I PARTE
CÓMO EXPRESARNOS POR ESCRITO EN CADA CIRCUNSTANCIA

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La carta

Es un hecho de fácil constatación que se está dejando de escribir cartas. Se dice que es una consecuencia lógica de los tiempos en que vivimos, de la proliferación de los nuevos medios de comunicación, especialmente del teléfono. En los sobres que cotidianamente deposita el cartero en nuestro buzón existe un contenido predominante de impresos, fotocopias, folletos y circulares. En vano buscaremos la huella de la mano humana; por otra parte, el hecho de que algunas de estas cartas imiten la caligrafía indica que existe la conciencia de pérdida de una forma de comunicación que nunca debería desaparecer.

Quien esté acostumbrado a escribir, y no nos referimos al escritor profesional sino simplemente a quien envía cartas a los amigos o una postal a la familia cuando está de vacaciones, sabe que la escritura tiene algo de revelación. El acto de escribir hace que el inconsciente aflore, que se libere nuestra creatividad oculta. La escritura produce lucidez a quien escribe y también a quien recibe el mensaje pues nunca se escribe para nadie, ni siquiera los diarios íntimos. Los escritores que pretenden ser sinceros piensan siempre en un lector imaginario. Puede ser alguien cercano a él por amistad o familiaridad, pero puede ser también un desconocido de quien se espera la comprensión y la aprobación, otro cuya sensibilidad se comparte. Esta es la base de la carta, el núcleo del género epistolar.

La carta habla de nosotros

En un pasado aún cercano existió la sensación única de la caligrafía, esa entrega de rasgos personales inscrita en el papel y en el sobre, que suponía ya un primer nivel de reconocimiento para quien recibía una carta. La letra de un familiar lejano, de un enamorado, de un amigo bastaba para transmitirnos la sensación de un contacto personal. La máquina de escribir, primero, el ordenador más tarde, han supuesto un golpe mortal para la forma de escritura más natural. Pero no toda la culpa hay que achacársela a la técnica, ni siquiera a la comodidad o a la rapidez. La causa real está en la aparición de un tiempo de despersonalización, de vehemente deseo de anonimato, de masificación en suma. La fuerza de la mayoría contra el individuo ha hecho que ganen la partida los enemigos de lo distinguido, de lo distinto, de lo que es único, es decir, lo individual. La individualidad es un término devaluado, ser distinto es hoy una rareza imperdonable.

Consecuentemente se ha ido perdiendo, paralelamente, el determinado color y calidad del papel que distinguía a quien lo usaba, al tiempo que las normas de Correos determinan el uso de ciertos tamaños y colores adecuados a las lecturas de las máquinas ópticas de clasificación de la correspondencia.

No obstante, el panorama que hemos esbozado no debe ser causa de desmoralización cuando nos encontremos ante una hoja en blanco a punto de verter en ella nuestras emociones, deseos o esperanzas. La carta sigue siendo el medio privilegiado de comunicación, el que mejor habla de nosotros. Cartas cargadas de mensajes, de vibraciones, de consignas, de interrogantes, de respuestas a nuestras expectativas; cartas para leer y releer, para tomar postura y expresar nuestro punto de vista, para protestar, para reclamar... Escribir es una sensacional terapia, es una manera de comunicarnos con los demás y, a veces, con nosotros mismos.

Tal vez pueda parecer que la época en la que vivimos no es la más adecuada para ponerse a escribir cartas. Quien así piense está en un gran error. No basta la abundancia de contactos personales, de largas conversaciones, directas o por teléfono, sin desmerecer el indudable valor que tienen. Es muy probable que dos personas nunca lleguen a conocerse bien hasta que se escriben mutuamente. Como decía el viejo dicho popular: «Nunca conocerás totalmente a una persona hasta que no recibas una carta de ella.» Cuando parece que ya no hay nada que decir, aún queda mucho por escribir.

La naturalidad, siempre en una buena carta

El primer hecho que nos sorprende al recibir determinadas cartas es que muchas personas escriben de un modo totalmente diferente a como hablan, como si tuvieran una extraña doble personalidad. Cuando las vemos por la calle demuestran una gran simpatía con nosotros, son abiertos, poseen sentido del humor y soltura. Sin embargo, a través de sus cartas se muestran envarados o, por el contrario, su deseo de agradarnos llega a resultar patético.

La escritura de una carta es solamente un sustituto de la transmisión oral de un pensamiento. ¿Qué quiere esto decir? Que escribir una carta significa llevar al papel las mismas ideas que diríamos a una persona si tuviéramos la oportunidad de verla directamente. Se debe escribir lo más parecidamente a como se habla, sin abandonar nunca el tono personal, ya que el destinatario es un semejante suyo, sea un superior, una autoridad o un colega. Esto no quiere decir que se tenga que caer indefectiblemente en el exceso de confianza, de la misma manera que no palmeamos continuamente en la espalda a nuestro interlocutor en la calle ni le damos codazos de complicidad subrayando cada expresión. Hablamos de una simpática naturalidad que nunca debe estar ausente.

Y al igual que advertimos de los peligros de caer en el exceso de familiaridad, podemos referirnos a otros problemas en la aplicación de la norma de naturalidad. La educación ha de prevalecer aun en circunstancias que nos pongan duramente a prueba, como es el caso de cartas dirigidas a acreedores, reclamaciones, etc. Nunca deben perderse los estribos y menos en una carta que es un documento perdurable, una constancia escrita de sus palabras. La prepotencia, la grosería y la falta de tacto son actitudes que debemos desechar por completo al escribir. En el polo opuesto estaría lo que llamaremos el «rebuscamiento adulador». Aun cuando lo que debamos comunicar sea desagradable, debemos ser sinceros y directos. La palabrería empalagosa o la verborrea vacía de contenido sólo provocarán en nuestro interlocutor rechazo.

Tres reglas de oro

Básicamente el lenguaje escrito se diferencia del oral en que este último no tiene más límite que nuestra disponibilidad de tiempo. Podemos charlar con un amigo toda una tarde en una cafetería generando así un discurso que en páginas escritas significaría todo un derroche a la hora de franquear la carta y, posiblemente, un insoportable tostón para nuestro receptor, convertido el diálogo en monólogo. La forma dialogada, junto a los medios de comunicación no verbal como gestos y posturas, hacen factibles esos largos intercambios de información que son las conversaciones. Por el contrario, una carta tiene un espacio limitado, debemos condensar unas cuantas ideas en un número determinado de hojas, lo que conlleva una preparación de lo que se va a decir. Tres son las consideraciones que debemos tener en cuenta en la fase previa a la escritura de una carta:

— Ordenar las ideas que deseamos transmitir

— Sintetizar los conceptos

— Facilitar visualmente la lectura

Por supuesto, ninguna de estas tres consideraciones va en detrimento de la naturalidad a la que nos estamos refiriendo en este apartado. La naturalidad debe estar siempre en el estilo que le imprimamos a nuestra carta, si bien no debemos olvidar que cada medio de comunicación empleado tiene sus propias normas y condicionantes.

La ordenación de las ideas

La exposición caótica de ideas, tal como van apareciendo en nuestra mente, daría como resultado una carta de difícil inteligibilidad y muy poco eficaz desde el punto de vista comunicativo. Antes de ponerse a escribir hay que tener muy claro qué es lo que queremos transmitir. En el caso de una carta informal a un amigo, por ejemplo, bastará una breve reflexión previa, pero cuando nos dirigimos a un cliente, al director de una empresa, a un proveedor, etc., el mejor sistema es el más clásico: la escritura de un borrador. Allí podremos verter nuestras ideas desordenadamente y poco a poco ir organizando los contenidos en aras de una mejor comprensión. Una vez establecido el patrón de lo que será la carta se pasará a redactarla. La relectura de la carta antes de depositarla en el buzón debería ser una norma ineludible, pues siempre estamos a punto de mejorar nuestra expresión.

La síntesis de los conceptos

Sintetizar los conceptos equivale a decir o escribir las mismas ideas con el menor número de palabras. El objetivo de este precepto es facilitar la lectura al receptor. Se peca por exceso dándole vueltas a un concepto con un torrente de palabras inútiles, infravalorando así la capacidad de comprensión de nuestro destinatario. Se peca por defecto cuando al sintetizar perdemos algún matiz importante de la idea que queremos comunicar. Si usted no tiene la capacidad innata de sintetizar, no se preocupe; siempre está a tiempo de adquirirla a través de un sencillo entrenamiento. Cuando lea, por ejemplo, un reportaje en una revista intente resumírselo en pocas palabras a un allegado o, cuando vea una película escriba en una hoja, con el menor número de frases posibles, el contenido de lo que ha visto. La capacidad de síntesis es una virtud no solamente útil en el marco de la correspondencia sino también en otros muchos ámbitos de la vida como puede ser el laboral.

Facilitar la lectura

Finalmente planteamos una consideración que a muchos puede parecer obvia y que sin embargo su no observancia es motivo de considerables desaguisados: facilitar visualmente la lectura. En un primer nivel nos referimos a algo tan elemental como la caligrafía, el «despacito y con buena letra» de nuestros antepasados. En un segundo nivel nos referimos a la estructura de la carta y su presentación formal, aspectos a los que más adelante dedicaremos sendos apartados. Qué duda cabe que el objetivo de una escritura legible es el de hacernos entender. La caligrafía es además un rasgo de la personalidad del individuo, la manera de trazar las líneas delata nuestras fobias, nuestras virtudes y hasta nuestros deseos más ocultos. Por esta razón en muchos anuncios de ofertas de trabajo se nos exige escribir una carta manuscrita. Como todo o casi todo en esta vida el entrenamiento puede hacernos superar barreras que vemos infranqueables. Intentar escribir con letra clara es un ejercicio saludable que nuestros interlocutores postales nos agradecerán. No se trata de imitar la relamida letra caligráfica que enseñaban a nuestros padres en la escuela, sino, simplemente, de controlar el trazado mínimamente para que nuestras cartas no parezcan recetas de médicos. El esfuerzo valdrá la pena, pues será un signo más de educación y respeto por la persona a la que se escribe. Por supuesto siempre queda el recurso de escribir a máquina o con el ordenador, pero determinadas comunicaciones escritas como pueden ser las cartas a los amigos o familiares quedarían así irremediablemente despersonalizadas.

La gramática, un puntal

Para crear un texto aceptable en cuanto al contenido y la forma, es decir, que no sólo sea reflejo de un pensamiento bien organizado sino que al mismo tiempo posea una cierta dosis de calidad, se requiere el dominio de unas técnicas concretas. La gramática es la fundamental, pues sin su conocimiento no podemos abordar la creación de un texto coherente.

Todos estudiamos en la escuela la gramática de nuestro idioma y todos la consideramos una materia sabida sobre la que no es preciso volver. Sin embargo, es frecuente que de tanto en tanto incurramos en algunos errores gramaticales sin explicación aparente, cuando la razón es muy sencilla: la falta de práctica de la escritura. En general, existe una enorme diferencia entre lo que el hablante quiere decir y su actuación lingüística; es decir, cómo lo dice. La destreza en el uso de la lengua se alcanza produciendo frases y plasmándolas por escrito. La reflexión gramatical es inherente al acto de escribir. Aprendemos gramática escribiendo.

Aconsejamos a toda aquella persona que escriba cartas habitualmente, que tenga siempre a mano un buen manual de gramática para consultar en momentos de duda. No obstante, hemos considerado útil ofrecer aquí un brevísimo resumen de las normas ortográficas de más interés para la correspondencia y que en muchos casos son motivos de errores. En cada apartado no encontrará toda la casuística sino la que juzgamos más útil recordar.

Palabras que se escriben con inicial mayúscula

— Los nombres propios y los de colectivos referidos a instituciones.

— Los tratamientos, cuando están en abreviatura.

— Los nombres de calles, paseos, avenidas y barrios.

— Los nombres de departamentos y cargos de una empresa.

— La primera letra de cada línea en una dirección.

— La primera palabra después de los dos puntos del saludo en la carta.

— Los títulos y nombres de dignidad.

— La numeración romana.

— Los títulos de obras, revistas, documentos, informes, etc.

Palabras que se escriben en minúsculas

— La mayoría de las abreviaturas cuando no son tratamientos.

— Los tratamientos cuando se escriben con todas sus letras.

— Los nombres de los días de la semana y de los meses del año.

— Las palabras que no son nombres propios ni están sometidas a reglas especiales, como las reseñadas más arriba.

Signos de puntuación más usuales

— La coma va a continuación de la despedida cuando ésta consta de una sola palabra.

— Ni coma ni punto deben ir después de la fecha.

— El punto no debe ir detrás de una abreviatura de unidad del sistema métrico decimal.

— Los dos puntos son preceptivos después del saludo.

— La coma no ha de preceder a la conjunción «y» cuando se utiliza la coma para separar los elementos de una relación.

— Los signos de interrogación se colocan siempre delante y detrás de la palabra o frase que deseamos destacar.

— Las comillas se utilizan para destacar una palabra extranjera dentro de un texto, si bien también puede marcarse en cursiva o subrayada.

Abreviaturas más usadas en correspondencia

a/c. a cuenta	p. página
admón. administración	P.D. posdata
ap. apartado	p. ej. por ejemplo
art. artículo	P.º paseo
avda. avenida	pral. principal
cénts. céntimos	prof. profesor
D. don	prov. provincia
D.ª doña	ptas. pesetas
dcha. derecha	Rte. remite
depto. departamento	s.a. sin año
Dr. doctor	S.A. sociedad anónima
dupdo. duplicado	suc. sucursal
efvo. efectivo	t. tomo
entlo. entresuelo	v. véase
etc. etcétera	v. gr. verbigracia
gral. general	V.B. visto bueno
izqda. izquierda	vol. volumen

El estilo, la guinda

Tan importante como el dominio gramatical es la destreza en el estilo, esa especial soltura en el uso de los términos adecuados y su combinación que hace más comprensibles y agradables nuestros escritos. Veamos cuáles son los errores más frecuentes que solemos cometer al escribir cartas:

— La reiteración de palabras o giros.

— Los párrafos demasiado largos.

— La pobreza de vocabulario.

Las reiteraciones

A veces, sin darnos cuenta, empleamos al escribir una misma palabra en multitud de ocasiones, lo cual, aparte de exasperar al destinatario, da prueba de poca atención a la hora de redactar. Conviene leer atentamente el escrito antes de darlo por definitivo y sustituir por otras las palabras que se repiten. Otro tanto puede decirse de «muletillas» que debemos desterrar definitivamente de nuestras cartas como: «se sirva decirme», «la presente tiene por objeto», «habiendo tenido conocimiento», «cumplimentando», entre otras lindezas por el estilo.

¿Párrafos largos o párrafos cortos?

Los párrafos muy largos exigen una gran maestría para ser empleados; grandes escritores de todos los tiempos los han incluido en sus obras que hoy admiramos. Sin embargo, para lograr el objetivo que queremos alcanzar, la carta eficaz, siga el modelo de otros escritores también grandes, como puede ser Azorín, el singular estilista alicantino. Sus descripciones de paisajes y costumbres de España empleando un lenguaje trufado de frases cortas e incisivas han pasado merecidamente a la historia de la literatura. Cuando usted escriba una carta en la vida cotidiana piense que lo primordial es hacer llegar un mensaje de la manera más rápida y comprensible posible. Utilice frases cortas. Su comunicación tendrá más garra. Y como muestra fíjese en el lenguaje de la publicidad, un lenguaje donde la intuición, el bagaje profesional y el rigor mezclado con las neuronas trabajando al cien por cien, hace que unos profesionales produzcan resultados absolutamente diferentes a otros. Que es lo que desde hace unos años todos llamamos «creatividad».

La pobreza de vocabulario

La pobreza de vocabulario es otro de los errores en los que más fácilmente caemos al redactar una carta. De entrada, existe una fácil solución para paliar este problema: tenga siempre a mano un buen diccionario de sinónimos. Este tipo de diccionario nos proporciona multitud de alternativas al uso de una palabra, para así hacer más fluido y ameno nuestro discurso. Cuando se halle acostumbrado a utilizar este útil auxiliar se dará cuenta de que no tan sólo podemos utilizar una palabra en lugar de otra, sino que cada palabra nueva recoge un matiz nuevo, una nueva perspectiva de lo que queremos decir. Como muestra ahí está la clásica distinción de dos conocidos sinónimos: «ver» y «mirar».

La primera palabra significa simplemente «percibir con los ojos la forma y color de los objetos», en tanto que la segunda significa «fijar deliberadamente la vista en un objeto». Un matiz importante para marcar, por ejemplo, el grado de atención de un sujeto ante un televisor.

Un detalle importante: los tratamientos

De poco nos serviría redactar una carta de estilo impecable, siguiendo las pautas que acabamos de apuntar, si luego no fuéramos capaces de aplicar a nuestro destinatario el tratamiento que le corresponde.

Más allá del «señor» y «señora», existen otros tratamientos otorgados a ciertas personas en función de sus cargos o dignidades. Posiblemente en pocas ocasiones de nuestra vida tendremos la oportunidad de dirigirnos a ellos.

No obstante, hemos creído oportuno presentar los tratamientos especiales más usuales aunque sólo sea para que cuando los veamos escritos en un documento o en la prensa, seamos capaces de distinguir a quién corresponden.

A fin de evitar la repetición de la frase «tratamiento dado a...» después de cada fórmula, nos limitaremos a indicar escuetamente el tratamiento y las personas para las que se emplea.

Alteza	príncipes, princesas, infantes, infantas
Alteza Real	reina y príncipe heredero
Excelencia	jefe del Estado
Excelentísimo Señor	presidente y ministros del gobierno, embajadores, miembros de los Tribunales, generales, presidentes y fiscales de las Audiencias Territoriales, rectores y vicerrectores de Universidad, gobernadores civiles, alcaldes, presidentes de las diputaciones provinciales de Madrid y Barcelona, miembros de la nobleza que sean Grandes de España (Se abrevia Excmo. Sr.)
Honorable	miembros del cuerpo consular
Ilustrísimo Señor	miembros de la nobleza que no sean Grandes de España
Magnífico	rectores de universidades estatales
Majestad	rey
Señoría	alcaldes de municipios no capitales de provincia, jueces, jefes del Ejército (Se abrevia V.S.)
Señoría Ilustrísima	subsecretarios y directores generales de la Administración, presidentes de diputaciones, magistrados, decanos y vicedecanos de facultades universitarias. (Se abrevia Ilmo. Sr. y V.I.)

Estructura de la carta

Una carta se compone de una serie de elementos fijos que sirven de marcos, en los cuales se insertan los contenidos concretos según a quien dirijamos el escrito. Estos elementos, bien conocidos y conjugados, serán la imagen de nosotros mismos que recibirá el destinatario. Los tipos de cartas posibles se engloban en dos grandes apartados: la correspondencia comercial y la correspondencia privada. Al describir los diferentes elementos estructurales nos referiremos a la carta más completa, la comercial, pues en la privada, como veremos, los elementos se reducen en función del grado de relación con el interlocutor. Tanto de una como de la otra presentaremos ejemplos estándar. La estructura de una carta la forman:

— El membrete de la empresa o particular

— La fecha del escrito

— Los datos del destinatario

— El tratamiento

— El cuerpo de la carta

— La despedida

— La antefirma y la firma

— La numeración de las páginas

— El sobre

El membrete

El membrete es el nombre o título de una persona o corporación que se pone a la cabeza de la primera plana de la carta o impreso, en la esquina superior y a la izquierda del papel de escribir. Su objeto es informar al destinatario de la procedencia del escrito. Puede contener los siguientes datos: nombre completo de la empresa o de la persona; breve identificación (por ejemplo, «Asesoría Jurídica», «Podólogo», «Carpintería Metálica», etc.); dirección indicando calle, número, piso, ciudad, código postal, provincia y país; apartado postal; número de teléfono y de fax. Si la empresa remitente posee un logotipo identificativo, éste forma parte del membrete.

La fecha

La fecha se coloca justo debajo del membrete, en el margen superior derecho del papel, y tiene como función informar del día en que se escribió la carta, un dato que, sobre todo en las cartas comerciales, tiene una gran importancia, por ejemplo para saber cuánto tiempo hace que un determinado cliente reclamó una mercancía.

Datos del destinatario

Los datos del destinatario se hacen constar a continuación de la fecha, pero en el margen izquierdo del papel. Incluyen los siguientes apartados: nombre, cargo en la empresa o titulación profesional, y dirección completa tal como aparece en el sobre. En algunos casos puede hacerse una breve alusión al asunto del que trata la carta; por lo general, esta alusión suele ir precedida de la palabra Referencia.

El tratamiento

El tratamiento empleado al dirigirnos a nuestro destinatario depende del grado de confianza que nos una a él. En las cartas familiares y las dirigidas a los amigos se suelen emplear fórmulas tales como «Querido hermano», «Hola, Ramón», «Estimado amigo», etc. Mientras en las cartas de carácter oficial los tratamientos pueden ser, entre otros: «Distinguida señora», «Muy Sr. mío», «Apreciado señor», «Estimado cliente», etc. El tratamiento se escribe debajo de los datos del destinatario, en el margen izquierdo del papel.

Cuerpo de la carta

El cuerpo de la carta abarca toda la extensión del papel de izquierda a derecha, aunque respetando unos márgenes de cortesía en blanco que se dejan tanto a izquierda y derecha como arriba y abajo.

El texto del cuerpo de la carta admite diversos tipos de presentación: justificado a la izquierda, es decir, cuando todo el texto queda alineado a lo largo del margen izquierdo; justificación completa, cuando se alinea el texto a lo largo de ambos márgenes. Además, opcionalmente, cada párrafo puede separarse por una línea en blanco o se puede empezar párrafo sangrando la primera línea, es decir, dejando unos cuantos espacios en blanco antes de empezar a escribir. Existen muchas más variaciones en la forma de presentación de un texto, pero nos hemos referido sólo a éstas por ser las más habituales a la hora de redactar una carta.

La despedida

La fórmula adoptada en la despedida está en relación directa con el tratamiento empleado al principio de la carta. Por lo general, las fórmulas más habituales en cartas encabezadas por un «Muy Sr. mío» o un «Distinguido Sr.» son «Muy atentamente» o «Le saluda atentamente». En el caso de mediar un mejor conocimiento entre las partes puede utilizarse «Un cordial saludo» o «Saludos cordiales». Cuando se trata de cartas dirigidas a amigos o familiares la fórmula de despedida queda a la libre elección del remitente, siendo no obstante habituales «Un abrazo», «Muchos besos», etc. La despedida se ubica siempre a la derecha del escrito.

Antefirma y firma

Debajo de la despedida se escribe la antefirma y, en la línea siguiente, la firma. La antefirma se compone del nombre completo de la persona que escribe, junto con su cargo o título. Es obvio que en las cartas a conocidos no es necesario incluir la antefirma. La firma debe hacerse siempre de puño y letra en un color discreto, negro o azul, cuando se trata de cartas comerciales. Se recomienda también firmar con pluma estilográfica o, en su defecto, rotulador de bola.

Numeración de las páginas

Si la carta consta de más de una hoja se deben numerar las páginas siguientes a la primera. Aunque no existe una norma concreta sobre dónde situar el número, el mejor lugar suele ser un poco más afuera del margen derecho, ya sea en el encabezamiento o al pie de la página.

El sobre

Una vez que tenemos redactada la carta, sólo nos queda realizar una última tarea: escribir el texto del sobre. La dirección del destinatario debe ser escrita exactamente igual en el sobre que en el interior. Los datos a consignar son: nombre completo, cargo, dirección, ciudad, provincia y país, si se escribe al extranjero. Se colocan en el lado derecho de la carta y un poco más abajo del centro. En cuanto al remite sólo cabe decir que se han de incluir las mismas informaciones que se consignaron en el caso del destinatario. Se escriben al dorso en la parte superior, ya sean centradas o alineadas al margen izquierdo.

Veamos, como colofón de este apartado, sendos ejemplos de carta comercial y carta a un amigo.

 

Los elementos formales de la carta

El color

El color del papel para escribir cartas es siempre blanco cuando se trata de correspondencia comercial u oficial. En las cartas a familiares y amigos todo tipo de fantasía está permitida, desde papeles de colores más o menos chillones a papeles estampados con dibujos de fondo. La elección dependerá del gusto y de la personalidad de cada cual. Y lo mismo puede decirse del sobre, si bien aquí deberíamos consultar las normas de correos para envíos normalizados.

Sellado y cerrado

El sello ha de ir en la parte superior derecha del sobre. En el lado contrario se pueden pegar pegatinas del tipo «Urgente», cuando la carta se ha franqueado con la tarifa correspondiente, o «Personal» cuando la carta se envía a un miembro de una empresa y no queremos que pase por el filtro de las secretarias. Los sobres se envían siempre cerrados, a excepción de las cartas entregadas a un intermediario para ser entregadas en mano al destinatario.

Diseño del membrete

Si su papel de carta profesional ha de llevar un membrete, contrate a un buen diseñador que sabrá dar de la manera más sencilla posible, la mejor imagen de su empresa. Si por el contrario decide diseñar usted mismo su membrete con la ayuda de su ordenador, olvídese de las florituras que muchos usuarios de informática imprimen en sus cartas, aprovechando los recursos que esta tecnología les ofrece. En todo caso, un buen membrete debe reunir los siguientes requisitos básicos: destacar su color sobre el del papel (desde el clásico negro sobre blanco a las más infinitas combinaciones); ser original, pero no extravagante, para que se identifique y recuerde fácilmente; estar bien impreso sobre el papel más adecuado; contener todos los datos necesarios para el destinatario; y ser apropiado al carácter de su profesión o ramo de actividad empresarial.

Formatos de papel y sobre

Los formatos habituales del papel de carta son el Din A4 (210x 297mm) y el folio, algo mayor. En cuanto a los sobres, los formatos más empleados son el americano, alargado, y el estándar, de forma más cuadrada. Además podemos encontrar sobres engomados, que deben mojarse con agua para ser cerrados, y autoadhesivos, que se cierran por simple contacto. El tamaño de la hoja de escribir ha de concordar con el del sobre, a fin de evitar los desagradables contorsionismos de una hoja demasiado grande para un sobre pequeño, o el absurdo de una hoja de tamaño pequeño bailando en el interior de un gran sobre.

Textura del papel

La textura del papel es también un elemento a tener en cuenta. El papel fabricado solamente con madera es de mala calidad, de color grisáceo sucio, con puntos y desagradable al tacto. Por el contrario, el papel fabricado con un elevado porcentaje de trapo en su composición muestra una apariencia muy agradable. El precio del papel no debe ser una excusa para utilizar un papel de inferior calidad. Si pretende dar una buena imagen en su correspondencia personal y, aún con más razón en las comunicaciones escritas de su empresa, no lo dude un instante y compre un papel de calidad. Añadamos asimismo que en la actualidad existen muy buenos papeles ecológicos, es decir, papel reciclado que no contamina la naturaleza.

Calidad del mecanografiado

Por último, refirámonos brevemente a un elemento formal importantísimo en la constitución de una carta, la calidad del mecanografiado. Tanto si utilizamos máquina de escribir como ordenador no olvide nunca hacer una buena revisión del texto antes de darlo por válido, corregiendo así faltas de ortografía y palabras mal escritas por efecto de la velocidad al escribir, además de poder afinar aún más el estilo de nuestro escrito. También es importante dejar buenos márgenes en todos los lados, para no dar la sensación de que estamos economizando papel. Lo ideal es conseguir un equilibrio armónico entre el texto escrito y los márgenes en blanco. La labor de la escritura será más agradable y efectiva si disponemos de buenas condiciones de trabajo, tales como mesa y silla ergonómicas, ordenador o máquina de escribir en buen estado de conservación, papel adecuado, etc.

Otros textos: tarjetas de visita y postales

No cabe duda que la carta es un medio ideal para comunicarnos con nuestros semejantes, ya sea por razones laborales, comerciales o por el simple placer de contarle a un amigo cómo nos va en la vida. Pero existen tres factores que hacen que nos decidamos por otros medios de comunicación escritos de contenido más breve, como son las tarjetas y las postales. El primer factor es inherente a la época en que vivimos, la falta de tiempo, sobre todo en áreas urbanas donde compatibilizar el trabajo, las labores del hogar y los ratos de ocio se ha convertido casi en una utopía. Para las personas muy ocupadas una excelente alternativa a la carta es la tarjeta postal, donde unas cuantas palabras hilvanadas con simpatía pueden ser una grata demostración del aprecio que sentimos por una persona.

La carencia de facilidad de expresión constituye, con serias reservas por nuestra parte, el segundo factor apuntado. Y hablamos de reservas porque en muchos casos este factor no pasa de ser una mera excusa para disimular la pereza. Nadie nos pide que cuando escribamos una carta lo hayamos de hacer como un genio de la literatura. En el caso de las cartas personales, la espontaneidad es un valor que no debemos menospreciar. Por otra parte, como ya apuntamos más arriba, la práctica continuada de la escritura es una inmejorable escuela. En el caso de la correspondencia comercial, existen unas pautas generales preestablecidas referidas a cada tipo de comunicación que nos facilitan la tarea. Perder el miedo ante la hoja en blanco debe ser nuestro principal objetivo.

El factor determinante para sustituir las cartas por las tarjetas es hallarse en una situación en la que sea excesivo enviar una carta, como es el caso de la nota que acompaña un ramo de flores o la simple comunicación de la celebración de una fiesta social. A estas especiales circunstancias nos vamos ahora a referir relacionándolas con los diferentes tipos de tarjetas y postales.

La tarjeta de visita

La tarjeta de visita tiene como misión darnos a conocer ante una persona extraña, dejar constancia del emisor de un envío o realizar alguna comunicación breve de un acontecimiento. Los datos de su propietario se imprimen siempre sobre una cartulina de un tamaño aproximado de 10x6 cm. El tamaño puede ser algo mayor cuando se trata de la tarjeta de una firma comercial. Hasta no hace mucho tiempo existía la costumbre, francamente discriminatoria, de dar un tamaño más reducido a la tarjeta de una mujer.

En cuanto al color empleado se aconseja la elegancia del blanco para las tarjetas privadas, o en todo caso de un tono ligeramente pastel. La tinta de impresión empleada debe ser negra o de cualquier otro color oscuro. En las tarjetas de empresas, comercios, etc. y en las profesionales puede incluirse un logotipo a todo color, si así se desea.

A manera de recordatorio, veamos cuáles son los tipos de tarjetas de visita posibles:

— Privadas, ya sean individuales o de matrimonio

— Profesionales, tanto de autónomos como de asalariados

— De empresa, comercio o institución

En las tarjetas de visita privadas sólo se consigna el nombre, apellidos y la dirección completa de la persona en cuestión, sin mencionar nunca título o profesión. La indicación del número de teléfono es muy recomendable. Cuando la tarjeta corresponde a un matrimonio se indican en líneas sucesivas los nombres y apellidos de los cónyuges. Todavía hoy existen manuales de buenos modales que recomiendan consignar primero el nombre del marido. Tanto esta posibilidad como la contraria están hoy socialmente reconocidas.

Si bien las circunstancias en las que se emplean las tarjetas de visita privadas son múltiples, ofrecemos como sugerencia unas cuantas: informar a alguien de nuestra dirección, o en su caso, de un cambio de domicilio; como acompañamiento de un regalo o para agradecer un regalo recibido; para dejar constancia de nuestra visita a una determinada persona que se encontraba ausente; para comunicar una reunión social; para invitar a cualquier tipo de fiesta o celebración o para disculparse por no poder acudir; para felicitar con motivo de aniversarios, nacimientos, etc.; para informar de nuestra alegría por algún evento favorable o, por el contrario, para anunciar alguna circunstancia dolorosa.

Por último, añadamos que la tarjeta enviada dentro del círculo de amistades puede contener una rúbrica debajo del nombre, e incluso un breve saludo. La tarjeta enviada con carácter oficial, o de mera cortesía a una persona que no conocemos o muy superficialmente, no debe contener ningún signo manuscrito.

En las tarjetas de visita profesionales se hace constar el nombre y apellidos de la persona junto con la profesión o cargo que ocupa en una empresa. La dirección, teléfono y número de fax consignados en el primer caso son los del domicilio particular, mientras que en el segundo caso ha de constar el domicilio social de la empresa. Normalmente este tipo de tarjeta se utiliza para presentarse ante un cliente o proveedor; para adjuntar a cualquier tipo de documento enviado; etc.

En las tarjetas de empresas, comercios o instituciones se incluyen el nombre de la razón social junto al logotipo correspondiente y la dirección, teléfono y número de fax. Los usos de estas tarjetas son similares a los del caso anterior.

Las tarjetas estandarizadas

Llamamos tarjetas estandarizadas a aquellas que podemos encontrar con una ilustración o fotografía impresas en su anverso o portada, si se trata de un díptico, y en cuya parte en blanco nosotros escribimos a mano o mandamos imprimir un determinado mensaje, generalmente para ser enviado por correo. Los tipos más habituales son:

— Tarjeta postal

— Tarjeta de felicitación

— Tarjeta navideña

— Tarjetas de carácter religioso

La tarjeta postal puede ser de carácter turístico, cuando muestra una imagen de una ciudad, monumento o paisaje; o de carácter artístico general. En el primer caso se emplea, sobre todo, para comunicarnos con amigos o familiares durante un viaje o vacaciones y, en el segundo, en cualquier ocasión. La tarjeta postal es una forma de comunicación alegre y desenfadada, que nunca debe ser empleada para comunicarnos con quienes no tenemos un vínculo familiar o amistoso. Su objetivo básico es comunicar sensaciones y, por tanto, tiene un carácter confidencial.

El texto escrito en una postal debe ser lo más espontáneo posible. La mejor manera de «inspirarse» consiste en pensar que tenemos delante a la persona a la que va destinada. Siempre debemos evitar enviar una postal en la que sólo figure nuestra firma, ya que daremos a nuestro destinatario una sensación de frialdad. En caso extremo, si no se nos ocurre nada, podemos recurrir, al menos, a alguna fórmula típica de saludo, como por ejemplo: «Muchos saludos», «Un fuerte abrazo», «Recuerdos desde ...», «Besos», etc.

Las tarjetas de felicitación suelen llevar ya impreso el mensaje de felicitación, normalmente de cumpleaños o del santo, junto a una ilustración alusiva. A pesar de ello, no está de más añadir por nuestra cuenta un mensaje personal que, sin duda, el destinatario agradecerá doblemente. No es muy indicado enviar este tipo de tarjetas estándar en el caso de acontecimientos muy señalados como bodas, bautizos, etc., ni por supuesto a personas de cierto compromiso.

La tarjeta navideña se emplea tanto en los ámbitos familiar y amistoso como en el profesional, comercial, empresarial, etc. El envío anual de este recuerdo es un inconfundible signo de buena educación. Como apuntábamos en el caso de las tarjetas postales, debemos evitar enviar esta felicitación acompañada sólo de nuestra firma. Añadamos algún mensaje, por breve que sea, del tipo de: «Con mucho afecto, deseando pases una feliz Navidad», «Feliz Navidad y que el nuevo año colme todos sus deseos», etc. ¡Ah, y destierre para siempre la manida expresión «Feliz Navidad y próspero año nuevo»! Un poco de originalidad nunca viene mal.

Las tarjetas de carácter religioso suelen reproducir un grabado o una pintura de tema sacro, en color o en blanco y negro. En el dorso, o en el interior si se trata de un díptico, se hace imprimir el texto que nos interese. Nunca se añade nada manuscrito, por lo que conviene asegurarnos al acudir al impresor de que el texto contiene toda la información que deseamos transmitir. Este tipo de tarjeta es muy similar formalmente, y en muchos casos igual, a la tradicional estampa «de santos». En cuanto al tamaño, sus dimensiones son ligeramente superiores a las de la tarjeta de visita. El objetivo de estas tarjetas no es sólo el de informar puntualmente de un acontecimiento, sino el de servir de permanente recordatorio, guardadas entre las páginas del misal. Las hay, básicamente, de tres clases:

— Tarjetas de primera comunión

— Tarjetas necrológicas

— Tarjetas anunciando la ordenación de un sacerdote o la toma de hábitos de un religioso

En la tarjeta de primera comunión es imprescindible consignar los siguientes datos: nombre del nuevo comulgante, fecha y hora en que se celebrará la ceremonia, y nombre y dirección de la iglesia. A veces se incluye una breve oración o una cita bíblica.

Las tarjetas necrológicas informan de la celebración del funeral por el alma de una persona. La ceremonia del entierro y traslado de los restos mortales al cementerio se anuncia a través de las esquelas, de cuya redacción hablaremos cuando nos refiramos a los anuncios insertados en la prensa. El texto de la tarjeta necrológica suele ir encabezado por una cruz y su estructura contiene los mismos elementos que la tarjeta de primera comunión.

La imagen clásica que conservamos de la tarjeta necrológica es la de un grabado terrorífico en tonos oscuros, representando por lo general algún pasaje de la pasión y muerte de Jesucristo. Del mismo talante lúgubre era también el texto impreso. En la actualidad, aun sin olvidar que se trata de un evento doloroso, se tiende a hacer hincapié más en el tránsito de la persona querida a una nueva vida, que no en la cruel circunstancia de la muerte pura y seca.

Las tarjetas anunciando la ordenación de un sacerdote o la toma de hábitos de un monje, aparte de la pura información referente al nombre de la persona, junto a la fecha y lugar de la ceremonia, suelen incluir alguna cita breve de algún texto sagrado. En cuanto a la ilustración, el motivo generalmente empleado es la reprodución de un dibujo o cuadro de una virgen o un santo por el que el ordenando o novicio sienta mayor devoción.