Capítulo 1

La comunicación escrita en empresas públicas y privadas

1. Introducción

Toda empresa necesita comunicar todo tipo de información interna y externamente. De los diferentes medios para realizar el acto comunicativo de la empresa, destaca la comunicación escrita.

En la comunicación que se realiza por escrito, el emisor redacta un texto que, posteriormente, será decodificado mediante la lectura por el receptor.

En el presente capítulo, se hará referencia a la comunicación escrita en la empresa (tanto pública como privada), sus funciones y sus elementos.

Tras el análisis de la comunicación escrita en la empresa, se conocerán los distintos tipos de comunicación escrita, las cartas comerciales y los documentos administrativos.

Finalmente, se aprenderá a realizar un texto escrito de manera correcta.

2. Funciones

Cualquier acto de comunicación en una empresa u organización, independientemente de que esta sea pública o privada, se realiza con un fin.

La empresa, para su supervivencia y desarrollo, necesita estar en continua relación tanto con su entorno externo como interno y ello lo logra gracias a la comunicación.

Nota

Con la comunicación escrita, una empresa puede realizar las distintas actividades mercantiles.

La comunicación escrita en la empresa posee las siguientes funciones comunicativas:

1. Informativa: en este sentido, la comunicación escrita pretende transmitir y recibir información de cualquier ámbito de la empresa. En esta función, el emisor influye sobre el receptor, ya que le otorga nueva información.
2. Reguladora: la comunicación escrita también puede servir para regular la conducta de las personas integrantes de la empresa.
3. Referencial o cognoscitiva: en este tipo de función de la comunicación, se pretende dar información veraz y objetiva de la empresa o su entorno.
4. Connotativa: la función cognitiva se basa en el receptor, ya que, mediante una comunicación imperativa, se pretende que el mensaje sea pedagógico.
5. De implicación: esta función se orienta hacia la implicación del emisor y el receptor mediante un escrito, para iniciar, mantener, prolongar o interrumpir un acto de comunicación.

Actividades

1. Investigar sobre el uso de la comunicación escrita dentro de la empresa en la actualidad.

2. ¿Cree que en una empresa se utilizan todas las funciones comunicativas? Argumentar la respuesta.

3. Elementos de la comunicación escrita

Los elementos de la comunicación escrita son imprescindibles para que pueda desarrollarse el acto comunicativo.

Dentro de dichos elementos, destacan el emisor (remitente), el mensaje, el código, el soporte y el destinatario (receptor):

1. Emisor o remitente: persona que escribe el mensaje. Los mensajes pueden ser escritos manualmente, a través de máquinas de escribir, ordenadores, etc.
2. Mensaje: medio que contiene la información, que elabora el remitente y que, posteriormente, recibe el destinatario.
3. Código: método que se emplea para elaborar la escritura (los símbolos que se usan, el conjunto de normas, etc.).
4. Soporte: lugar donde se refleja la información a través de la escritura.
5. Receptor o destinatario: persona que recibe el mensaje.

4. Tipos: cartas comerciales y documentos administrativos

Las cartas comerciales son uno de los documentos más importantes en la empresa y se utilizan como medio de comunicación entre las empresas o la empresa y un particular y viceversa.

Su elaboración debe realizarse de manera cuidadosa, ya que de ella depende la imagen que dé el emisor de la misma. Posee la siguiente estructura:

1. Encabezamiento: formado por el membrete del remitente, los datos del destinatario, la referencia y el asunto, la fecha y el saludo:
   1. Membrete: zona donde se plasman los datos del remitente (nombre completo de la empresa, logotipo, dirección completa y número de teléfono).
   2. Destinatario: refleja los datos de la persona a la que se dirige la carta (nombre y apellidos, dirección completa). El destinatario se escribe debajo del membrete a la izquierda o derecha del documento.
   3. Fecha: hace alusión al día en que la carta se redacta. Se localiza debajo del destinatario.
   4. Referencias: abreviaturas que se usan para hacer determinadas identificaciones (número de expediente, personas que elaboran la carta, etc.).
   5. Asunto: se refleja de forma concisa y breve el contenido principal de la carta.
   6. Saludo: hace alusión al primer contacto que se tiene con el destinatario.
2. Cuerpo: donde se plasma el contenido.
3. Cierre: indica el final de la carta comercial y está compuesto por la despedida, la firma, los anexos y la posdata:
   1. Despedida: la forman palabras y frases cortas y concisas que finalicen y cierren la carta.
   2. Firma: si una carta no se firma, carece de validez. Se coloca seguidamente a la despedida.
   3. Anexos: si la carta viene con algún otro documento, se indica en el cierre de la carta.
   4. Posdata: aparece en el final de la carta y se usa para escribir mensajes de carácter breve.

Ejemplo de las partes de una carta comercial

Actividades

3. Definir carta comercial e indicar su estructura.

4. Realizar una carta comercial.

Existen diferentes estilos de cartas comerciales, tales como:

1. Moderno: se caracteriza por la inexistencia de tabulador o sangría (todo el documento empieza en el margen izquierdo).
   

   Ejemplo de carta comercial moderno

2. Moderno modificado: idéntico al anterior, salvo en la firma y la antefirma, que se colocan en el margen derecho.
   

   Ejemplo de carta comercial moderno modificado

3. Profesional: se diferencia este estilo por el uso frecuente de sangrías.
   

   Ejemplo de carta comercial profesional

4. Evolucionado: se caracteriza por la eliminación del saludo y la despedida.
   

   Ejemplo de carta comercial evolucionado

Aplicación práctica

Es empleado de la empresa Cirolita S. L., con domicilio en el Polígono Industrial Sur, parcela 19, 11500 Valdelagrana.

Su superior le pide que escriba una carta comercial al cliente Platera S. A., por la que se le informe que, para cobrar la factura nº 17122010 de 300 €, que se adjunta, remitan cheque cruzado.

Utilice el modelo evolucionado.

SOLUCIÓN

Carta comercial en modelo evolucionado

En base al contenido u origen de la carta comercial, existen diferentes tipos:

1. Cartas de informe: se trata de cartas cuyos destinatarios son individuos del mismo rango, de la misma actividad, etc., en las que se engloba información acerca de la solvencia económica, la seriedad, etc., de clientes o proveedores.
   

   Ejemplo de una carta de informes

2. Cartas de pedido: cartas cuyo destino son los proveedores potenciales o habituales, para solicitar información sobre productos, realizar pedidos, aceptar dichos pedidos y realizar cobros.
   

   Ejemplo de confirmación de pedido

3. Cartas de reclamación: cartas cuya finalidad es reclamar el pedido o el impago del mismo.
   

   Ejemplo de carta de reclamación de impago

4. Informes personales: cartas cuyo destino son aquellas empresas a través de las cuales se pide información sobre las personas a las que conocen por haber prestado sus servicios en las mismas.

En el régimen interno de la empresa, existe una comunicación cuyo contenido es conciso. Las principales comunicaciones breves dentro de la empresa son:

1. Carta circular: cartas que usan las empresas para realizar algún comunicado sobre cambios de domicilio, razón social, nueva línea de productos, etc., a otros individuos o empresas. Asimismo, dentro de la empresa, se usan para comunicar asuntos que son de interés general, como cambios de horario, de turnos, etc.
   

   Ejemplo de carta circular

2. Saluda: cartas que usan las empresas, organismos públicos y autoridades a causa, entre otros, de los siguientes motivos:
   1. Invitación a actos.
   2. Toma de posesión.
   3. Forma de agradecimiento.

Las partes que forman un saluda son el inicio, el contenido y el final.

1. Comunicaciones de carácter interno: documentos que se utilizan para comunicarse entre los distintos departamentos, secciones, etc., de una empresa. Al igual que el saludo, los comunicados de carácter interno están formados por tres partes: el inicio, contenido y final.

Actividades

5. ¿Qué diferencia existe entre la carta comercial y otros documentos en la empresa?

6. Realizar un ejemplo de una circular y un saluda de una empresa.

Las empresas y los individuos también tienen relaciones con la administración y viceversa a través de unas comunicaciones formales.

Las comunicaciones con la administración tienen en común que están redactadas con un estilo y un tono impersonales, a diferencia de las cartas comerciales.

El siguiente esquema muestra la dirección de las distintas comunicaciones, así como el documento que se utiliza para tal fin.

Los documentos usados son la instancia, el oficio y el certificado. A continuación, se analiza cada uno de ellos:

1. Instancia: documento escrito cuyo destinatario es la Administración pública, a través del cual se solicita algo que esté recogido en la normativa legal vigente. La estructura que presenta la instancia es:
   1. Datos personales del solicitante.
   2. Exposición de hechos y motivos de la petición.
   3. Solicitud.
   4. Relación de documentos que acompañan a la solicitud.
   5. Lugar, fecha y firma.
   6. Destinatario (órgano o cargo del responsable).
   

   Ejemplo de instancia

2. Oficio: se usa para notificar hechos, realizar peticiones o adjuntar documentos entre las administraciones con el fin de comunicarse entre ellas. El oficio se estructura de la siguiente forma:
   1. Membrete, donde deben reflejarse todos los datos posibles.
   2. Asunto.
   3. Dirección.
   4. Cuerpo.
   5. Firma, nombre, apellidos y cargo.
   6. Localidad y fecha.
   

   Ejemplo de oficio

3. Certificado: documento que expiden las administraciones o las empresas a través del cual se da fe de la presencia de una situación determinada. Tiene valor legal. La estructura del certificado es:
   1. Encabezamiento, donde aparece el nombre y cargo de la persona que lo realiza.
   2. Cuerpo del escrito, el cual se inicia con la palabra certifico o certifica.
   3. Firma y sello en la izquierda del documento.
   4. Lugar y fecha en la izquierda del documento.
   

   Ejemplo de certificado

Aplicación práctica

Manuel Parra, con DNI 1234567, desea pedir a su empresa un documento que acredite que trabaja en la empresa SISCU S. L. como comercial desde el 20 de enero de 20XX (de manera indefinida) y que cobra anualmente una cantidad de 18.000 € brutos al año.

Redacte dicha petición según el documento más conveniente.

Los datos de la empresa son:

SISCU S. L.

C/ Diputación 258

CP: 11003

Responsable: Isabela Pavía Díaz

SOLUCIÓN

Dicha petición ha de quedar plasmada en un certificado, ya que, mediante este documento, la empresa dará fe de que Manuel es un trabajador de la empresa SISCU S. L. desde el 20 de enero de 20XX, cobrando una cantidad de 18.000 € brutos anuales.

El documento quedaría redactado de la siguiente forma:

Ejemplo de certificado

5. Elementos de la correspondencia comercial: el sobre, el papel y la carta

Para que la comunicación escrita en la empresa sea efectiva, ha de tener una serie de elementos básicos. Dichos elementos se corresponden con el soporte donde se refleja el mensaje escrito y este en sí. En este sentido, se van a nombrar el sobre, el papel y la carta.

El sobre es la cubierta, generalmente de papel, donde se incluye la carta, comunicación, tarjeta, etc., y que, posteriormente, se envía de una parte a otra.

En el sobre deben reflejarse los datos del destinatario, el remitente, el franqueo (el pago del servicio materializado en el sello).

Nota

El papel sigue siendo el elemento más utilizado para la comunicación escrita.

Existen muchos tipos de papel en el mercado: autocopiativo, barba, cebolla, milimetrado, guarro, de prensa, térmico, timbrado, vegetal, etc., aunque el más utilizado es el vulgarmente conocido como papel de carta.

Se recomienda que el papel que se utilice para la comunicación escrita en cualquier empresa sea de color blanco. Asimismo, el tamaño más recomendado, por su generalización, es el formato A4.

Sabía que...

El papel fue inventado en China sobre el año 200 a. C. Existen ejemplos de papel descubiertos junto a tablillas de madera que contienen esa fecha.

Los primeros papeles son de seda y lino, pero de pobre calidad para la escritura, por lo que fueron utilizados principalmente para envolver.

El inventor del papel fue Ts’ai Lun.

La carta en sí es la forma más utilizada para la realización de la comunicación escrita. Es importante que las cartas tengan una buena presentación, ya que el destinatario obtiene una imagen del remitente.

Por ello, la carta debe poseer los siguientes requisitos:

1. Puede ser escrita a mano, máquina de escribir o equipo informático.
2. Debe poseer una distribución centrada y correcta.
3. Debe distinguirse de un solo vistazo su estructura.
4. Tiene que tener unos márgenes adecuados.
5. Se utilizarán todas las hojas que sean necesarias, ya que nunca debe escribirse en su reverso.
6. Toda carta ha de estar firmada a su conclusión.
7. La escritura de la carta ha de realizarse sin borrones ni tachones.

Actividades

7. Hacer una aproximación de la definición de comunicación escrita.

8. Investigar sobre la comunicación escrita en la empresa, ¿puede decirse que constituye el canal principal de comunicación?

9. Analizar los elementos de la comunicación escrita y aplicarlos a una situación comunicativa escrita.

6. La correcta expresión de los textos escritos

Cuando se comunica utilizando la comunicación escrita, para que el mensaje que se trasmite no muestre más de una interpretación, es decir, que no dé lugar a ningún tipo de error de compresión o duda, hay que establecer unos puntos que se utilicen como guía para la correcta expresión de textos escritos.

Por ello, para que la comunicación escrita en la empresa sea efectiva, es necesario que cumpla una serie de puntos:

1. Ser de fácil comprensión.
2. Que se realice de manera adecuada.
3. Que sea concisa.
4. Que se ciña solo al hecho de la comunicación.

Además de cumplir con estos puntos, también tienen que tenerse muy presente los siguientes factores:

1. Las faltas de ortografía: el documento debe ser revisado para evitar cualquier tipo de anomalía ortográfica.
2. Uso de un vocabulario amplio a través de sinónimos.
3. Separar los temas a tratar de manera adecuada.
4. Evitar en un mismo documento que se repita mucho una palabra (pleonasmo).
5. No usar el gerundio para el comienzo o despedida de un documento.
6. No utilizar formulismos.

Actividades

10. ¿Por qué es tan importante la expresión en la comunicación escrita?

11. ¿Qué consecuencias puede tener un documento mal escrito para la empresa?

7. Resumen

La comunicación en empresas públicas y privadas tiene distintas funciones comunicativas, tales como la informativa, la reguladora, la referencial o cognoscitiva, la connotativa y la de implicación.

Para comunicarse a través de la escritura, se necesita tener en cuenta los elementos tales como el sobre, el papel y la carta.

Dentro de la empresa, existen distintos tipos de comunicación escrita, que son las cartas comerciales y otros tipos de documentos administrativos.

La carta comercial tiene una estructura formada por el encabezado, el cuerpo y el cierre. Además, existen diferentes modelos, entre los que destacan el moderno, el moderno modificado, el profesional y el evolucionado.

Para redactar un texto, hay que seguir unas pautas que conducirán a una correcta expresión de los textos escritos.

Ejercicios de repaso y autoevaluación

1. ¿Cuáles son las principales funciones de la comunicación?

2. Complete el siguiente texto.

La función __________ se basa en el ___________ ya que mediante una comunicación imperativa, se pretende que el ___________ sea ___________.

3. ¿Qué es el sobre?

4. Indique si la siguiente afirmación es verdadera o falsa. El sobre franqueado se caracteriza porque no se tiene que abonar el coste del servicio, ya sea nacional o internacional.

1. Verdadero
2. Falso

5. ¿Qué tipo de requisitos se deben cumplir en la elaboración de una carta?