Capítulo 2
Organización y formas de trabajo en el contexto profesional de catering
Como todos los trabajos complejos, el diseño, montaje y posterior servicio de un catering debe hacerse de forma coordinada, organizada y muy bien controlada, ya que a lo complicado de muchas de las tareas que habrá que llevar a cabo se suma la cantidad de recursos que usualmente se ponen en juego. Además, habrá que tener en cuenta cómo sacarle el máximo rendimiento a todos y cada uno de dichos recursos.
La respuesta a todo ello es la organización de los grupos de trabajo. Estos se forman en número y tamaño suficiente para abordar todas las tareas, evitando que haya recursos inactivos aunque, eso sí, con los suficientes periodos de descanso para no caer en la extenuación (algunas jornadas pueden llegar a ser realmente largas).
En este capítulo se abordará cómo es el departamento de logística el que organiza todo el montaje, y cómo se coordina con el resto de departamentos de la empresa para cada evento.
Una de las tareas más arduas que debe llevar a cabo una empresa de catering es el montaje de los espacios efímeros (o adecuación del lugar elegido), donde posteriormente se desarrollará el servicio. De ello se suele encargar del departamento de montaje.
El departamento o departamentos encargados de la logística dispondrán todo lo necesario para el desarrollo del montaje, (en el caso de haber varios departamentos en logística, cada uno lo hará en su parcela de trabajo asignada). Todos los recursos, tanto materiales como humanos, deben ser calculados de antemano, de acuerdo con las condiciones del servicio y el lugar donde se desarrollará, adquiridos o contratados y puestos a disposición de un profesional de montaje, que usualmente también dirigirá el transporte de todo ese material y de los alimentos preelaborados.
Definición
Alimentos preelaborados
Son aquellos que han sido transformados para ser utilizados más adelante, como parte de una preparación culinaria o como la preparación en sí.
La logística de un servicio de catering debe enfrentarse a situaciones muy dispares y con frecuencia bastante complicadas de organizar. Gracias a esta experiencia tan rica, adquirida después de varios años de montajes, se suele tener preparada una serie de materiales que usualmente se utilizan en la mayoría de los eventos. Otros, en cambio, habría que alquilarlos o adquirirlos para cada ocasión, por lo que se deberá contar con una buena cartera de distribuidores para infinitud de requerimientos.
En cuanto al personal a contratar, la logística suele disponer de pocos recursos fijos en la empresa, teniendo que acudir a contrataciones especiales para lo que dure el montaje, desarrollo y recogida de cada evento. El personal fijo debe ser muy versátil, ya que durante toda la fase de preproducción no suele existir mucho volumen de trabajo, solo para una tarea concreta, y sí sería necesario que el profesional en plantilla dedicara partes de su tiempo a muy diversas tareas.
Todo el personal que transporte los materiales y desarrolle el montaje de las instalaciones y maquinaria puede ser de muy diversas especialidades, desde carpinteros, electricistas o fontaneros, hasta decoradores, técnicos de sonido e incluso jardineros o floristas, si la ocasión así lo demanda. Por lo general, se contratan profesionales muy versátiles, con experiencia en mantenimiento de edificios, por ejemplo, que suelen tener todos esos conocimientos, y se buscan otros más específicos para determinados montajes que así lo requieran. En última instancia incluso se contratará un servicio externo para temas concretos (arreglo y decoración de un jardín, montaje de un escenario con todos sus equipos, sonorización de un espacio, climatización, etc.).
El jefe de logística se reunirá con los jefes del área comercial y de gestión de eventos para tener una idea clara de qué es lo que se pretende llevar a cabo en un determinado servicio, visitará las instalaciones donde se acometerá el servicio y empezará a diseñar todas las actuaciones que su departamento deberá emprender. Una vez calculado todo lo necesario y diseñado el conjunto de actuaciones a llevar a cabo, se emprenderá la búsqueda de todo ello, reservando el uso de aquella maquinaria y utensilios que se tienen en propiedad, y adquiriendo el resto de materiales con la suficiente antelación. Se reunirá con los encargados de cada una de sus áreas de trabajo y les planteará la actuación para proyectar el tiempo, coste y recursos que llevará su desarrollo.
El departamento de montaje tendrá materiales en propiedad de uso común en la mayoría de montajes.
Una vez que cada departamento implicado tiene su proyecto redactado, se volverán a reunir sus responsables para coordinar los tiempos de cada trabajo y hacer coincidir de esta manera todas y cada una de las actuaciones, como si de una coreografía bien ensayada se tratase.
La logística abarcará pues todas aquellas tareas cuyo material para acometerlas esté o pudiera estar en algún momento en sus almacenes, dejando para la gestión de eventos, los montajes que requieran personal y material muy especializados, que por lo general solo se necesitará en contadas ocasiones.
Digamos que esa puede ser una de las diferencias entre el área de logística y el de diseño de eventos, como departamentos de la empresa.
El primero se centrará en los montajes más usuales y comunes a todos los servicios que se ofertan y el segundo buscará las empresas o profesionales que acometan montajes más inusuales o que necesiten de un nivel de tecnificación mayor. El área comercial podrá durante los montajes ser el nexo de unión con los clientes para mantenerlos informados de todo lo que se está haciendo y acoger posibles cambios.
Recuerde
El departamento de montaje suele estar dentro del área de logística. En algunas ocasiones se usan los términos indistintamente y se hace referencia a la logística como ‘departamento de montaje’. Es una cuestión de organización interna de cada servicio de catering.
A la hora de plantear, organizar y llevar a cabo un servicio de catering habrá que considerar una serie de pasos, erradicando cualquier posible incidencia durante su desarrollo. Así se deberá tener en cuenta la imagen que se quiera transmitir de la empresa, los canales de distribución adecuados, así como la política de precios apropiada, las campañas a desarrollar para dar a conocer el producto, etc.
Una vez se tienen definidos los factores básicos de la actividad (oferta, marco de actuación, población a quien se dirige, etc.), se podrá empezar a crear la estrategia para diseñar la imagen que se le dará al negocio, y que estará condicionada por todas estas cuestiones.
Se buscarán los nombres comerciales de la empresa, los productos, los servicios, etc.; se elegirán los colores corporativos y se diseñarán logotipos, uniformes y demás elementos identificativos, que servirán para que los potenciales clientes puedan identificar todo aquello que tendrá que ver en un futuro con la empresa.
Por supuesto, todos y cada uno de los elementos pertenecientes a la empresa deberán seguir una línea acorde con la idea de negocio y con lo que el cliente pueda identificar como propio de la imagen corporativa elegida. Con todo ello es muy importante tratar de ‘dar en el clavo’ en las primeras promociones, ya que en cuestiones de crear imagen es muy difícil deshacer un camino ya andado.
Recordar que una imagen vale más que mil palabras.
En el servicio de catering este es uno de los aspectos más variables ya que no siempre se usa el mismo canal de distribución para el producto/servicio. A menudo se da el caso de que es el propio cliente el que proporciona el lugar donde se realizará el evento, o quien lo consigue con sus medios, y solo demanda de la empresa la preparación y desarrollo del servicio en el lugar por él elegido.
En este punto, los servicios de catering pueden ofrecer tres vías de distribución, y por lo general las contemplan todas:
En la actualidad muchos son estos espacios que se ofertan como lugares para la organización de eventos (fincas, palacetes, edificaciones históricas, hoteles, cortijos, parques, jardines, etc.), por lo que será tarea del departamento comercial contactar con el máximo número de ellos para ofertarles algún acuerdo de colaboración. Usualmente tanto al servicio de catering como a los dueños de estos espacios les interesa que unos oferten sus productos como ‘recomendables’ para la organización de eventos en dicho lugar, y que los otros puedan recomendar la organización del evento requerido en algún lugar con el que tienen acuerdo a cualquier cliente que necesite de ambos servicios.
Boda celebrada en finca privada
En los términos de ese acuerdo se puede llegar al primero de los supuestos antes expuestos, y es que la empresa de catering se instale de forma fija en las instalaciones de alguno de los espacios con los que se llega a un acuerdo, estableciendo allí su centro de producción y otras dependencias fijas.
Los posibles menús deben estar en los principales lugares que se ofertan para eventos.
Es muy importante conocer cómo operan las demás empresas de la zona para adecuarse a los precios en los que se suelen mover, y para ofrecer algún extra bien en la calidad de la oferta o bien en el ajuste de dichos precios.
Esto es algo que debe ir como parte de la estrategia de imagen o ‘política de empresa’, ya que decidir si hacer guerra de precios o imagen de calidad es siempre un debate propio de los profesionales que hacen dichas políticas, y condiciona la imagen de la propia empresa.
La política de precios siempre estará influenciada por dicha imagen y el segmento poblacional al que se dirige la oferta, además de la calidad elegida en las materias primas, las diferentes temporadas, el lugar del servicio y las dificultades añadidas a cada evento.
Importante
A la hora de diseñar la política de precios es muy importante conocer cómo operan las demás empresas de la zona para adecuarse a los precios en que se suelen mover y poder competir con buenas ofertas.
En dicha política se incluirá la definición de posibles ofertas temporales, obsequios, promociones, rebajas u otras actuaciones que quieran ser un reclamo o acicate para el cliente potencial.
Una política adecuada de precios es fundamental para ser competitivos.
El departamento encargado de la promoción de la empresa y la de sus productos y servicios deberá tener muy en cuenta las características del segmento de población a quien se encamina, para poder acertar en los mensajes, las formas y las intensidades de las campañas publicitarias que se lancen.
Importante
Hay que tener en cuenta el segmento de población a quién se encamina la oferta de una empresa a la hora de realizar campañas publicitarias.
Se podrán encargar campañas a empresas externas de publicidad, que usualmente han participado del proceso de elección de dicha imagen, o pueden incluso asesorar de ciertos cambios que consideren procedentes para la propia imagen de la empresa, o para la campaña que se desee lanzar. Ellos también se encargan de elegir los medios adecuados y los tiempos que las campañas estarán activas.
Una publicidad efectiva debe orientarse por técnicas de marketing.
Aplicación práctica
Previo al servicio de un evento, el área de logística deberá calibrar qué materiales se utilizarán y si serán suficientes en número. Además deberá estar en continua comunicación con el resto de departamentos para trabajar de forma conjunta y coordinada. Esto lleva a generar una serie de pasos que el área tendrá que dar en conjunto con el resto de la empresa. Indique de forma ordenada cuáles serían estos pasos o fases a seguir.
SOLUCIÓN
El montaje y adecuación de espacios -efímeros o fijos- para el desarrollo de eventos es la tarea más ardua de todas cuantas tiene que acometer un servicio de catering.
De ella se encarga el departamento de montaje, adscrito al área de logística de la empresa.
El personal fijo debe ser muy versátil, ya que durante toda la fase de preproducción no suele existir mucho volumen de trabajo, solo para una tarea concreta, y sí sería necesario que el profesional en plantilla dedicara partes de su tiempo a muy diversas tareas.
En los días previos a los servicios es cuando se contrata la mayor parte del personal que intervendrá en ellos.
El jefe del departamento mantendrá reuniones periódicas con el resto de departamentos de la empresa, para mejor coordinar todas las actuaciones y prever los posibles cambios que vayan sucediendo hasta el momento del servicio.
Ejercicios de repaso y autoevaluación
1. ¿Cuál de los siguientes departamentos será el encargado de los montajes?
2. ¿Cuál es la diferencia entre el área de logística y el departamento de montaje?
3. El profesional de montaje usualmente también dirigirá el transporte de todo el material a él asignado.
4. ¿Qué área tiene almacenados los materiales más usuales para montajes de eventos?
5. Relacione los departamentos de la empresa de catering con sus tareas en cuanto a montaje.