HILO CONDUCTORUnidad de Aprendizaje 1
Introducción y conceptos generales de la aplicación de base de datos
Contenido
3. Entrada y salida del programa
4. La ventana de la aplicación de base de datos
5. Elementos básicos de la base de datos: Tabla, Consultas, Formularios, Informes y Ayuda
Objetivos
El objetivo específico de esta Unidad de Aprendizaje es:
Partiendo de las tareas y actividades administrativas en relación con el cliente, es fundamental el manejo y uso de aplicaciones informáticas para el tratamiento de la información, que en estas se genera.
En este caso, nos centraremos en las aplicaciones informáticas para el tratamiento de base de datos relacionales.
Dichas bases de datos son herramientas muy implantadas en empresas y ordenadores domésticos, con el objetivo crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser gestionadas sencillamente por una interfaz gráfica clara. Es capaz de llevar a cabo la manipulación de los datos en forma de tablas, la creación de relaciones entre estas, la creación de consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.
De todas las bases de datos existentes, es Microsoft Access una de las más populares, por sus excelentes prestaciones y sencillez de manejo, a continuación estudiaremos las características y funciones más importantes de la misma.
Para el desarrollo del contenido nos vamos a basar en el caso de Julio, profesor del curso online Aplicaciones informáticas de base de datos relacionales: Microsoft Access, dirigido a los técnicos/as administrativos/as, de la franquicia central Blasoptical y demás delegaciones.
Blasoptical, con motivo de su política de reciclaje en materia formativa, quiere poner en conocimiento de estos empleados, el uso de esta aplicación, mediante la plataforma de formación online.
HILO CONDUCTOR
Julio es el profesor encargado de impartir el curso de Aplicaciones informáticas de base de datos relacionales: Microsoft Access a través de la plataforma de formación de Blasoptical. El primer día de clase se presenta a su grupo de alum nos/as y les facilita un cuestionario que deben rellenar y enviar posteriormente para que Julio pueda valorar el conocimiento del grupo sobre dicha aplicación.
Aunque la mayoría de los alumnos conoce o ha oído hablar de la aplicación, lo cierto es que son pocos los que realmente han practicado con ella, por lo que Julio toma la decisión de comenzar explicando los conceptos generales y las características fundamentales de la aplicación para familiarizarlos a todos con dichos aspectos.
Por lo general, la base de datos puede definirse como un conjunto de datos relacionados entre sí, cuyo tratamiento a partir de un lenguaje adecuado permite obtener consultas, informes, etc., haciendo más sencillo su manejo. A estos lenguajes se les conoce bajo la denominación de sistemas de gestión de base datos y tienen unos objetivos que resultan comunes a todos, tal y como se mostramos a continuación:
Abstracción de la información, ya que ahorran detalles acerca del almacenamiento físico de los datos.
Independencia, ya que el esquema de una base de datos puede ser modificado sin tener que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella.
Consistencia, referente sobre todo a la eliminación o tratamiento correcto de datos redundados.
Seguridad, a fin de garantizar la información almacenada.
Manejo de transacciones. En este sentido los SGBD proveen mecanismos para programar las modificaciones de los datos de una forma mucho más simple que si no se dispusiera de ellos.
Tiempo de respuesta, con el fin de minimizarlo.
hilo conductor
Entre los conceptos generales, características fundamentales y operaciones básicas propias del manejo de la aplicación es fundamental saber cómo ejecutarla y salir de la misma; de esta forma, el alumnado empezará a familiarizarse con dichos aspectos.
Para la entrada al programa se hará como con cualquier otro programa del equipo. Si hay un acceso directo en el Escritorio de Windows haremos doble clic sobre él o si no buscaremos su icono correspondiente a través del Menú de Inicio.
Acceso a Microsoft Access
En este momento es donde se puede crear nuestra base de datos y ponerle un nombre, ya que en cualquier otro momento se trabajará directamente sobre ella, no pudiendo copiarla a otro lugar hasta que no se cierre.
Crear base de datos Microsoft Access
Para salir del programa solo hay que ir al botón superior de Cerrar. Normalmente Access va guardando cada vez que cerramos una ventana, por lo que es difícil perder información, pero puede que en algún proceso se eliminen datos por lo que es conveniente hacer copias de seguridad de los datos antes de hacer algo de lo que no estemos seguros del resultado que vamos a obtener.
hilo conductor
A continuación, Julio explicará a los alumnos cuáles son las principales partes que componen la interfaz de la aplicación de base de datos, con el fin de que estos aprendan el manejo de los elementos que la componen.
Ahora tenemos una nueva forma de acceder al programa, que será haciendo doble clic sobre la base de datos que se creó anteriormente. Una vez dentro de la aplicación se muestra una ventana similar a la que mostramos a continuación:
En función de la ficha activada aparecerán los botones con las opciones que permitirán acceder a las tareas más comunes relacionadas con la ficha. Estas pestañas no son fijas, irán apareciendo más en función al elemento con el que estemos trabajando. Las fichas disponibles inicialmente son:
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Una vez que el grupo conoce las principales partes que componen la interfaz, Julio expondrá los principales elementos básicos de la aplicación de base de datos, para que este se maneje con dichos conceptos y sepan qué contiene cada uno de ellos.
En una base de datos existen diferentes elementos básicos que almacenan distintas partes de la información, entre ellos destacan los siguientes.
Una tabla es un conjunto de datos distribuidos en filas y columnas. En ella las columnas reciben el nombre de campos y es la mínima información de una base de datos. La combinación de campos en una fila recibe el nombre de registro y es una ocurrencia del elemento de la tabla.
Elementos de la tabla
Ejemplo
En nuestro caso los campos son los nombres sobre los que se guarda información: Nombre y Teléfono. Los registros son las personas de las que se guarda información: Luis, Felipe y Mario.
Una consulta es una pregunta que se hace a la base de datos para obtener información de ella. Por ejemplo: ¿qué personas están realizando el curso de base de datos relacionales?
Para ello, previamente necesitamos los datos de los alumnos y qué curso están realizando. Como se ve, una consulta necesita que haya información previa, por lo que debemos hacer la consulta sobre los datos de alguna tabla o tablas, o sobre consultas realizadas anteriormente.
Existen distintos tipos de consultas según lo que deseemos realizar con los datos, las más usuales son:
Consultas de selección
Consultas de creación de tablas
Consultas de anexar
Consultas de actualización
Consultas de eliminación
Un formulario no es más que una forma de enmascarar los datos de una o varias tablas para que se vean en una ventana.
Desde estas vistas tenemos acceso directo a las tablas por lo que debemos tener mucho cuidado ya que si modificamos el contenido de un campo o un registro lo estaremos haciendo sobre la propia tabla. También podemos generar nuevos registros pudiendo realizar un mantenimiento sobre la tabla de la que proceda el formulario.
Formulario
Normalmente la obtención de información se realiza a través de consultas que se pueden imprimir directamente. Pero si deseamos un aspecto más sofisticado podemos recurrir a la opción Informes.
Como dijimos anteriormente debemos obtener los datos previamente a través de una/s consulta/s o tabla/s y sobre ellos elegir las opciones que para ello tienen los informes, pudiendo seleccionar sobre el asistente para informes, etiquetas o también podemos recurrir a combinar con documentos de Word. También se puede recurrir a diseñar desde la vista de Diseño.
Informe
La opción de Ayuda es básica en cualquier programa ya que puede sacar de más de un apuro. En Access podemos activar la ayuda con la tecla [F1] o escribiendo en el cuadro a la derecha de la bombillita. En el cuadro Buscar podemos escribir la opción a buscar, o hacerlo abriendo por el contenido si no sabemos por qué término buscar.
Ayuda
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Seguidamente Julio explicará cuáles son las formas a tener en cuenta a la hora de crear una base de datos. Para ello deberá centrarse en explicarle al grupo cuáles son los pasos para crear, abrir, guardar, cerrar, hacer copias de seguridad y recuperar estas.
A la hora de trabajar con una base de datos es necesario considerar los diferentes pasos a dar para la creación y tratamiento de los datos, ya que en cada uno de ellos serán diversos los aspectos a tener en cuenta.
Para abrir una base de datos se seleccionará la opción Abrir del menú Archivo o bien se hará clic sobre el botón correspondiente de la barra de herramientas.
Ya creamos una base de datos anteriormente, el proceso es el mismo. Si abrimos Access desde el Escritorio o desde el botón de Inicio, nos preguntará qué hacer y nos permite crear una nueva base de datos.
También podemos recurrir a la opción Nuevo desde la ficha Archivo, en ese caso nos volverá a mostrar las opciones al crear una base de datos. Estas son:
Creación de base de datos con plantilla
En cualquiera de los casos deberemos escribir un Nombre para la base de datos, localizar la carpeta donde queremos dejarlo con el botón de Ubicación (la carpeta amarilla), y una vez seleccionado el lugar pulsar el botón de Crear.
Tras esto nos mostrará el diseño de la primera tabla para trabajar sobre él.
Primera tabla a diseñar
Para abrir una base de datos simplemente hay que hacer un doble clic sobre el archivo desde el Explorador de Windows.
Si tenemos el programa abierto también podemos recurrir a la ficha Archivo y en ella:
Opciones de Archivo para recuperar archivos abiertos anteriormente
Access va guardando cada ventana que se cierra, por lo que al cerrar no suele preguntar si deseas guardar. Aun así, no conviene cerrar el programa directamente por lo que deberemos ir cerrando cada ventana, esto nos permitirá decidir si los cambios se realizarán o no.
Se deben tener copias de las bases de datos y no trabajar sobre el original a la hora de hacer reemplazos masivos o consultas de eliminación, hasta que no se haya depurado.
Para guardar podemos usar la opción Guardar como de la ficha Archivo:
Opciones de Guardar como
Las bases de datos dependen de las extensiones que tengan los archivos:
La compatibilidad de un programa superior a un fichero inferior es posible, pero no al contrario.
Ejemplo
Con Access se podrán abrir archivos de Access realizados con las versiones anteriores. Pero una base de datos realizada con el nuevo formato Access no se podrá abrir con Access 2003 o anterior.
Si deseamos que sea posible que se abra un archivo con versiones anteriores de Access, iremos a la opción Guardar como y así lo estableceremos.
Para cerrar una base de datos iremos a la ficha Archivo y en ella seleccionamos Cerrar base de datos. Si está todo guardado dejará la ventana para crear una base de datos nueva, si no preguntará si deseamos guardar los cambios y tras esto, mostrará la misma opción.
Los archivos de bases de datos almacenan datos en formato estructurado, organizados en tablas y campos que permiten su localización y acceso más rápido. Estos archivos, además, se guardan bajo una serie de extensiones.
Como hemos dicho anteriormente lo más importante en una base de datos son los propios datos, por lo que debemos garantizar su seguridad.
Para ello, se suelen hacer copias de seguridad para evitar que se pierdan los datos. En esta versión para hacer una copia de seguridad iremos a la ficha Archivo, opción Guardar base de datos como y marcamos en Avanzadas → Realizar copia de seguridad de la base de datos y pulsamos Guardar como.
Copia de seguridad
Aparecerá una ventana del Explorador de Windows para elegir la ubicación sobre la que dejar la copia de la base de datos. Como nombre suele poner el mismo que tuviese la base de datos con la fecha del día que se hace.
Ubicación y nombre de la copia de seguridad
Access va produciendo muchos espacios en los ficheros al eliminar registros, tablas y demás. Esto hace que ese espacio que se produce ralentice el acceso a la información y minimice el espacio en disco, por ello es conveniente compactar la información de la base de datos de vez en cuando. Para ello, iremos a la ficha Herramientas de base de datos y haremos clic en el botón Compactar y reparar base de datos.
Para evitar dañar una base de datos puedes seguir una serie de pautas:
Cuando se realiza esta tarea hay que tener en cuenta que el tiempo que emplean estos procesos puede variar dependiendo del tamaño de la base de datos y de la fragmentación y cantidad de daños de esta.
ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA
1. Busca información sobre las razones por las cuales es necesario compactar y reparar las bases de datos Access.
TAREA 1
El director de administración quiere saber cómo se manejan las bases de datos.
Describe el procedimiento a seguir para la creación por medio de asistentes o plantillas, y guardado de una base de datos relacional con cualquiera de los programas descritos anteriormente.
Para la creación y edición de datos relacionales se hace necesario conocer en primer lugar aspectos generales de la aplicación con la que vamos a trabajar. Se ha presentado la ventana del programa y cómo crear, guardar y cerrar la base de datos. También hemos visto los principales elementos que componen la base de datos, estos son:
| Tabla |
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| Consultas |
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| Formularios |
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| Informes |
|
Otras funciones que hemos visto son la posibilidad de hacer copias de seguridad de los datos y herramientas para la recuperación de los datos en caso de que los datos tengan problemas o se corrompan.
1. ¿Cuál de las siguientes no es el nombre de una pestaña de Access?
a. Fuente
b. Crear
c. Inicio
d. Datos externos
2. Escribe los seis objetivos principales que persigue todo software Sistema Gestor de Bases de Datos:
3. La Barra de Título contiene botones de acceso rápido como Guardar, Imprimir o Deshacer.
4. La parte derecha de la ventana de Access, donde se editan los documentos, se denomina…
a. … barra de título.
b. … cinta de opciones
c. … área de documentos.
d. … panel de navegación.
5. Indica cuál de las siguientes pautas evita el daño en una base de datos.
a. Compactar los archivos de la base de datos con regularidad.
b. Salir del gestor sin guardar previamente.
c. Trabajar en bases de datos compartidas y con problemas en internet.
d. Realizar impresiones regulares de la base de datos.
6. ¿Cómo se entra a Access?
7. Relaciona los siguientes elementos.
a. Tabla
b. Consulta
c. Formulario