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Planifique cada día con antelación
Planificar es traer el futuro al presente para poder hacer ahora algo al respecto.
Alan Lakein
Seguro que la siguiente pregunta le suena familiar: «¿Cómo te comes un elefante?» La respuesta, por supuesto, es: «¡Bocado a bocado!»
¿Cómo se traga el sapo más grande y más feo? Del mismo modo. Lo divide en actividades específicas paso a paso y empieza por la primera.
Su mente, su capacidad para pensar, planificar y decidir, es su herramienta más poderosa para superar la postergación de las decisiones y aumentar la productividad. Su capacidad para establecer objetivos, planificar y actuar determina el curso de su vida. El mero acto de pensar y planificar desata sus poderes mentales, dispara su creatividad y aumenta sus energías físicas y mentales.
A la inversa, como escribió Alex MacKenzie, «la acción sin planificación es la causa de todos los fracasos».
Su capacidad para planificar bien antes de actuar es una medida de su competencia global. Mientras mejor sea el plan que tenga, más fácil le resultará superar la postergación de las decisiones, empezar, tragarse el sapo y continuar.
Aumente sus ganancias de energía
Uno de sus objetivos principales en el trabajo debe ser obtener el mayor beneficio posible de su inversión de energía mental, emocional y física. La buena noticia es que cada minuto ocupado en planificar le ahorra hasta diez minutos en la ejecución. Planificar el día no le consume más de diez o doce minutos, pero esta pequeña inversión de tiempo le ahorrará por lo menos dos horas (entre 100 y 120 minutos) de tiempo perdido y esfuerzo impreciso durante el día.
Puede que haya oído hablar de la fórmula de las seis «P»: «Planificación Previa Pertinente Previene Pobre Productividad.»
Resulta asombroso que tan poca gente practique cada día la planificación cuando está demostrado cuánto ayuda a aumentar la productividad y el rendimiento. Y la planificación es algo verdaderamente muy sencillo. Sólo necesita una pluma y un papel. Las agendas electrónicas más sofisticadas, programas informáticos u organizadores del tiempo se apoyan en el mismo principio: antes de empezar, sentarse y escribir una lista de todo lo que tiene que hacer.
Dos horas extras por día
Trabaje siempre con una lista. Cuando se presente algo nuevo, agréguelo a la lista antes de hacerlo. Puede aumentar su productividad y rendimiento en un 25 por ciento o más desde el primer día que empiece a trabajar de manera coherente siguiendo una lista.
Haga la lista la noche anterior, al término del día de trabajo. Traslade todo lo que todavía no ha terminado a la lista del día siguiente y después agregue todo lo que tiene que hacer ese día. Si hace la lista la noche antes, su subconsciente trabajará con esa lista toda la noche mientras duerme. Y con frecuencia le ocurrirá levantarse con grandes ideas e intuiciones que puede utilizar para completar su trabajo con mayor prontitud y mejor de lo que había pensado inicialmente.
Mientras más tiempo dedique a hacer con anticipación una lista escrita de todo lo que tiene que hacer, más eficaz y eficiente será.
Diferentes listas para distintos propósitos
Necesita listas distintas para propósitos distintos. Primero debe crear un listado maestro en el cual escribe todo lo que le parece que quiere hacer en algún momento en el futuro. En ese listado anota cualquier idea que se le ocurra y cualquier tarea o responsabilidad nueva que se le presente. Puede elegir entre todo esto más tarde.
En segundo lugar, debe contar con una lista mensual que hace al final de cada mes para el mes siguiente. Puede contener asuntos que transfiere del listado maestro.
En tercer lugar, debe contar con una lista semanal donde planifica anticipadamente la semana completa. Esta lista se mantiene en construcción mientras transcurre la semana.
Esta disciplina de planificación sistemática del tiempo le puede ayudar bastante. Mucha gente me ha dicho que el hábito de reservar un par de horas al final de cada semana para planificar la siguiente ha contribuido a aumentar su productividad drásticamente y les ha cambiado por completo la vida. A usted también le va a funcionar esta técnica. Finalmente, debe transferir asuntos de sus listas mensuales y semanales a su lista diaria. Se trata de las actividades específicas que va a realizar el día siguiente.
Conforme transcurre la jornada laboral, ponga una señal en los asuntos de la lista que ha completado. Esto le permite disponer de un cuadro visual de los logros. Genera la sensación de éxito y de avance. Si ve que avanza progresivamente en su lista, se siente motivado y aumentan sus energías. También mejora su autoestima y respeto de sí mismo. El progreso continuo y visible le impulsa hacia delante y le ayuda a superar indecisiones.
Planificar un proyecto
Ante un proyecto de cualquier clase, empiece por hacer una lista de cada paso que tendrá que dar, de principio a fin, para completarlo. Organice las tareas del proyecto según prioridades y cree las secuencias necesarias. Contemple el todo en un papel o en la pantalla del ordenador. Y empiece a trabajar en una tarea a la vez. Le sorprenderá lo que puede conseguir de este modo.
Al avanzar en sus listas se sentirá más eficaz y poderoso. Sentirá que controla mejor su vida. Se sentirá naturalmente motivado para hacer todavía más. Pensará mejor y más creativamente y contará con más y mejores intuiciones que le permitirán trabajar aún más rápido. El progreso visible le ayudará a evitar la procrastinación.
Al trabajar ininterrumpidamente con el contenido de sus listas desarrollará una sensación de impulso positivo hacia delante, que le capacitará para superar la postergación de las decisiones y le dará mayor sensación de control de su vida. Esta sensación de progreso le proporcionará más energía y le mantendrá activo a lo largo del día.
Una de las reglas más importantes de la eficacia personal es la del 10/90. Dice que el primer 10 por ciento del tiempo que ocupa planificando y organizando su trabajo, antes de empezar, le va a permitir ahorrar hasta el 90 por ciento del tiempo que ocupará en hacer el trabajo una vez que lo ha empezado. Basta con que pruebe una vez esta ley.
Si planifica anticipadamente su día, le resultará mucho más fácil empezarlo y continuar avanzando. El trabajo resulta así más rápido y fluye con mayor facilidad. Se siente más poderoso y competente. Nadie le podrá detener.
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