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DEFINICIÓN, ESTILO Y LENGUAJE
La carta comercial es una comunicación escrita que establece un contacto entre dos partes interesadas en una gestión de negocios.
Las partes interesadas en dicha comunicación son el remitente y el receptor o bien el destinatario, mientras que el contenido de la carta se puede definir como mensaje.
El remitente y el destinatario suelen ser empresas, comerciantes, artesanos, profesionales, entidades, etc. Se comprende que con respecto al mensaje pueden presentarse infinitas posibilidades; en este libro hemos tratado de recoger una gama lo más amplia posible de escritos comerciales, divididos según las distintas y principales etapas de una relación comercial. Pero volvamos al mensaje.
Muchas de las fórmulas comerciales del lenguaje han caido ya en desuso. Hoy en día, el lenguaje comercial es más ágil y articulado, y por tanto mejor dirigido al objetivo que se pretende alcanzar.
Y ello porque la carta es siempre una presentación y, como tal, da al receptor una imagen nuestra, que a ser posible debe ser la mejor.
Existen algunas reglas que deben respetarse en la redacción de un escrito comercial.
Ante todo, la carta comercial debe ser breve y concisa, clara en su contenido, y debe expresarse mediante oraciones breves y, sobre todo, gramaticalmente correctas.
Es útil emplear una terminología específica, técnica y/o comercial, para una comprensión más rápida del texto por parte del destinatario.
No obstante, es mejor limitar el número de las llamadas «frases hechas», porque la carta comercial debe redactarse teniendo bien presente, en cada momento, el objetivo de la comunicación.
Por lo tanto, es preciso tener bien claro lo que queremos referir al receptor y escribirlo con precisión, para evitar confusiones y malentendidos perjudiciales para la relación comercial o, al menos, causa de retraso en la gestión.
En la redacción de las distintas oraciones es necesario utilizar un lenguaje cortés, ágil y sin errores sintácticos.
En este sentido, deben evitarse las repeticiones de términos a poca distancia entre sí dentro del texto, como también es necesario prestar atención a la construcción de la frase, que debe ser sencilla: se evitará el excesivo número de incisos o de paréntesis, porque son elementos de interrupción en la lectura y por tanto en la comprensión del texto.
Pero sobre todo daremos una buena imagen de nosotros mismos si evitamos esos errores, hoy en día, tan difundidos que pasan casi siempre desapercibidos para ojos distraídos, pero que no dejan de ser una señal de imprecisión y descuido: la consecutio temporum será precisa, se respetarán con cuidado los subjuntivos, se evitará el frecuente error del anacoluto[1], se prestará atención a la división en sílabas de las palabras al llegar al final de la línea, etc.
Otro factor no menos importante en la redacción de un escrito es la puntuación, que no debe abundar fragmentando inútilmente el discurso, sino integrarse con precisión sólo donde sea necesaria.
A este respecto recordemos que: la coma, que es el signo más utilizado, debe emplearse sólo para separar entre sí las partes de una enumeración, o para aislar los elementos que se expresan por inciso (ej.: «La mercancía, ya embalada, les será remitida cuanto antes...»), o para dividir las distintas proposiciones de una oración[2] cuando comienzan con los conectivos: pero, sin embargo, cuando, con el fin de, para que, si bien y similares. Es mejor evitar introducir la coma antes de la conjunción «y».
Con respecto al papel que debe utilizarse, lo acostumbrado es hacer uso de la hoja de formato base unificado, el A4, de 210 x 297 mm, conforme a las normas UNE (Una Norma Española).
A menudo la hoja lleva ya, en la parte alta de la página, el encabezamiento de la firma, que puede estar formado simplemente por la enumeración de los datos de la propia empresa, o llevar además un logotipo, es decir, un dibujo gráfico creado especialmente para representar a la compañía.
Es mejor utilizar papel blanco o, al menos, de color claro, siempre de buena calidad.
CARTAS DE PRESENTACIÓN Y CONTACTO
Con este tipo de carta nos presentamos a una empresa, a un particular o, en cualquier caso, a un posible cliente, presentando nuestra actividad y ofreciendo nuestra colaboración para una relación comercial.
Es muy importante que el escrito tenga un tono capaz de despertar la atención del destinatario, pero que, al mismo tiempo, no peque de presunción.
Por lo tanto, es preciso dirigirse al receptor con un tono seguro, ilustrando ante todo el propio historial con sencillez y precisión, sin ampulosidades, pero tampoco con falsa modestia. Se utilizará un tono normal, equilibrado, proporcionando una amplia gama de datos referentes a la actividad, a los plazos de entrega o de ejecución, a los precios y a las modalidades de pago. Por último se pueden enumerar las ventajas que derivarían, para ambas partes, en el caso de una relación comercial.
Es fundamental que este tipo de carta comercial, que da a conocer por primera vez el remitente al destinatario, sea perfecta en su redacción, sin errores, y bien cuidada en la parte gráfica, dado que la primera impresión que se da al cliente puede ser decisiva para el inicio de unas relaciones.
CIRCULARES
La circular es un escrito destinado a varias personas. El mensaje contenido en ella puede ser un aviso, una información que el remitente desea comunicar a cierto número de destinatarios, de modo uniforme, igual para todos.
Los receptores pueden ser los clientes y los proveedores, y en este caso la circular puede hacer referencia a la presentación de una nueva empresa que desea entrar en el mercado, al lanzamiento de una nueva línea de productos, a la notificación del nombramiento de un representante para una nueva área, al traslado del domicilio social, a la apertura de una nueva filial, al aviso de visita del representante, a la nueva tarifa de precios actualizada, a un aviso del cierre por vacaciones, etc.
Pero los destinatarios de la circular pueden ser también los particulares; es el típico caso de las ventas por correspondencia, o de las empresas que promocionan su producto sin incluir ningún bono de pedido, solamente con fines publicitarios. Este caso de circular es el que presenta mayor variedad, dado que cada firma desea atraer la atención del posible cliente y, para ello, recurre a textos con inscripciones multicolores y multiformes, a mensajes que persuadan al lector desde las primeras líneas y a cualquier solución gráfica que pueda dar originalidad al escrito.
La circular suele imprimirse en papel con encabezamiento y, sólo en un segundo tiempo, después de imprimir el texto en las hojas con encabezamiento, se mecanografían las direcciones de los destinatarios.
Es inmensa la variedad de este tipo de cartas, tanto por el tema como por la longitud, la estructura y el estilo, y por tanto es imposible establecer unas reglas generales a las que atenerse.
La circular debe enviarse en sobre abierto, franqueado como un impreso, o también en sobre cerrado, pero en este caso el franqueo deberá ser el de la carta normal.
CARTAS DE RECLAMACIÓN
En ocasiones, en el desarrollo de las etapas de una relación comercial, surgen problemas que conducen a quejas y reclamaciones. Las motivaciones de una reclamación pueden ser infinitas, pero sin duda las más comunes son relativas al incumplimiento en el despacho de los pedidos, a los retrasos en el pago o en los envíos y a la calidad y/o cantidad de la mercancía enviada.
El escrito comercial de reclamación debe escribirse de forma detallada, precisando:
— el tipo de inconveniente detallado en todos sus aspectos, es decir, describiendo con exactitud las cantidades, refiriendo los números de código de la mercancía a la que se refiere la reclamación, explicando bien el defecto que presenta;
— si la reclamación es relativa a un pago, deben precisarse con exactitud los datos de la factura correspondiente, la fecha de envío de dicha factura y el importe exacto acordado;
— cuáles son las causas que se supone han llevado al problema y, por consiguiente, qué parte en conflicto deberá solucionar el inconveniente en cuestión.
Quien escribe una carta de reclamación debe mantener siempre un tono cortés, demostrando que cree en una equivocación involuntaria por parte del destinatario y por tanto sin dar la impresión de querer abandonar en un futuro las relaciones comerciales por falta de confianza. Siempre es conveniente evitar tonos polémicos u ofendidos y no es aconsejable recurrir a un tono amenazador, al menos en la primera carta de reclamación.
En efecto, por lo general el problema entre las dos partes se resuelve con un acuerdo amistoso, evitando largos trámites burocráticos que serían perjudiciales tanto para la evolución de los negocios como para una continuación serena de la relación comercial entre las dos partes.
Si por el contrario, a pesar de haber planteado una reclamación con amabilidad, no se recibe respuesta, el tono de la segunda carta deberá ser mucho más firme, pero deberá seguir expresando la voluntad de resolver el problema de forma amistosa, sin tener que recurrir a las vías legales. Si tampoco esta segunda reclamación obtuviese respuesta, se enviará un breve escrito para anunciar el recurso legal; esta vez el escrito deberá ser breve, decidido y siempre correcto.
Cuando se responde a una carta de reclamación, es necesario verificar ante todo la veracidad de las quejas presentadas, para presentar excusas a continuación. Siempre se intentará dar la razón al cliente, dentro de lo posible, y proponer soluciones amistosas; incluso en caso de que el inconveniente dependa del cliente, no se utilizarán tonos agresivos, sino que se indicará la forma más rápida para solucionar el problema.
A continuación, se deberá explicar lo que pretende hacer, la forma y el tiempo previsto para ello; y siempre es conveniente disculparse por haber causado perjuicios, expresando al mismo tiempo las mejores intenciones por evitar que se repita en el futuro.
CARTAS QUE ACOMPAÑAN A TÍTULOS DE CRÉDITO
Son las cartas que se envían para acompañar letras de cambio, pagarés y cheques. Por ser cartas que hacen referencia a aspectos puramente contables no requieren un tono particular, sino más que nada una gran concisión en la exposición de los datos.
Después de escribir, como siempre, los propios datos y los del destinatario, la fecha y una introducción normal, se enumeran con orden y exactitud las fechas, los importes, los vencimientos y cualquier otro elemento referente al movimiento contable. Al final de la página se transcribe de nuevo el número del cheque, el de la letra de cambio o el del pagará, indicándolos con la palabra «adjunto».
Como en la introducción, también en la despedida valen las mismas reglas que se utilizan en cualquier otro tipo de escritura comercial.
CARTAS DE OFERTA O DE DEMANDA DE TRABAJO
Los anuncios de ofertas de trabajo suelen difundirse mediante los periódicos o las revistas de sector. Son anuncios breves, estudiados gráficamente para llamar la atención del lector.
En dichos anuncios, que presentan un estilo breve y conciso, se indica el tipo de puesto que se ofrece, la remuneración que se propone, los requisitos que se exigen a los candidatos y los datos para poderse poner en contacto. A menudo, con respecto a este último punto, muchas firmas prefieren ocultar su identidad y por ello utilizan los servicios de empresas de selección o simplemente un apartado de correos al que los interesados enviarán sus cartas.
Las solicitudes de trabajo se redactan precisamente como respuesta a un anuncio leído, pero también directamente a una firma en la cual se desea desarrollar la propia actividad. En este tipo de carta deben precisarse los datos personales, como la edad, el título académico, las anteriores experiencias laborales, indicando el nombre de la firma en la que se ha desempeñado el empleo anterior, y eventualmente las referencias que se ofrecen como garantía de la propia seriedad personal y laboral.
Es conveniente indicar cualquier dato que pueda interesar a la empresa, como el conocimiento de idiomas (indicando si el nivel de conocimiento es escolar, medio o excelente), de taquigrafía, de mecanografía, de informática y de cualquier otro dato que ilustre mejor las propias capacidades y aptitudes.
Habitualmente, a la carta de solicitud de empleo se adjunta el currículum vitae, es decir, la enumeración de los datos personales, los títulos académicos, las experiencias laborales y los conocimientos; el currículum se redacta de forma sintética, indicando simplemente los datos reunidos en los cuatro grupos arriba indicados, de modo que sea fácil de leer y de archivar.
Como en cualquier carta de presentación, es importante que la solicitud de empleo esté cuidada en los mínimos detalles, gramatical, sintáctica y gráficamente. El tono debe ser ágil, no será presuntuoso ni exagerado al indicar las propias capacidades ni tampoco falsamente modesto. Un estilo directo, claro y seguro sin duda hará un buen efecto en el destinatario.
FACTURAS
La factura es emitida por el proveedor para el cliente y hace referencia a la mercancía suministrada y a su precio.
En toda factura deben constar los siguientes datos:
— lugar, fecha y número de la factura;
— datos del remitente;
— lista de la mercancía, detallada respecto a la cantidad y el tipo;
— precio unitario y precio total;
— otros gastos accesorios (transporte...);
— importe IVA.
Más que de redacción, para la factura se habla de cumplimentación, ya que existen bloques de facturas preimpresas que se cumplimentan con los propios datos. Estas suelen ir acompañadas de breves cartas en las que se solicita el acuse de recibo de la factura. Estos breves escritos son concisos, corteses y siguen las reglas de redacción de todo escrito comercial. Sin duda, al ser cartas de contabilidad, requieren siempre la máxima exactitud al referirse a cifras, a números de factura y a cualquier otro dato contable.