2. Muda

Ya te he avisado de que las traducciones en este libro son todo un reto. Fíjate hasta qué punto, que voy a destinar un capítulo entero a traducir muda. Qué fácil sería todo si se tradujera como ropa interior. Y es tan importante, porque implica un cambio de vista completamente diferente a lo que suele ser habitual. Si lo que buscamos es ser eficientes, es decir, aprovechar al máximo nuestros recursos, ¿por qué centrarnos en hacer las cosas más rápido?

A priori, parece una conclusión lógica, ¿no? Si hago las cosas más rápido, podré hacer todavía más cosas y, por tanto, ganar más. Ya, pero ¿qué necesito para hacer las cosas más rápido? Pues fácil, usar más recursos, por ejemplo, personas. ¿Es esto realmente eficiente? Pues depende.

Solo podremos responder a esa pregunta si realmente sabemos la relación entre el coste que tienen esos recursos de más y el beneficio que obtenemos. Aunque te puedo responder sin echar números: no, no es eficiente.

¿Por qué no cambiar nuestro punto de vista? Si queremos hacer las cosas más rápido, o mejor, ¿por qué no centrarnos en lo que hacemos mal? Si lo eliminamos, o lo reducimos, entonces seremos más eficientes. Bien, pues esta es la idea. Una idea revolucionaria que vamos a desarrollar en este capítulo.

Este concepto es el más importante que vas a encontrar en este libro, ya que aborda un concepto clave en Kaizen, y que se utiliza en todas las herramientas que iremos viendo. Es el concepto de desperdicio o muda. Vamos a volver una y otra vez a él, así que es importante que conozcas lo que significa muda y que lo interiorices.

Una traducción literal e inmediata de muda podría ser «desperdicio». Pero esta traducción suele llevar a confusión, ya que mucha gente cuando lo oye piensa que nos referimos a desperdicio real, basura, piezas malas, etc. Normal, por otro lado, en qué vas a pensar. Y nada más lejos de la realidad; de hecho, a partir de ahora no hablaremos de desperdicio, sino de muda, ya que es la palabra que representa el concepto real.

Para que entiendas bien el concepto vamos a recurrir al pictograma japonés de muda. Y esto nos lleva a nuestro Kaizen Concept #1, y como te he dicho, una de las claves de Kaizen.

La explicación de los pictogramas o kanjis es muy interesante, y puedes estudiar más sobre ello si te interesa, pero aquí haré una explicación sencilla para que entiendas bien el concepto. Quiero que te quede clarísimo, porque es muy importante.

Como ves hay dos pictogramas. El primero, «mu», representa a una persona realizando una danza de la lluvia, probablemente en época de sequía, por lo que el concepto que representa es «ausencia de algo» o simplemente «no».

El segundo pictograma, que corresponde a «da» está compuesto a su vez por otros dos. El primero significa «caballo» y el segundo «de carga». En la antigüedad un caballo de carga era algo necesario para poder cosechar, por lo que la traducción actual podría ser «útil» o «necesario».

Por tanto, muda significa, en términos generales, lo que no es necesario. La palabra desperdicio se ha ido instaurando con el tiempo, ya que es una palabra que, en parte, es correcta, ya que un desperdicio no es necesario, pero el significado de muda no se refiere a algo material, sino a aquellas labores que realmente no son necesarias para cumplir un objetivo.

Existen otros desperdicios tipificados en Kaizen, como «muri» o «mura» que veremos más adelante, pero de momento me interesa que asimiles bien el concepto de «muda».

Ya conoces el significado general. Ahora te voy a explicar los diferentes tipos de muda de Kaizen. Estos tipos son los que van a hacer que te quede perfectamente claro, ya que lo veremos con ejemplos.

Los tipos de muda clásicos son siete:

• Sobreproducción.

• Inventarios.

• Sobreprocesos.

• Esperas.

• Reprocesos.

• Transportes.

• Movimientos.

• +2

Vamos a explicar cada uno de ellos.

Muda 1: Sobreproducción

Como su nombre indica, consiste en producir o fabricar más de lo necesario. Es muy habitual producir por encima de lo necesario, con el objetivo de disponer de stock y poder atender así a demandas no programadas o urgencias.

Podemos planificar nuestra producción contra stock o bien ser lo suficientemente flexibles para fabricar únicamente bajo pedido, es decir, lo que llamamos just in time.

Obviamente, debemos disponer de un stock de seguridad (aunque este es un concepto importante, lo dejaré para otra ocasión), pero debe ser el mínimo, ya que un producto terminado y no vendido es un recurso que tenemos inmovilizado, es decir, VALOR perdido.

Pero por ahora es momento de presentarte el Kaizen Concept #2: VALOR.

Valor es todo aquello por lo que el cliente está dispuesto a pagar; de hecho, esto me viene muy bien para afianzar el concepto de muda, ya que podemos reformular su significado asegurando que muda es todo aquello que no aporta valor. Incluso te diría que muda y valor son el Ying y el Yang de Kaizen y representan dos caras de una misma moneda.

En un proceso de fabricación, por ejemplo, valor es todo aquello que transforma nuestro producto. Si fabricamos una mesa, aportamos valor en el corte, el lijado, pintado, es decir, en todo aquello que transforma la materia prima en un producto acabado, de valor, que se puede vender. Pero no aportamos valor cuando salimos a vender nuestras mesas, o cuando hacemos una prueba para ver si la mesa no cojea, o cuando gestionamos las compras o facturamos la mesa, que no se me enfaden los de administración o los comerciales. Sí, son operaciones NECESARIAS, pero no aportan valor, ya que al cliente le da igual la gestión que hagamos de nuestras compras o facturación, pero sí pagará por una mesa bien lacada y que no cojee.

Me interesa muchísimo que te quedes con este concepto de valor frente a muda, ya que es la base de toda la metodología Kaizen. Y ojo, no estamos quitando importancia a esas tareas, simplemente, desde este punto de vista seremos capaces de maximizar el valor y, por tanto, seremos capaces de mejorar.

Buscaremos maximizar el aporte de valor y minimizar o eliminar todas aquellas tareas que se consideren mudas. Continuamos, por tanto, con el siguiente: los inventarios.

Muda 2: Inventarios

Representan cualquier acumulación de material (ya sea producto terminado o no) o información. Este es un muda muy importante, ya que afecta tanto a empresas manufactureras como a empresas de servicios.

Puedes entender mejor este muda si te imaginas una línea de montaje compuesta por varias máquinas. Todas ellas tienen una capacidad de cien piezas por hora, pero en medio hay una con una capacidad de cincuenta piezas por hora. Como podrás imaginar, antes de esa máquina se irá acumulando una montaña de piezas, a la espera de que la máquina más lenta las vaya procesando. De hecho, esto es lo que se conoce como un cuello de botella, y profundizaremos en ello más adelante.

Bien, esa montaña de material en espera es un muda, ya que es valor que tenemos inmovilizado, y que podríamos eliminar, aumentando la capacidad de esa máquina, por ejemplo.

En el caso de empresas de servicios, el valor atrapado no corresponde a algo material, sino a información, igual de valiosa o más, hoy en día. En un proceso de prestación de servicios, la información puede quedar atrapada, haciendo que un proyecto se retrase, por ejemplo. Debemos por tanto hacer todo lo posible para que el proceso fluya, evitando la acumulación de valor, que queda atrapado y supone, finalmente, un sobrecoste.

Muda 3: Sobreprocesos

Se trata de procesos totalmente innecesarios. Esto está relacionado con el concepto de valor que hemos visto anteriormente y vamos a verlo con un ejemplo: imagina que diriges una planta de fabricación de coches. Uno de los múltiples procesos que debes controlar es el pintado del parachoques.

Resulta que durante toda la vida este proceso se ha hecho pintando el parachoques por dentro y por fuera. Pero nadie se ha preguntado si el cliente que compre el coche apreciará como valor que el parachoques esté pintado por dentro: probablemente no, ya que ni siquiera lo va a ver nunca.

Es decir, estamos realizando un proceso (pintar el parachoques por dentro) que es absolutamente innecesario, es decir, un muda que podemos eliminar, reduciendo costes y tiempos.

Muda 4: Esperas

Este es un muda bastante intuitivo y se refiere al tiempo perdido, ya sea en las máquinas o en las personas. Es un muda que puede aplicarse también en empresas de servicios. Imagina que eres un programador web y no puedes programar hasta que el diseñador te pase el diseño definitivo. Has acabado con tus tareas y te encuentras parado, a la espera de que tu compañero te pase su trabajo. Imagina cualquier espera en cualquier proceso y ese es el muda 4, que debemos eliminar.

Muda 5: Reprocesos

En este caso nos referimos a procesos que debemos repetir debido a errores. Una pieza no conforme que debe ser repasada constituye un muda, ya que el objetivo es que no haya piezas malas.

De hecho, en muchas empresas es habitual un control visual de las piezas para verificar su conformidad, llegando incluso a controles del 100 %. Este es un muda, ya que no aportamos valor (una inspección visual no transforma el producto, a no ser que seas Superman).

En este sentido, una inspección sería un muda de sobreprocesos (muda 3) para evitar un reproceso. Nuestro objetivo debe ser no cometer errores y no realizar inspecciones. Obviamente, esto es imposible de conseguir por una cuestión sencillamente universal: la entropía y la tendencia a la degradación de los procesos. Pero sí es un objetivo minimizar los errores y los controles, es decir, los mudas, maximizando el valor, que es el objetivo fundamental y nuclear de la filosofía Kaizen y la mejora continua.

Muda 6: Transportes

El sexto muda consiste en el transporte, ya sea de producto acabado, materiales o información. Desde el punto de vista del aporte de valor que hemos aprendido, el transporte no aporta ningún valor a un producto (no lo transforma) y por tanto debe ser eliminado o minimizado.

Este muda suele estar relacionado con layouts de planta mal diseñados, o con empresas muy antiguas que han ido creciendo mucho en entornos no aptos para el uso industrial y se encuentran muy atomizadas. Imagina una empresa de cien años de antigüedad que se fundó en un pueblo, ubicada en una zona montañosa. En aquella época tenía sentido dicha ubicación, la empresa creció y se fueron construyendo naves y pabellones aquí y allá. Hoy en día debemos recorrer gran cantidad de kilómetros al día para transportar piezas de la planta al almacén de producto acabado.

Esto que te he contado es muy habitual y lo hemos visto un montón de veces, y es probable que si calculásemos el coste que suponen esos transportes (gasolina, personal, tiempo), como mínimo nos planteásemos cambiar la empresa a una ubicación en un polígono industrial espacioso y bien comunicado.

Se trata de otro muda (todo lo que afecta a la información lo es) que se puede identificar en procesos de prestación de servicios.

Muda 7: Movimientos

El último muda tipificado en Kaizen hace referencia a los movimientos innecesarios del personal por la zona de trabajo. Imagina que trabajas en un taller de mantenimiento en una planta y debes usar muchas herramientas en tu jornada de trabajo.

Cada vez que tienes que coger, por ejemplo, un destornillador, debes moverte para cogerlo. Cuanto más lejos esté el destornillador, más tiempo perderás en un movimiento que no aporta valor, ya que el aporte de valor está en la reparación de las máquinas de la planta.

Si ese destornillador está siempre a mano, el movimiento será mínimo y, por tanto, estaremos minimizando este muda. Entendiendo cada tipo de despilfarro es posible comprender el concepto de muda y valor, núcleo de toda la filosofía Kaizen.

¡Y dos más!

Pero antes te he dicho que había dos mudas adicionales. Uno de ellos se ha venido sumando en los últimos años, y es el talento de las personas. Muchas veces existe gran cantidad de margen de mejora en la mente de personas, ya sea cualificadas o no, que conocen los procesos y pueden identificar mudas desde una perspectiva que quizá tú no tengas.

Recuerda que Kaizen hace foco en las personas y en el respeto absoluto, independientemente del puesto que ocupen. Las personas son el centro, y todas las opiniones deben ser escuchadas. Por eso, es habitual que se pierdan grandes ideas que podrían aprovecharse para mejorar los procesos. El descontento, la falta de reconocimiento o ambientes de trabajo muy tóxicos y basados en la autoridad desmedida, hacen que no se saque el máximo rendimiento de las personas.

Un último muda, que hemos identificado en cada proyecto que hemos realizado, es la energía. Sin duda alguna, un aspecto de vital importancia hoy en día. La energía es necesaria para realizar cualquier acción, pero su despilfarro es un claro muda, ya que la optimización del consumo energético redunda en la competitividad de las empresas y reduce el impacto ambiental en un planeta cada vez más castigado.