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La comunicación escrita

LA DIFICULTAD DE ESCRIBIR

Scripta manent. Probablemente, por esta razón, experimentamos un cierto malestar frente a una página en blanco o ante la pantalla vacía del monitor de nuestro ordenador, cuando nos encontramos en la situación de tener que comenzar a escribir. La incertidumbre sobre los contenidos que hemos de transmitir, el miedo a no conseguir expresarnos correctamente o a que se nos escape alguna inconveniencia, pueden resultar una dificultad seria a la hora de empezar.

Los estudios de la edad escolar nos preparan raramente a escribir con claridad y con un tono serio, pero informal, ya que generalmente se da más importancia al estudio del estilo literario y poético que no será, luego, el más adecuado para tratar los argumentos cotidianos, personales y profesionales.

Por otra parte, en el mundo del trabajo cada uno de los sectores usa su propia jerga, que frecuentemente debilita y resta importancia a las novedades y originalidades que se puedan dar en nuestros mensajes: usar frases y modismos estandarizados puede ser cómodo, pero en realidad, no llama la atención y, sobre todo, no consigue mantener activa la atención del lector.

Sin el afán de intentar sobresalir a toda costa, hemos de escribir, sin embargo, con un estilo personal, conciso y de fácil comprensión, sin que por ello tenga que resultar aburrido o, todavía peor, desagradable.

LA SOCIEDAD DE LAS COMUNICACIONES

La sociedad actual se caracteriza porque en ella las comunicaciones adquieren una importancia creciente, que parece privilegiar el uso de sistemas audiovisuales cada vez más sofisticados. Pero, si por una parte el recurso a las nuevas tecnologías del sonido y de la imagen se extiende más cada día, también es cierto que, al mismo tiempo, crece la conciencia de la necesidad de dominar el lenguaje escrito, que, aunque hoy en día se encuentra cada vez más descuidado, sigue siendo un importante instrumento de expresión personal.

En el mundo laboral del futuro, de hecho, habrá cada vez menos espacio para los llamados semianalfabetos tecnológicos, es decir, aquellos que no son capaces de usar y de apreciar la riqueza y los matices de la lengua, tanto hablada como escrita.

Se alejan ya de forma definitiva los tiempos en que se podía considerar aceptable, y en algunos casos original, una carta escrita a lápiz sobre un folio de cuaderno, toda ella con mayúsculas y sin signos de puntuación, o bien a la que le faltara el encabezamiento o las fórmulas finales de cortesía.

LA COMUNICACIÓN

Comunicación e información se utilizan frecuentemente como sinónimos, pero para plantear correctamente el argumento, es necesario que seamos precisos. Mientras que la comunicación es el acto de la transmisión de un mensaje, la información se refiere a su contenido.

Los protagonistas del proceso de comunicación son:

Comunicar, pues, significa transmitir un mensaje utilizando un código conocido. Por lo que se refiere a la transmisión, una de las formas de comunicación más sencilla es la comunicación escrita, ya que lleva directamente a la comprensión (decodificación) del mensaje; inmediatamente veremos que «más sencilla» no significa en este caso lo mismo que «más fácil», sino que, por el contrario, requiere un mayor esfuerzo de preparación.

En una conversación, de hecho, el receptor elabora la decodificación, y envía una respuesta de cualquier tipo (feed-back) que puede ofrecer indicaciones sobre el nivel de comprensión de todo cuanto acabamos de decir.

Comunicar no es tan sólo hablar; en cualquiera de nuestros comportamientos, inflexiones de la voz, gestos e incluso en nuestros silencios o en la inmovilidad hay un significado implícito: la palabra escrita, sin embargo, es estática y, aunque si bien está mucho más pensada, al no permitir una rectificación inmediata, ha de ser ponderada y precisa.

El mayor problema de la comunicación escrita reside, precisamente, en la imposibilidad de verificar inmediatamente si el significado de lo que queremos decir le quedará claro a nuestro interlocutor o no, mientras que en un diálogo o en una discusión, el comportamiento, la simple expresión de los ojos y las objeciones que nos hace el interlocutor, nos ayudan a explicar, puntualizar e incluso corregir nuestras afirmaciones.

Podemos esquematizar el proceso de comunicación en dos tipos:

— Comunicación en una dirección

— Comunicación en doble dirección

En definitiva, si la comunicación en una dirección (la escritura, las conferencias, los informativos de televisión) es más rápida, la comunicación en doble dirección (la entrevista, la conversación, el debate), permite un conocimiento mayor de la personalidad de los interlocutores y una mejor definición de los detalles, resultando por ello más eficaz.

Sintonizar con el lector

Cuando nos disponemos a escribir, hemos de preguntarnos a quién nos dirigimos y qué tono queremos usar; el dominio de un estilo equilibrado y, en la medida de lo posible, original ha de ser nuestro primer objetivo. Al no tener a disposición instrumentos de feed-back inmediato, es necesario estar en sintonía con el lector de la comunicación, evitando un estilo extremadamente prolijo, agresivo o servil. El hecho de escribir nos da la ventaja de poder elegir el argumento y el modo de tratarlo, pero si el lector no se siente a gusto, reaccionará abandonando la lectura.

Si este capítulo hubiese comenzado de la siguiente forma:

probablemente, la mayor parte de los lectores habría pasado directamente al segundo capítulo, esperando que se diera una aclaración de estas definiciones. Sí, por el contrario, el título de este capítulo hubiera sido «Teoría de la comunicación», habría sido oportuno comenzar con una definición teórica del proceso de comunicación.

Por lo que se refiere al estilo, el ejercicio literario que hemos realizado en el colegio consiste, generalmente, en el uso de la retórica, frecuentemente referida a temas no actuales y de escaso interés práctico. La habilidad del escritor consiste en saber crear un estilo, que por una parte estimule y mantenga la atención del lector, y por otra, que se revele como un instrumento de expresión adecuado. El riesgo más frecuente y grave es el de utilizar un estilo burocrático o, todavía peor, oscuro y turbio, que aburre, confunde o irrita al lector, cuyo desinterés haría absolutamente inútil nuestro esfuerzo y trabajo de escritores.

El esquema

El interés del lector está estrechamente unido a la consecuencialidad lógica y a la coherencia de todo cuanto escribimos; esto vale tanto para los argumentos como para el estilo que utilizamos.

Una forma de verificar si hemos pensado suficientemente la materia y si los temas que vamos a tratar no son suficientemente claros, es el intento de ponerlos en orden, según las conclusiones a las que queremos llegar. Una vez que hemos elegido la tesis y los contenidos es muy fácil organizarlos según un esquema, es decir, la escritura de los puntos fundamentales, que nos ayude a evitar repeticiones y, sobre todo, contradicciones.

Este esquema puede ser un simple listado de palabras clave o una lista de subtítulos con algunas indicaciones de su contenido. Por ejemplo, el esquema de este párrafo podría haber sido el siguiente:

ESCRIBIR UNA CARTA

A veces, la ocasión de escribir una carta puede presentarse como una necesidad desagradable, precisamente, por ser un instrumento con el que muchos tienen poca familiaridad. En estos casos, la reacción más común es la de recurrir a formas estereotipadas, exponiéndonos al riesgo de utilizar un tono o un estilo inadecuados.

El planteamiento de una buena carta se basa en algunas reglas fundamentales que siempre es oportuno conocer.

• La elección del papel: a pesar de que pueda parecer algo inútil, este punto es muy importante. Todo el mundo está de acuerdo en que ha de ser blanco, a no ser que se trate de cartas confidenciales.

• El encabezamiento o membrete, con nuestro nombre y dirección: puede estar impreso y ha de ser siempre muy sobrio. Se sitúa en la parte superior de la hoja, generalmente a la izquierda.

• La fecha: no se puede olvidar; se escribe arriba, a la derecha, inmediatamente después del membrete y ha de indicar, habitualmente, el lugar, el día, el mes y el año, de la siguiente forma:

Barcelona, 10 de mayo de 1993

• El destinatario: en las cartas comerciales se ha de indicar de forma clara en la parte izquierda (o derecha) del folio, escribiendo el nombre y el apellido, precedido de las abreviaturas de los títulos profesionales, el cargo que ocupa en la empresa, el nombre de la empresa, la dirección, el código postal y la ciudad, según el siguiente ejemplo:

Ing. Juan González

Director técnico

DALTE, S. A.

c/ Mayor, 28

08012 BARCELONA

• La frase de apertura de la carta, es decir, el saludo a la persona a la que nos dirigimos. Se han de distinguir entre cartas formales e informales. Por ejemplo, escribiremos Estimado señor, Señor abogado, Doctor NN, Ingeniero NN, o, en caso de dirigirnos a señoras: Estimada señora; si nos dirigimos a profesores universitarios, podemos escribir Estimado profesor, Estimado doctor; y si la carta va dirigida a cargos eclesiásticos, comenzaremos el saludo con el adjetivo Reverendo; en caso de cartas informales, podemos anteponer el nombre Querido o Queridísimo, según el grado de confianza que tengamos con los amigos o parientes a los que nos dirijamos.

• Las fórmulas de conclusión: han de ser acordes con el estilo de la frase del comienzo.

Las fórmulas más comunes en las cartas formales son:

Le saluda atentamente. Con mis mejores saludos. Atentamente. En espera de su respuesta, le saludo atentamente. Me excuso por el retraso de la respuesta y le saludo atentamente. Atentamente le saluda.

En las cartas informales:

Hasta pronto. Con el deseo de verte cuanto antes. Afectuosamente. Te saludo afectuosamente. Un abrazo. Hasta la vista.

• La firma: es muy importante y ha de estar siempre escrita de puño y letra; se suele poner en la parte derecha del folio. En las cartas comerciales puede aclararse el nombre del firmante a máquina, a fin de facilitar la lectura. No hemos de olvidar que en las firmas se sitúa siempre el nombre seguido del apellido.

• Las palabras extranjeras: es deseable que se reduzca al máximo su uso. ¿Cuántos lectores se han molestado al leer al comienzo del capítulo una cita latina sin ser traducida a continuación? Se ha de recurrir a las otras lenguas en casos realmente necesarios, o cuando se trate de vocablos que ya han entrado a formar parte del vocabulario habitual.

Si, por el contrario, decidimos usar palabras o frases de uso no común, es oportuno escribir inmediatamente después su traducción:

Scripta manent («lo que se escribe permanece»): probablemente experimentamos por esta razón…

En el uso de las palabras extranjeras se ha de elegir también un criterio uniforme sobre su declinación, es decir, si se elige utilizarlas siempre como indeclinables y, por tanto, siempre en singular (Tengo muchos hobby), o bien se prefiere utilizarla en sus derivaciones según los casos (Tengo muchos hobbies).

• Las siglas: algunas siglas, como por ejemplo: USA, ONU, CEE, deberían ser conocidas por todos, pero, como norma general es mejor especificar su significado completo, al menos la primera vez que aparecen en el texto, por ejemplo:

CV (Currículum Vitae)

ICO (Instituto de Crédito Oficial)

Correcta distribución de una carta