Capítulo II
CARACTERÍSTICAS DEL PROYECTO
2.1 Introducción
Los proyectos pasan por diferentes etapas de desarrollo. En su origen puede ser difícil determinar o describir su alcance, puesto que todavía es una idea que debe madurar para tomar cuerpo. Pero antes de iniciar su materialización o en las fases iniciales de ella, es necesario definir con precisión los aspectos fundamentales que caracterizarán al proyecto. En general, estos aspectos son:
- Función que debe cumplir el proyecto (producción esperada, tanto en volumen como en calidad del producto).
- Definición o alcance del proyecto. En adquisición de equipos, se expresa en Términos de Referencia (capacidad, rendimientos, especificaciones, garantías, uso de repuestos, etc.). En una obra civil, esta definición se expresa en Planos y Especificaciones.
- Programa de materialización del proyecto.
- Presupuesto.
Estos cuatro aspectos (Función, Descripción, Programa y Presupuesto) determinan el marco de referencia del proyecto para dirigir su materialización.
2.2 Etapas del proyecto
Entre los dos hitos extremos de un proyecto: la idea inicial y el término de su materialización, es conveniente agrupar las sucesivas actividades en etapas relativamente bien definidas. Cada etapa es, entonces, una parte de un proceso continuo cuyo propósito es alcanzar ordenadamente el término del proyecto.
Fig. 2.1.
Desarrollo esquemático de un proyecto
Cada etapa o fase termina con un producto o resultado tangible y verificable, tal como un estudio de factibilidad o un diseño detallado. El término de una etapa va generalmente seguido de una revisión de las etapas anteriores que incorpora los nuevos antecedentes, de modo de confirmar la bondad del proyecto, en cuyo caso se pasa a la etapa siguiente o de concluir que el proyecto debe suspenderse o modificarse. El gráfico adjunto muestra las etapas corrientes que se aplican a un proyecto civil. En él se ha señalado la oportunidad en que es necesario revisar los resultados del proyecto para decidir su curso posterior.
Las etapas difieren no sólo en su ubicación en la vida del proyecto sino, también, en la tecnología fundamental que emplean (evaluación económica, diseño, construcción) y en los recursos materiales y económicos que requieren. Por ello, la división en fases facilita la administración de los recursos y el control de los resultados en distintas etapas del desarrollo.
En un proyecto se pueden identificar cuatro fases o etapas:
a) Fase de Gestación, en la que aparece la idea del proyecto y se hace un estudio muy básico para darse cuenta de si tiene alguna racionalidad.
b) Fase de Definición o Ingeniería de Desarrollo, en la que se evalúa el proyecto con información específica.
c) Fase de Materialización o Ingeniería de Ejecución, en la que se realiza el diseño y la construcción o ejecución del proyecto.
d) Fase de Operación o de Explotación de la obra.
Fig. 2.2.
Desarrollo esquemático de un proyecto
Las dos primeras conforman el período de preinversión, por cuanto aún no se está seguro de que convenga hacer el proyecto, de modo que los recursos físicos y monetarios que se comprometen no son muy altos. La inversión puede asignarse a gastos generales de la empresa o al presupuesto de su división de desarrollo.
La etapa siguiente, que comprende diseño y construcción, pertenece al período de inversión del proyecto, debido a que ya se ha resuelto hacerlo realidad y es necesario colocar los recursos necesarios para ello. El proyecto debe ceñirse al presupuesto que determinó el Informe de Factibilidad.
2.2.1 FASE DE GESTACIÓN
“La idea del proyecto nace de una necesidad insatisfecha, de políticas insatisfechas, de políticas generales, de un plan de desarrollo, de otros proyectos o estudios o porque la realización del proyecto puede parecer atractiva. Sin embargo, este paso no se limita a describir en términos generales la idea del proyecto. Esta idea hay que afinarla y presentarla de manera apropiada a fin de tomar la decisión de continuar sus estudios. En la etapa de idea debe realizarse un esfuerzo para determinar las posibles soluciones al problema por resolver y descartar aquellas claramente no viables. Esta etapa tiene como objetivo generar soluciones e información para decidir acerca de la conveniencia de emprender estudios adicionales”. [1]
2.2.2 FASE DE DEFINICIÓN O INGENIERÍA DE DESARROLLO
Corresponde al período en el que se efectúan los estudios necesarios para tomar la decisión de rechazar o de llevar adelante el proyecto. Si las conclusiones son positivas, la fase termina con la aprobación formal del proyecto, la indicación de la fecha de su inicio y la asignación de los recursos. En esta fase se distinguen tres subetapas, correspondientes a sucesivos estudios, cada vez de mayor profundidad en la medida que sus resultados son favorables:
Estudios a nivel de perfil
Las informaciones necesarias para evaluar los costos y beneficios del proyecto se obtienen de fuentes disponibles, tales como banco de datos de la empresa o de instituciones técnicas, de revistas y bibliotecas, comparación con proyectos similares, etc. No es necesario aún agotar el análisis de alternativas. El resultado del estudio debe materializarse en un informe a nivel de perfil que permitirá decidir el paso siguiente (rechazar o continuar).
Estudios de prefactibilidad
Para estos estudios suele requerirse información más específica, lo que exige realizar algunas investigaciones de terreno, averiguar precios de los insumos principales, fijar el valor de los ingresos esperados, calcular el costo del financiamiento, determinar los costos de operación, etc. También se efectúan análisis de sensibilidad de los resultados frente a desviaciones de las variables más relevantes del proyecto (precios, plazos, tasas de interés). Las conclusiones se vacían en el informe de prefactibilidad, que determina las diferentes opciones, selecciona las mejores y define los antecedentes complementarios que requiere el estudio final.
Estudios de factibilidad
Es una profundización de los estudios de la etapa anterior. “En la etapa de factibilidad se tiene como objetivo reducir al máximo la incertidumbre asociada con la realización de un gran proyecto de inversión. En este sentido, esta etapa es la última en el proceso de adquirir mayores conocimientos y, por lo tanto, menor incertidumbre a expensas de mayores costos en nuevos estudios. En la etapa de factibilidad deberá analizarse minuciosamente la alternativa recomendada en la etapa anterior, prestando especial atención al tamaño óptimo del proyecto, su entrada en operación, su estructura de financiamiento, su organización administrativa, etc.” [1]. No obstante, siempre será necesario realizar con posterioridad las investigaciones de terreno que requiera la ingeniería básica y de detalle.
Esta etapa finaliza con el informe de factibilidad, que tiene una importancia capital en el proyecto, puesto que determina el rechazo, la postergación o iniciación del proyecto, con todos los compromisos económicos que ello implica. Habitualmente incluye un diseño preliminar de la mejor alternativa.
Muchos estudios de factibilidad y prefactibilidad incorporan estudios de diseños preliminares. Allí se plasma la elaboración técnica y arquitectónica del proyecto y se elaboran los manuales necesarios. Sin embargo, en muchos casos, es preciso realizar el diseño definitivo una vez decidida la ejecución del proyecto. De cualquier manera, los diseños definitivos y de ingeniería de detalle se encuentran en la frontera entre los estados de preinversión e inversión [1].
Características relevantes de la fase de definición
- Objetivo: saber si el proyecto es conveniente
- Técnicas de mayor uso:
• ingeniería afín al proyecto
• evaluación de proyecto
- Cualidad necesaria en el jefe de proyecto: creatividad y objetividad
- Costo bajo: generalmente no excede del 3% de la inversión total
- Precisión del presupuesto: Entre -15% y +20%
2.2.3 INGENIERÍA DE EJECUCIÓN O FASE DE INVERSIÓN
Corresponde al período del proyecto desde las actividades que le dan inicio, hasta el fin de las pruebas y puesta en servicio. Su rasgo principal es que compromete la parte más significativa de las inversiones del proyecto, pudiendo alcanzar hasta el 95% del total. Se entiende, entonces, la importancia que una buena gestión durante este período puede tener en el resultado económico final.
En esta fase se distinguen varias subetapas:
Diseño
Es el período en el cual el proyecto pasa de su definición de diseño preliminar hasta el de diseño de detalles, nivel que permite su construcción. La secuencia intermedia comprende, habitualmente, la transformación del diseño preliminar en un anteproyecto que debe ser aprobado por las autoridades. A continuación se procede a desarrollar el diseño a un nivel que suele llamarse de ingeniería básica, cuya característica es que, aún cuando no permite construir, es suficiente para estimar la dimensión y complejidad de la obra, determinar aproximadamente el volumen de los elementos más importantes y los precios unitarios. Los diseños a esta altura deben ya conocer los requerimientos que exigen los equipos de producción en procesos de adquisición, para ser incorporados a la obra. Todos estos antecedentes bastan para calcular el presupuesto con una precisión de –5% y +10%. El paso siguiente es ejecutar los diseños a nivel de ingeniería de detalle con el que finalmente se puede construir el proyecto. Los diseños a este nivel final deben cumplir con la condición de no alterar fundamentalmente el diseño básico, de modo que los precios unitarios mantengan su validez. La inversión necesaria para esta etapa fluctúa entre el 5% y el 10% del costo total, puesto que comprende los estudios de terreno, prospecciones, ensayos, levantamientos topográficos, estudios de mercado, etc.
Ejecución de obras
Es el periodo en que se materializan las obras. Comprende las siguientes actividades principales:
Planificación de la construcción:
- Programación
- Organización
- Financiamiento
Ejecución:
- Licitación de equipos de producción del proyecto
- Licitación de obras
- Construcción
- Montajes y pruebas de puesta en servicio
La inversión que compromete esta etapa fluctúa entre el 85% y 95% del presupuesto del proyecto, por lo que resulta muy importante la capacidad de dirección y gestión de las autoridades responsables.
Recepción del Proyecto
Esta es una actividad fundamental en la vida del proyecto, puesto que deja al descubierto todos los errores que no fueron detectados y corregidos en las etapas de diseño, adquisición de equipos y ejecución. Exige una planificación extremadamente cuidadosa y llevada adelante bajo la responsabilidad del equipo multidisciplinario que debe dar su visto bueno a los resultados de la puesta en servicio (diseñador, proveedor, constructor y operador del mandante).
El comienzo del proceso de recepción puede ser convencional, pero lo más corriente es que se inicie con la puesta en marcha inicial, una vez que:
a) Se han dado por terminadas las obras civiles, con verificación de dimensiones y cumplimiento de especificaciones (constructor e inspector de la obra).
b) Los equipos están montados y probados individualmente, con verificación de la calidad ofrecida por el fabricante y aceptada por el mandante (proveedor, inspector de obra y operador durante la explotación comercial).
El período de puesta en marcha permite corregir defectos de secuencia o de continuidad del proceso, hasta demostrar que el conjunto está conforme con lo previsto. Se continúa con las pruebas de recepción, propiamente tales, para confirmar el cumplimiento de valores garantizados (capacidad, rendimientos).
El tiempo y costo de la etapa de recepción dependerá de la complejidad del proyecto. Pero la incertidumbre del proceso y el natural deseo de conocer la capacidad máxima que puede esperarse de la obra, pueden aumentar los valores previstos. Por ello, es conveniente dejar amplios márgenes para contingencias.
Desde el punto de vista presupuestario, es necesario tomar en cuenta que el proceso tendrá un costo que dependerá de la calidad de lo hecho en las etapas anteriores, gasto que puede prolongarse hasta que termine el período de garantía de las obras. Por ello es necesario hacer todo lo posible para que las deficiencias de provisión y ejecución se descubran con anterioridad al período de inspección final que da por terminada la obra. Las modificaciones en esas instancias tendrán un costo muy inferior al que resultará si se descubren y corrigen durante la puesta en marcha y recepción.
Influencia del director del proyecto en los resultados
La participación temprana de un director del proyecto capaz tiene una importancia capital en los resultados de proyecto, puesto que es en sus comienzos en donde es posible introducir ideas creativas, diseños económicos y eficientes, organizaciones y programas adecuados, etc. En el inicio, la flexibilidad del proyecto es grande; a medida que pasa el tiempo, se generan gastos y se toman decisiones o compromisos que quitan grados de elasticidad (Fig. 2.3.).
Fig. 2.3.
Nivel de influencia de los costos de un proyecto (Adaptado de Boyd C. Paulson)
¿Cómo influye el administrador de proyecto en el costo durante la etapa de ingeniería de ejecución?
1. Área de diseño: Comprobando que ellos representan la combinación de menor costo entre la obra misma (planos y especificaciones, precios y rendimientos de equipos), su facilidad para construir (ingeniería de valor: ingeniería de diseño + ingeniería de construcción) y los costos de operación.
2. Área de construcción: Buscando eficiencia en la contratación de obras
Elección de:
- Tipo de contrato
- Bases administrativas y técnicas
- Plazos de construcción (valor óptimo)
Ejecución:
- Coordinación entre contratista
- Resolución oportuna de conflictos, omisiones, dudas e imprevistos
- Control de calidades y plazos
- Suministros oportunos
- Ingeniería de valor
3. Área de su propia organización: Aplicando
- Gestión de dirección y coordinación
- Control de recursos
- Control de programas
Características relevantes de la fase de ejecución
- Objetivo: cumplir las metas del proyecto
- Técnicas de mayor uso:
• Ingeniería afín al proyecto
• Administración de proyectos
- Cualidad necesaria en el jefe de proyectos: liderazgo y capacidad de gestión
- Costo alto: generalmente superior al 95% de la inversión total
- Precisión del presupuesto: Entre -5% y +10%
2.3 Secuencia de las etapas
La secuencia natural de las fases del proceso de materialización de un proyecto civil es Diseño-Construcción. Sin embargo, dependiendo de las características de la obra y de las exigencias que el medio competitivo impone al mandante, esta secuencia natural conviene traslaparla en alguna medida. A modo de ejemplo, el esquema siguiente muestra las siguientes opciones que se dan en las obras.
Fig. 2.4.
Métodos de contratar la ejecución. Comparación esquemática
Puede observarse que la Secuencia Fast Track, que traslapa parte del diseño (generalmente, diseño de detalle) con las primeras actividades de ejecución (licitación), disminuye el plazo total del proyecto. Para su aplicación es necesario tomar en cuenta que el contratista ha fijado precios sin contar con la totalidad de los antecedentes, los que recibirá incluso en las primeras etapas de construcción. En consecuencia, el jefe de proyecto debe tener especial cuidado en que la ingeniería de detalle se acomode a la ingeniería básica que sirvió para determinar los precios; en caso contrario los precios pueden no representar el costo real de la obra. Un método alternativo, posible de utilizar en algunos proyectos, es asignar al constructor la responsabilidad sobre la ingeniería de detalle, de tal modo que asume las consecuencias en costo y plazo que deriven de esta actividad.
La Secuencia Negociación permite reducir aún más el plazo de la obra, por efecto de que se inicia el proceso de licitación sólo con un prediseño o anteproyecto del trabajo. El precio del trabajo se acuerda en una negociación directa entre uno o dos candidatos de absoluta confianza del dueño de la obra.
Entre las ventajas de una negociación pueden destacarse: a) Ahorro en el plazo de término (adelanto de la operación comercial) y b) Ahorro en costo total porque pueden encontrarse soluciones constructivas económicas en conjunto con el constructor.
El mayor inconveniente es que puede quedar duda de si se ha conseguido el precio más bajo del mercado. De aquí la necesidad del lazo de confianza entre los participantes, logrado por medio de una relación de largo plazo.
2.3.1 NECESIDAD DE CUMPLIR CON LA SECUENCIA DE FASES
La secuencia de las fases habituales de un proyecto: estudios de prefactibilidad y de factibilidad, tienen por objeto hacer las inversiones menores posibles, pero suficientes, para obtener la información que requiere el estudio de la evaluación económica. Los esquemas secuenciales de trabajo tienen, por supuesto, un carácter general, de modo tal que su aplicación estricta no es necesaria en todos los proyectos. Con alguna frecuencia, el director de proyecto tendrá deseos de fundir las etapas de prefactibilidad y factibilidad para economizar tiempo y aprovechar las ventajas circunstanciales de una puesta en servicio anticipada. Este es el caso de productos cuya venta es fundamentalmente de temporada. No debe olvidarse, sin embargo, que la decisión de materializar el proyecto se fundamenta en los resultados del estudio económico, de manera que los antecedentes en que se apoya el estudio deben ser suficientemente completos y confiables como para asegurar que los resultados no cambiarán cuando se recoja la información que requiere el proceso de diseño. Si la etapa que nos saltáramos fuese la de prefactibilidad, haciéndose de inmediato la inversión que requiere el estudio de factibilidad, y sus resultados económicos fuesen negativos, se lamentaría haber omitido la etapa anterior que pudiera haber advertido de esa posibilidad. Más peligroso aún puede resultar el iniciar los diseños basado sólo en que el análisis económico a nivel de prefactibilidad fue favorable, puesto que, con mejores antecedentes, el informe de factibilidad podría haber sido desfavorable.
En el caso de obras civiles, la decisión de “saltarse” una de las etapas puede apoyarse en los resultados del análisis de sensibilidad que complementa la evaluación económica de la etapa anterior.
Supongamos que, en la etapa de prefactibilidad, los resultados económicos (TIR y VAN) son satisfactorios para un presupuesto de inversión considerado razonable. No obstante, a nivel de prefactibilidad los antecedentes de base son incompletos y generan resultados cuya precisión está en el rango de + 15 % a + 25% (Fig. 2.5.).
La Fig. 2.3. esquematizó la influencia de cada etapa en los costos del proyecto. Se observa que, incluso en los inicios del periodo de operación (particularmente durante la puesta en marcha) es posible influir para hacer correcciones menores. No obstante, el costo de operación (gasto en recursos, repuestos, etc.) quedará determinado por lo hecho durante la etapa de ingeniería de desarrollo.
Fig. 2.5.
Precisión de los Presupuestos según la etapa del proyecto
Esta incertidumbre en los costos se reduce si se mejora la información, para lo cual hay que invertir tiempo y dinero. Los nuevos antecedentes permiten revisar el valor de la inversión y repetir la evaluación técnico-económica. Para tomar la decisión de evitarse una fase de los estudios, conviene analizar la sensibilidad de los índices económicos a la variación de la inversión, lo que se representa esquemáticamente en la línea AB de la Fig. 2.6.
La inversión considerada en el estudio de prefactibilidad da un TIR del 15 %, lo que puede ser satisfactorio para el dueño. Pero, si la inversión real llegase a ser un 15 % más alta que la del presupuesto, el TIR disminuiría del 15 % al 5 %. En caso de que el dueño tenga proyectos alternativos para su dinero de rentabilidad mayor que el 5 %, por lo que no le interesan obras con TIR inferiores al 10 %, probablemente no quiera iniciar el proyecto con ese nivel de riesgo y prefiera invertir algo más en estudios para bajar la incertidumbre en los costos, es decir, elegirá proseguir con el estudio de factibilidad.
Si los resultados económicos del proyecto fuesen tan buenos como los que indica la línea CD, puede ser que convenga iniciar de inmediato las obras, puesto que en el caso extremo (inversión superior en 15 % al presupuesto), la rentabilidad está sobre el rango que considera mínimo. En esas circunstancias, omitir el estudio de factibilidad ahorra tiempo y adelanta la puesta en servicio del proyecto.
Fig. 2.6.
Sensibilidad de la inversión
2.3.2 INFLUENCIA DE UNA ETAPA SOBRE LA SIGUIENTE
Para acentuar la importancia en el desarrollo del proyecto de su estudio en etapas, indicaremos finalmente, la influencia que pueden tener una cualquiera sobre la etapa siguiente:
Prefactibilidad y Factibilidad
Si en la primera no se han investigado todas las opciones posibles, pudiera suceder que:
a) El estudio de factibilidad se desarrolle para una opción que no es la mejor.
b) Esta opción mejor se descubra tarde, perdiéndose el trabajo anterior.
Factibilidad y Diseño
Si el estudio de factibilidad es deficiente, el efecto sobre la etapa posterior será semejante al caso anterior, pero de mayor impacto económico.
Diseño y Ejecución
Un diseño defectuoso debe corregirse en la etapa de ejecución, lo que deteriora la eficiencia, los costos y los plazos del proceso. Estadísticamente, es el factor más frecuente de conflictos contractuales.
Diseño, Ejecución y Operación
Un mal diseño o deficiente construcción pueden generar:
a) Que no se alcancen las metas de producción.
b) Que los errores deban repararse antes o durante las pruebas de puesta en servicio, comprometiendo la fecha establecida para la marcha comercial.
Bibliografía
1. MEJÍA, FRANCISCO. Manual de Identificación, Preparación y Evaluación de Proyectos. Cuadernos del ILPES, Santiago 1993.
2. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Project Management Body of Knowledge. 1996.
3. ALBALA, AMÉRICO. Dirección de Proyectos. Ediciones del Colegio de Ingenieros de Chile, 1993.
4. PAULSON, BOYD C. Desinging to reduce construction cost, journal of the construction Division. ASCE, 1976.