HILO CONDUCTORUnidad de aprendizaje 1
Gestión de archivos, públicos y privados
Contenido
2. Aplicación de técnicas de archivo documental
3. Procedimientos de registro y posterior archivo
5. Aplicación de procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información
6. Técnicas de protección de accesos públicos y privados, en archivos convencionales e informáticos
Objetivos
El objetivo específico de esta Unidad de Aprendizaje es:
Debido a la gran afluencia de información en el mundo actual, la gestión y administración de esta se hace cada vez más necesaria, ya que se considera un recurso importantísimo para el mantenimiento y avance de la sociedad en la que vivimos. De ahí que el archivo, tanto público como privado, tenga un papel primordial para permitir la utilización y localización de la información que se posee.
A lo largo de esta unidad de aprendizaje se tratarán las técnicas y procedimientos de clasificación y ordenación de archivos, además de las normas a tener en cuenta para la seguridad y protección en el acceso y tratamiento de los mismos tanto en el ámbito público como privado.
Para ello nos basaremos en el caso de la empresa Blasoptical, que ha decidido nombrar un responsable de la gestión del archivo en su delegación de Vitoria, para conseguir una mejor eficacia.
HILO CONDUCTOR
Blasoptical es una franquicia de comercialización de productos ópticos, consolidada en su sector desde hace varios años. Tiene su sede central en Salamanca y cuenta con ocho delegaciones repartidas por todo el territorio nacional, concretamente: dos en Barcelona, una en Vitoria, tres en Madrid, una en Cáceres y una en Jaén.
Todas las empresas, tanto públicas como privadas, necesitan llevar al día los documentos para su posterior utilización y consulta. Se requiere que estén organizados de forma ordenada y sistemática, a fin de facilitar su localización.
En este sentido, juega un papel importante el archivo de la empresa, ya que es el encargado de guardar y hacer una clasificación organizada de los citados documentos a fin de que su búsqueda sea rápida y eficaz.
La antigua clasificación de documentos necesita de un espacio físico y corre el riesgo de deteriorarse con el tiempo.
HILO CONDUCTOR
Las delegaciones de la empresa Blasoptical funcionan correctamente con carácter general, a excepción de la situada en Vitoria, que como consecuencia de la deficiente gestión de su archivo, ha recibido ya varias quejas de sus clientes. Por este motivo Arancha, gerente de la delegación, ha decidido nombrar como responsable a Jesús, para que trabaje con el objetivo de lograr un archivo eficaz.
En la empresa, el archivo se considera una herramienta muy importante, pues contiene la totalidad de la información y documentación generada en su gestión.
A continuación, conocerás cuál es la función del archivo, su principal fin y su forma de organización:
NOTA
El archivo sirve como elemento probatorio, cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.
HILO CONDUCTOR
Para abordar la nueva tarea encomendada, Jesús actualiza sus conocimientos de gestión de archivos, adquiridos en la universidad.
En primer lugar trata la tipología de la documentación según sus características y utilidad en la empresa; posteriormente profundiza en los tipos de archivo que se pueden utilizar según el grado de actualidad de la información y las técnicas de organización más adecuadas a la estructura organizacional de la delegación en cuestión.
Cada empresa genera una documentación e información que hay que conservar y transmitir, pudiéndose agrupar en los siguientes bloques, dependiendo de sus características y utilidad:
En el sistema de archivo se almacenan los documentos que la empresa necesita mantener guardados por algún motivo, aunque en función de las necesidades de consulta de dicha documentación, el archivo se clasificará de la siguiente forma:
APLICACIÓN PRÁCTICA
Jesús ya ha refrescado sus conocimientos sobre los distintos tipos de documentos/información que se generan en la empresa, pero no tiene claro los tipos de archivo según la documentación/información que contiene.
Teniendo en cuenta que un archivo puede ser activo, inactivo o semiactivo, identifica qué tipo de archivo son los siguientes:
Solución
El archivo activo es aquel que contiene información y documentación que se utiliza en la gestión de la empresa en el momento actual, de ahí que el catálogo de productos que están a la venta y las facturas rectificativas generadas en el primer trimestre del ejercicio se incluyan en él.
Por su parte, en el archivo inactivo está la documentación e información que tiene carácter histórico, siendo las escrituras de constitución un ejemplo muy claro de ello. Por último, en el archivo semiactivo se encuentra la información y documentación que no es imprescindible en la gestión empresarial, pero tampoco tiene carácter histórico, correspondiendo en este caso a las estadísticas de los resultados del año anterior, siendo periodicidad de consulta esporádica.
RECUERDA
El archivo activo es aquel que contiene los documentos que están en vigor en la empresa; el semiactivo, incluye los documentos cuya consulta es esporádica; y en el archivo inactivo se guardan los documentos e informaciones que no son de actualidad ni de utilidad. Todos ellos son susceptibles de ser organizados mediante un sistema centralizado o descentralizado.
Clasificación y codificación
Se puede definir clasificación como la distribución de documentación escrita de interés para la empresa, suministrando a cada una un orden específico de acuerdo a sus características.
Los principales sistemas de clasificación se pueden agrupar en dos: alfabético y numérico.
SABÍAS QUE…
Aunque existen variantes de los sistemas principales de clasificación, todos se basan en combinaciones realizadas con ellos, y bien sea separados o unidos entre sí, forman la base de toda ordenación.
Para realizar la clasificación de la documentación empresarial de forma correcta es importante conocer bien los sistemas principales y sus variantes.
Sistema alfabético
Se denomina alfabético, porque se fundamenta en la utilización del abecedario para establecer una clasificación. Es uno de los más conocidos y se ajusta a casi todos los negocios.
La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.
Las reglas para ordenar alfabéticamente se usan directa o indirectamente en casi todos los sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los sistemas. Existen varias reglas básicas para clasificar, las cuales son de uso universal.
PARA SABER MÁS
Consulta los siguientes enlaces sobre las normas de clasificación:
| Normas de clasificación alfabética de nombres de persona | Normas de clasificación alfabética de nombres de empresa | |
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| https://redirectoronline.com/mf09780101 | https://redirectoronline.com/mf09780102 |
APLICACIÓN PRÁCTICA
Arancha le ha facilitado a su compañero Jesús un listado con diferentes fichas de clientes para su inclusión en el archivo, ¿sabrías clasificar de forma alfabética el listado de clientes nuevos que Arancha le facilita a Jesús?
Solución:
El orden correcto es:
Para la ordenación del listado se han tenido en cuenta una serie de normas: se tiene en cuenta siempre el primer apellido, a continuación el segundo y si estos coinciden el nombre; los apellidos que tienen preposiciones se ordenan sin tenerlas en cuenta; los apellidos que son compuestos se ordenan como si fueran un solo apellido; los nombres extranjeros se ordenan por el primer apellido; y los apellidos unidos por un guion se consideran uno solo.
Sistema numérico
En él se utilizan los números y su natural seriación progresiva, para clasificar los documentos según dicha numeración, sin considerar ningún otro tipo de referencia para ello y, teniendo en cuenta, los distintos tipos de sistemas numéricos: consecutivo, simple, de dígitos terminales, dígitos centrales.
Entre sus ventajas destacan la facilidad para asignar a cada documento un número, y su lectura es rápida; y como inconvenientes está la complejidad en la numeración, los fallos en la lectura, etc.
Clasificación alfanumérica
Es un sistema de clasificación que asigna números y letras a cada elemento a ordenar.
Dentro de la empresa, este criterio puede emplearse para distinguir con las letras el tipo de documento que se esté clasificando.
Un ejemplo claro es el antiguo sistema de matriculación de vehículos, en el que se asignaba una serie numérica (según el orden de matriculación), y una o varias letras, que identificaban la provincia.
EJEMPLO
Si a los albaranes se les asigna la letra (A), a las facturas la letra (F) y a los pedidos, la letra (P), se pueden clasificar alfanuméricamente los documentos, sin que quepa la menor duda de a qué se refiere cada código empleado:
Clasificación cronológica
Este sistema de clasificación es tan utilizado como el alfabético y el numérico. Clasifica los elementos atendiendo a la fecha que aparece en ellos. Basta con ordenar los años, dentro de estos, los meses, y por último, los días. Este criterio es apto para combinarlo con el sistema alfabético y/o numérico.
El inconveniente que se puede dar en esta clasificación, es que hay que saber con exactitud la fecha del documento en cuestión, para su localización, pero se considera un método sencillo, rápido y barato.
Clasificación temática o por materias
Consiste en clasificar una serie de elementos de acuerdo con la naturaleza de los mismos.
En el siguiente ejemplo se puede apreciar con claridad esta clasificación.
EJEMPLO
Para ordenar los libros de la empresa lo primero será separar todos los libros de contabilidad, registros de correspondencia, etc. Seguidamente, cuando se haya establecido el tema (contabilidad, correspondencia, personal…), se seleccionará uno de los bloques, por ejemplo, el de contabilidad. Ahora se separarán los libros de balance, diario, mayor, etc. Y, finalmente, se ordenarán cronológicamente todos los de balances, por un lado; por otro, los libros de diario, y así con todos los bloques que se hayan hecho. Así pues, quedarían los siguientes pasos:
Clasificación geográfica
Es el sistema de clasificación, mediante el cual, la información se ordena atendiendo a la localización geográfica de la misma. Un criterio de clasificación geográfica sería, entre otros, el que ordena de acuerdo con: región, provincia, municipio y apellidos.
Hay que tener en cuenta que al optar por un sistema determinado de clasificación, no se puede valorar con exactitud cuál es el mejor y más aconsejable en cada momento, por eso nunca hay que limitarse a recurrir a uno solo por haberse aplicado en casos similares y hay que atenerse a un estudio de las necesidades de la empresa.
La codificación consiste en asignar números, letras u otros símbolos a los documentos, de acuerdo a un plan sistemático, con el objeto de distinguir las categorías a las que cada documento pertenece y diferenciarlos entre sí, en el ámbito de su categoría.
Es una tarea necesaria para el registro de la documentación, al servir de ayuda para la identificación individual de la misma.
Tras ver en qué consiste la clasificación y la codificación, te proponemos la siguiente actividad.
ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA
1. Crea un ejemplo de cómo se pueden codificar los siguientes documentos de un mismo cliente de una empresa, para su posterior archivo: presupuesto, pedido, albarán y factura.
Al realizar los índices de un archivo se debe usar un lenguaje que sea inteligible para el usuario, a fin de evitar que sea excesivamente complicada la búsqueda del determinado documento en cuestión.
Al realizar una indización es necesario seguir una serie de pasos:
IMPORTANTE
Los índices tienen por misión sintetizar y representar el contenido de los documentos para que puedan ser recuperados por el usuario.
HILO CONDUCTOR
Como Jesús ya ha adquirido los conocimientos adecuados para gestionar correctamente el archivo de la delegación, decide elaborar un manual de ayuda para proporcionárselo al resto de compañeros y que le sea útil en las consultas de información que precisen.
Una vez realizadas las series y subdivisiones relativas a la ordenación de la documentación a consultar, se elaborará un manual de ayuda que se difundirá a todos los empleados de archivo y del servicio en general, sobre la manera de acceder a la citada información.
Al existir archivos inmediatos y/o parciales se hace necesario que, en la labor de clasificado, existan determinadas normas y procedimientos a tener en cuenta por los encargados de dicha clasificación.
IMPORTANTE
El manual deberá ser revisado y actualizado asiduamente para incluir o eliminar aquellas técnicas o procedimientos que ya no se utilicen en la gestión documental.
En este esquema podrás observar las características del manual de ayuda:
Se ha podido comprobar que existen algunas organizaciones que no tienen establecido ningún procedimiento para su archivo documental.
Esto repercute directamente en la responsabilidad de conservación de los documentos propios de la empresa.
Existe cierta información que se almacena por periodos largos de tiempo, limitando así la posibilidad de consulta. A veces, la información no se archiva nunca, quedándose con pocas garantías para conservarse y con dificultad en el acceso a la misma, siendo imposible establecer con ellas sistemas de seguridad eficaces, ya que son muy costosos para todo el ciclo de vida de los documentos.
Conservación de archivos en papel en espacios acondicionados para su manejo
TAREA 1
La asesoría Barba y Sánchez se dedica a la gestión fiscal, contable y laboral de una cartera de 100 clientes. Cuenta con un único archivo para el almacenamiento de los expedientes de todos ellos, sin seguir ningún orden concreto.
Un cliente necesita las facturas de un semestre concreto para solicitar una ayuda municipal. El retraso en la entrega de la documentación por su desorganización en el archivo, le ocasiona problemas y este se queja.
¿Qué error han cometido en la asesoría? ¿Por qué motivo deberían haber organizado mejor el archivo?
Describe la finalidad que tiene la asesoría organizando la información generada en las actividades que realiza y los objetivos que debe perseguir con esta organización de la documentación.
TAREA 2
Ante la queja del cliente por el problema ocasionado en el retraso de la documentación requerida, visto en la Tarea 1, la asesoría Barba y Sánchez se plantea una mejora en su archivo. Para ello lo primero es conocer las distintas técnicas de organización que existen.
Explica cada una de ellas, indica y razona cuál es la más adecuada para cubrir las necesidades de la asesoría.
TAREA 3
Si te facilitan la siguiente información referente a una serie de facturas, ¿cómo las clasificarías? Hazlo diferenciando cada uno de los sistemas de clasificación que has estudiado.
Además, ¿qué sistema utilizarías si tuvieras que codificar esta información para registrarla en un libro registro? Razona tu respuesta y propón una codificación para esta información.
HILO CONDUCTOR
Para el proceso de archivo de la distinta documentación que se genera en la empresa, Jesús necesita conocer los medios materiales a utilizar. Por tanto, Arancha le informa de las distintas instalaciones, mobiliario y archivos informáticos disponibles para realizar sus tareas de registro, archivo y conservación de documentos. Además, Jesús deberá elegir una adecuada distribución para garantizar y agilizar la consulta o recuperación de los mismos.
Para el procedimiento de registro y archivo de documentos se han de identificar los medios materiales necesarios para una correcta ubicación y recuperación de los mismos.
Los elementos utilizados para clasificar y ordenar los documentos, se pueden agrupar en:
Los elementos que se van a utilizar en una empresa pueden variar teniendo en cuenta los tipos de archivo (activo, semiactivo e inactivo), el tamaño de la empresa y las características de su actividad. Si la empresa es grande, debe disponer de tantos medios materiales como archivos distintos tenga; si por el contrario es pequeña, solo dispondrá de un medio material.
ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA
2. Determina qué tipo de elemento utilizarías para clasificar y ordenar la siguiente información generada en una empresa:
Los locales o espacios de la empresa que están destinados a desarrollar todas las tareas catalogadas en la actividad de archivar, es a lo que se llama propiamente como archivo. Estos espacios deben estar preparados para asegurar las tareas de trabajo y conservación de los documentos.
La distribución de los documentos a archivar, dependiendo del mobiliario que exista en la empresa, se realiza de tres formas:
Mobiliario
HILO CONDUCTOR
Llegado a este punto en el proceso de gestión del archivo, Jesús debe tomar la decisión del tipo de soporte adecuado a la información/documentación que se genera en la delegación de la empresa.
Además, una vez decidido el tipo de soporte, habrá que elegir el accesorio idóneo para que la conservación de la documentación/información sea la correcta y se corresponda con sus características.
Para conservar la información dentro de la empresa, el archivo suele constar de mobiliario diverso.
A continuación se presentan los diversos tipos de mobiliarios del archivo y las características de los mismos:
APLICACIÓN PRÁCTICA
Identifica de entre los siguientes elementos el mobiliario más adecuado para la empresa Blasoptical, teniendo en cuenta que al tener datos sanitarios, estos deben llevar una protección especial:
Solución
El mobiliario adecuado para la información/documentación que genera la empresa Blasoptical es el mueble mixto porque trata documentación con datos de carácter sanitario e información comercial como catálogos, listado de precios, etc. Los datos sanitarios de los clientes deben tener unas medidas de seguridad especiales y su soporte de archivo, estar provisto de las mismas. Este tipo de mobiliario tiene secciones abiertas para la información comercial y otras cerradas con puertas que pueden contener cerradura para llaves, para la documentación confidencial de carácter sanitario.
Accesorios de soporte y conservación
En el archivo documental, los accesorios más habituales son los siguientes:
EJEMPLO
Hoy es el primer día de trabajo de Antonio. Está en una inmobiliaria que ha abierto recientemente y le han encargado que a todos los clientes que lleguen les rellene una ficha básica con los datos más elementales para poder ofertarles inmuebles a corto plazo; una vez que el cliente haya encontrado inmueble lo archivará en la ficha. El problema es que no dispone de las fichas y debe realizarlas él.
¿De qué modo podrá realizar esas fichas? ¿Qué datos incluirán?
Y una vez que el cliente ha adquirido un inmueble, ¿de qué modo lo archivará y dónde?
Una solución sería llevar el control de los clientes de la siguiente manera:
A cada cliente le asignaría un código numérico que no se repitiese, en este caso comienza a numerarlos por “0001” al primero, “0002” al segundo y así sucesivamente.
Como le han pedido solamente los datos básicos, creará una ficha en la que los campos son:
Los primeros campos son obvios, el campo “Clase de inmueble” le servirá para saber qué busca el cliente y el campo “Cerrado” lo utilizará para saber que la ficha del cliente aún sigue abierta.
Todas las fichas que rellene pasarán a una carpeta con el nombre Pendientes.
Una vez que el cliente ha adquirido un inmueble, tachará este campo y lo archivará por carpetas en las que se puede apreciar una ordenación alfabética.
Antonio podrá utilizar un mueble mixto para archivar los expedientes de los clientes en la parte cerrada e información menos importante de la inmobiliaria, en la parte abierta.
La integración de los documentos en el proceso digital reporta numerosas ventajas a usuarios e instituciones, de ahí la importancia de incorporar la digitalización a los archivos tradicionales.
El nuevo archivo digital, establece un tipo de información no estructurada que facilita numerosas operaciones relativas a la gestión de documentos, lo que se traduce en una serie de ventajas, pero también presenta una serie de inconvenientes.
Ventajas |
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El archivo digital se asemeja al resto de los archivos por ser original, único, organizable y demostrable; y sus diferencias radican en que PARA su tratamiento se utilizan instrumentos informáticos de tipo físico (ordenadores, periféricos y redes) o lógico (sistemas operativos, aplicaciones y protocolos de comunicación).
IMPORTANTE
La finalidad última del archivo digital es llegar a la identificación de los documentos electrónicos necesarios para mantener la autenticidad de los mismos y establecer medios de control que favorezcan el logro de la integridad física y lógica de los mismos, al igual que su calidad cuando se traspasan o almacenan a distintos depósitos.
Formas de digitalizar los archivos convencionales
Los archivos convencionales pueden ser digitalizados de las siguientes formas:
Como has visto, uno de los medios electrónicos utilizados para la digitalización es el escáner.
DEFINICIÓN
Escáner
Es un dispositivo de digitalización que transmite los datos de las imágenes escaneadas a un ordenador.
Existen distintos tipos de escáner con diferentes formatos que se adaptan a cada necesidad de trabajo. Algunos de ellos pueden ser los siguientes:
Escáner de mano
Escáneres planos
Escáner con alimentador de hojas
Escáner de tambor
Escáner para microfilm (© Fotografía: Arid024 Vía Web - CC BY-SA 4.0)
Escáner para transparencia
TAREA 4
A Isabel le han dado en la oficina una factura, un plano de un edificio, una memoria de contabilidad y varias diapositivas para que las archive.
Identifica el tipo de soporte de archivo y registro más adecuado a cada uno de los documentos, teniendo en cuenta sus características y razonando tu elección.
HILO CONDUCTOR
Jesús, no solo es el responsable de la gestión del archivo, sino que también es la persona encargada de custodiar la información/documentación existente en la delegación de la óptica y que es susceptible de ser archivada.
Para cumplir con la tarea de custodia, Jesús toma la decisión de crear un procedimiento que abarque desde el acceso a la información/documentación hasta su devolución, por parte del usuario, a la ubicación inicial.
La información la debe custodiar la persona o personas designadas para ello.
Si la información se encuentra en una base de datos para acceder a ella, primeramente ha de ser un usuario autorizado, es decir, debe acceder con una contraseña que previamente habrá suministrado el administrador. Dependiendo del grado de usuario, con esta contraseña se podrá realizar una búsqueda o consulta de información, pero no se podrán modificar los datos.
Dentro de la empresa existirá una jerarquía en la que se permita a ciertos operarios realizar las modificaciones oportunas de corrección y actualización de los documentos archivados. Una vez realizada la consulta o actualización, se procederá a la desconexión de la base de datos.
IMPORTANTE
Esa sesión de conexión a la base de datos y desconexión deberá quedar grabada, así como el usuario que ha accedido a la información.
Para los archivos convencionales prácticamente es igual, se entregará una petición al administrador, el cual deberá llevar un registro de los usuarios que acceden a la información. Una vez realizada la consulta, se devolverá el material al administrador que será el encargado de volver a archivar el documento.
Para una correcta conservación de los documentos, estos deben estar en un habitáculo que cumpla los siguientes requisitos:
TAREA 5
Analiza los siguientes documentos:
| Orden 1 | Orden 2 | |
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| https://redirectoronline.com/mf09780103 | https://redirectoronline.com/mf09780104 |
| Orden 3 | Orden 4 | |
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| https://redirectoronline.com/mf09780105 | https://redirectoronline.com/mf09780106 |
| Orden 5 | Orden 6 | |
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| https://redirectoronline.com/mf09780107 | https://redirectoronline.com/mf09780108 |
| Orden 7 | ||
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| https://redirectoronline.com/mf09780109 |
Una vez analizados, determina:
Razona tus respuestas.
HILO CONDUCTOR
En el procedimiento que está creando Jesús para conseguir custodiar correctamente la información/documentación, también se debe incluir lo propio sobre la seguridad y confidencialidad de la misma.
En este sentido, Jesús es conocedor de la existencia de un marco normativo donde se regulan diferentes aspectos que le pueden servir para cumplir ese objetivo.
Con el objetivo de garantizar la seguridad y confidencialidad de la información contenida en el archivo de la empresa, esta debe aplicar unos procedimientos contemplados en la normativa vigente.
El Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril, Reglamento general de protección de datos (RGPD) de aplicación directa en los estados miembros de la UE, ha sido transpuesto a la legislación española. Así, la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) es la normativa española que regula el tratamiento de datos de carácter personal. En definitiva, tanto la normativa española como la europea son las encargadas de regular la protección de datos en nuestro país.
A continuación se indican, tanto el ámbito de aplicación como el de no aplicación de la LOPDGDD, en relación al tratamiento de los datos de carácter personal:
Los siguientes conceptos básicos son necesarios para el adecuado entendimiento y posterior aplicación de la normativa de protección de datos:
Los principios específicos en los que se basa la normativa de protección de datos, a la hora de someter datos personales a cualquier tipo de tratamiento son:
HILO CONDUCTOR
Arancha ha nombrado a Jesús como su ayudante en la gestión de archivos. Como este conoce ya la tipología de información/documentación que existe en la delegación de la empresa Blastoptical puede determinar las medidas de seguridad que debe adoptar en función del nivel de riesgo que tienen los datos que gestiona.
El acceso a la información contenida en los archivos, tanto en las instituciones privadas como públicas, estarán sometidas a una serie de técnicas de protección, es decir, aquellas medidas que se deben adoptar para garantizar la seguridad de los datos.
Las instituciones públicas y privadas han de asegurar la confidencialidad de los datos.
Tanto la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre como el Reglamento general de protección de datos no establecen niveles de seguridad, sino que regulan unas categorías de datos cuyas medidas de seguridad van a depender del riesgo que conlleven.
ACTIVIDAD 1
Carlos ha ingresado en la prisión de Alcalá 1 y ha rellenado un formulario con los siguientes datos: NIF, nombre y apellidos, fecha de nacimiento, grupo sanguíneo y enfermedades padecidas. Dicho formulario ya incluía información automatizada referente al delito cometido y a la sentencia impuesta.
Según el RGPD, ¿qué categorías de datos crees que existen en este supuesto?
Para garantizar la seguridad de los datos, se considera relevante implantar un conjunto de medidas mínimas de seguridad adaptadas al tipo de tratamiento y a las categorías de datos.
Sin embargo, las medidas a aplicar serán las adecuadas para garantizar un nivel de seguridad ajustado al riesgo que puede existir, por ejemplo, en la seudonimización, en el cifrado de datos personales, en los sistemas y servicios de tratamiento, etc. El conjunto de medidas que garantizan la seguridad de los datos son:
Otra medida de seguridad a adoptar es la disposición de contraseñas, materializadas en este caso por la correspondiente codificación que se puede establecer en los archivos físicos, para salvaguardar los datos.
IMPORTANTE
En función del sistema de registro y custodia establecido, se deberán tener en cuenta las medidas de seguridad adoptadas en el fichero automatizado.
Las medidas de seguridad y la creación de contraseñas en archivos electrónicos se verán en la siguiente unidad.
TAREA 6
La empresa H continúa con la formación de sus trabajadores en materia de protección de datos. Concretamente el formador ha explicado las distintas categorías de datos establecidas por el RGPD y la LOPDGDD.
Como esta empresa realiza actividades de muy diversa índole posee información muy distinta.
Analiza la siguiente información que tiene la empresa en su poder y describe la categoría de datos que le correspondería.
HILO CONDUCTOR
Otro punto que debe tener en cuenta Jesús, como responsable de seguridad, es la posibilidad de que existan incidencias en las técnicas de seguridad, teniendo que adoptar medidas correctoras concretas a cada caso; así como, llevar un adecuado registro de tales incidencias para detallar y controlar cada una.
El control de acceso hace referencia a la autorización o a los permisos que puedan tener los usuarios para realizar determinadas acciones sobre los recursos. El personal que acceda a datos personales solo podrá acceder a aquellos datos que sean necesarios en el ejercicio de sus funciones.
El responsable del archivo puede elaborar una relación actualizada de usuarios y accesos autorizados a cada uno de ellos. Además, puede establecer mecanismos para evitar que un usuario no autorizado acceda a datos o recursos con derechos. Exclusivamente el personal autorizado para ello, es decir, el responsable del tratamiento, podrá conceder, alterar o anular el acceso autorizado sobre los datos y recursos, conforme a los criterios establecidos por el responsable del archivo.
Es adecuado mantener un registro en el que se anote cualquier anomalía que afecte o pudiera afectar a la seguridad, integridad, confidencialidad o disponibilidad de los datos.
El registro de incidencias permite disponer de un control completo, exacto y detallado de cualquier problema que pueda ocurrir dentro de los sistemas de información que traten con datos de carácter personal, con el fin de definir las responsabilidades y las medidas correctivas a ejecutar.
EJEMPLO
Algunas posibles incidencias de seguridad que se pueden producir en las empresas y que deberían reflejarse en el registro de incidencias son:
Las medidas correctoras que se aplicarán para subsanar las incidencias registradas dependerán de estas, y serán supervisadas por el responsable del archivo.
Hay que destacar que, tanto el acceso a los datos como la detección y subsanación de incidencias, serán comunes a los archivos físicos y electrónicos.
TAREA 7
Ana es la responsable de la información almacenada en el fichero automatizado del colegio privado en el que trabaja. Para acceder y consultar los datos básicos del alumnado da acceso a la totalidad del profesorado, independientemente del curso que se tutorice. Sin embargo, establece una excepción en el acceso a los datos incluidos en la categoría especial, ya que cada tutor puede acceder exclusivamente a su grupo de alumnos.
Roberto, profesor de uno de los cursos de infantil, está organizando una excursión a una granja escuela y necesita conocer las alergias de todos los alumnos de este ciclo. Para ello, accede, con la claves de Ana, al fichero de los datos de la categoría especial para consultar los expedientes sanitarios de todos ellos.
¿Se ha producido algún error en el procedimiento de acceso y consulta de información? Razona tu respuesta.
La gestión adecuada del archivo en la empresa facilita el acceso y consulta de la información que contiene. Por ello, el objetivo de todo archivo es la conservación de la información que contiene, conseguir ser un centro activo de información y una adecuada organización de los documentos.
Los documentos se pueden clasificar atendiendo a su utilidad en la empresa en documentos útiles para la gestión habitual, documentos a conservar por imperativo legal y documentos históricos. A partir de esta clasificación se puede determinar el tipo de archivo que será adecuado para cada necesidad y las técnicas de organización.
Una vez determinado el tipo de archivo y la técnica de organización a utilizar, se procede a la ordenación y clasificación de la información/documentación que contiene el archivo. Existen varios sistemas a utilizar:
Para el registro de la información es adecuado utilizar la codificación, que consiste en asignar números, letras u otros símbolos a los documentos, de acuerdo a un plan sistemático, con el objeto de distinguir las categorías a las que cada documento pertenece y diferenciarlos entre sí, en el ámbito de su categoría.
Para conseguir que el proceso de consulta de información sea eficaz, en ocasiones se elabora un índice de archivo e incluso se puede suministrar un manual de ayuda para facilitar a los usuarios del archivo su manejo.
Los medios materiales necesarios para clasificar y ordenar la documentación se dividen en elementos físicos (instalaciones, mobiliario, accesorios) y elementos magnéticos (microfilmes, archivos informáticos). La utilización de unos o de otros dependerá del tipo de archivo, el tamaño de la empresa y las características de su actividad.
En ocasiones, se requiere que la información almacenada sea digitalizada, reportando este tipo de archivo numerosas ventajas. La forma de digitalizar los archivos convencionales se puede llevar a cabo de forma manual o con medios electrónicos.
Con carácter general el procedimiento de acceso y consulta de la información, consiste en una petición al administrador, el cual determina la autorización o no a la información. Este debe llevar un registro de los usuarios que acceden a la información.
El tratamiento de los datos, así como las medidas para garantizar su seguridad, vienen regulados en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD), y en el Reglamento (UE) 2016/679, de Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
1. ¿Qué es y para qué sirve un archivo activo?
2. ¿Cuáles son los bloques en los que se puede agrupar la documentación e información generada por la empresa?
3. Indique cuál es la opción correcta en relación al archivo inactivo.
a. En él se guardan los documentos e informaciones de total inactualidad y cuya consulta se hace prácticamente nula.
b. Está formado por la documentación e información de baja actualidad y de consulta poco frecuente.
c. Son los que se encuentran distribuidos en los distintos departamentos y secciones de la empresa.
4. ¿En qué consiste la codificación?
5. ¿Cuáles son las formas en las que se puede realizar la colocación de la documentación?
6. Indique cuáles son los accesorios más habituales para el archivo documental.
7. Indique si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas:
a. El archivo digital minimiza el espacio de almacenamiento de la documentación pero ralentiza su recuperación.
b. La integridad y seguridad de los documentos del archivo digital se aumenta accediendo a ellos a través de una firma digital.
8. El escáner que tiene que mover el usuario manualmente sobre el documento a digitalizar se denomina…
a. … de mano.
b. … plano.
c. … alimentado por hojas.
d. … de tambor.
9. ¿Qué tipo de escáner se utiliza para digitalizar diapositivas y negativos fotográficos?
a. Escáner de mano.
b. Escáner para microfilm.
c. Escáner para transparencias.
d. Escáner de tambor.
10. ¿Cuáles de los siguientes requisitos debe cumplir el habitáculo donde se conservan los documentos?
a. Se debe ventilar varias veces a la semana.
b. Estar siempre limpio.
c. Está totalmente prohibido fumar, comer y beber.
d. Disponer de puertas ignífugas.
Inconvenientes