Si enviamos una carta al extranjero, el nombre del país de destino figurará en la parte superior izquierda del sobre, en castellano. La población puede escribirse en el idioma original, así facilitamos la posterior distribución en el país.

En la mayor parte de los países extranjeros, el número de la calle se coloca antes del nombre de la misma. Es conveniente que sigamos las normas del lugar al que nos dirigimos. En Alemania, por ejemplo, la población se escribe antes que la calle. Veamos el ejemplo:

ALEMANIA

H. Peter Wolf

Heidelberg 69

5, Haupstrasse

Remite

Es recomendable escribir siempre el remite en la cara posterior del sobre. Seguiremos el mismo orden que citábamos al referirnos a la dirección, pero no es necesario que lo escribamos en distintas líneas. El nombre no irá precedido de tratamiento alguno:

Ramón Salinas

Alguemesí, 49

46003 Valencia

O bien:

Ramón Salinas. Alguemesí, 49. 46003 VALENCIA

Los sellos

Siempre colocaremos los sellos en el ángulo superior derecho del sobre, evitando tapar con ellos el nombre del destinatario o la dirección.

La respuesta

Resulta de mala educación dejar una carta sin contestar, o demorar demasiado la respuesta. Toda carta debe ser, en principio, contestada. De no ser así, podemos llegar a defraudar al remitente.

Una respuesta tardía puede carecer de interés por haberse modificado las circunstancias que motivaron la primera. Es probable también que, con el tiempo, se olviden los puntos a los que era necesario dar una respuesta. El remitente puede pensar, incluso, que la carta se ha extraviado y mandarnos otra.

Tarjetas/Tarjetones

Las tarjetas de visita clásicas de pequeñas proporciones han ido desapareciendo paulatinamente. Resulta poco elegante enviar una tarjeta pequeña en un sobre de proporciones bastante mayores. Ahora se acostumbra entregar en mano. También acompañando un obsequio o documento.

Es lógico que, por comodidad, se tienda a la unificación de tamaños. El tamaño más frecuente es el que mide: 90 x 140 mm. El papel más adecuado para las tarjetas y los tarjetones es la cartulina y el papel cuché.

Las tarjetas o tarjetones comerciales llevarán impresos el nombre y la dirección, así como el anagrama reducido proporcionalmente, si lo hay.

Las tarjetas de los profesionales, o de las personas con profesiones liberales, llevarán el nombre, el cargo o profesión y el domicilio profesional (calle, teléfono, población, etc.). Cuando la profesión se ejerce de forma independiente, sin estar ligado a ninguna empresa en concreto, se tendrán dos tipos de tarjetas, las llamadas de visita, en las que figura únicamente el nombre, y otras que llevan también impresa la dirección y el teléfono.

Los matrimonios suelen tener tarjetas en común, es decir, con el nombre de ambos. En ellas, el nombre de la esposa aparecerá con sus apellidos de soltera, o bien sólo con el primero y a continuación el del marido, precedido de la partícula «de». Veamos el ejemplo:

Pedro Allende Pascual

María Catalán Reberter

O bien:

Pedro Allende Pascual

María Catalán de Allende

Existe diversidad de modelos de tarjetas. Aquí nos referiremos únicamente a cómo deben ser escritas. Los mismos ejemplos sirven para los tarjetones. El tamaño que utilizamos en los siguientes ejemplos corresponde a la tarjeta apropiada para el tamaño pequeño de sobres normalizados.

EJEMPLO 1

Anverso:

Reverso:

EJEMPLO 2

Reverso:

Anverso:

Volantes y memorandos

La función de los volantes y memorandos es la misma que la de las cartas. No son más que cartas cortas. Cuando sólo deseamos dejar un recado, escribir una pequeña nota, etc., no es necesario que redactemos una carta larga con todos los formulismos que esta trae consigo.

Actualmente se utilizan poco. Se prefiere enviar una tarjeta con el recado, si se trata de una comunicación externa, o notas interiores si circulan en el interior de una empresa, por ejemplo.

Los volantes acostumbran tener forma rectangular, con una altura más o menos tres veces mayor a su ancho, y los memorandos, forma de cuartilla. Ambos llevan el membrete en la parte superior. Sin embargo, hoy en día, cualquier papel, cualquier medida, son válidos para dejar un recado, para comunicar una pequeña noticia; los formulismos han quedado un poco aparte.

Comunicaciones urgentes

Dentro de la correspondencia como forma de comunicación escrita, no podemos olvidarnos de las comunicaciones urgentes. Ellas nos solucionan, más de una vez, problemas que con una carta, por ejemplo, no podríamos resolver.

La rapidez de las comunicaciones urgentes es, muchas veces, asombrosa. Estamos hablando, naturalmente, de los telegramas, télex, telefax, etc. A ellos nos hemos referido detalladamente en el capítulo anterior.