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DEFINICIÓN, ESTILO Y LENGUAJE
En toda actividad económica las partes interesadas se intercambian diariamente información a través de cartas, télex, fax, informes, etc.
En la mayoría de los casos, las solicitudes y acuerdos verbales o telefónicos requieren una confirmación escrita. En caso contrario, podría llegar a faltar un elemento fundamental, la prueba del acuerdo.
Para comprenderse bien deben seguirse algunas reglas y utilizar términos técnicos que tienen un significado preciso, si bien en la actualidad se tiende a eliminar el uso de expresiones y frases hechas. La finalidad de una carta comercial es la de transmitir a la otra parte interesada una información de la manera más clara y simple. Dado que en el curso de la propia actividad no se dispone de mucho tiempo para la lectura de mensajes comerciales, deben evitarse comunicados largos, prolijos, absteniéndose de frases largas y ceremoniosas, huyendo de los términos difíciles y rebuscados, cuando estos puedan sustituirse con expresiones breves y simples.
El planteamiento del comunicado debe responder a una pauta lógica; el remitente lo refleja en el contenido, exponiendo con una secuencia lógica los argumentos a tratar. Tras fijar el concepto de base del comunicado procede a su redacción, escribiéndolo directamente o dictándolo a la persona destinada a tal cometido o bien sirviéndose de un dictáfono. El comunicado, picado a máquina o por otro medio de escritura, llegará al destinatario por correo postal u otro medio.
MEDIOS DE ELABORACIÓN Y DE TRANSMISIÓN
Los medios para efectuar la comunicación escrita se pueden subdividir en tres grupos:
1. Medios de redacción.
2. Medios de redacción y de transmisión de la información.
3. Medios utilizados exclusivamente para la transmisión de la información.
Al primer grupo pertenecen las máquinas de escribir, las de videoescritura y los ordenadores personales. Las máquinas de escribir mecánicas han sido sustituidas en gran parte por las eléctricas y electrónicas. Estas últimas disponen de un espacio visual, de memoria y a menudo, también de pantalla.
Entre las máquinas de escribir dotadas de memoria y pantalla y las de videoescritura existe apenas un paso. Sin embargo, esta última permite una elaboración, si bien simple, del texto.
Los ordenadores personales permiten una utilización más amplia, ya que se pueden elaborar textos o bien, con otros programas, realizar cálculos, gráficos y organización de datos. Los ordenadores personales han sustituido en gran parte los medios basados en la videoescritura. El texto picado en el teclado de un ordenador personal aparece en pantalla donde puede ser manipulado, almacenado y posteriormente impreso. El texto, salvado en un disquete, o en un disco duro podrá recuperarse cada vez que sea preciso para ser modificado e impreso en una nueva versión.
Incluso, si se dispone de más de un ordenador existe la posibilidad de trabajar a través de redes que permiten la conexión de varios ordenadores a un ordenador central, compartiendo una sola impresora. Existen diversos sistemas de conexión en red pero los más frecuentes son en línea y en estrella.
Los ordenadores personales ofrecen la posibilidad de añadir información de otros documentos sin necesidad de reescribirla, permitiendo una gestión más razonable de los comunicados que contienen expresiones repetitivas y frecuentes, y logrando un trabajo más efectivo además de un considerable ahorro de tiempo.
El segundo grupo de los medios mencionados anteriormente, es decir, aparatos para la redacción y transmisión de comunicados comprende télex y teletexto. El télex es un sistema telegráfico casi en desuso permite la transmisión de comunicaciones a usuarios de todo el mundo, pero presenta alguna limitación en cuanto a los signos utilizables (p. ej. no existen letras mayúsculas ni signos particulares). Los aparatos de teletexto son máquinas para la elaboración de textos transmitidos mediante ondas hertzianas o por cable telefónico. Actualmente tienen poca difusión ya que las empresas prefieren utilizar el fax, que está prácticamente suplantando al télex.
El fax pertenece al tercer grupo. Sirve para transmitir información impresa a través de la línea telefónica. El usuario que efectúa la transmisión marca el número del destinatario e introduce el pael en el aparato. La información transmitida es descodificada y reproducida en el aparato del receptor. La gran ventaja del fax con respecto a los otros medios de transmisión es que puede transmitirse a otros usuarios de fax de todo el mundo cartas firmadas, dibujos, bocetos, etc. en un tiempo mínimo.
PLANTEAMIENTO DE LA CARTA COMERCIAL ALEMANA
A continuación, relacionamos los elementos que componen la carta comercial alemana. Algunos se utilizan sólo en caso necesario:
— encabezamiento;
— dirección del destinatario;
— sigla y fecha;
— referencia;
— saludo inicial;
— cuerpo de la carta;
— formulación final;
— firma o firmas;
— indicación de anexos y de los varios destinatarios.
Encabezamiento
El encabezamiento o membrete corresponde a la parte superior de la carta y sirve para dar a conocer al remitente. Por ello deberá contener la siguiente información, además del logotipo o del anagrama de la empresa:
— nombre completo de la empresa;
— dirección completa, incluido el código postal, el número de teléfono y el de fax.
En las sociedades de capital (sociedad por acciones = Aktiengesellschaft o AG; sociedad de responsabilidad limitada = Gesellschaft mit beschränkter Haftung o GmbH; sociedad comanditaria o en comandita = Kommanditgesellschaft auf Aktien o KG a.A.) existe, en base a la ley, la obligación de indicar en el membrete (primera página) así como en los pedidos, facturas, etc. los siguientes datos:
— forma jurídica y sede de la sociedad;
— número correspondiente al registro de empresas;
— nombre de los miembros del consejo de administración (Vorstand o bien Verwaltungsrat) con indicación del presidente (Vorsitzender);
— nombre del presidente del consejo de vigilancia (Aufsichtsrat); en las sociedades de responsabilidad limitada, se indicará en lugar del consejo de administración, el nombre del administrador delegado y, en caso de que exista un consejo de vigilancia, el nombre del presidente como en el caso de las S. A.
Dirección del destinatario
Compuesta por el nombre y la dirección del destinatario. Si se utilizan sobres con ventanilla, la carta se doblará de modo que la dirección del destinatario escrita en la carta sea visible a través de la ventanilla del sobre. Los datos relativos al remitente, impresos en pequeños caracteres, se encuentran inmediatamente por encima del espacio reservado a la dirección y deben ser igualmente visibles a través de la ventanilla del sobre.
En el caso de dirigirse a una sola persona, el nombre estará precedido de «Herrn» (Sr.), «Frau» (Sra.) o «Fräulein», «Frl». (Srta.). Esta última precisión «Frl.» (Srta.) se utilizará exclusivamente si la destinataria lo desea, en caso contrario se utilizará siempre la indicación «Frau» (Señora).
La indicación «Herr» o «Frau» se escribe sobre el nombre o bien precediendo el mismo:
Herrn
Fritz Meinel
Herrn Fritz Meinel
Frau
Gertrud Mayer
La categoría profesional se escribe normalmente al lado del nombre; si es extensa, debajo. Los títulos académicos (p. ej. Dr., Dipl. - Ing.) preceden al nombre:
Herrn
Dr. Fritz Meinel
Herrn
Dipl.Ing. Fritz Meinel
En las cartas dirigidas a empresas, se utiliza la abreviatura «Fa.» (Firma = empresa). A menudo sin embargo, éste término no es utilizado, indicándose el nombre de la empresa o sociedad en mayúsculas:
Fa.
WILHELM BUSCH KG
o bien
WILHELM BUSCH KG
En el caso de que la carta dirigida a una sociedad deba ser entregada a una persona determinada, el nombre de la misma se indicará bajo el nombre de la sociedad. La indicación «A la atenta atención de ...» o bien « A la atención de ...» que se traduce al alemán como «z. Hd. von Herrn...» (zu Händen von Herrn...) o «z. Hd. Herrn...» (zu Händen Herrn...) no es necesaria, si bien se agradece como forma de cortesía.
Por lo tanto basta indicar lo siguiente:
WILHELM BUSCH KG
Frau Gertrud Mayer
En el ejemplo anterior, la carta va dirigida a la sociedad por tanto puede ser abierta por otra persona distinta a la Sra. Mayer, pero en el caso que la destinataria sea la propia Sra.Mayer, le corresponderá exclusivamente a ella abrir la carta. La indicación «c/o» usada en pasado, es superflua.
Frau
Gertrd Mayer
WILHELM BUSCH KG
En la dirección no deben faltar los siguientes datos: la calle, el número de la misma y la ciudad, precedida del código postal y de la sigla del país extranjero (se utiliza la sigla de nacionalidad como aparece en los automóviles). Los números del código postal alemán han sido reordenados a partir del 1 de julio 1993 como consecuencia de la reunificación alemana. En la carta comercial alemana es costumbre dejar una línea en blanco entre la indicación de la calle y el lugar de destino.
KLAUS PFAFF INDUSTRIEMONTAGEN
Haupstr. 40
D-63560 Rothenbuch
En este volumen, sin embargo, hemos preferido optar por la forma «en bloque», análoga a la utilizada para la dirección del sobre:
KLAUS PFAFF INDUSTRIEMONTAGEN
Haupstr. 40
D-63860 Rothenbuch
Si el destinatario dispone de un apartado de correos, la indicación de la calle y el número se sustituirá por el correspondiente número del apartado de correos.
Los envíos con la indicación «postlagernd» (retención en correos) serán retirados por el destinatario directamente en la estafeta de correos.
Las indicaciones para el servicio de correos (p. ej. «vía aérea» = Luftpost; «certificado» = Einschreiben; «certificado con resguardo» = Einschreiben gegen Rückschein; «expreso» = Eilsendung; «impresos» = Drucksache) se indican sobre la dirección en el sobre. Otras indicaciones como «urgente» = dringend, eilig o eilt sehr, así como «reservado» = vertraulich, se indican a la derecha, junto a la dirección o referencia.
Siglas y fecha
Las siglas de referencia sirven para indicar quién ha planteado la carta y quién la ha escrito. Normalmente, en el papel de carta impresa están ya previstos los correspondientes espacios (arriba, a la izquierda):
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Ihre Zeichen: XZY/ab |
Su Ref.: |
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Uns. Zeichen: FF/gm |
Ntra. Ref.: |
o bien del siguiente modo:
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Ihre Zeichen/Nachricht v. Unser Zeichen/Bearbeiter |
Telefon Datum |
|
(Su ref. su carta de ntra. ref./sigla |
teléfono fecha) |
La indicación de la fecha es de gran importancia ya que puede suministrar un dato cierto en caso de precisar una demostración de prueba.
La fecha, a la derecha o a la izquierda del folio, puede escribirse de varios modos:
Bonn, den 8.Mai 2021
(Bonn, 8 mai 2021)
Bonn, 08.05.2021 (forma más común)
También se encuentran fechas escritas con la secuencia: año-mes-día, como p. ej.: 2021-05-08.
Referencia
Como «referencia» se entiende una breve indicación relativa al contenido de la carta. Puede ser precedida de la palabra «Referencia» (Ref.) = «Betr.» o no:
Betr: Ihre Lieferung Nr. 456 v. 14.6.2021
(Ref.: Su envío n.° 456 del 14.6.2021)
o bien la forma más usada en la actualidad:
Ihre Lieferung Nr. 456 v. 14.6.2021
(Su envío n.° 456 del 14.6.2021)
sin subrayar. La referencia precede el saludo inicial.
Saludo inicial
La fórmula de salutación estándar en el caso de personas individuales es la siguiente:
Sehr geehrte Frau Mayer,
(Distinguida Sra. Mayer)
Sehr geehrter Herr Bauer,
(Distinguido Sr. Bauer)
Si existe una relación cordial con el destinatario podrá utilizarse la siguiente fórmula:
Liebe Frau Mayer,
(Estimada Sra. Mayer)
Lieber Herr Bauer,
(Estimado Sr. Bauer)
La fórmula estándar para sociedades y organizaciones es la siguiente:
Sehr geehrte Damen und Herren,
(Distinguidos Sras. y Sres.)
Se utilizará la fórmula «Sehr geehrte Herren» (Distinguidos Sres.) sólo en el caso que se tenga la certeza que los destinatarios son sólo señores.
En las actividades profesionales relacionadas con la publicidad podemos encontrarnos también con el siguiente saludo inicial: Sehr geehrter Kunde (distinguido cliente), también Sehr geehrte Kundin (distinguida clienta, en el caso de una señora) y expresiones similares, como Lieber Musikfreund (estimado amigo de la música).
Cuerpo de la carta
Con el fin de obtener un planteamiento claro, el texto será subdividido en parágrafos que expresen un concepto único.
Si la carta consiste en más de un folio, se utilizarán las llamadas «segundas páginas». Al finalizar la primera página, se escribirán en el margen inferior derecho tres puntos: ... o bien el signo «./». De esta forma, el lector sabe que el texto continúa. En el caso de utilizar folios en blanco para las páginas siguientes, deberá indicarse el número de la misma, repitiéndose el destinatario, la fecha y eventualmente, la referencia. Muchas empresas utilizan para las «segundas páginas» folios de carta ya impresos.
Fórmula final
La más utilizada es la siguiente:
Mit freundlichen Grüssen
(Atentamente.)
La expresión Mit herzlichen Grüssen (afectuosamente) se utiliza exclusivamente en la correspondencia privada.
Las expresiones arriba mencionadas pueden sustituirse por:
Mit freundlichem Gruss (Un saludo cordial)
Freundliche Grüsse (Cordiales saludos)
M F G vía fax = Mit freundlichen Grüssen = Mit frdl. Grüssen herzlichst (Amistosamente) cuando se conoce bien al destinatario.
El saludo final se escribirá en el margen izquierdo.
La fórmula Hochachtungsvoll (con aprecio) o mit vorzüglicher Hochachtung (con el mayor aprecio), más solemne y severa que las precedentes, podrá utilizarse para dar realce a peticiones, reclamaciones, quejas, etc.
Firma
Son autorizados para la firma los titulares, sus representantes legales y los empleados a quienes se les delegue. La persona delegada escribe su propia firma indicando brevemente que se le ha concedido dicho poder, con la abreviación «p. p.» o «P. a.» que precede la firma. También existen las indicaciones «i.V.» (en representación) o «i.A.» (por orden, lo que indica una delegación momentánea):
WILHELM BUSCH KG
…
ppa. Bauer
WILHELM BUSCH KG
…
ppa. Bauer i.A. Mayer
En caso de doble firma, la de la derecha indica el empleado que ha llevado a cabo la práctica o el jefe del departamento, mientras que la de la izquierda indica la del responsable superior o gerente de la empresa.
Puede suceder que la carta deba firmarse en ausencia de quién la ha dictado. En éste caso se indicará nach Diktat verreist (ausente tras el dictado) con la firma de quien ha escrito la misiva.
Indicación de anexos y de los destinatarios
Cuando se adjuntan documentos, éstos se indican al pie de la carta, a la izquierda, subrayando la palabra Anlage (anexo) o Anlagen (anexos).
Si se deben entregar copias de la carta a otros destinatarios, en la carta comercial alemana se relacionan los mismos en el espacio inferior de los anexos, mientras que en España este particular queda un poco según el criterio de cada empresa. Si bien las empresas con más contactos en el exterior han optado por el sistema de sus corresponsales extranjeros.
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Anlagen |
Anexos |
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Rechnung Nr. ... |
Fra. n.° ... |
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Neue Preisliste |
Nueva lista de precios |
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Verteiler: |
Copias a: |
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Marketing Abteilung |
Depto. Marketing |
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Projektbüro |
Oficina de Proyectos |
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Rechtsabteilung |
Depto. Jurídico |
Deseamos hacer presente al lector que los nombres, direcciones, números de teléfono, etc. indicados en las cartas-modelo son ficticios y por tanto inutilizables.