Un negocio basado en tu hogar normalmente empieza de una forma muy discreta, a veces a modo de hobby, así que el espacio asignado es, en ocasiones, una solución improvisada o un «de momento me instalo aquí». Hay quien ocupa una esquina del comedor o un rinconcito de la cocina con un cajón reservado para el material, pero cuando el negocio empieza a crecer, se convierte en un inconveniente el hecho de tener que ir a otra habitación para archivar algo. Y antes de que te des cuenta, tu casa estará desordenada y llena de montañas de papeles por el suelo esperando a ser archivados la próxima vez que te levantes de tu escritorio...
Te parecerá que tener que desplazarte hasta el armario cada vez que necesitas algo es una pérdida de tiempo, así que el material de oficina acabará encima de tu escritorio de manera permanente.
Cuando esto sucede, necesitas reconsiderar la ubicación de tu oficina dentro de tu casa, porque sí, todo eso te hace perder mucho tiempo, pero lo peor de todo es que el desorden físico que te rodea te produce también desorden mental.
Es esa vocecilla dentro de tu cabeza que se alimenta del desorden físico que existe, provocado por la desorganización en tu casa, y que te intenta convencer para procrastinar, ponerte excusas, mentir o culpar a otro en lugar de a ti mismo. No desaparecerá hasta que te organices y acabes con el desorden físico. Por ejemplo, puedes encontrarte pensando:
◆ «No encuentro las llaves del coche. Llegaré tarde a la cita con mi cliente y quedaré fatal. Culparé al tráfico y diré que he hecho caravana».
◆ «Necesito contestar un e-mail. Hace tres días que espera mi respuesta. ¡Oh, lo haré más tarde! Ahora no me apetece ponerme; tengo el escritorio lleno de papeles de otro proyecto...».
◆ «Se me ha olvidado llevar a mi hijo al partido de fútbol; lo dijeron, pero no me lo apunté en la agenda. No sé ni dónde la tengo. Diré que tenía que ir al médico».
◆ «Hace dos días que le encargué el trabajo a mi asistente virtual, y aún no me ha contestado. Uff, se supone que me tiene que contestar enseguida. ¡Estoy muy descontento con su trabajo!».
Primero vamos a solucionar el desorden físico, ya que al ser algo tangible resulta más fácil de atacar. Aquí tienes un consejo para empezar:
En la medida de lo posible, intenta reservar una habitación entera con el único propósito de desarrollar tu negocio. Esto sería lo ideal, ya que te permitiría tener todas las cosas relacionadas con el trabajo en un mismo lugar. También es muy conveniente porque te mantiene aislado del resto de la casa y te facilita el enfoque.
Muchos de nosotros no disponemos de una habitación libre para crear una oficina separada en nuestro hogar o una especie de estudio dedicado solo a nuestro negocio. Actualmente, tengo una habitación que es mi propio despacho, pero antes de la mudanza he trabajado desde el comedor, desde la habitación de matrimonio, ¡e incluso desde el coche! Es importante crear un espacio de manera inteligente y funcional. Así que, si no dispones de demasiado espacio para un gran escritorio, tendrás que invertir tiempo en planear la mejor manera de utilizar el espacio del que dispones para sacarle el máximo partido.
Necesitas diferenciar de manera clara tu casa de tu negocio, de tal forma que cuando entres en tu «espacio oficina» cambies tu rol de «estoy en casa» o «soy madre o padre» y, rápidamente, como si entraras en trance, adoptes el de «estoy en el trabajo». Hay muchas otras maneras de provocar este cambio de forma instantánea, pero la mejor es crear tu espacio con el propósito de exclusividad. Solo para trabajar. Solo para cosas relacionadas con el trabajo. Cuando no te es fácil diferenciar entre lo que es «tu oficina» y el lugar en donde vives, es imposible que te concentres.
Así pues, te advierto de que trabajar desde la mesa del comedor o desde un lugar improvisado resultará muy ineficaz e inconveniente a largo plazo, ya que será difícil que consigas hacer cualquier cosa que requiera concentración en medio de la actividad familiar. Aparte, será agobiante el hecho de tener que quitar todos tus bártulos a la hora de comer o cuando venga un invitado a casa, no solo porque te costará mantener los papeles en orden, sino porque te darás cuenta del tiempo que pierdes para volver a retomar el hilo de tus pensamientos o de «montar el tenderete» otra vez, por no mencionar el riesgo de perder por el camino detalles importantes o vencimientos.
Con un poco de imaginación, las oficinas en casa que no estén en una habitación exclusiva para ello pueden ser ocultadas de manera efectiva. Échale un vistazo a mi tablero de Pinterest —«Organizarme»—, en el cual he hecho una selección de las mejores oficinas en casa en espacios reducidos. Hay ideas realmente creativas para optimizar el espacio.
Si tienes un armario empotrado que no usas demasiado, por ejemplo, en una habitación de invitados, lo puedes convertir en una minioficina simplemente añadiendo una cajonera a cada extremo del interior y un sobre de escritorio encima. Y en el caso de que tengas invitados una noche, cierras las puertas del armario y la oficina literalmente desaparecerá. Puedes instalar en la parte superior unas estanterías para guardar tu material de oficina, archivadores, libretas... Si tienes suerte y el armario tiene luz, acuérdate de añadir un alargador para poder enchufar el ordenador, la impresora, cargadores y una lámpara, por ejemplo.
Otra alternativa puede ser un simple armario o un escritorio que separes del resto de la habitación mediante un biombo, una estantería, una cortina o cualquier otra opción que se te ocurra.
Lo mejor es que ubiques tu oficina lo más lejos posible de la zona más transitada de tu casa, sobre todo si tienes niños. De esta forma, los ruidos constantes de la actividad normal de la casa o de tu familia no te distraerán y, aún mejor, no se oirán si mantienes una conversación telefónica con un cliente, lo cual resultaría muy poco profesional. Como ya he comentado, lo ideal sería una habitación vacía separada, un distribuidor que quede aislado de las habitaciones, la planta de arriba si vives es una casa unifamiliar o, incluso, un trastero, un garaje o una terraza que puedas cerrar, si tu comunidad de vecinos te lo permite. De hecho, un sótano o un trastero puede ser la solución ideal si dispones de buena iluminación y unas condiciones de trabajo confortables. Lo principal es escoger un lugar donde sepas que vas a querer estar.
Aunque parezca extraño, he visto oficinas perfectamente decoradas y arregladas prácticamente sin usar porque están demasiado aisladas, son frías o tienen algún inconveniente. Es muy importante diferenciar entre decorar y organizar. Una oficina decorada «de revista», con los muebles más caros, puede que no esté organizada para que tú te sientas a gusto para trabajar en ella.
Por ejemplo, si tu negocio implica el almacenaje de cajas grandes, muestras, materia prima o cualquier otro material que tengas que estar constantemente transportando dentro y fuera de tu oficina, piensa si es conveniente que te instales en el piso de arriba teniendo que subir escaleras cargando todo el tiempo con el material. Lo mismo puede decirse de un sótano en el caso de que no tengas ascensor. No importa lo mucho que te guste la idea de trabajar en ese rinconcito que te has arreglado tan bien, si tienes que subir y bajar con peso unas escaleras de caracol cada dos por tres. Después de unas semanas, lo más probable es que decidas que es un agobio y te sentirás fatal por haber perdido tiempo y/o dinero en crear tu oficina y no querer usarla.
Si has de recibir visitas en tu oficina, elige una ubicación cerca de la entrada para mantener cierto grado de privacidad y profesionalidad. No es necesario que tus visitas evalúen tus gustos en decoración cuando entran en tu casa. Si deben quedarse por unas horas, piensa en disponer de un espacio a modo de recibidor y mantenlo libre de objetos personales.
◆ Diseña tu horario de trabajo para que los proyectos que requieran mayor concentración los efectúes cuando haya menos actividad en la casa.
◆ Considera el hecho de poner un cartel de «no molestar» durante las horas en las que estés trabajando para recordarle a los miembros de tu familia que no te interrumpan a menos que sea importante.
◆ Si tienes niños, que haya siempre alguien que los vigile y se encargue de resolver los pequeños conflictos que puedan surgir.
◆ No combines el trabajo con las tareas de casa. Si te concentras en un proyecto, será un completo desastre que oigas el sonido de la lavadora o la secadora. Perderás la concentración y, probablemente, te levantarás a recoger la ropa porque «es un momentito», pero luego tardarás en recuperarla de nuevo.
◆ Al contrario de lo que mucha gente piensa, no todo el ruido de fondo ayuda a concentrarse, así que cuidado con la tele o la radio.
Tu oficina debe ser un lugar agradable, en un entorno confortable, con espacio adecuado, luz y ventilación. Un lugar en el que entres y te sientas inspirado, eficiente y productivo. No te fuerces a reutilizar piezas de muebles del resto de la casa si no cumplen los requisitos que necesitas; no te sentirás a gusto trabajando porque será un espacio diseñado de manera deficiente. No tienes por qué reutilizar nada; te mereces algo a medida, lo cual no implica siempre un gasto exagerado. Puede ser una mano de pintura para igualar colores, cambiar de sitio unas baldas de una estantería o decorar con un papel bonito. El hecho de tener un espacio de trabajo eficiente y de calidad es muy importante para que disfrutes con tu actividad y así consigas unos resultados excelentes.
En función de los tipos de trabajo que vayas a desempeñar, vas a necesitar distintos materiales. Deberás hacer una pequeña descripción de tus roles y de los materiales de trabajo y almacenaje que van ligados a cada uno —más adelante hablaremos de ellos—, para que tu espacio sea cien por cien efectivo.
Para empezar, te enumero lo que se considera esencial en una oficina. Después, poco a poco, puedes ir personalizando tu espacio:
◆ Escritorio con cajones. Está claro que necesitamos un escritorio o una mesa, aunque sea un simple tablero donde colocar el ordenador, los documentos y empezar a ser productivos. Si el escritorio tiene cajones te proporcionará un extra de almacenaje al alcance de la mano, además de ayudarte a ocultar cables, en el caso de que te moleste que estén a la vista. Si no dispone de cajones, los puedes añadir comprándolos aparte. Ten en cuenta la altura para poder encajarlos debajo. Si el escritorio tiene trasera también es ideal para ocultar los cables. Como no todo el mundo se adapta a organizar el material en cajones, hay otras opciones que veremos más adelante.
◆ Una silla cómoda. Podrías empezar con una silla cualquiera de las que tienes por casa, pero considera el hecho de que, si no estás cómodo trabajando, tendrás que hacer más pausas, con la consiguiente pérdida de tiempo. Además, cuando te vuelvas a sentar, deberás hacer un esfuerzo para retomar el hilo, lo cual no es demasiado productivo. Si eliges una silla con ruedas, te aconsejo un protector para el suelo, tanto si tienes moqueta como madera, para facilitar que se deslice cómodamente y proteger la superficie de las marcas de las ruedas.
◆ Luz apropiada. Si tienes la suerte de disponer de luz natural y la distribución del espacio te lo permite, intenta colocar tu escritorio enfrente de la ventana para poder aprovechar al máximo la luz y así evitar los reflejos que se producen cuando la luz proviene desde atrás o de manera lateral. Aun así, hazte con una buena lámpara y colócale una bombilla de luz fría, que es lo más parecido a la luz natural.
1. Materiales de oficina. Los más básicos serían los siguientes:
◆ Papel y tu bolígrafo preferido.
◆ Una libreta para reunir todas las notas que hagas en un mismo sitio.
◆ Carpetas tipo manila para organizar los proyectos en los que estés trabajando y que no se acumulen en montones encima de tu escritorio.
◆ Post-it: Son imprescindibles, ya que sirven tanto para etiquetar carpetas como de puntos de libro, y hasta para crearte una pared de lluvia de ideas.
2. «Centro de procesamiento». Es un lugar en el que procesas tu flujo de papeles —trataré este tema más adelante—. Yo tengo uno separado para los documentos de la familia. Es indispensable crear un sistema para procesar los papeles para que no se vayan acumulando y te provoquen estrés solo de verlos. Puede ser un sistema horizontal, encima de tu escritorio, o vertical, en la pared. Simplemente debe tener prevista la entrada, procesamiento y salida de documentos.
3. Sistema de archivo. Aunque seas una persona «digital» y trates al máximo de deshacerte de los papeles, siempre hay algún documento escrito que debemos almacenar. En función del volumen de papeles y del tipo de trabajo, tendremos que disponer de un archivo para nuestras carpetas manila, ya sea en carpetas con separadores, archivadores definitivos o carpetas colgantes —mi favorito—, así como archivadores de anillas para aquellos documentos de acceso más usual.
4. Estanterías. No solo sirven para almacenar libros; son ideales en tu oficina en casa para guardar el papel para la impresora, el material que precises, para colocar tu «centro de procesamiento», tus proyectos a medias o tus archivadores de anillas.
La clave para evitar que tu oficina no se desordene es que cada cosa tenga un único lugar donde puedas guardarla. Si guardas la grapadora unas veces en un cajón y otras al lado del teclado, lo más probable es que cuando más la necesites no esté ni en un sitio ni en el otro.
A ser posible, escoge un espacio lo bastante grande como para poder crear áreas separadas para las diferentes funciones que realices —por ejemplo, trabajo con el ordenador, llamadas de teléfono y archivo—. Necesitarás espacio para guardar todo el material relacionado con esa misma actividad, cerca y de manera conveniente. Unos ejemplos serían:
◆ Coloca una libreta y un bolígrafo cerca del teléfono para que cuando alguien te llame y tengas que anotar algo no le hagas esperar abriendo cajones.
◆ Guarda un recambio de tinta y un paquete de folios cerca de la impresora; el resto puede estar al otro lado de la habitación, en el armario de material, pero es conveniente tener un recambio siempre a mano.
◆ Si has de clasificar documentos para posteriormente archivarlos, equipa tu oficina con una mesa lo suficientemente grande como para poder realizar estas tareas con facilidad.
◆ Si necesitas leer documentos muy extensos, incluye un sillón de lectura y una buena iluminación. El escritorio debería utilizarse para realizar el trabajo considerado más «activo», en posición sentado erguido. Si intentas hacer largas lecturas lo encontrarás incómodo.
Ya he comentado que un espacio de trabajo adecuado va mucho más allá de lo estético. Ya se trate de una oficina en casa, de un despacho en una empresa o incluso de tu propia cocina, siempre es importante un diseño ergonómico para reducir el riesgo de heridas o fatiga. Se trata sencillamente de adecuar tu espacio de trabajo, la ubicación de los materiales y tu propia posición y movimientos, para evitar cansancio, fatiga, estrés mental o incluso accidentes.
Hay infinidad de normas ISO con recomendaciones, pero si las analizamos, no se trata más que de aplicar el sentido común y pensar: ¿qué es lo que mejor me funciona?, ¿cómo podría conseguir hacer mucho más trabajo reduciendo mis movimientos y al mismo tiempo cansándome menos? —incrementar la productividad—. Se trata de tomar conciencia de tu día a día y de cada cosa que haces: ¿cómo lo haces?, ¿por qué lo haces así?, ¿podrías cambiar algo para que fuese mejor? Por ejemplo, si siempre que escribes en el teclado te duelen los hombros al cabo de un rato, quizás tienes poco espacio en la mesa y no apoyas todo el antebrazo. Conviene que de vez en cuando hagas este «ejercicio» de toma de conciencia en el que conectes de una forma distinta con lo que estás haciendo. Es como verlo desde otra dimensión.
Con todo, hay una serie de recomendaciones a cuya conclusión es difícil llegar o, como mínimo, el proceso de ensayo-error nos puede suponer un gasto excesivo de tiempo y de dinero. Puedes revisar esas recomendaciones en el portal de Ergonomía de la web del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo dependiente del Ministerio de Empleo y Seguidad Social del Gobierno de España. Así que enumero las más importantes dentro del ámbito del trabajo en oficinas:
◆ Coloca todo el equipamiento de forma estratégica sobre el escritorio para pro-mover el buen flujo de trabajo y la facilidad de uso. Ten en cuenta si escribes con la derecha o la izquierda, y que los movimientos que tengas que hacer para escribir o mover el ratón sean los mínimos. Tus hombros deben estar libres de movimiento, sin forzarlos.
◆ Intenta que el tamaño del ratón encaje en tu mano con comodidad y que tu muñeca no descanse sobre bordes afilados. Existen en el mercado esterillas para el ratón que incluyen una almohadilla para proteger las muñecas.
◆ Asegúrate de que el monitor está a una altura adecuada: el borde superior de la pantalla debe quedar a nivel de los ojos o un poco más abajo. Así se supone que tus ojos no están forzados a mirar ni más arriba ni más abajo.
En cuanto a la silla:
◆ Si eres de los que les gusta con apoyo para los brazos como a mí, asegúrate de que no te va a entorpecer a la hora de abrir cajones o de sacar el teclado en una bandeja extraíble. Todo lo que suponga movimientos extra puede afectar a tu musculatura a lo largo del día.
◆ Los bordes superiores e inferiores del respaldo deben ser cómodos. Evita los bordes agudos.
◆ El respaldo debe cubrir tu zona lumbar y se debe inclinar hasta 15 grados. No debe ser demasiado ancho y restringir la movilidad de los brazos.
◆ Cuando estés en posición vertical o con un poco de inclinación hacia adelante, el respaldo debe dar apoyo a la toda la espina dorsal y debe ser amortiguado.
◆ La altura del asiento debe ser ajustable y permitir un espacio de 2 cm debajo de la corva.
◆ El asiento ha de ser un poco más ancho que la cadera y no debe ser de un material que impida que te deslices con ciertos tejidos. Además, debe quedar un espacio libre de aproximadamente 10 cm entre las piernas y el borde del asiento, para evitar pellizcar los nervios.
◆ Sería ideal poder deslizar la silla hacia atrás, aunque se aconseja que no tenga ruedas. Deja espacio bajo el escritorio para mover las piernas, de 60 a 70 cm de profundidad.
◆ La diferencia entre las alturas del asiento y del escritorio debe ser ajustable. La altura conveniente para un escritorio es entre 67 y 75 cm. Pero una vez más, sentido común. Cada uno tiene sus propias dimensiones. Lo ideal es que el escritorio te quede a la altura de los codos para no forzar tu musculatura.
Este también es un tema importante a contemplar por los emprendedores que ejercemos la actividad desde el domicilio particular. Solo por estar tranquilamente trabajando en casa no significa que no debamos tener en cuenta ciertas consideraciones en el ámbito de la prevención de riesgos laborales, y no hablo solamente de los comentados anteriormente relacionados con la fatiga, el estrés mental y las enfermedades de tipo postural.
Ya he comentado que un espacio desordenado no siempre implica una persona desorganizada; que el orden es una apreciación más bien estética que está relacionada con una expectativa completamente subjetiva, por la cual los elementos de ese espacio tienen una correlación determinada, ya sea de mayor a menor, en orden alfabético o por colores. Últimamente también se está identificando orden y organización con el nivel de minimalismo: cuanto más minimalista, más organizado, lo cual tampoco comparto.
Lo que sí está comprobado por estadísticas es que cuanto mayor desorden, más accidentes de trabajo. Entre un 20 y un 25 % de los accidentes que se producen son golpes y caídas como resultado de ambientes desordenados o sucios, suelos resbaladizos, materiales colocados fuera de su lugar y acumulación de material sobrante o desperdicios. Si, además, trabajamos con productos combustibles o inflamables, nos encontramos ante un factor importante de riesgo de incendio que puede poner en peligro tu hogar y tu familia, y el de tus vecinos o tu pequeño patrimonio empresarial.
A continuación, te daré unos cuantos consejos para que mantengas a raya el orden y la limpieza en tu espacio de trabajo, ya sea en una zona dentro de tu casa como en un pequeño local que tengas alquilado:
◆ No deberías bloquear con cajas o muebles ninguna ventana ni puerta que pueda funcionar como salida de emergencia. Por sentido común, tampoco deberías entorpecer el paso para poder utilizarlas en todo momento, ya sea para salir en caso de peligro o para ventilar.
◆ Deberías programar un mantenimiento de limpieza de tu lugar de trabajo, en especial del suelo para evitar posibles resbalones, sobre todo si trabajas con materiales que puedan verterse o salpicarlo. Presta atención especial al tipo de suelo y a las necesidades que cada uno necesita. Hay suelos más resbaladizos que necesitarán que actúes con mayor rapidez. Lo mismo es aplicable para paredes o techos.
◆ Elimina lo innecesario y coloca adecuadamente lo que sea útil. La ubicación puede hacerse con los criterios de a) frecuencia de uso: más cerca lo que más uso, más lejos lo que uso de forma ocasional y b) cantidad: más lejos los recambios o excedentes de material.
◆ Iguales con iguales. Almacena juntos los objetos que usas juntos y, a ser posible, colócalos en la secuencia en la que los utilizas. Un buen ejemplo podría ser el carrito de material que le prepara una enfermera al cirujano.
◆ Considera sistemas que faciliten que el objeto vuelva a su sitio cuando no se necesite. Por ejemplo, coloca una cadena en la grapadora si es un utensilio que han de usar varias personas en el mismo lugar y cuesta que siempre la dejen donde toca.
◆ Debes tener en cuenta la conveniencia del almacenaje, usar cajas que sean suficientemente grandes para el material y que se pueda guardar sin tener que hacer una ecuación antes para ello.
◆ Guarda las cosas, a ser posible, teniendo en cuenta su función, para así evitar hacer movimientos innecesarios al estar realizando la misma tarea.
◆ Aprovecha al máximo el espacio vertical, con paneles y estanterías para liberar las zonas de paso.
◆ Coloca etiquetas para indicar al resto de la familia o a posibles colaboradores dónde está cada cosa y que sean conocedores del sistema de organización.
◆ En el caso de reutilizar botellas o envases para rellenar con material tóxico o simplemente diferente al original, etiquétalos de forma clara y evidente para evitar errores o posibles accidentes por ingestión.
◆ Mentalízate de que «no es más limpio quien más limpia, sino quien menos ensucia» e intenta interiorizar la limpieza como algo habitual y no «cuando toca». Si ensucio algo, lo limpio inmediatamente, porque no se trata de un tema de imagen o de orden simplemente, sino de uno mucho más importante: higiene y seguridad en el trabajo.
Trabajas desde casa y, esta, además, es pequeña. Si ya te has deshecho de alguna que otra pertenencia, te recomiendo que vuelvas a hacer el proceso comentado de visualizar, escribir, priorizar y volver a purgar al máximo, preguntándote si realmente necesitas todo lo que te quedas. Si una casa o una oficina tienen más cosas de las que caben, no importa el tiempo o el dinero que inviertas para organizarla, siempre se verá abarrotada.
Sí, todos tenemos un montón de cosas que nos gustan, pero cuando has de reducir un espacio a lo esencial, no hay tantas cosas que necesitemos para nuestro día a día. El objetivo, si dispones de un recinto muy reducido, es conseguir el mayor espacio libre posible para poder ejercer tu negocio. Cuando vuelvas a hacer esa segunda pasada de purga, ayúdate de estas preguntas para tomar decisiones de si te quedas con algo o no:
«¿Uso esto? ¿Me gusta todavía?».
«¿Cuándo fue la última vez que lo utilicé?».
«¿Podría volverlo a conseguir fácilmente?».
«¿Podría venderlo y recuperar parte de su valor?».
«¿Podría donarlo a alguien que realmente le sacara partido?».
«¿Si me deshago de esto, ¿lo echaré de menos?».
Otro elemento esencial a la hora de conseguir más espacio físico es la digitalización de documentos. Si eres una persona que prefiere la información en papel —como yo—, puede que esta opción te resulte difícil de adaptar a tus sistemas, pero no es necesario que digitalices el cien por cien de tus documentos. Siempre puedes mantener en papel todos los que uses diariamente o que sea mejor mantenerlos en formato impreso. Se trata de crear el sistema que se adapte a ti, a medida de tus necesidades.
Por ejemplo, puedes digitalizar todos tus archivos de carpetas colgantes —documentos que no has de consultar frecuentemente, pero que debes conservar—, fotos, vídeos o películas, y pasar a consultar revistas online en lugar de en formato impreso, así como e-books. Tan solo realizar este paso te puede liberar de gran cantidad de espacio. La única precaución que debes tener es la de hacer copias de seguridad periódicamente. Hablaré sobre el tema de la digitalización de documentos más adelante.
Una vez hecha la purga final y digitalizada al máximo la información, es momento de maximizar el espacio. A continuación, te dejo unos cuantos trucos de organizadora profesional para conseguirlo:
◆ Aprovechar el espacio vertical. El espacio vertical es tu mejor amigo cuando vives en lugares reducidos. Imagina cómo crear almacenamiento en las paredes, en las puertas, en los laterales y en la parte de atrás de los muebles e, incluso, en el techo. Intenta encontrar algún espacio libre en cualquiera de esos lugares que te acabo de mencionar. Si ves un espacio en blanco, ¡has encontrado una oportunidad para almacenar u organizar algo!
◆ Espacio debajo de las camas. El espacio debajo de las camas o de los muebles es una gran oportunidad para organizar cosas. No tiene mucho feng shui, pero al fin y al cabo es almacenamiento.
◆ Guardar cosas dentro de otras. Por ejemplo, usa una maleta vacía o maletín para guardar bolsos o mantas. También puedes colgar dos camisas en la misma percha o archivar más de una categoría en las carpetas colgantes de tu archivo, separando los documentos con carpetas manila.
◆ Muebles con capacidad de almacenaje. Elige muebles funcionales que ofrezcan, además de su utilidad inicial, gran capacidad de almacenaje. Por ejemplo, una banqueta sirve para sentarse, pero además puede contener un montón de juguetes de los niños. Un otomán puede usarse como mesa de centro en el salón y almacenar también fotos, juegos de mesa, los DVD, la mantita para el sofá o tu material de oficina.
◆ Muebles con doble funcionalidad. Cuando el espacio es limitado, otra forma de conseguir maximizarlo es usar muebles que combinen dos funciones en una. Por ejemplo, en lugar de tener una habitación para invitados con su cama, invierte en un sofá cama para tu sala de estar. O sustituye la cama de la habitación por una del tipo Murphy para poder usar el espacio como despacho cuando la cama esté levantada. Esta es una solución algo menos económica, pero seguro que es más caro comprarse una casa más grande o alquilar una oficina para poder trabajar.
◆ Encuentra almacenaje donde sea. Lo que necesitas es que tu negocio y el día a día de tu hogar funcionen. Donde sea significa almacenar algo desde la cocina hasta el armario. Aunque lo ideal es organizar por categorías, si nos tenemos que ajustar a un espacio reducido, deja de mirar revistas y oficinas enormes, y sé realista. Si debes guardar las facturas de clientes en un armario de la cocina porque has purgado todas las fiambreras que no usabas y tienes el espacio libre, pues guárdalas ahí. En una situación ideal, en el armario de la cocina solo van cosas de la cocina, pero de momento, en una situación de espacio reducido, es necesario que lo hagas así. Lo que importa ahora es continuar con tu negocio e ir mejorando poco a poco.
Uno de los grandes beneficios de trabajar desde casa es que tienes la posibilidad de tomar decisiones sobre dónde y cómo establecer tu oficina. No tienes por qué hacer lo que otro cree que deberías hacer. Las dos ideas más importantes con las que deberías quedarte son las siguientes:
1. Separa tu casa de tu negocio.
2. Tu oficina ha de ayudarte a que trabajes de manera más efectiva. Después de todo, si la vas a usar solo tú, debe estar hecha a tu medida.
◆ Cumplimenta tu hoja «Mi nueva oficina en casa»:
Uno de los temas más temidos y que producen mayor agobio es el archivo de papeles. Vamos a ver cómo controlar y procesar la entrada de documentos —el «centro de procesamiento»—, cómo decidir qué sistema de archivos encaja mejor con tus necesidades, por qué un archivo por vencimientos te puede salvar la vida o qué hacer con los montones de tarjetas de visita.
Incluso teniendo en cuenta que muchas cosas puedes almacenarlas en formato electrónico, el papel aún es importante y, si no lo tienes organizado, puede apoderarse de tu oficina. Si hay desorden por todas partes, no encontrarás lo que necesitas y volverás a sentir frustración. Los montones de papeles a la vista evitan que puedas pensar con claridad, priorizar o mantener la concentración, ya que allá donde mires te recordarán que tienes algo más que hacer. Además, una de las cosas más frustrantes es buscar un papel que sabes que está por algún lugar, pero no aparece. Normalmente, consecuencia de la ofuscada búsqueda, acaba todo aún más desordenado y el papel no estaba donde se suponía que tenía que estar. Así que aquí tienes unas cuantas sugerencias para mantener los papeles bajo control:
◆ No imprimas lo que puedas almacenar en formato digital o que puedas recuperar online. Incluso valora la posibilidad de escanear documentos para no tener que procesar, categorizar y archivar absolutamente todo lo que recibes.
◆ Si estás suscrito a publicaciones, valora si sigues interesado en recibirlas o si prefieres seguirlas en formato digital.
◆ Si recibes publicidad en el buzón a tu nombre, haz que te borren de sus listas.
◆ Deshazte de todo lo innecesario. No guardes sistemáticamente todo lo que llega a tus manos.
Los estudios revelan constantemente que el principio de Pareto (la regla del 80/20) es cierto: el 80 % de los papeles que guardamos solo los revisamos una vez, es decir, los archivamos y los olvidamos —una completa pérdida de tiempo y de espacio, por cierto—. La manera más fácil de controlar el papel es reciclar todo lo que puedas y tan pronto como puedas. Cuanto mayor exceso de papel tengas en tu oficina, más dificultad tendrás para encontrar los pocos documentos que realmente necesites.
Con el fin de simplificarte las cosas, no mezcles los documentos de tu negocio con los papeles relacionados con tu casa o familia. No tendría mucho sentido estar buscando el expediente de un cliente, con él al teléfono, teniendo que ver la factura de la reparación de la lavadora o el seguro del piso.
Aún tiene más sentido si lo valoras desde el punto de vista contable. Seguro que ya tienes suficiente trabajo como para, además, prestar atención a si se trata de una factura de teléfono de empresa o de la familia. Así pues, guarda los ficheros personales y los de tu negocio en archivadores separados.
Este es uno de los proyectos que más implemento con mis clientes y, sin duda, el que produce mayores beneficios en su productividad, los libera de estrés y aumenta su sensación de control. Se trata de crear las mismas categorías y títulos en tu sistema de archivos físicos y en los archivos de tu ordenador. Te resultará muchísimo más fácil localizar lo que deseas, ya que los sitios donde puedes buscar son limitados, es decir, si lo que buscas no está en papel físico y tampoco en tu ordenador, es que sencillamente no lo tienes. No hay nada más agobiante que perder un montón de tiempo buscando por todas partes algo que no aparece porque ¡tú no lo tienes!
En función del criterio con el que normalmente necesites recuperar documentos, valora la posibilidad de archivar por nombre o por meses. Como norma general, es mejor archivar por fechas que por nombre porque es mucho más fácil. A la mayoría de nosotros nos han enseñado a archivar las facturas por proveedor; las del teléfono o las del hosting juntas, por ejemplo, pero es muchísimo más fácil y rápido el proceso de archivo por mes, es decir, todo enero junto, luego febrero, etcétera. A la hora de encontrar un documento en particular, puede ser más difícil si no dispones del dato de la temporalidad, y quizás tengas que revisar un par de archivos diferentes, pero la realidad es que no es habitual que necesitemos facturas pasadas, por lo que el tiempo de archivo que te ahorras compensa con creces el tiempo que puede ser que pases buscando en el archivo.
En lo referente a los proyectos en los que estés trabajando, utiliza sistemas de almacenamiento vertical en tu escritorio y evita apilarlos en bandejas horizontales. Cuando recopiles información relacionada con ese proyecto, agrupa todos aquellos papeles que estén relacionados en una carpeta, etiquétala y colócala en ese lugar de manera vertical, a la espera de que puedas dedicarte a él.
Los organizadores verticales son ideales para mantener tus proyectos recogidos del escritorio cuando estás trabajando en otra cosa, ya que al mismo tiempo los tienes a la vista y accesibles. Al contrario, con los sistemas de almacenamiento horizontal de bandejas, una vez que añades algo, corres el riesgo de olvidar lo que hay debajo. Además, ocupan mucho más espacio en tu escritorio.
Independientemente del sistema que vaya más con tu estilo organizativo —lo veremos más adelante en detalle—, vertical u horizontal, no almacenes todos los proyectos en los que estás trabajando por encima del escritorio, aunque estén ordenados. El escritorio debe mantenerse despejado. Los montones de dosieres y expedientes desperdigados solo nos recordarán que tenemos trabajo inacabado y resultará tan desmoralizante que te hará sentirte sin fuerzas y no te centrarás en lo que es realmente importante.
Este es, sin duda, otro de los proyectos sencillos de implementar y que producen grandes cambios. En realidad, es un sistema antiguo con el que yo he trabajado en diversas ocasiones para organizar papeles que requieren una acción concreta en un día determinado. Por ejemplo, ¿dónde y cómo puedes guardar pedidos aplazados para clientes? Aún hay muchas empresas en las que, debido al proceso de producción, necesitas imprimir un pedido y guardarlo varios días, pero, sobre todo, acordarte de continuar con el tema en una fecha exacta. Si no tienes un sistema donde guardarlos, estos documentos acabarán una vez más en forma de montoncitos encima de tu escritorio o en un cajón, y eso es una garantía de desorden y múltiples errores en tu negocio, lo que, al fin y al cabo, no es más que una pérdida de dinero. Este sistema funciona también perfectamente para control de eventos familiares, como invitaciones, papeles con los que has de acudir a una cita al médico, una lista de lo que necesitas preparar para la excursión del día X, etc.
Un archivo por vencimientos viene a ser una manera de «enviarte notitas a ti mismo al futuro». De esa manera, puedes estar tranquilo porque ese día llevarás a cabo lo que sea necesario. Por supuesto, ya habrás podido deducir que necesitas consultarlo todos los días o no funcionará.
Es un archivo, ya sea de carpetas colgantes, de acordeón, caja o anillas —este último es mejor si no tienes un gran volumen de papel—, que debe contener carpetas numeradas del 1 al 31, correspondientes a los días del mes, y luego doce carpetas más etiquetadas con los nombres de los meses del año —de enero a diciembre.
Cuando te llega un papel que requiere una acción durante el mes, lo colocas en el número de día que corresponda y, si es para otro mes, en la carpeta pendiente. Al final de cada mes, saca los papeles de la carpeta del mes siguiente y distribúyelos atendiendo al día. Es importante que tengas en cuenta si la acción requerida debe comenzar un día antes o dos a su vencimiento, ya que esa será la fecha clave. Por ejemplo, si debes enviar un pedido a Galicia y tarda dos días, coloca el pedido dos o tres días antes del vencimiento o día de entrega al cliente, que será cuando tengas que iniciar tú las acciones. También convendría combinar todo esto con tu planificador o calendario para tender al cero errores.
◆ Es un sistema poco visual, que puede no satisfacer a aquellos que necesiten ver el documento para acordarse de que tienen que hacer algo relacionado con él. Recomiendo tenerlo encima del escritorio, a mano, para poder irlo revisando a menudo si así se reduce la sensación de descontrol.
◆ Necesita mantenimiento: Cambiar de sitio las carpetas y los documentos del interior. Olvidar colocar en su día algunos papeles puede provocar desatender tareas.
◆ Un vacío que puede plantear este sistema es cuando tienes un documento que debe ser accionado en el futuro, pero que no tiene una fecha específica.
El sistema no lo especifica, pero en la empresa donde una vez trabajé encontramos la solución: añadimos una carpeta delante de todas las demás que ponía «pendiente» y la revisábamos cada día, junto con la del día que tocaba.
Así pues, como cualquier otro, puedes adaptar este sistema a tus necesidades. Es más, debes hacerlo, por lo que si en lugar de carpetas diarias te va mejor hacer carpetas por semanas, quincenas o meses, solo tienes que adaptarlo.
Tendrías que mantener cerca de cada equipo el manual de instrucciones, porque cuando algo se avería o no sabes cómo hacer un procedimiento, suele ocurrir siempre en el momento más inoportuno. Entonces, necesitas encontrar el manual y no ponerte a buscar en una estantería entre docenas de ellos, perdiendo el tiempo y la concentración. La idea es que guardes las instrucciones de aparatos y dispositivos cerca de donde los utilices, o donde te resulte fácil consultarlas.
La mayoría de los empresarios almacenan grandes cantidades de tarjetas de negocios que aparecen esparcidas por cualquier lugar: por encima del escritorio, en cajones, en cajas —en un intento de organización—, y en cualquier otro rincón de la oficina. Pero ¿por qué las guardamos? Porque queremos hacer negocio con posibles clientes, para generar beneficios comerciales, así que organízalas. Recicla todas aquellas que ni te suenen, y con el resto intenta generar categorías que tengan sentido para ti. Hay infinidad de sistemas para organizarlas, desde archivadores de plástico específicos, archivos rotativos, carteras o cajitas en modo DIY. A tu elección: debe ser un sistema con el que te sientas a gusto a la hora de guardar y recuperar información, «a tu estilo». Hay quien prefiere escanearlas y crear un sistema digital de gestión de contactos. Ya hay varias aplicaciones para smartphones que te permiten hacerlo.
Establecer un sistema de flujo de trabajo en una oficina desde casa —o en un negocio— es una de las tareas más difíciles en cuanto a organización, porque implica grandes cantidades de papeles. Cada documento es diferente y conlleva diversas acciones y/o responsabilidades. Así que no podemos aplicar un patrón común de clasificación o gestión, y dar con el sistema adecuado puede ser todo un reto.
El tema clave es el siguiente: necesitas un sistema de flujo de trabajo en cada oficina o lugar donde haya una entrada de papeles o documentación. Si recibes tanto en casa como en la oficina, entonces tendrás que establecer dos sistemas diferentes. Si llegan papeles y los guardas en la cocina —quizá relacionados con la escuela de tus hijos—, necesitarás un sistema de gestión para la cocina. A pesar de que todo el mundo tiende a digitalizarlo todo, sinceramente no conozco a nadie que no necesite un sistema para gestionar la entrada de papel en su casa. Si usamos papeles, entonces necesitamos un sistema.
Estos son los pasos a seguir:
1. Categorizar. Intenta averiguar cuáles son los tipos de documentos que tienes. Se trata en este primer paso de entender qué clase de documentación entra en tu oficina. Para hacerlo más fácil, voy a dividir los tipos de documentos que nos podemos encontrar, utilizando como ejemplo una oficina tradicional de un emprendedor.
• Correo entrante: facturas, notificaciones.
• Correo entrante: tarjetas de felicitación físicas (agradecimiento, vacaciones).
• Correo entrante: revistas.
• Correo entrante: catálogos.
• Correo entrante: descuentos.
• Correo entrante: medios de pago.
• Hojas impresas de proyectos en curso.
• Hojas impresas de proyectos futuros que aún no puedo iniciar.
• Recibos físicos personales.
• Recibos físicos de trabajo.
• Listado de tareas pendientes semanales impresas.
• Listado total de tareas pendientes impresas.
• Calendario editorial de trabajo.
• Tarjetas de visita de varios eventos y conferencias.
• Fotos impresas de la familia pendientes de categorizar.
Realmente, es una larga lista, y lo que es aún peor es que muchas de esas categorías incluyen más de diez papeles cada una. Por ejemplo, las «impresiones de proyectos futuros» ¡suelen ser bloques de papeles de 50-75 páginas! Combina eso con unos 100 tiques o facturas de trabajo que suelen tener algunas personas, 50 tarjetas de visita solo del mes pasado y un montón considerable de papeles que han de ser archivados... ¡Mucho trabajo por hacer.!
Mientras vas creando la lista de todas las categorías de papeles que tienes en tu oficina, es el momento de hacer una buena purga. Por ejemplo, si agarras un bloque de papeles y los revisas para decidir a qué categoría pertenecen, y en ese momento te das cuenta de que ya no los vas a necesitar, es la ocasión para destruirlos, reciclarlos o tirarlos.
2. Asignar un lugar. Ahora es el momento de identificar todas aquellas categorías que no tienen su «lugar», es decir, aquellas que están siempre por encima de la mesa en montoncitos o por el suelo, siempre formando pilas aleatoriamente. En el caso de mi oficina, todo tiene su sitio, pero vamos a imaginar que las «impresiones de proyectos en curso» no tienen un sitio «oficial» donde ser guardadas cuando no estoy trabajando en ellas. Son pilas de papeles que necesito cuando estoy trabajando en ciertos proyectos activos. Puede ser información adicional que he encontrado, un esquema del proyecto o un calendario de eventos. Lo que está claro es que el conjunto de esos papeles corresponde al «proyecto 1» y, por lo tanto, debo mantenerlos juntos.
¿Dónde debería guardar este grupo de papeles que están relacionados? Teniendo en cuenta que los considero de uso frecuente, puesto que son proyectos en los que estoy trabajando cada día, tengo que ubicarlos cerca del escritorio para poder acceder a ellos fácilmente cada mañana cuando me pongo a trabajar. Dicho esto, puedo guardarlos en un archivador en una estantería encima del escritorio o en una carpeta manila que descanse de forma vertical en mi mesa con ayuda de algún utensilio de sobremesa. Aquí depende de tu estilo organizativo y de tus gustos elegir el método. Te daré más claves para escoger más adelante. Lo que está claro es que cuando es fácil acceder a la documentación, pierdes menos tiempo buscando y no procrastinas a la hora de guardar las cosas una vez que has terminado de usarlas.
Obviamente, lo que tienes que evitar entonces es guardar todo aquello que usas con frecuencia en un lugar de difícil acceso, como por ejemplo un archivador de carpetas colgantes abarrotado y cerrado con llave, o dentro de un armario a varios pasos de tu silla. Te podrías encontrar con dos problemas:
a) Por un lado, supondría una dificultad a la hora de acceder a la documentación, y a la hora de guardarla, con lo cual puede que volviera a acabar «por ahí encima».
b) Por otro lado, también provocaría que esos proyectos, supuestamente importantes —porque están abiertos y en proceso—, estén fuera de tu vista y, por lo tanto, sean susceptibles de que te olvides trabajar en ellos si eres una persona visual o que no lleves un control exhaustivo de tus tareas y una buena programación de tu tiempo.
El principal objetivo en este paso es asegurarte de que cada papel o documento que entra en tu oficina tiene un lugar donde ser guardado, de fácil acceso y visible —sobre todo si eres una persona «fuera de la vista, fuera de la mente»—. Este es el secreto de mantener tu escritorio libre de desorden y de pilas de papeles. Si esos papeles no tienen un lugar donde descansar, continuarán pululando libremente y distrayéndote, confundiéndote y, en definitiva, disminuyendo tu productividad día a día. Este es el paso más importante y el que te llevará más tiempo.
3. Etiquetar el sistema. Ya hemos identificado los tipos de documentos que tenemos y hemos buscado un lugar a cada tipo de papel que entra en la oficina, así que ahora toca etiquetar ese sistema para no olvidar dónde van las cosas. Por ejemplo, has decidido que todos los tiques de compras personales los guardarás en un sobre situado dentro del cajón superior de tu escritorio. Entonces, escribe en el sobre «tiques personales» para no olvidar dónde los has de colocar. Repite el proceso para todos los demás lugares asignados.
En aquellos lugares donde resulte bastante «encajado» el espacio, como un cajón por dentro o un armario, ayuda bastante tomar una fotografía cuando todo está en su lugar, porque te servirá de recordatorio de cómo estaba todo colocado si algún día se desordena o vacía. Por ejemplo, en el caso de un cajón con separadores para el material de oficina no es muy eficiente llenarlo de etiquetas; es mejor tomar una fotografía y, en el supuesto de vaciarlo para limpiar, por ejemplo, conservamos la referencia de cómo volver a colocarlo todo sin necesidad de tener que escribir qué bolígrafo va en qué lugar.
Como consejo para etiquetar, usa un texto que sepas de antemano que entenderás. Por ejemplo: «facturas aquí» o «papeles para archivar van aquí». Usa tu propio lenguaje en lugar de escribir algo ambiguo o genérico cuyo significado puede que olvides.
4. Mantenimiento. Esta es la parte más dura, sin embargo, la que va a producir los grandes cambios que se verán reflejados en el aspecto de tu escritorio a largo plazo. Si no tienes un buen mantenimiento de los papeles que entran en tu oficina, tu escritorio volverá a las andadas y tendrá el mismo aspecto que cuando estabas desorganizado. La forma más fácil de mantener tus documentos organizados es hacer un poco cada día. Esta es la rutina que yo hago diariamente: al finalizar mi jornada de trabajo, invierto diez minutos —o menos— en recoger todos los documentos con los que he estado trabajando. Raramente dejo algún papel encima del escritorio, porque me gusta llegar al día siguiente y empezar a trabajar con un escritorio despejado —y mente despejada—, y ordenado.
Plan de acción: Programa el tiempo en tu horario para categorizar, ubicar, etiquetar y crear un mantenimiento para tus documentos en tu oficina. Ya tendrás establecido un flujo de trabajo.
Gestiona documentos que recibes constantemente y a los cuales necesitas acceder con frecuencia
Si necesitas acceder a ciertos documentos con frecuencia, te sugiero archivarlos en archivadores de anillas. No te aconsejo carpetas de fuelle o carpetas colgantes, que son más complicadas de usar. Lo ideal sería utilizar un archivador por cada categoría que pienses que vas a necesitar y crear subcategorías mediante los separadores. Puedes usarlos tamaño A4 o A5; estos últimos son mucho más manejables para tomarlos y utilizarlos fácilmente cuando lo necesites. Mi archivador preferido para los documentos que preciso tener muy a mano es la carpeta canguro de plástico —PP—, de tamaño DIN A4 maxi, 30 mm de lomo y cuatro anillas. Se puede personalizar introduciendo láminas o dibujos en la bolsa transparente que lleva en la portada. Para el resto de categorías que pudieran contener más cantidad de documentos usaría archivadores que tuvieran entre 30 mm y 45 mm de lomo. Para mí son demasiado grandes a partir de 65 mm y me parece que las páginas no se pasan igual de bien. Además, son más incómodos a la hora de manejarlos, pero esto es simplemente una preferencia personal.
En el caso de que trabajes de cara al público o asistiendo a más personas directamente, y no necesites llevar contigo todos los papeles, te aconsejo instalar cerca de tu escritorio —o encima, o en la pared— algo parecido a estos dos módulos con varias divisiones o compartimentos para poder crear diversas categorías. Son de fácil acceso, visibles y admiten varios tamaños de papel.
Plan de acción: Haz un inventario de aquellos documentos que necesites usar con frecuencia y valora si usarás un método portátil o fijo. Luego, pasa a la implementación.
A todos nos llega el famoso correo basura. El formato digital es fácil de destruir, simplemente lo arrastramos a la papelera, pero cuando es un papel conviene pensar un poco más en cómo lo hacemos. Puede ser algo que no resulte interesante, pero que contenga información personal y convenga destruirlo a conciencia, y aún más después de la entrada en vigor del nuevo RGPD, según el cual es muy importante el tratamiento de los datos personales, que incluye no solo la captura, sino también el almacenaje, la destrucción y la eliminación responsable para evitar posibles pérdidas o robos de la misma. Por ejemplo, ofertas de tarjetas de crédito que no hemos pedido, ofertas de planes de pensiones o, incluso, un listado impreso por nosotros mismos con datos de clientes para un estudio de marketing. Podríamos romperlos directamente a mano en pedacitos y tirarlos, pero, sinceramente, habiendo destructoras en el mercado, ¿para qué entretenernos en eso un solo minuto? Además, ciertos documentos conviene desmenuzarlos bien.
Si tu empresa o negocio ya tiene cierta envergadura, puedes contratar algún plan de servicios de empresas de destrucción de información, pero si eres un emprendedor que no reúne grandes cantidades, existen infinidad de modelos de destructoras en el mercado bastante económicas y que se pueden diferenciar por las siguientes características:
◆ El estilo de corte. Las trituradoras de papel pueden tener diferentes tipos de cortes. Si necesitas simplemente deshacer un papel sin que se borre demasiado, tienes las destructoras que cortan el papel en tiras anchas, pero si lo que quieres es que resulte algo completamente ilegible, entonces busca una que deje un corte en tiras finas o transversales. Eso sí, hay muchos otros tipos; por ejemplo, las que cortan en pedazos diminutos.
◆ Ancho de entrada. Aquí me refiero al espacio que vas a tener para meter los papeles a destruir. Hay varias medidas, lo cual te permitirá poder destruir más o menos papeles a la vez. Si destruyes muchos, quizá sea más adecuado tener una destructora grande; en caso contrario, mejor una pequeña.
◆ Velocidad de destrucción. En este caso, la potencia que se quiere para la destructora es algo más que importante porque podremos destruir más o menos rápido. También la potencia te permitirá saber si se destruye papel u otros materiales como grapas, CD, etcétera.
◆ Otras características. Nos podemos fijar también en otras características como es la notificación si se atasca el papel, si la cesta está llena u otros sistemas de seguridad en caso de que haya problemas, por ejemplo.
La que yo tengo es una AmazonBasics, que compré hace ya unos años y con la que estoy muy contenta. El modelo no está ya disponible en la web. Es una trituradora de microcorte para papel, CD y tarjetas de crédito con recipiente de desechos—hasta ocho hojas—. Es cuestión de invertir algo de tiempo en la búsqueda de la mejor opción. Hoy en día las he visto hasta en los bazares orientales.
En cuanto a la frecuencia de uso, en mi caso, si estoy en la oficina, normalmente destruyo un papel en el momento en que lo quiero destruir, puesto que la destructora la tengo siempre enchufada en el suelo, al lado de la papelera. Tengo, además, activado el funcionamiento automático, así que es tan fácil como deslizar el papel por la ranura. La tengo a mi derecha, porque soy diestra. En el caso de que reciba algo que tenga que destruir y no esté en mi oficina, lo coloco en el revistero que uso como maletín de transporte por la casa y, cuando voy a la oficina a trabajar, lo destruyo. Si el hecho de destruir papeles no te resulta tan fácil como a mí, o por cuestiones de espacio debes tener la destructora en un lugar menos accesible, puedes ir acumulando los papeles en algún tipo de bandeja y programar la tarea rutinaria de una vez al mes o a la semana —en función del volumen de papel que acumules— realizar una «sesión de destrucción».
Cuando trabajaba por cuenta ajena, había una destructora bastante ruidosa para toda la empresa y, prácticamente, todos hacíamos sesiones de destrucción, para no estar molestando con el ruido constantemente y levantándonos del sitio. Yo usaba el último cajón de mi cajonera para ir colocando los papeles y, cuando no cabían o necesitaba hacer una parada, aprovechaba para destruirlos todos en bloque. Por supuesto, si generas grandes cantidades de papeles de los que necesitas deshacerte con mucha frecuencia y, además, que sean bien destruidos, no dudes en contratar un servicio externo que, además, trabaje conforme a las normas y estándares de calidad.
Plan de Acción: Valora qué cantidad de papeles tienes que destruir y, guiándote por las características mencionadas, concluye si vale la pena invertir en una destructora o no, y qué modelo es el más adecuado para ti.
Si queremos trabajar en proyectos para varios clientes al mismo tiempo y ser competentes, muchas veces necesitaremos algo más que una lista de tareas. Una opción para gestionar estos proyectos, tanto si estamos solos en el negocio como si tenemos un equipo, es encontrar algún buen programa de gestión de proyectos, estable pero también flexible. Los programas de software libre son ideales porque, además de ser potentes, cuentan con una comunidad de desarrolladores detrás que pueden hacernos ahorrar bastante en costes.
He preparado una lista de herramientas de software libre para que puedas valorar si encajan con tus necesidades:
◆ Coelabtive: Es la alternativa gratuita a herramientas de pago como Basecamp. Permite importar desde esta e incluye funciones similares como la gestión de diferentes proyectos, los objetivos y las listas de tareas. También mide el tiempo dedicado a las tareas, emite informes y cuenta con varios plugins para extender sus funciones. Solo está disponible en inglés.
◆ Project HQ: También es similar a Basecamp. Puedes gestionar diversas empresas, miembros y proyectos. Contabiliza objetivos y listas de tareas. También es configurable visualmente usando CSS.
◆ Gantt PV: Es un programa simple, sin complicaciones, que se basa en diagramas de Gantt para planificaciones de proyectos y seguimiento de tareas. Está disponible para Windows, Mac OS X y Linux.
◆ Clocking IT: También funciona con diagramas de Gantt interactivos. Añade otras utilidades como contador de tiempo, varias formas de comunicación, seguimiento e indexación de los cambios, e informes bastante completos de progresos. Está disponible en 14 idiomas, entre ellos el español.
◆ TeamWork: Tiene una excelente interfaz. Te permite hacer un seguimiento de distintos proyectos y equipos de trabajo, con una versión optimizada para acceder desde móviles. Tiene licencias gratuitas para organizaciones sin ánimo de lucro y bloggers. Disponible para Mac OS X, Linux y Windows.
◆ Achievo: Disponible en 20 idiomas, además de la utilidad de gestión de proyecto, que divide según el tiempo de su ejecución. Incluye calendarios, estadísticas, plantillas y notas. No hay tarifas de licencia o limitaciones para su uso.
◆ dotProject: Otra herramienta basada en la web. Lleva un tiempo y no hay ninguna empresa detrás de ella, estando sostenida por voluntarios y usuarios. Permite la gestión para múltiples clientes, con herramientas para administración de tareas, agendas y comunicaciones.
◆ GanttProject: Este es un programa de escritorio multiplataforma que está disponible para Windows, Mac OS X y Linux, y es totalmente gratuito. Incluye diagramas de Gantt, asigna las personas que trabajarán en el proyecto y exporta los diagramas como imágenes, mientras genera informes en PDF y HTML. Permite coordinar tareas con Microsoft Project, importando y exportando a sus formatos.
◆ TaskJuggler: Un gestor de proyectos realmente potente y superior a otros que usan herramientas para editar diagramas de Gantt. Cubre todos los aspectos de desarrollo de un proyecto, desde la primera idea hasta su fin. Ayuda a medir su campo de alcance, asignación de recursos, esquema de costos y ganancias, riesgo y gestión de las comunicaciones.
◆ Wrike: La elección de las grandes empresas.
◆ Trello: Otro gestor de proyectos exclusivamente online. Su interfaz llama mucho la atención y simula la creación de pizarras o tableros en los cuales puedes crear notas a modo de post-it, que puedes incluso arrastrar de un tablero a otro. Puede recordar ligeramente a Evernote, pero no tan potente en el uso de las tags o etiquetas.
Hoy en día, prácticamente todo puede ser gestionado online, pero para la mayoría de los emprendedores creativos, hay algo especialmente atractivo en el hecho de gestionar los proyectos de una forma manual, es decir, que dicha gestión tenga una presencia física. Si eres de los que te identificas con la frase «fuera de la vista, fuera de la mente», tendrás la necesidad de mantener junta toda la información relacionada con un proyecto y ubicada en un espacio físico y a la vista, que te permita saber en qué situación está cada uno de ellos de un vistazo. Hay algunos métodos muy visuales, muy creativos y al mismo tiempo efectivos que te pueden encajar. Lo mejor de estos métodos es que son personalizables al cien por cien, cosa que nunca podremos conseguir con un software. He aquí unos cuantos:
◆ Un método que uso mucho con mis clientes más visuales, para organizar proyectos activos, es el de usar clipboards del tipo portapapeles Välbekant de Ikea, con toda la documentación relacionada con el proyecto y colgado en la pared para aprovechar el espacio vertical. Como método de seguimiento, siempre se puede crear una hoja de ruta como portada, con la lista de tareas ordenada por el criterio que corresponda, así como el resto de datos específicos para ese proyecto.
◆ Otro método muy útil es el de usar revisteros, también colgados en la pared. Yo utilizo mucho el modelo Kvissle de Ikea. Este método también resulta ideal si el proceso de trabajo con tus clientes ha de pasar por varias fases. Puedes comprar tantos revisteros como fases tengas y en ellos introducir, en carpetas individuales del tipo manila o dosier, los documentos relacionados con cada cliente en particular.
◆ Si el proyecto implica utilizar un tipo de papel mayor que DIN A4, estamos algo más limitados en cuanto a material de almacenaje. Podríamos usar archivador de palanca Elba DIN A3 apaisado, cartón, lomo 80 mm o bien la opción horizontal de Exacompta, módulo 5 cajones A3 de 350 x 576 x 320 mm o, incluso, el revistero de pared del punto anterior, que también admite documentos medida A3.
Plan de acción: Decide cómo te sientes más cómodo gestionando los proyectos para tus clientes: de manera digital, física o, incluso, mixta. Comienza poniendo en práctica alguno de los sistemas que te he mencionado y ve modificándolo sobre la marcha.
En este apartado, con el que finaliza la primera parte del libro, vamos a organizar los archivos de tu ordenador. Aprenderás cómo crear un sistema para organizar tus documentos digitales; por qué deberías hacerlos coincidir con los archivos que tienes en papel, maneras fáciles de encontrar documentos extraviados, y cómo utilizar la tecnología para ahorrarte tiempo y problemas. Con esto finaliza la parte más «terrenal» de la organización de tu negocio. Una vez que hayamos puesto a raya el desorden reinante en nuestra oficina y, en consecuencia, en nuestro hogar, pasaremos a reordenar nuestros pensamientos, a fin de conseguir estar profundamente motivados para el día a día.
Conquistar los archivos de tu ordenador significa que los tengas organizados. Si no lo haces, perderás un tiempo precioso buscando documentos. Existen algunos programas en el mercado que, tras instalarlos en tu PC, realizan búsquedas y te pueden ayudar a encontrar los documentos perdidos. Son muy útiles, ya que rastrean en tu disco duro cual navegador en internet. Realmente te pueden salvar la vida si has de encontrar un archivo en tiempo récord. Algunos, incluso, son gratuitos. Sin embargo, no hay nada comparable con el gustazo de buscar un archivo y encontrarlo en segundos allí donde sabías que debía estar. Si pones en práctica los siguientes truquillos, ahorrarás mucho tiempo y complicaciones en lo referente a tus archivos digitales.
Lo ideal es clonar la estructura u organización de tus archivos físicos o en papel en el disco duro de tu ordenador para que, a la hora de guardar o recuperar un documento, nuestro cerebro —o nuestros colaboradores— no tenga que hacer el esfuerzo de recordar dos sistemas diferentes, con sus correspondientes categorías.
La mejor manera de crear un sistema de archivos es tal y como los artistas pintan un cuadro. Primero, trazos genéricos y muy amplios en los que no hay grandes detalles, pero se adivina exactamente lo que es. Luego, a medida que se va avanzando en la obra, se van añadiendo detalles. Pues en un sistema de archivos es exactamente igual. Al principio, hay que crear categorías lo más amplias o genéricas posible, para no tener que renombrar o cambiar constantemente o generar nuevas etiquetas, lo cual es una inversión de tiempo y para muchos, un engorro.
En los archivos digitales, suelo ser más específica a la hora de nombrarlos y añado algo más de detalles, para facilitar las búsquedas en el navegador de Windows. Es la única diferencia entre la estructura de archivos en papel y digitales. Además, me aseguro de que el nombre de todos mis documentos sea ridículamente fácil y deducible, para evitar abrir demasiados documentos ambiguos antes de dar con el bueno. Por ejemplo, evito tener archivos nombrados «Documento1.doc»; en lugar de eso, intento usar «Plantilla respuesta cliente que llama para consulta. doc».
Aunque el nombre del archivo pueda sonar tonto, resulta obvio de lo que trata el documento y, por lo tanto, me ahorra mucho tiempo, ya que no tendré que ir abriendo aleatoriamente archivos del tipo «Plantilla_1», «Plantilla_2» o innumerables «Documentox.doc».
Si sabes que tienes muchos archivos con nombres duplicados, hay un programa que se llama «Auslogics Duplicate File Finder» —muy intuitivo para usuarios no avanzados— que te ayuda a localizar los archivos duplicados y los borra o mueve de sitio. El problema es que dejas en manos de un programa la tarea de borrar un archivo que quizás no querías borrar, y es un proceso irreversible. En mi opinión, revisar y borrar manualmente es un procedimiento tedioso y que consume gran cantidad de tiempo, pero es la ruta más segura para tus archivos.
Normalmente organizar los archivos digitales es uno de los proyectos considerados enormes y va a tomarte bastante tiempo completarlo. Te sugiero fijarte el objetivo, por ejemplo, de pasar dos horas a la semana ordenando y categorizando. Quizás te parezca demasiado, pero cuando te des cuenta estarás mucho más cerca de tener en orden todo tu ordenador.
Plan de acción: Programa trabajar en este proyecto en períodos diarios de no más de dos horas. Abre una segunda ventana para poder realizar las modificaciones y los cambios. Puedes hacer una impresión de pantalla del listado de carpetas para tener un índice impreso de tus archivos. Si lo prefieres mucho más detallado y paso a paso, puedes descargarte mi sistema de organización de archivos digitales en mi web.
Cuando crees o te descargues un documento nuevo debes evitar, pues, en la medida de lo posible, que «desaparezca» o acabe guardado en un lugar desconocido en tu ordenador en el que jamás se te ocurriría mirar. Podrías usar el programa que te he comentado para encontrarlo, pero no tiene que ser tu primera opción.
La solución tampoco es que guardes absolutamente todo en el escritorio del ordenador, «porque ahí lo tienes controlado», ya que ¡estarás creando la versión digital de tus pilas de papeles en tu escritorio! Guárdalo todo siempre en una carpeta. Lo único que puede permanecer en el escritorio son carpetas muy genéricas o programas que uses a diario o, como mucho, semanalmente, tales como «Mis Documentos», tus navegadores preferidos, la papelera o tu programa de gestión de gastos.
El escritorio virtual, al igual que tu escritorio físico, ha de mantenerse despejado. Únicamente debería mostrar aquello que usas con mucha frecuencia; de lo contrario, se verá desordenado y solo será el recuerdo de infinidad de tareas pendientes de hacer y decisiones por tomar. Para usar el escritorio de manera eficiente, puedes usar los iconos de «acceso directo», que son atajos para llegar a todos aquellos archivos que uses con frecuencia, para no tener que hacer un montón de clics cada vez que los tengas que abrir. Siguiendo el ejemplo de los clientes, puede ser que necesites actualizar una hoja en Excel muy a menudo, en la que lleves el seguimiento de las acciones con uno de ellos. Creas entonces un acceso directo en el escritorio y, cuando acabes su proyecto, envías ese acceso directo a la papelera, pero el archivo original permanece en su sitio. Si aún no lo haces, créate el hábito de usar la opción de «abrir archivo -> guardar como» y luego nombrar el documento y ubicarlo en una carpeta con cualquier otra información con la que pueda estar relacionado.
Esto es importante: guarda todos los documentos que estén relacionados juntos, sin tener en cuenta el programa con el que los has creado. Por ejemplo, un expediente de un cliente —una carpeta— podría incluir presentaciones en PowerPoint, hojas de Excel, documentos en Word, fotos en JPEG, facturas en PDF, etcétera. Debes mantener todos estos archivos juntos, en la misma carpeta, la cual puede llevar el nombre de tu cliente. Cuando empieces a acumular unos cuantos de cada uno, sería el momento de crear subcarpetas, dentro de esa misma del cliente. Te podría interesar tener todas las facturas juntas en una subcarpeta, en otra todas las fotos, y así con el resto. Exactamente lo mismo que habrás hecho con tus documentos impresos.
Aunque sea relativamente sencillo buscar un archivo extraviado, lo más lógico e inteligente es que, cuando tengas que nombrar uno nuevo, elijas un término significativo, que sepas que recordarás meses más tarde cuando busques dicho archivo. De esta manera, ahorrarás muchísimo tiempo, ya que probablemente tu cerebro irá a buscarlo por el mismo nombre que elegiste al guardarlo, incluso aunque no lo recuerdes. Igualmente, si hay documentos relacionados con él, guárdalos utilizando el mismo término o palabra clave. Así, si haces una búsqueda, te aparecerán todos juntos por orden alfabético.
Ya hemos visto cómo los archivos digitales se desordenan igual que los físicos. No pierdas tu tiempo revisando continuamente largas listas de carpetas y archivos antiguos, en busca de los pocos que utilizas de forma regular. Con solo hacer un clic en la parte superior de la columna «Fecha de modificación» en el Explorador, Windows se encargará de ordenar tus archivos por fecha para que puedas revisar y eliminar los que no necesites. Si no estás seguro de deshacerte de ciertos archivos antiguos, una manera de sacarlos de en medio es crear unas cuantas subcarpetas y arrastrar allí los archivos antiguos por años, por cliente o por la categoría que tenga sentido para ti.
Casi todo nuestro trabajo lo realizamos hoy en día delante del ordenador, así que vale la pena un poco de esfuerzo para mantener el sistema organizado de manera racional. ¡Imagínate!, ¿y si consiguieras ahorrar tan solo unos segundos al día al guardar y recuperar archivos? Con la cantidad de veces que lo llegamos a hacer, ¿cuánto tiempo sacaríamos libre al mes o para dedicar a otro proyecto? Pongamos, una media de diez archivos al día —¿mucho, poco?—, y que consigo acortar el tiempo de guardar y de búsqueda en diez segundos cada uno —¿mucho?, ¿poco?—. ¡Venga, tú pones las matemáticas! ¡Te sorprenderás!
La primera cuestión aquí es la típica: ¿eres una persona a la que le gusta más la información digital o en soporte de papel?, ¿quizás una combinación de ellas? Personalmente, tengo un «archivador de referencia rápida», de tamaño A4, en el que encuentro, entre otras cosas, mis objetivos anuales, trimestrales, tareas..., y todo lo relacionado con mis cuentas —nombres de usuarios, contraseñas, links de acceso, preguntas de seguridad—. Todo está impreso —o escrito a mano si he tenido que actualizar algo— de una hoja de Excel en la que hay cinco columnas:
Este archivador está siempre en mi oficina, en un lugar de muy fácil acceso. Si paso a trabajar desde otro lugar de la casa, lo llevo conmigo; es mi «archivador de referencias o chuletas». Si me voy de viaje o salgo de casa, lo oculto a buen recaudo para que no esté al alcance de la vista, puesto que contiene información muy sensible. Este archivador es bastante útil para cuando tengo que acceder a alguna web desde un portátil o PC que no sea con el que trabajo habitualmente. Desde mi ordenador principal, utilizo la hoja de Excel y filtro por las columnas que tienen más sentido para mí en ese momento. Por preferencias personales, lo mantengo en un archivo en local y protegido con contraseña, pero existen programas en el mercado que organizan y gestionan los nombres de usuario y contraseñas, como por ejemplo, Password. Estos programas encriptan las contraseñas y la información de inicio de sesión de forma segura. Solo tienes que recordar la contraseña maestra para abrir el programa. A continuación, puedes continuar con el plan de acción propuesto.
Plan de acción: Haz un inventario de todos aquellos usuarios que has creado y que necesitas tener a mano y a salvo. Lo más rápido es crear una hoja de Excel como te he indicado y copiar y pegar. Luego, elige el sistema que más encaje con tus necesidades para acceder fácilmente.
Recomiendo al cien por cien RescueTime (www.rescuetime.com). Se trata de un programa que instalas en el dispositivo y que contabiliza la cantidad de tiempo que inviertes en cada web y programa. Por ejemplo, si pasas diez horas al día trabajando con tu ordenador, te enviará un informe detallado de en qué se han ido exactamente cada una de esas horas —cinco horas y media en Gmail, dos horas en Facebook, una hora en Photoshop, etcétera—. Tiene en cuenta los tiempos de inactividad del ordenador e, incluso, puedes establecer alertas para que te avise cuando pasas más de un tiempo determinado en una web o red social. Es una aplicación genial porque puedes saber en qué se te está yendo el tiempo, pues cómo lo utilices en internet o en las redes sociales afectará lo productivo que eres en tu día a día.
Plan de acción: Configura el programa e interpreta los resultados con sinceridad y sentido común, para finalmente tomar las decisiones que consideres oportunas.
Tener un escáner es algo imprescindible hoy en día. Hace unos meses adquirí el Fujitsu ScanSnap iX500 —dúplex, wifi— y no tengo palabras para describir lo excelente que es este producto. Antes, utilizaba para escanear documentos una impresora multifunción, y es incomparable. Las dificultades con las que me encontraba continuamente evitaban que me acostumbrara a escanear.
Era un trabajo realmente tedioso colocar, escanear, esperar, luego volver a escanear si no funcionaba la primera vez, dar la vuelta a la página... Posiblemente no encajara en mi forma de trabajar, porque hay personas que las siguen utilizando, así que en el fondo, las personas que buscamos sistemas para incrementar nuestra productividad somos un poco vagas: buscamos encontrar métodos para esforzarnos menos y conseguir mayores y mejores resultados. A continuación, enumero las principales características de mi escáner para que puedas usarlas en la comparativa con otros productos similares.
◆ Escanea a múltiples destinos. Cuando escaneas un documento, te pregunta dónde lo quieres guardar. Te ofrece multitud de opciones, incluido enviarlo a tu móvil —ideal si estás fuera de la oficina—, enviarlo por e-mail, guardarlo directamente en la nube —Evernote, Dropbox, etcétera— para poder acceder desde cualquier lugar a tu disco duro o bien enviarlo a un dispositivo externo —pendrive o disco duro—. Lo mejor de todo, es que escanea por las dos caras, así que se acabó tener que dar la vuelta al papel.
◆ Puedes hacer búsquedas dentro de los documentos. Al escanear un nuevo documento, puedes convertirlo de manera fácil en un documento objeto de búsquedas con un simple clic. Una vez escaneado, clicas en «seleccionar todo» y buscas, por ejemplo, una determinada palabra en todo el documento. Pongamos que tienes un documento impreso de 50 páginas en el que te interesa encontrar un párrafo que habla de «ABC». Simplemente escaneas el documento, lo conviertes a searchable PDF, introduces la palabra clave y de manera instantánea encontrará el párrafo que estás buscando.
◆ Etiquetar documentos. Cuando escaneas un documento, puedes etiquetarlo con palabras clave. Por ejemplo, si escaneas una tabla de ejercicios de pilates, puedes etiquetarla como «pilates», «gimnasia», «gym» o cualquier otra palabra que tenga sentido para ti. De esa forma, si la necesitas, la encontrarás antes, ya que puedes hacer una búsqueda en la casilla correspondiente y la aplicación te mostrará inmediatamente el documento encontrado.
La respuesta a esta pregunta es la misma que suelen dar los abogados: depende. Si eres una persona que necesita soporte visual para ciertas actividades o desarrollar proyectos de forma más creativa que con un simple lápiz y papel no es necesario que lo escanees absolutamente todo. Si tienes la necesidad de hacerlo, quizás tendrías que pasar primero por el proceso de organizar tus documentos escritos, crear flujos de trabajo y, del resultado de este proceso, obtendrás una respuesta totalmente personalizada. La tendencia más generalizada es escanear únicamente aquellos documentos a los que no tienes que acceder con demasiada frecuencia, pero que sí necesitas conservar por motivos legales o de trabajo. Por ejemplo, facturas de compras o facturas de clientes, si en tu flujo de trabajo o rutinas se incluye el envío ocasional de duplicados por extravío.
El único motivo que te puede llevar a escanear más que la media es la falta de espacio, pero ten en cuenta siempre tu estilo organizativo. Si eliminas un archivador para tener más espacio y tu forma de trabajar necesita ver y tocar tus sistemas o utilizar separadores con códigos de colores, puedes estar cambiando un sistema que ya funciona a la perfección y, por lo tanto, boicoteando tu productividad.
Plan de acción: Elige cuáles son los documentos que vas a escanear y dónde los vas a guardar, y programa períodos cortos de tiempo cada semana para realizar el escaneado.
Una vez más la respuesta es: depende. Depende de si es una compra online personal o de trabajo, y también de la categoría de ese documento; lo que hagamos con esa factura o tique puede ir desde archivarlo durante seis años a tirarlo directamente. Si el documento es considerado personal, es decir, algo que he comprado para mí o para alguien de mi familia, cambio el asunto añadiendo la palabra personal delante y directamente arrastro el correo a una carpeta titulada «Correo procesado» en mi bandeja de entrada —diferente a la papelera—. No es necesario crear una carpeta específica que se llame «tiques de compra personal», porque en el caso de que lo necesite, solo he de usar la función de búsqueda del programa gestor de correo —en mi caso Outlook— y buscar por «personal» + el nombre del vendedor, por ejemplo. Nunca imprimo este tipo de recibos o facturas y, por supuesto, tampoco borro los archivos.
Si se trata de una compra de «negocios», inmediatamente imprimo la factura y la introduzco en mi sobre de polipropileno, «Pendiente de contabilizar». Utilizo un sobre por año y lo guardo durante un tiempo, para usarlo para temas de liquidaciones o posibles auditorías. En ese caso, estaría siempre preparada; solo tendría que tomar el sobre de polipropileno y no me preocuparía por buscar entre miles de e-mails para encontrar los recibos o facturas de lo que he adquirido. Puedes guardar solamente la copia digital, pero siempre hay quien trabaja mejor con documentos escritos, y te lo puede exigir así.
Plan de acción: Crea tu sistema para organizar estos archivos de forma impresa o digital y etiquétalo.
Esto sí que debe ser una prioridad. Cuando nos bajamos un archivo al ordenador o guardamos un documento, somos algo más selectivos al ser conscientes —supuestamente— de que estamos ocupando espacio en nuestro disco duro. Sin embargo, los favoritos o marcadores en nuestro navegador de internet preferido es algo que almacenamos «a discreción», porque, en principio, no ocupan lugar. Lo malo es que puede acabar siendo el peor de los caos si no los renombras bien ni los categorizas rigurosamente o asignas etiquetas.
La mayoría de cosas que enviamos a favoritos son aquellas que forman parte de nuestros intereses personales, motivaciones, inspiraciones, ideas o visión de negocio. Nos pasa a todos que, de vez en cuando, navegamos por internet y encontramos un artículo, una frase o una foto en un blog o red social que nos da una idea para escribir en nuestro blog o para decorar nuestra casa. No quieres descargar la información, pero sí leerla más tarde porque puede que lo que te aporte tan solo un párrafo pueda desencadenar grandes cambios en tu negocio o en tu vida. El problema llega cuando empiezas a guardar esa información de manera indiscriminada aquí y allá, como pantallazos en el escritorio, añadiéndolo a favoritos de diferentes navegadores, anotándolo en papeles o, incluso, haciéndote una nota mental y confiando en que lo recordarás rapidamente cuando lo necesites. Pero la realidad es que pasados unos días ya no recordarás absolutamente nada.
¿Cómo podemos guardar a buen recaudo todas esas historias, ideas, fotos y artículos de la web para que, cuando los necesitemos, los podamos encontrar? Hay varios sistemas y, una vez más, depende de tu estilo organizativo; si prefieres la agilidad de los métodos digitales o la ceremonia de apuntarlo en el último modelo de Filofax. Veamos algunos de ellos:
◆ Hay una herramienta llamada Evernote Web Clipper que te permite guardar diversos fragmentos de información —texto, imágenes, URL, etcétera— de las webs o redes sociales con el fin de usarlos en un futuro. Está disponible para todas las plataformas móviles y sistemas operativos actuales y sincroniza automáticamente la información que introduzcas, de manera que con tener una cuenta de usuario de Evernote tendrás todas tus notas en internet. También puedes etiquetar esa información con palabras clave para facilitar su recopilación cuando la necesites. Te permite, incluso, resaltar el texto con un color, haciendo mucho más fácil la tarea de búsqueda. Es una gran herramienta.
◆ Otra herramienta con unas características muy parecidas es Pinterest, que en realidad es una red social principalmente visual. Se trata de pinear —más o menos guardar— todo aquello que encuentres interesante en la web. La única diferencia es que, al ser visual, pineas imágenes que enlazan a una web o a un artículo. Por tanto, es ideal para personas visuales, que pueden relacionar una información con una imagen. Tus tableros o carpetas corresponden a categorías y tus pines son tus fragmentos de información, que pueden ser también etiquetados e incluso guardados con una frase descriptiva. Al ser una red social, te permite seguir a usuarios que puedas considerar como fuentes valiosas de inspiración, acumulando pines que se adaptan a tus gustos sin necesidad de navegar solo por ti. También pueden seguir tus tableros otros usuarios —con lo cual el valor en marketing es ilimitado—, pero no te preocupes porque hay la posibilidad de crear tableros ocultos.
◆ Gestión de e-mails. Hay formas muy variadas de gestionar los e-mails, pero lo más importante es que no utilices la bandeja de entrada para almacenar todos los correos electrónicos que recibas. Cada vez que decidas qué hacer con cada uno, elimínalo o arrástralo a otra carpeta. Unos los eliminarás directamente porque son spam; a otros deberías responder con un breve «ok» y tras ello eliminarlos; otros requerirán una respuesta más extensa, y otros quizás contengan información que sean «referencias futuras». Todos ellos deberían ser traspasados a carpetas nombradas según la categoría correspondiente, aunque la bandeja de entrada de correo no debe ser tu gestor de tareas. Lo que sí podrías hacer es usar el gestor de correo de Outlook como gestor de tareas, configurándolo adecuadamente.
Plan de acción: Elige un único sistema para guardar tus favoritos de la web y comienza a trasladar a este todo lo que tengas anotado en otros sistemas. Centraliza tus fuentes de inspiración.