1. El contexto de la gestión de la tesorería

La tesorería dentro del ámbito del cash management

El cash management es aquella parte de la ciencia de los negocios dedicada al aspecto «monetario» de los mismos. Se trata de observar todo negocio como flujo de dinero, con independencia del producto que fabrica o el servicio que ofrece.

Vistos como flujos de dinero que entran y salen de la empresa, los negocios son todos muy parecidos. A todos se les pueden aplicar unos principios universales que contempla el cash management, y que son los siguientes:

El ejemplo que hemos usado no es exagerado, ya que las medidas que conlleva la buena gestión del cash management de una empresa suelen producir unos beneficios evaluables entre un 0,5 y un 1 % de su cifra de ventas.

Volviendo al concepto de cash management, podemos definirlo como el conjunto de medidas estratégicas y organizativas que afectan a los flujos monetarios y, en definitiva, a los resultados financieros de una empresa. Dentro de dicha definición se contienen dos ideas: gestión (management), que implica análisis, mejora, eficiencia, búsqueda del beneficio; y liquidez (cash), que es un término por el cual se ensancha o se estrecha el concepto, entremezclándolo y confundiéndolo con otros como son los de «gestión de la tesorería» o «gestión del circulante».

Estrictamente, en nuestra opinión, la gestión de la tesorería debe entenderse como la gestión de la liquidez inmediata, constatable en caja o en cuentas con entidades de depósito y financiación. Frente a ella, el cash management debe entenderse como un concepto más amplio, que la abarca, y además incluye la vertiente financiera de la gestión de ventas y cobros de clientes, y de la gestión de compras y pagos a proveedores. En ese sentido, la gestión de la tesorería es algo más circunscrito al ámbito del departamento de tesorería, y si acaso a la dirección financiera, y el cash management, sin embargo, debería implicar también a la dirección comercial y a la dirección de compras, e incluso a la dirección general. Dentro de la gestión de la tesorería hay, casi exclusivamente, «técnicas». En el cash management hay algo más: una filosofía, una cultura, que deben impregnar a toda la empresa. No obstante, dado que es común utilizar ambos términos como sinónimos, en este libro vamos a usarlos indistintamente.

En cuanto a la gestión del circulante, se identifica más con la noción de gestión de los niveles de stock (inventarios) y los niveles de crédito a clientes. En cualquier caso, la gestión del circulante es un concepto convergente con el de cash management, aunque en cierto modo más amplio, en tanto en cuanto incluye elementos normalmente ajenos al ámbito del cash management o la tesorería, como es el caso de la gestión de stocks. En cualquier caso, éste no es un libro teórico de las finanzas, sino práctico, orientado a guiar y aconsejar a empresarios y directivos, y usaremos los tres términos (tesorería, cash management y gestión del circulante) de forma indistinta, intentando aplicar aquel que nos parezca más oportuno en cada tema y en cada capítulo.

Como hemos apuntado arriba, hay dos ámbitos separables en el cash management: uno interno, relativo al departamento de tesorería, que conlleva la gestión de la tesorería propiamente dicha, y que abarca la planificación de la posición, la financiación e inversión a corto plazo, las relaciones bancarias, la gestión de la cobertura del riesgo de cambio, etc.; y otro externo, relativo al circulante, que implica, además del departamento de tesorería, a los de control y gestión de cuentas a cobrar y a pagar, habitualmente dentro de la dirección de finanzas, e incluso a otras direcciones, como la dirección comercial o la dirección de compras.

Esta última perspectiva podríamos denominarla «cash management externo», forma parte del entorno de la gestión de la tesorería, e incluye:

En este sentido es muy importante para una exitosa gestión de la tesorería, definir los canales de comunicación y los límites de autoridad y responsabilidad de la dirección de finanzas respecto al resto de direcciones. Si finanzas no tiene autoridad y si no existe una comunicación fluida con el resto de direcciones de la empresa, la gestión de la tesorería se hace imposible.

Conceptos básicos en los que se sustenta la gestión de la tesorería

1 El dinero tiene un coste alternativo en el tiempo

No es lo mismo cobrar 10.000 euros hoy que cobrarlos dentro de un mes. No es lo mismo pagar 10.000 euros hoy que pagarlos dentro de un mes. El impacto sobre los costes financieros es mayor a tipos de interés superiores.

Además de tener en cuenta que el dinero tiene un coste en el tiempo, también hay que preocuparse de otras cosas:

El coste de oportunidad del dinero en su empresa debería ser oficialmente decidido y aprobado por la Dirección General (a propuesta de la Dirección Financiera), y ser publicado internamente, de manera que los directivos y el personal en general lo conocieran; por ejemplo: «En esta empresa el dinero vale un 6,45 %». Con ello estamos diciendo: «a cualquiera que nos pague antes le remuneraremos el 6,45 % como máximo; y si alguien nos pide que le paguemos antes, le pediremos un 6,45 % como mínimo». Es habitual publicar dos tasas de interés de referencia: una para el dinero entrante y otra para el dinero saliente, como veremos con detalle más adelante.

2 Las transacciones bancarias devengan intereses desde su fecha de valor

Se dice que una transacción se ha realizado en valor el día que efectivamente ha sido incorporada en el saldo de la cuenta bancaria a efectos del cálculo de intereses a favor o en contra, según el saldo «en valor» que resulte ese día.

En ese sentido no tienen por qué coincidir el día en que se realiza o se contabiliza un ingreso o un pago con el día en que efectivamente afecta al saldo «en valor», es decir al saldo a efectos del cálculo de intereses.

Desde un punto de vista bancario, las transacciones tienen una valoración que puede negociarse específicamente para cada operación o que, en defecto de acuerdo particular, está fijada por las condiciones generales del banco o, en última instancia, por las normas bancarias del país, en función de elementos diversos como el tipo de operación, la plaza, la hora del ingreso, etc. De hecho todas las transacciones interbancarias están recogidas en el denominado Subsistema de Intercambios, regulado por el Banco de España. Dicha normativa es muy extensa y detallada, pero la puede consultar el lector que esté interesado en la web del Banco de España.

En España, cada banco está obligado por el Banco de España a tener a disposición de sus clientes un ejemplar de sus tarifas de condiciones, donde deben constar las valoraciones que va a aplicar a las operaciones. En el ámbito de los pagos interiores dentro de la Unión Europea dichas valoraciones deben someterse a lo fijado en la Ley 16/2009 de Medios de Pago en sus artículos 39 a 43. Además de lo regulado en dicha ley, el propio Banco de España fijó unas normas generales de valoración en el Anexo IV de la Circular nº 8/1990 de 7 de septiembre, sobre Transparencia de las Operaciones de Entidades de Crédito y Protección de la Clientela.

Debido al avance de los procesos bancarios (y en especial en los procesos de compensación interbancaria), la tendencia general es a que la fecha de valor aplicada sea la misma en que la operación se anote en las propias cuentas del banco.

La regla general es que los adeudos y abonos tendrán valor del mismo día si el movimiento de fondos es dentro de la propia entidad. Y si no lo es, los abonos tendrán valor el día siguiente hábil, y los adeudos, el propio día en que le sean cargados al banco.

3 El concepto de «float» (desfase o flotación)

Vender no es lo mismo que cobrar, y cobrar no significa automáticamente disponer del dinero. Comprar no es lo mismo que pagar, y pagar no es coincidente con dejar de disponer del dinero pagado.

De esas dos frases se deduce el concepto de «float», período de «float» o período de «flotación». Podríamos definirlo como el plazo que separa dos fechas del período de maduración de un flujo monetario: uno teórico y otro posterior real.

Podemos hablar de dos tipos de float: el financiero y el comercial.

4 La idea de que la tesorería es cosa de toda la empresa, no sólo de los financieros

En una ocasión, mientras realizábamos un estudio de la tesorería de una gran empresa española, filial de una multinacional norteamericana, el director financiero nos llamó muy preocupado para pedirnos ayuda para resolver la manera de demostrarle a las oficinas centrales que, a pesar de que los costes financieros habían aumentado en el ejercicio recién terminado, ello no se debía a una mala gestión de su departamento. Sabíamos que tenía razón y le ayudamos a analizar sus «resultados financieros», en comparación a los del ejercicio previo.

Descubrimos cinco razones causantes de la diferencia: tres incrementaban los costes, y precisamente eran responsabilidad ajena a Finanzas, y dos lo reducían, gracias a la excelente gestión del departamento:

Hay que analizar los costes financieros y establecer tres ámbitos de responsabilidad:

Este tipo de planteamiento es esencial para una correcta separación de responsabilidades respecto a los resultados financieros de la empresa. No olvidemos que ni el director financiero ni el tesorero son los únicos ni los principales responsables de los costes financieros de la empresa. La política de crédito a clientes auspiciada por el director comercial, la política de stocks mantenida por las direcciones comercial, de producción y/o de aprovisionamientos, o la política de compras que fije el director de compras, por ejemplo, son, sin duda, mucho más decisivas que la gestión propia de la dirección de finanzas. Cada empresa debe estudiar cómo establecer su fórmula de imputación de resultados financieros. Es algo complejo, pero existen modos de resolverlo. El resultado final es positivo porque facilita una correcta asignación de responsabilidades sobre los costes financieros, y permite medir el impacto sobre los mismos de la gestión comercial y la gestión de compras.

Como ayuda a la toma de conciencia necesaria conviene empezar por un análisis a la mayor profundidad posible de los resultados financieros. Toda empresa debería realizar, en paralelo a su cuenta de resultados global, una cuenta de resultados «financiera», en la que detallase los componentes de su cifra de costes/ingresos financieros. La cuenta de resultados financiera es un paso obligado para poder identificar las áreas de la gestión que tienen mayor importancia en los costes financieros. El análisis de la misma permite juzgar la gestión financiera a corto plazo en toda su extensión, y establecer planes de mejora adecuados. Con la planificación presupuestaria anual debería incluirse una cuenta de resultados financiera presupuestada, que sirviera de base para el análisis de desviaciones posteriores.

5 La idea de «disponible cero» como filosofía de gestión de la tesorería

En la universidad, los manuales todavía hablan del activo disponible como masa del activo del balance, compuesto por los saldos en caja y cuentas corrientes bancarias.

Los analistas de balances siguen usando ratios que valoran positivamente el hecho de mantener un alto nivel de disponible. Incluso hay algunos (como el ratio de liquidez) que lo hacen en relación al volumen de pasivo exigible (saldo de proveedores, etc.), valorando tanto tener un disponible alto como un pasivo exigible bajo.

La verdad es que todo eso tiene algo de absurdo desde la perspectiva del cash management, porque una empresa puede tener un disponible mínimo, e incluso nulo, y a la vez un saldo de proveedores alto, porque consiga unos plazos de pago cada vez mayores, y no por eso se está hundiendo, sino todo lo contrario, está haciendo una muy correcta gestión de la tesorería.

En el año 1982, el director financiero del primer cliente que tuvimos en Cash Management Consulting (firma de la que uno de los autores fue socio fundador), cuando le explicábamos algunas de las sugerencias que pensábamos incluir en nuestro informe, y entre ellas la de reducir a cero los saldos en cuentas corrientes, nos contó la anécdota de cómo hasta hacía poco era costumbre en su empresa que los últimos días del ejercicio se descontase toda la cartera de efectos disponible, precisamente para que apareciese una jugosa cifra como saldo disponible en cuentas corrientes. Con eso los accionistas y los bancos quedaban satisfechos. El saldo en cuenta proporcionaba un 0,1 % y el descuento de los efectos venía a costar entre un 9 y un 15 %.

En marzo de 2011 nos decía la directora de tesorería de un gran grupo español, a la que asesorábamos sobre cómo centralizar y optimizar la tesorería de todo el grupo, que rechazaba la idea de reducir los saldos bancarios a la vista, porque las entidades bancarias que los financiaban valoraban muy positivamente que mostraran abultados saldos de tesorería en sus balances. Treinta años después y parecía que no hubiera cambiado nada.

Ninguna empresa debería tener saldos activos disponibles a la vez que mantiene pasivos financieros a corto, ya que estará pagando mucho más por los créditos de lo que cobre por los saldos en cuenta corriente o por los depósitos. Debe minimizar esos saldos e incluso eliminarlos, cosa que se consigue evitando mantener cuentas bancarias a la vista, en las que se tiene un saldo activo depositado, y pasando a mantenerlos en cuentas corrientes de crédito, en las que se dispone de la posibilidad de utilizar un riesgo en caso de necesidad, de forma automática, como en una cuenta corriente a la vista. De esa forma se puede hacer frente a los pagos pero sin mantener saldos ociosos.

Esa forma de plantearse el mantenimiento de la liquidez se puede llamar «tesorería cero-negativa», y conlleva la desaparición del activo del balance del bloque de disponible (dejemos la caja, menos importante, aparte, que también hay formas de menguarla y hasta de hacerla desaparecer) y, en definitiva, de hacerla desaparecer también del concepto de activo circulante.

En conclusión: no hay que mantener «liquidez disponible», hay que buscar la manera de que esa liquidez sea cero, cambiando «liquidez disponible» por «crédito disponible».

Los límites éticos de la gestión de la tesorería

En algún libro leímos la anécdota de un tesorero que para retrasar el momento en que sus proveedores cargasen los cheques que les enviaba indicaba en los sobres «A la atención del Presidente». Hay quien cree una buena gestión de la tesorería consiste en pagar tarde a los proveedores, o mandarles los cheques sin firmar... Incluso hay manuales que sugieren medidas de ese tipo.

Pero la tesorería se debe desarrollar dentro de unos límites normales de ética comercial, de lo contrario existe el peligro de degenerar las relaciones entre cliente y proveedor, y caer en una guerra de valores comerciales. Cada empresa debe autolimitarse de acuerdo a su estilo y sus principios. Es lícito hacer aquello que no vulnere las cláusulas mutuas de relación establecidas entre las partes. En ese sentido entiendo lícitas medidas como establecer el pago mediante cheque, para ganar el período de float que éste produce, o fijar unos días de pago semanales o mensuales, para facilitar la gestión de los mismos.

Está claro, en cualquier caso, que parte del margen de mejora de la gestión de la tesorería depende de la posición de liderazgo que la compañía mantenga en los sectores donde vende y donde compra, y de la calificación bancaria que disfrute.

La tesorería se gestiona, como casi todas las actividades de la empresa, en una especie de campo de batalla, en el que la empresa se enfrenta a tres ejércitos, como mínimo, cuyos intereses financieros son generalmente opuestos: sus clientes, sus proveedores y sus bancos. Hay que luchar con todas las armas, pero hasta en las guerras hay unas reglas mínimas a respetar.

En Estados Unidos es costumbre que los consultores de cash management que asesoran a una empresa se obliguen por contrato a no asesorar a algunos de sus principales clientes y proveedores durante un período de tres años.

Las diferencias según sectores y tamaños

Los flujos monetarios son distintos según el tamaño y el sector económico en que se mueve la empresa. Ello obliga a adaptar las medidas de tesorería a cada empresa.

La problemática de la tesorería empresarial se configura alrededor de múltiples factores, entre los que cabe destacar:

Tampoco en el tiempo permanecen inamovibles las soluciones de gestión óptimas. Hay que adaptar los sistemas a los cambios organizativos y a la evolución de la legislación y del sistema financiero y bancario.

El reforzamiento de la función financiera

El cash management plantea una visión globalizada de la empresa desde el punto de vista financiero, con un mensaje que tiene una importancia capital: hay que coordinar todas las políticas de la empresa desde perspectiva de su impacto en los costes financieros.

El resultado es una empresa que compra o vende teniendo en cuenta sus costes financieros, y que invierte excedentes u obtiene recursos a corto de sus clientes y proveedores, y de todo ello saca provecho, y que proyecta una imagen muy favorable hacia el exterior, ayudando a mejorar las relaciones con clientes y proveedores.

Al departamento de finanzas le queda una labor ardua, de formación y motivación del resto de la empresa, y en especial de vendedores y compradores (incluso a veces debe formar y motivar también a la dirección general), pero en contrapartida recibe un reforzamiento de su papel al conseguir el esfuerzo de todos en la mejora de la cuenta de resultados.

Cómo autochequear su cash management

No somos amantes de fórmulas mágicas, pero si a estas alturas ya le preocupa conocer si su empresa tiene o no un correcto cash management, vamos a anticipar unas reflexiones sobre el modo de hacer un primer chequeo rápido a sus flujos monetarios:

  1. Realice un balance anual de sus flujos de tesorería: cuáles son sus flujos de ingreso y pago, y por qué conceptos se producen. Flujos, no devengos. Las ventas, por ejemplo, se devengan sin IVA, pero se cobran con IVA.
  2. Ubique sus flujos por centros de ejecución, si tiene más de uno.
  3. Analice la tipología de medios de cobro y pago utilizados en esos flujos. Haga un ranking de medios de cobro y pago.
  4. Haga un cuadro cruzado de medios-conceptos-centros. Establezca, si lo cree factible, un cuadro alternativo, variando la composición de los flujos a partir de las líneas de mejora que se le ocurran.
  5. Haga su cuenta de resultados financiera anual. Observe la evolución que han tenido sus costes financieros respecto al anterior ejercicio, y trate de analizar las razones de la diferencia. Realice una cuenta de resultados alternativa si cree que sería posible. Cuantifique el ahorro potencial.
  6. Revise su ciclo de circulante. Convierta en días-venta sus saldos de proveedores, clientes y stocks. Vea si su saldo neto (stocks + clientes - proveedores) es positivo o negativo. Observe cómo ha evolucionado en los últimos 8 trimestres. ¿Hay algún elemento que destaque negativamente? ¿Existe una estacionalidad pronunciada?
  7. Revise el float de cobros, tanto comercial como financiero. Compare el plazo medio de venta que se ha dado en los últimos 12 meses, con el plazo medio real de cobro en el mismo período. Observará un plazo de atraso medio. Trate de averiguar qué medios de cobro, qué delegaciones o qué tipo de clientes son los que más inciden en el mismo. Analice los instrumentos de cobro utilizados, el camino seguido por los mismos y la valoración perdida. ¿Existen alternativas a la situación analizada? Cuantifique los ahorros que produciría.
  8. Revise el float de pagos. ¿Influye la disposición de los pagos en el tiempo de forma negativa sobre la tesorería? ¿Cabe repartirlos de otra forma? ¿Coinciden los cargos en cuenta por pagos exactamente con el día del vencimiento de la deuda? ¿Cabe conseguir algún período de flotación?
  9. Analice el saldo medio mantenido en caja y en cuentas corrientes bancarias en los últimos 12 meses, y la rentabilidad y los costes que le han supuesto. Evalúe la rentabilidad alternativa en caso de haber evitado todos los descubiertos posibles y haber mantenido un saldo ocioso cero.
  10. Revise los saldos de depósitos y créditos mantenidos con sus bancos en los últimos 12 meses, y cuantifique las compensaciones que les ha dado a esos bancos. Trate de evaluar cuál ha sido el coste medio neto de cada euro que le ha prestado al banco o ha recibido de él. ¿La diferencia entre ellos es considerable? ¿Responde la situación analizada a una política planificada?
  11. Revise sus cuentas de tesorería. ¿Existe alguna cuenta que se pueda cerrar? ¿Tiene algún depósito o algún título que se pueda vender? ¿Qué cantidad de dinero liberarían?
  12. Revise sus cuentas deudoras de terceros. ¿Existe algún saldo moroso que se pudiera recuperar o vender?
  13. Haga revisar su política de inventarios. ¿Existen stocks obsoletos que se puedan liquidar? ¿Cabe establecer plazos de reposición de materias primas más cortos? ¿Cabe comprar en lotes más pequeños?
  14. Haga revisar sus activos fijos. ¿Existen activos no utilizados que pudieran liquidarse? ¿Cabe vender activos y alquilarlos por debajo del coste alternativo de financiación?