Capítulo 1
Operativa de la preparación de pedidos
1. Introducción
Parte fundamental en las empresas relacionadas con el almacenaje y distribución de mercancías es la operativa en la preparación de los pedidos.
Este sistema de operaciones tiene como función gestionar una adecuada distribución de los artículos desde su recogida y entrada al almacén. Todos los pasos a seguir en este tipo de trabajos mercantiles pasa por la ubicación de los productos en las diferentes zonas o estanterías de las instalaciones, su preparación para la entrega al cliente y por supuesto, el transporte.
En este capítulo se revisarán las principales operaciones y las pautas a seguir en una correcta preparación de pedidos.
2. Características y necesidad de la preparación de pedidos en distintos tipos de empresas y actividades
El control de los pedidos se ha convertido en un elemento esencial para el correcto funcionamiento de las empresas, sobre todo, cuando se habla del sector empresarial del almacenaje o logística.
La necesidad de la preparación de pedidos, tanto en pequeñas y medianas empresas, como en las de mayor nivel, es una tarea fundamental para que el flujo de trabajo sea el correcto.
Hasta hace muy poco tiempo las empresas restaban importancia a esta operación lógica de control de mercancías. Pero poco a poco los empresarios del sector se fueron dando cuenta de que no mantener un orden y control en estas operaciones conllevaba una mayor pérdida de tiempo, a la vez que causaba desconcierto en empleados y clientes.
Sabía que...
Al acto de la preparación de pedidos se le conoce con el nombre de picking.
La importancia de la preparación de los pedidos y su distribución posterior es debida, en gran parte, a la necesidad de los propios clientes, ya que estas actividades no dejan de ser fruto de la cumplimentación de órdenes de pedido por parte del consumidor.
En esta relación mercantil existen dos tipos de elementos. Por un lado el proveedor, como ofertante de la mercancía, productos y servicios a su cargo, y por otro el cliente, como comprador y receptor de los mismos bajo un precio anteriormente concertado.
En la actividad mercantil hay que diferenciar al pedido en sí de la intención de compra. Muchas veces un cliente pide presupuesto a un proveedor de ciertas cantidades o productos como simple intención de compra, pero esto no supone un contrato verbal previo, aunque sí pueda indicar sobre una compra potencial.
Importante
Este tipo de intenciones no se pueden tomar como un pedido en toda regla, pero pueden servir para la previsión de mercancía por si el cliente finalmente decidiera aceptar las condiciones y realizar un pedido formal.
Se podría decir que el ciclo en la realización del pedido comienza con la intención y firma de un pedido y acaba cuando este es entregado o enviado y se ha cobrado finalmente al cliente.
Se han convertido en principales características en la preparación de pedidos aquellas relacionadas con las tareas de selección de la mercancía en almacenes o estanterías, para posteriormente entregar o enviar al cliente final.
Entre estas características del picking o preparación de pedidos destacan las siguientes:
Control espacial del almacén, buena disposición de la mercancía tanto en su apilado como los espacios libres para el paso y manejo de máquinas y personas.
Una correcta organización y señalización de las áreas donde se va a acumular la mercancía, ya sean en zonas del almacén, estanterías, etc.
Señalización de la propia mercancía.
Indicación del uso, o no, de maquinaria para el transporte o movilización de las mercancías.
Indicaciones escritas, por voz, o mediante dispositivos electrónicos acerca de los pedidos.
Actualización del control de mercancía con cada nueva llegada o retirada de artículos.
La necesidad de la preparación de los pedidos se ha convertido en una acción de suma importancia, dado que anteriormente, surgían muchos problemas relacionados con el control del almacén en las empresas. De este modo se ha acelerado el proceso enormemente, algo que beneficia al trabajador y al empresario, pues supone un menor tiempo invertido por cada pedido, un mayor control de la mercancía, y por lo tanto, una reducción de los costes.
El picking es común para distintos tipos de empresas y actividades ya que se valen de él tanto las pequeñas y medias empresas, como las grandes multinacionales. A su vez es igualmente válido para el sector del transporte de mercancías a gran nivel, ya sea en terminales de tren, puertos y aeropuertos, como en transporte en camiones, o incluso pequeños almacenes logísticos.
Definición
Picking
Conjunto de actividades destinadas a la recogida y acondicionamiento de la mercancía solicitada por los clientes, nueva colocación del almacén tras la retirada, y actualización del control de la mercancía tras el proceso.
3. Consideraciones básicas para la preparación del pedido
Varias son las consideraciones básicas para la preparación del pedido. El picking es la actividad de mayor relevancia en una actividad donde el control del almacén sea parte de su labor mercantil.
El objetivo básico en la preparación del pedido está relacionado directamente con las necesidades de mercancía por parte del cliente, hasta el punto de que si una empresa recibe reiteradamente pedidos por parte de uno o varios clientes de una mercancía que no distribuye, puede suceder que la demanda se generalice y la empresa acabe por encargarse de recibir y distribuir la mercancía solicitada.
Recuerde
Las pautas de cualquier pedido van desde que el cliente solicita la mercancía hasta que esta ha llegado a su destino.
En el proceso de distribución y entrega de la mercancía es necesario que cada empresa disponga de un buen sistema de gestión de almacenes, ya sea de manera informática o a través de controles físicos y manuales registrados en documentos escritos. Gracias a estos controles, el proveedor se hará cargo de la recepción de la mercancía, gestión de las instalaciones (dónde se van a colocar los productos y de qué modo), gestión de los stocks e inventarios, y retirada de los productos cuando se haga un pedido.
Una vez recibido el pedido por parte del cliente se comprobará si se dispone de tal mercancía en almacén, y se informará a los operarios de las tareas a realizar.
La información suministrada a los trabajadores se puede hacer a través de diferentes métodos: con un documento físico, de forma oral, y automática o semiautomática con procesos informatizados.
En esa comunicación se indicará al operario la recogida de mercancía necesaria para cada pedido, por lo que se recomienda haber hecho antes una optimización de los trayectos entre las diferentes zonas y estanterías de productos apilados.
La optimización de trayectos conlleva una adecuada organización de los espacios entre una pila de productos y otros para que existan caminos espaciosos para el flujo de operarios y carretillas.
Consejo
Se recomienda que en los almacenes se coloquen los productos de mayor salida más cerca de la zona de recogida y de mejor accesibilidad.
Muchas empresas disponen de sistemas automáticos de recogida y almacenaje de productos como cintas o rodillos transportadores, elevadores de cargas pesadas como puentes grúa o montacargas, o facilitadores en la elevación de mercancías como chuponadoras neumáticas.
Pero también es importante el lugar donde esta mercancía va a depositarse hasta su recogida para un nuevo pedido, como las estanterías fijas o móviles. Entre ellas se encuentran las estanterías autoportantes, compactas, dinámicas, de tipo carrusel vertical, para cargas paletizadas, o de movimiento horizontal.
Muchas de estas estanterías disponen de sistema de recuento de mercancías automático, por lo que gracias a pequeñas pantallas de LCD se facilita la contabilización de productos, acelerando el inventario de manera informatizada, y pudiendo ser más previsores en cuanto a los pedidos de recepción de nueva mercancía.
Como última operación básica en la preparación del pedido se tendrá la precaución de optimizar el almacenaje de la mercancía, colocando en estanterías dinámicas y más cercanas a la zona de entrega los productos con mayor salida o rotación, poniendo los artículos más pesados en estanterías fijas o palés para su mejor carga en carretillas elevadoras, y por supuesto, no mezclando tipos de productos de distinta naturaleza o gama.
Ejemplo
No se deben almacenar juntos productos tóxicos con los de alimentación, ni en referencia a la gama, modelos de un mismo equipo informático con otro similar pero de otras características, ya que pueden entregarse ambos como si de la misma mercancía se tratase.
La optimización del almacenaje unida con el control de inventario evitará paradas en la actividad como consecuencia de la falta de existencias, al tiempo que se tendrá controlado en todo momento las unidades de mercancía en el almacén.
3.1. Diferenciación de unidades de pedido y de carga
Uno de los puntos esenciales en la operativa de preparación de pedidos es la diferenciación entre unidades de pedido y unidades de carga.
Para poder entender mejor estos conceptos se comenzará explicando a qué se hace referencia con unidades de carga.
Cuando una mercancía es transportada, ya sea a través de camiones, trenes, barcos o aviones esta suele ir recogida en grandes containers o elementos modulares generalmente metálicos, pero también plásticos o de madera.
Estos contenedores están llenos de todo tipo de mercancía y tal mercancía no tiene por qué pertenecer a un mismo tipo de producto, ni a un mismo pedido.
Nota
Estos grandes contenedores son elevados y transportados mediante medios mecánicos tales como grúas o puentes grúa.
Todos estos productos, cada uno en sus respectivas cajas o palés y apilados dentro del contenedor, forman un elemento individual que facilita su transporte y manejo.
Por tanto, se considera unidad de carga a cada uno de estos contenedores que pueden estar formados por unidades de mercancía del mismo producto, o de diversos artículos o unidades de pedido de diferente índole.
La unidad de carga es completamente diferente a la unidad de pedido, ya que en este caso sí se hace referencia a un pedido concreto elegido por el cliente dentro de un catálogo de productos.
La unidad de pedido es una mercancía concreta dentro de una jerarquía de productos que el cliente ha elegido en su pedido para establecer su compra.
Ejemplo
En el caso del sector audiovisual, una unidad de pedido serán aquellos televisores elegidos por un cliente en concreto como partida para su tienda. Todos ellos se empaquetarán juntos, formando una unidad: la unidad de pedido.
3.2. Tipos de pedido
Existen muchos tipos de pedido, desde aquellos que integran una unidad de carga para un mismo cliente, hasta los que solo requieren una unidad de pedido.
Por ello, es muy importante hacer un sistema de priorización de pedidos en cada empresa del sector del almacenaje de productos. De este modo, cuando se realicen pedidos de grandes cantidades, se posibilitará un envío completo y en el menor tiempo posible.
Nota
Sea cual fuere el tipo de pedido, la empresa debe actuar de la misma manera. Tener satisfecho al cliente con lo que se denomina “pedido perfecto”.
Se considera un pedido perfecto aquel que se ha entregado en el plazo acordado y sin errores en las cantidades ni en el tipo de producto. Además este debe haber llegado a su destino sin roturas ni desperfectos, y con la documentación correctamente entregada y completada.
Dentro de la priorización se irán anteponiendo los pedidos que necesiten entregarse más rápidamente, reservando para el final los que no requieren tanta urgencia.
3.3. Unidad de pedido y embalaje
Una vez se ha firmado un pedido siendo aceptado por ambas partes, cliente y empresa, este debe llegar a manos de los operarios del almacén para poder comenzar con las labores de recogida de las unidades de pedido indicadas, y su posterior embalaje y transporte de la mercancía.
El primer paso administrativo es convertir el pedido inicial en orden de preparación para transferirlo al departamento de almacén.
En esa orden aparecerán las unidades de pedido que conforman el envío, el número de trabajadores que las recogerán (a veces solo se necesita a un operario, otras a varios sobre todo si estos están especializados en el uso de ciertas máquinas), y el tipo de embalaje.
Importante
No todos los productos de un mismo envío pueden necesitar el mismo tipo de embalaje, de hecho es muy común que por necesidades de fragilidad, algunos de ellos requieran ciertos embalajes preventivos mucho más seguros y duraderos que otros.
El tipo de embalaje lo determinan las características propias del producto, como su peso, su volumen, y el material del que está fabricado.
Otras características son la fragilidad, el valor económico, la necesidad de mantener una mercancía en condiciones de temperatura controlada, o si se trata de mercancía peligrosa. De hecho suelen existir zonas independientes en cada almacén para determinados tipos de productos, dependiendo de estas características.
El tipo de embalaje más generalizado es sin duda la caja, ya sea de cartón, madera o plástico. El objetivo que se persigue cuando se embala un producto es el de asegurarlo ante los posibles golpes durante el transporte de un punto a otro.
Definición
Embalaje
Es el procedimiento consistente en preservar de manera cuidadosa y en un recipiente seguro todos aquellos objetos que van a ser transportados.
También hay que considerar que el único fin del embalaje o empaque no es el de preservar su contenido ante los posibles golpes que pudiese recibir en el transporte. De hecho, muchas veces se empaqueta un producto para facilitar su transporte manual, o para ofrecer de ese modo información acerca del mismo, con diseños publicitarios llamativos.
En base al transporte de los productos se puede hablar de tres tipos de embalaje:
Embalaje primario: sería aquel primer embalaje de seguridad en contacto directo con el producto. Un ejemplo claro es el “porexpán blanco” que se suele encontrar preservando electrodomésticos (ordenadores, impresoras, microondas, etc.).
Embalaje secundario: suele ser la caja donde el embalaje primario está insertado. Esa caja garantiza que el contenido no se mueva al estar completamente adaptada a la mercancía interior, garantizando su seguridad tanto en el transporte, como en el manejo del producto en las estanterías de los almacenes.
Sabía que: actualmente muchas empresas de publicidad se dedican al diseño de cajas. Es la industria conocida como empresas del packaging.
Embalaje terciario: es el tipo de preservación de seguridad de los diferentes embalajes secundarios cuando se van a transportar. Por ejemplo, cuando se hace un pedido de diferentes unidades de pedido, y estas para ser enviadas juntas se unen entre sí, se embalan con plásticos transparentes o de burbujas asidos a un palé. También son embalajes terciarios los containers o contenedores para el transporte en tren, barcos o avión.
Dependiendo del producto que se pretenda preservar se utilizará un material u otro en el embalaje. Este no solo contribuye a la seguridad del contenido, sino que en muchos casos será importante para la conservación del producto y su presentación.
A continuación se muestran los materiales más usados en el embalaje:
Cartón: es el material más utilizado en el embalaje de productos. Es muy cómodo de usar, y puede plegarse una vez se ha abierto ocupando muy poco espacio por si se desea reutilizar. Las cajas de cartón pueden abrirse desde arriba o por ambos lados, (arriba y abajo) por el tipo de cierre de pliego en esas zonas. Como ventaja se destaca que las cajas de cartón son muy manejables y permiten además ser impresas con diseños indicando su contenido. Como inconveniente hay que decir que se estropean con facilidad a causa de la humedad, por su apilamiento y manipulación, o por golpeo.
Madera: este tipo de material era muy usado antiguamente en el transporte en barco. Hoy día su uso es menor, pero sigue estando muy generalizado en los grandes contenedores de productos. No suele permitir la reutilización del envase, ya que muchas de estas cajas solo están pensadas para un determinado uso y no tienen tapa que pueda quitar y ponerse. Como ventaja se destaca que soporta muy bien el golpeo y apilamiento. Entre las desventajas se encuentran que las tablas pueden partirse y absorben demasiada humedad, lo que acaba por pudrirlas. Además sus astillas pueden dañar a los operarios más descuidados.
Fibras naturales y sintéticas: son comunes los usos de este tipo de embalaje para materiales perecederos como hortalizas y frutas, o material de construcción como gravilla. Suelen emplearse para la creación de sacos de gran dureza, pudiendo llegar a contener hasta 15 o 20 kg de producto. Las fibras naturales suelen ser de materiales resistentes como el cáñamo, y en el caso de las sintéticas, de poliestireno. Tienen el inconveniente de que no suelen ser reutilizables tras la abertura de uno de sus lados.
Sabía que: no es lo mismo la fibra de poliestireno empleada como fibra sintética que el poliestireno expandido. Aunque se trate del mismo tipo de compuesto químico, el segundo es el que se conoce como “corcho blanco” o “porexpán”.
Materiales naturales: este tipo de embalaje es muy tradicional y artesanal, por lo que actualmente está en desuso a menos que quiera dotarse al producto de cierto carácter natural o artesano. Las materias naturales usadas suelen ser el mimbre, la hoja de palma, o fibras vegetales, y su tipo de embalaje suele ser la cesta o cesto. Se emplea para presentaciones y transporte de fruta de carácter ecológico. Como desventaja clara se destaca que no es válido para preservar productos perecederos por mucho tiempo, ya que permite el paso de humedades y el contacto directo con el exterior, y tampoco sirve para el transporte de productos pesados.
Plásticos: el uso de este material es muy amplio. Por sus características de fácil maleabilidad y dureza se trata de un material muy utilizado para el transporte en diferentes formas y tamaños. Son más comunes las cajas de tapa abierta para frutas, hortalizas y verduras, así como el pescado o la carne, pero también se pueden encontrar grandes cajones con tapa para contener cualquier otro tipo de producto. Material perfecto para el lavado y reutilización del mismo. Como desventaja se destaca que el apilamiento de objetos pesados sobre ellos pueden llegar a combar el plástico o incluso partirlo.
Espuma de poliestireno: es un material muy adecuado para aislamiento térmico. Es muy resistente al golpeo y a los líquidos, por lo que su uso es muy habitual en materiales perecederos como pescados y carnes que deben conservarse en condiciones térmicas de calidad. Como principal desventaja se destaca que en caso de rotura de alguna de sus partes, esta puede extenderse fácilmente al resto del embalaje.
Wrap up: este tipo de embalaje es un cartón ondulado que, usado de manera envolvente, rodea a la mercadería preservándola sobre todo de golpes. Es muy utilizado para envolver botellas de cristal, aunque su uso está cada vez más extendido. Como inconveniente destaca que no puede abarcar objetos de mucha dimensión, y que sus zonas superiores y posteriores quedan abiertas.
Aplicación práctica
En su parte de trabajo comprueba que debe embalar un artículo en una caja de cartón para su envío. Usted se ciñe a la caja que mejor se corresponde a las medidas del objeto, pero como este tiene una forma un tanto irregular, se da cuenta de que se mueve demasiado y se tambalea. ¿Dará por terminado el pedido u obrará en consecuencia?
SOLUCIÓN
Si se observa algún inconveniente en el embalaje lo lógico es no dejarlo pasar, ya que si el artículo se daña durante el transporte, tarde o temprano ese pedido volverá a las instalaciones como devolución. Si se dispone de sistemas informáticos de control se indicaría tal incidencia y se realizaría un embalaje primario mediante espuma de poliestireno o plástico de burbujas, por ejemplo,antes de meter el producto en la caja. De no disponer de sistema informático habría que comunicarlo de inmediato al superior.
En el producto, además del material del embalaje influye el tamaño y la carga. Se tiende a estandarizar estas medidas, por ejemplo, para frutas y pescado se limita a unos 30 kg de capacidad máxima por cada unidad de pedido o de 15 a 35 kg para algunas verduras y hortalizas.
En el caso de tener que indicarse en los embalajes datos acerca del contenido, estos se pueden rotular directamente sobre los mismos o a través de precintos y etiquetados. Las indicaciones más habituales suelen ser estas:
Frágil o muy frágil.
Manténgase este lado hacia arriba.
Materiales tóxicos o peligrosos.
Producto inflamable.
Contiene cristal.
3.4. Optimización de la unidad de pedido y tiempo de preparación del pedido
Se considera que se logra una máxima optimización de la unidad de pedido cuando se logra rapidez en el tiempo de preparación de este, se realiza en condiciones óptimas de calidad, se acepta por parte del cliente, y sobre todo, se minimizan los costes.
Recuerde
Se considera que un pedido se ha realizado de manera óptima cuando su entrega al consumidor se ha efectuado lo más rápido posible y minimizando costes.
Evidentemente, existen factores importantes que pueden lograr ralentizar la preparación de los pedidos. En primer lugar, si en el almacén cuenta con mercancía de todo tipo, y de cada una de ellas una gran gama de productos con sus diferentes características. En estos casos se tendrá un alto número de referencias de material. Como es lógico, cuánta más cantidad de referencias existan, más difícil será tener controlado el stock de productos, y si el operario no está muy familiarizado con la situación de la mercancía en sus diferentes secciones o estanterías, la operativa de control en el trabajo se hará más lenta y complicada. Pero también se ralentiza la preparación de un pedido cuando se pide una o dos unidades de pedido por cada orden.
Se optimizará mejor un pedido cuando el número sea menor pero con mayor cantidad de unidades de pedido.
En estos casos se embalarán sobre palés o en grandes contenedores varias unidades de pedido, acelerando la tarea sobremanera, reduciendo tiempo y disminuyendo costes. Cuando se realiza el picking de pedido para un solo artículo, el tiempo se centra solo en la obtención y embalaje de esa única mercancía, mientras que si en un mismo pedido se solicitan varias unidades de pedido, y más aun si son de la misma referencia, se reduce el movimiento de máquinas y operarios entre las estanterías y zonas del almacén: parando una sola vez frente a la estantería indicada se tomarán varias unidades de pedido para su embalaje sobre palés, grandes cajas o containers.
En cambio, si se reciben cientos de pedidos pero de solo un artículo o dos por vez, el tránsito de máquinas y operarios entre pasillos y secciones será constante, entorpeciendo el proceso.
El control de las zonas del almacén vendrá determinado por las características de los artículos, tamaño, y sobre todo mayor o menor salida comercial.
Consejo
Se recomienda para optimizar la velocidad y calidad de los pedidos tener las zonas del almacén perfectamente delimitadas.
Es importante saber que no se pueden mezclar artículos no compatibles entre sí, por ejemplo artículos de alimentación con otros altamente tóxicos, productos de limpieza o medicinales.
Además, una vez se han zonificado los productos por sus propias características, se facilitará el trabajo si se agrupa cada tipo de mercancía por familias o gamas.
Otro factor relevante es el de optimizar los pedidos según el tamaño y forma de las unidades, ya que se deberá colocar la mercancía más pesada y de mayores dimensiones debajo de las más pequeñas y ligeras.
Finalmente, como ya se sabe, el factor más importante para la mejora del tiempo en la preparación de los pedidos para su entrega o transporte es el de la colocación de la mercancía de mayor salida en un almacén.
Este sistema consiste en segmentar la mercancía por características y familias sobre el papel, y ordenar, antes de su colocación en zonas y estanterías, los productos de mayor a menor salida comercial. Dicho sistema es conocido como Ley de Pareto o rotación de tipo ABC.
Sabía que...
Pareto fue un economista prestigioso que determinó la desigualdad en la riqueza de los pueblos demostrando que una minoría era extremadamente rica y la mayoría pobre. Adaptando este sistema a la salida de mercancía determinó que un 20% de la misma representaba esa riqueza, los productos más vendidos, mientras que el 80% restante podía situarse más alejado de las zonas de carga por representar las ventas menores.
De este modo, tras haber determinado la mercancía por su capacidad de venta o salida comercial, se colocará la misma atendiendo a esta característica, ubicándose en el área más cercana a las zonas de entrega o carga, y las de menor salida al fondo de los almacenes.
Sin embargo, a pesar de que generalmente este sistema optimiza los tiempos, existe un factor que puede hacer variar la calidad del sistema de manera temporal: las urgencias en los pedidos. En muchas ocasiones en las que una entrega consta de muchas unidades de pedido, esta debe detenerse temporalmente por la entrada de un pedido de mayor urgencia.
Es cierto que la interrupción en la preparación de un pedido puede no ser rentable para una empresa distribuidora de mercancía, pero la optimización de los pedidos viene determinada en gran parte por la entrega a tiempo de los productos solicitados. Por ello, a veces, es de obligado cumplimiento el detener una tarea de picking de productos de un pedido anterior por la necesidad de entrega de otro pedido, que aunque sea menor en cantidad de unidades de producto, tenga mayor urgencia en los plazos de entrega.
Aplicación práctica
Recibe varios partes de trabajo con la asignación de una serie de tareas de picking de una o dos unidades de pedido por orden. Usted es consciente de que este tipo de trabajo ralentiza en demasía la jornada, así que toma la determinación de detenerse a comprobar todos los partes y agruparlos por cercanía de manera que el movimiento de la máquina elevadora sea el mínimo. Una vez realizada esa agrupación recoge, estantería por estantería, la mercancía de los diferentes pedidos. ¿Habrá actuado correctamente?
SOLUCIÓN
Efectivamente. En este tipo de casos no es necesaria la intervención de un superior para supervisar el trabajo. Ha sido consecuente con la pérdida de tiempo que supone este tipo de pedidos, y aunque se haya detenido unos minutos para agruparlos, evitará desplazamientos continuos e innecesarios por los pasillos.
4. Documentación básica en la preparación de pedidos
Los pedidos deben contener una documentación básica que garantice su control. Además esta documentación se completa con resguardos y albaranes que permiten demostrar la conformidad por parte del cliente y la recepción y cobro de los artículos.
Algunas características de este tipo de documentación se muestran a continuación:
Puede estar adjunta al producto y ser en forma de lista. En ella pueden aparecer todos los artículos que incluye el envío así como su descripción y cantidad en espera a la conformidad del cliente.
Puede ser enviada por fax o EDI al tiempo que se envía la mercancía, de ese modo el cliente queda informado del envío, de las descripciones de todos los artículos, la cantidad y el día de recepción de la carga.
Definición: EDI. Son las siglas de Electronic Data Interchange o intercambio electrónico de datos.
Cuando la mercancía traspasa la frontera entre países, la documentación administrativa se adjunta a otro tipo de documentación burocrática como son declaraciones de importación y exportación o formularios para aduanas.
La documentación básica en la preparación del pedido es la que sirve para hacer el seguimiento, control y registro en administración de cada uno de los pedidos con su propio número de referencia. Este tipo de documentación es conocida en su apelativo anglosajón como licking.
Nota
Los documentos conocidos como licking son aquellos de relevancia para el departamento de administración, ya que serán los que tengan relación con el control de los albaranes y facturas, desde que se realiza el presupuesto hasta que se acepta. No se considera finalizada la tarea del licking hasta que la factura ha sido pagada, recogida y contabilizada en archivo y frmada junto con el albarán de entrega.
Como ya se sabe, cada pedido tiene unas características diferentes. Esto determinará la documentación básica interna del almacén.
Para que un operario sepa qué tareas debe realizar en el almacén, deberá recibir por parte del departamento de administración, o a través de sus jefes o sus encargados, una lista de preparación de pedidos.
Entre los datos de la documentación se deberán especificar los pedidos, el nivel de urgencia, el trabajador o trabajadores que van a llevar a cabo cada preparación, etc.
Esta lista puede ser entregada de diferentes formas: a mano a través de un papel impreso, entregado como vinilos o etiquetas de productos (cada una correspondiente a la mercancía a preparar), sobre pantalla de un terminal embarcado que cada operario valida con la ayuda de la pistola de código de barras, en un listado de orden de pedidos en el ordenador del almacén, o a través del picking por voz, donde el operario recibe las órdenes y las confirma a través de terminales como walkie talkies de radio frecuencia.
Nota
Se conoce como sistemas ERP a aquella aplicación informática que ayuda a la organización interna de una empresa. En este caso ofrece diariamente el listado de orden de pedidos para cada operario en el ordenador personal de almacén.
Como es lógico, esta documentación variará en función de cómo esté redactado el pedido dependiendo de las características del mismo. El tipo de documentación más habitual viene determinada por el número de operarios que intervienen, si se les encarga varios pedidos al mismo tiempo o no, y si su puesto es fijo o móvil en el almacén.
Los tipos de pedido más habituales serán los siguientes:
Un operario para cada pedido: donde es el mismo operario quien recoge las unidades de pedido, las lleva a la zona de embalaje, embala y entrega el pedido.
Varios operarios por pedido: donde diferentes operarios se reparten la tarea a modo de cadena donde unos recogen los productos, otros embalan y los últimos entregan la mercancía embalada.
Un operario para varios pedidos: también denominado un operario por ola de productos. En este caso el operario se responsabiliza de la recogida de varios artículos de diferentes pedidos a la vez, y es en la zona de embalaje donde se encarga de repartir los productos por pedidos, embalarlos y entregarlos.
Varios operarios para varios pedidos: en este caso serán varios operarios los encargados de recoger los diferentes artículos o unidades de pedido de varios pedidos a la vez, y serán sus compañeros de la zona de embalaje los que agruparán los artículos por pedido para embalar y entregar en su zona.
Un operario con puesto fijo: en este caso se pueden encontrar dos tipos de trabajadores diferentes aunque con un puesto fijo. Por un lado están los encargados de permanecer en grúas de complicado manejo, elevadoras, u otro tipo de maquinaria para transportar y mover cargas pesadas para que los compañeros de embalaje continúen con el proceso, o los que, no estando a cargo de ninguna máquina pesada, se encuentran en puestos fijos como en las cadenas de montaje, recibiendo los artículos desde cintas transportadoras para su catalogación por pedidos, o para el embalaje de los productos para volver a dejarlos sobre la cinta que los transportará a la zona de carga o entrega.
4.1. Documentación habitual
La documentación habitual en la preparación de pedidos, tanto para su registro en administración y contabilidad, como para que los operarios sean conscientes de las tareas que han de realizar, suele contener este tipo de campos de obligado cumplimiento:
Número de pedido. Siempre que una tarea llega a manos del trabajador, esta ya tiene asignada un número de pedido con anterioridad. Este número permitirá diferenciar un trabajo de otro, y al almacenarlo en la base de datos, será de fácil búsqueda y recuperación en caso de ser necesario.
Fecha de entrada. Indicará cuándo se realizó el pedido en cuestión.
Fecha de entrega. Esta otra fecha, más importante que la primera, indicará cuándo debe entregarse el trabajo final una vez se haya terminado todo el proceso de picking.
Referencias de los artículos. Este dato es importante ya que puede tratarse de un pedido con varios artículos de la misma referencia, o por el contrario ser una mercancía heterogénea de varios artículos diferentes.
Descripción. Sirve para orientar al operario sobre la zona donde se encuentra cada familia de producto.
Cantidades de unidades de pedido.
Carga máxima permitida por embalaje o unidad de carga.
Dimensiones máximas permitidas por embalaje o unidad de carga.
Ubicación en el almacén de cada una de las referencias. Aunque es opcional, es un dato muy conveniente. Si no se indica la estantería exacta, al menos se puede hacer referencia a la zona donde se ubica el artículo.
Tipo de embalaje.
Disposición de los productos en el embalaje final. Se trata de algo opcional, pero que puede ser de gran ayuda al operario de embalado de mercancía. A veces se calcula de antemano la colocación de los productos para ocupar menor espacio en el transporte y abaratar costes.
Otro tipo de documentación habitual a nivel interno son los partes de trabajo personal. En ellos se pueden encontrar también los siguientes campos:
Operario. Es necesario que el encargado o inmediato superior establezca la labor por turnos y por trabajadores. Por ello, siempre suele haber un apartado en el parte de trabajo referente al operario u operarios que van a realizar una u otra tarea.
Observaciones. Si durante el proceso de picking y empaquetado se ha observado algo que se considera importante y que es necesario recordar por si surge alguna situación similar.
Incidencias o no conformidad. En esta celda se redactará todo aquello que haya causado problemas o imprevistos que hayan obligado a detener o ralentizar el trabajo. También se incluirán posibles averías en máquinas, artículos defectuosos, accidentes, rotura de materiales, etc.
4.2. Sistemas de seguimiento y control informático de pedidos
Para poder tener controlado el proceso y mejorar el picking de los artículos en condiciones de calidad y tiempo adecuados existen varios tipos de sistemas de realización de partes de trabajo y control de pedidos.
Los más habituales en pequeñas empresas o donde no existe una cierta apertura a las nuevas tecnologías y procesos informáticos suelen estar en formato papel, y se registrarán de manera manual en archivadores y carpetas.
Pero en las grandes empresas suelen darse otros sistemas de seguimiento y control de pedidos en soporte informático que aceleran el proceso y garantizan que no se pierda información con tanta facilidad, ya que permanecen en bases de datos, webs virtuales, o discos duros externos.
Se conocen estos sistemas de seguimiento y control de pedidos como SGA o Sistema de Gestión de Almacén, también conocidos por sus siglas en inglés WMS, y son herramientas de software informático que tienen como función la preparación de pedido de forma cómoda y automatizada, permitiendo la modificación de cada sección en tiempo real sin tener que escribir o imprimir un nuevo parte.
Nota
WMS, en inglés, Warehouse Management System.
Estos sistemas SGAw pueden ir introduciendo nuevos pedidos de mayor urgencia en terminales o en ordenadores personales de almacén conforme vayan apareciendo o cambiando su prioridad.
De este modo se establece un orden de urgencia en la entrega de los pedidos a tiempo real, situándose según prioridad de forma automática.
Entre estos sistemas, uno de los más conocidos es el ERP. Este sistema está cada vez más presente en todo tipo de empresas, independientemente de que se relacionen o no con la distribución y el transporte de mercancías.
Nota
Los sistemas SGA pueden ser incluidos dentro de los ERP como datos complementarios importantes para controlar en este tipo de empresas.
Se puede decir que los sistemas SGA están destinados de manera más directa con la creación y control de los pedidos, y los sistemas ERP, sin embargo, están creados para la verificación y control de cada departamento de la empresa: jefatura, mandos intermedios, administración y trabajadores. Cada ERP está adaptado a los departamentos y función de cada empresa y es una herramienta esencial de control de procesos y archivo de datos.
Como principal ventaja tanto de los sistemas SGA como de los ERP destaca el control y cambio de información relevante en tiempo real, acelerando procesos importantes en cuanto a logística de información y productos, detección de problemas, averías o errores, cambios en características de los pedidos o la urgencia de las entregas, etc.
Recuerde
Estos tipos de sistemas implantados en las empresas, SGA y ERP, suponen un aumento en la productividad de todos los departamentos, y un mejor aprovechamiento del tiempo.
Como desventaja se encuentra una inversión económica elevada y un coste alto de mantenimiento, por tanto, estos sistemas no son siempre accesibles a todas las empresas.
Otro problema es que se trata de sistemas cerrados, o lo que es lo mismo, que cada SGA o ERP tiene un sistema de datos básico, con ciertos campos generales a rellenar, pero insuficientes para muchas empresas. Cada cambio a realizar en el programa supone un extra, y por tanto un coste para el empresario que lo quiera modificar.
Además hay que enseñar al operario acerca del manejo de este tipo de sistemas, siendo para personas de mayor edad o con difícil entendimiento en herramientas informáticas, algo realmente problemático. Esto supone que el empresario realice cursos de reciclaje para los trabajadores generando un alto coste a corto plazo y pérdida de tiempo de jornada laboral.
4.3. Control informático de la preparación de pedidos
El control informático de la preparación de pedidos suele resumirse al aprendizaje y al manejo de sistemas de control tales como los SGA y ERP.
Estas herramientas informáticas permiten la creación de nuevos pedidos, establecer un nuevo orden de prioridades si aparece un pedido urgente, llevar la gestión del almacén y el control de existencias en tiempo real.
El control informático de la preparación de pedidos se produce desde el inicio de la orden. Al tratarse de una herramienta que se actualiza en tiempo real se podrán observar las existencias desde la recepción de la mercancía. Además, como existe el apartado de incidencias y observaciones, se podrá verificar si la mercancía recibida es la adecuada y se encuentra en perfectas condiciones, o en caso contrario, indicarse en el apartado de gestión y control de almacén para que cualquier operario esté al corriente de lo que sucede con los productos.
Nota
Una vez recibida y comprobada la mercancía aparecerá una alerta que indique al operario la colocación de la mercancía en su debida ubicación.
Este control de las existencias se acelera en el tiempo no solo gracias a los sistemas SGA o ERP, sino a través de las pistolas lectoras de códigos de barra. Estas suelen estar conectadas directamente con los sistemas de gestión antes indicados, así que nada más hacerse la lectura del código de barras de la referencia del producto recibido y sus cantidades, irán apareciendo en el apartado de control de existencias y almacén. Lo mismo ocurre cuando los productos tienen salida. Una vez se ha retirado del almacén, gracias a la lectura de sus códigos de barra correspondientes, estos desaparecerán del listado de existencias.
Los sistemas SGA y ERP registran toda esta información durante el proceso y tras la preparación del pedido efectuada, por lo que una vez se ha finalizado el pedido desaparecerá del listado de trabajos pendientes del almacén, apareciendo solo en las terminales u ordenadores de los operarios encargados de cargar la mercancía en el transporte. Los campos que ahora aparecerán son los referentes al medio de transporte al que irá destinada cada unidad de carga. El medio de transporte se identificará mediante un código establecido gracias a los datos de matriculación, por referencia interna, o por el número de contenedor en el que haya que insertar la mercancía.
Como en los casos anteriores, los sistemas SGA y ERP registran estos datos, enviando la información al departamento de facturación y contabilidad a la misma vez que crean los documentos de transporte.
Tras el cobro de las facturas el proceso de pedido se da por cerrado y finalizado. Este desaparecerá de la lista de pedidos en procedimiento y formará parte de los archivos de la empresa en la sección de gestión, contabilidad y administración.
4.4. Trazabilidad: concepto y finalidad
El término trazabilidad puede ser definido como aquel procedimiento o aplicación que permite llevar el control de uno o varios productos desde su llegada a las instalaciones, hasta su transporte y entrega al cliente final. O lo que es lo mismo, tiene relación directa con las tareas y apartados que se han estudiado en cuanto al trabajo efectuado por las herramientas informáticas de gestión y control de pedidos (las SGA y ERP).
En cuanto a la finalidad el objetivo es optimizar costes y acelerar los tiempos de entrega.
Se cree erróneamente que este tipo de métodos tiene como única finalidad el tener controlado cada paso que da un trabajador, pero la realidad es que este tipo de gestión y control de pedidos está encaminada mucho más lejos de lo que se considera la observación personal del operario, ya que lo que pretende es mejorar la comunicación entre departamentos, repercutiendo directamente en una menor pérdida de tiempo en cada fase del pedido, y garantizando una entrega final en los plazos fijados.
5. Registro y calidad de la preparación de pedidos
Todos los sistemas de control y gestión de pedidos, ya sean métodos tradicionales de partes, pedidos, albaranes y facturas en papel, o métodos informáticos, persiguen una misma finalidad: el registro y calidad de la preparación de pedidos.
Cada nuevo presupuesto recibe una codificación para su registro y control. Esta codificación no suele tener relación alguna con los números de pedido ya que, como es lógico, no todos los presupuestos ofertados a los clientes son aceptados.
Tanto los presupuestos como los pedidos terminados tendrán un número de registro. Este registro permite recuperar cierta información necesaria para la empresa con el paso del tiempo, además de favorecer al control de la contabilidad anual en cuestiones relativas a la agencia tributaria.
Recuerde
La calidad del proceso y de entrega de los pedidos mejorará con el uso de sistemas SGA y ERP, ya que la posibilidad de ofrecer información en tiempo real favorece al empresario, al trabajador e incluso al cliente, ya que entre otras cosas se logra reducir los tiempos muertos o de parada laboral, repercutiendo finalmente en los plazos de entrega.
5.1. Verificación del pedido
Punto importante en la correcta consecución de los pedidos es el de la verificación de estos.
Se considera verificación a la comprobación del cumplimiento de lo acordado. Por lo tanto, cuando se habla de verificación de pedidos se hace referencia a que, antes de registrar el pedido, se ha comprobado que este se ha realizado de forma correcta.
La primera verificación de este proceso es la comprobación previa de las existencias, antes de establecer un plazo de entrega con el cliente.
Importante
Nunca se puede garantizar una entrega a tiempo si no se tienen existencias suficientes como para poder completar el pedido en plazo.
En algunas empresas, sobre todo las de menor calibre, existe otro tipo de comprobación referente a la verificación de crédito por parte del cliente. No es una acción muy aconsejable, ya que muchos de ellos pueden sentirse ofendidos con esta acción, pero las pequeñas empresas suelen verse muy afectadas por los impagos, lo que hace que algunas pidan garantías de que se van a establecer los pagos acordados.
Otro tipo de verificación de carácter interno es la comprobación de que cada operario interviniente en la cadena del proceso ha recibido y entendido la información necesaria para su tarea laboral sin lugar a dudas ni errores. Lo mismo ocurre al finalizar el proceso de picking y embalaje, cuando un encargado revisará y verificará el pedido antes de que este vaya a ser enviado.
La última observación que se hará antes de dar por archivado un pedido será la verificación del cobro. Solo puede darse por finalizado un pedido cuando el cliente ha recibido correctamente la mercancía y ha efectuado el pago. Es entonces cuando puede archivarse la documentación en los libros de contabilidad y facturación de la empresa.
5.2. Flujos de información en los pedidos
Muchos son los motivos por los que una empresa decide invertir una cantidad amplia de dinero en sistemas de control y gestión de pedidos informáticos (SGA y ERP), pero el más importante de ellos es el registro y recuperación de información en cualquier momento del proceso. Es lo que se denomina mayor velocidad dentro de los flujos de información de los pedidos.
Todo pedido necesita que el flujo de información entre los departamentos sea los más fluido y rápido posible, pero muchas empresas no tienen la capacidad económica o simplemente no reciben con buen criterio las nuevas tecnologías. Entonces, los flujos de información entre departamentos se efectuarán a la vieja usanza a través de la comunicación por voz (gracias a teléfonos o walkies talkies), notificaciones en papel, o simplemente personándose en otro departamento para comunicar boca a boca la nueva información.
Consejo
Para estos casos en los que la comunicación se efectúa de manera personal se aconseja que sea la persona menos ocupada o la que en ese momento no tiene faena la que se encargue de la comunicación con el operario en cuestión.
Esto supone una gran desventaja, ya que si no se puede contactar con la persona deseada del departamento en ese momento en concreto, se pueden olvidar los detalles que se quieren transmitir, provocando graves errores ya que los flujos de información son esenciales en este tipo de empresas.
Importante
Aunque el sistema de comunicación entre departamentos se realice mediante el uso de la voz, un registro manual o informático por escrito, como en el uso de partes de trabajo, es esencial para que no se pierda la información o se olvide.
Por ello, los sistemas SGA y ERP son los más indicados porque la información queda registrada y puede ser visualizada en cualquier momento.
Aplicación práctica
Usted es un trabajador con puesto fijo en la zona de embalaje. Su trabajo consiste en terminar de embalar los artículos que sus compañeros dejan según parte y orden de pedido. Una vez se ha enviado uno de sus pedidos por transporte en carretera, un inmediato superior le informa de que no debería de haberlo hecho, ya que el cliente había pedido que se le incluyeran dos artículos más en la unidad de carga. ¿Cómo actuará ante este problema?
SOLUCIÓN
Si dispone de un sistema de control tipo SGA o ERP se puede reabrir el pedido que se ha dado por acabado. En ese caso se comprobará que nadie ha hecho tal observación, y que por tanto en el pedido no aparecía que este debía detenerse temporalmente hasta la llegada de esas dos nuevas unidades de pedido. Por tanto, se eximiría al trabajador de responsabilidad y la culpa la tendría que asumir el departamento de planificación, administración o dirección. De no tenerlo, se entraría en el debate de si se había comunicado o no dicho cambio al operario.
5.3. Codificación y etiquetado de productos y pedidos
Se considera codificación y etiquetado de productos y pedidos al sistema de control de existencias y pedidos basado en la asignación de referencias mediante un código que los distingue entre sí.
Esta codificación facilita y agiliza mucho el trabajo.
Nota
Antiguamente, al no existir este tipo de códigos el recuerdo o el registro de las ubicaciones era el único sistema de control de mercancías. Posteriormente las empresas empezaron a desarrollar códigos internos para controlar mejor tales localizaciones, estantes o gamas de productos.
Hoy en día se suelen estandarizar los sistemas de codificación y etiquetado para facilitar la localización y control, garantizando una mayor eficiencia empresarial y un menor coste económico y de tiempo.
Estos sistemas de codificación permiten una rápida identificación del producto o del pedido. Además, estas etiquetas (generalmente a modo de pegatinas sobre el producto o pedido), ofrecen de una forma breve, clara y concisa información sobre el producto o pedido.
Los sistemas estandarizados de codificación más comunes son:
Los códigos de barras. Compuesto por una serie de barras dispuestas de manera vertical y una serie de números inferiores, este código permite la identificación gracias al uso de lectores láser o pistolas de código de barras. En este sistema, al ser universal, cada código identifica solo un tipo de producto, reconocible mundialmente. La versión de código de barras puede variar según el país, siendo la más común en España el código EAN13.
Sabía que: los sistemas de codificación EAN vienen determinados por la cantidad de números que contiene su código de barras. En España se conoce como EAN 13 al sistema nacional basado en 13 números, pero existen otros europeos que distan desde el EAN 8 al EAN 128.
Sistemas de codificación numérica. En este caso la referencia se establece por una serie de números. Si cada año se comienza a asignar números de pedidos desde el número 0, al final de año se obtendrá la información de la cantidad de pedidos completados con solo observar la cifra del último de los pedidos archivados. En el caso de los productos se etiquetarán con números según el código interno de cada empresa.
Sistema de codificación alfabética. En este supuesto la identificación de los pedidos se hará a través de letras y no de números. Generalmente se suelen asignar iniciales para los productos, como por ejemplo el código LAC para los lácteos, y un sistema alfanumérico donde se usan a la vez números y letras para los pedidos y secciones (P01 para pedidos, Z01 para zonas, E01 estanterías y L01 lineales).
Código binario. Este tipo de sistema de codificación es el mismo que utilizan los ordenadores para su lenguaje informático. Su sistema es muy complejo y se basa en criterios numéricos múltiplos de 11. Son largas cadenas de números 1 y números 0, entendibles en lenguaje informático y en terminales que ofrecen mucha información.
Sistema EDI. Este sistema de códigos acepta todas las codificaciones anteriores y las traduce en terminales como pistolas lectoras de láser. Las siglas EDI significan Electronic Data Interchange, o en español, intercambio electrónico de datos. Facilita el traspaso de información a ordenadores y terminales mediante una mínima intervención por parte de los operarios, y traduce y asimila varios sistemas de códigos de etiquetado.
5.4. Control y registro de calidad en la preparación de pedidos: exactitud, veracidad y normas de visibilidad y legibilidad de etiquetas
Gracias al uso de herramientas como las EDI, los sistemas SGA o ERP, se logra establecer un perfecto control y registro de calidad en la preparación de los pedidos.
Este tipo de sistemas informatizados garantizan una mayor comunicación de información, velocidad en los flujos comunicativos, estandarización de los códigos y sobre todo, exactitud y veracidad de los pedidos.
Con el uso de este tipo de herramientas se aceleran los procesos, pero existen unas normas de visibilidad y legibilidad de las etiquetas de productos y pedidos. Estas normas pretenden garantizar una mayor agilidad en todo el proceso relativo al pedido, y en cierto modo, estandarizar los sistemas de etiquetado para evitar dificultades en la interpretación de las mismas.
Normalmente, las etiquetas de productos y pedidos suelen incluir estas indicaciones:
Código del producto. A ser posible con sistemas de codificación estándar tales como códigos de barra o binarios.
Nombre del producto. Este tiene que ser idéntico al declarado a la autoridad pertinente encargada de la inspección del mismo.
Razón social del proveedor. Al menos debe aparecer nombre y dirección de la empresa proveedora para posibles errores o pérdidas.
País de origen. En caso de tener que recibir o enviar mercancías de mercados extranjeros aparecerán las indicaciones “Made in x” o “Product of x” siempre en inglés por su carácter universal.
Peso y tamaño. En las etiquetas se suele indicar el peso y el tamaño del producto.
Contenido. En caso de tratarse de un contenedor o unidad de carga debe indicarse en su etiquetado el número de unidades de pedido que contiene.
Número de bultos. En caso de tener que recibir varias unidades de carga en un mismo pedido se suelen numerar los bultos o contenedores con la señal universal “1/x”, “2/x”… o “1 de x, 2 de x” y así sucesivamente, donde la x se cambiará por el número total de bultos para su entrega.
Importante
En caso de que los productos del pedido sean perecederos debe aparecer la fecha de caducidad o en inglés, “Best before date”, donde aparecerá el día, mes y año en el que el producto deja de ser apto para su consumo.
Además de este tipo de apartados que aparecen en las etiquetas de los productos y pedidos, existe otro tipo de estándar conocido como la norma 1.2.9. que regula universalmente los requisitos de legibilidad relativos al etiquetado.
Básicamente esta norma destaca los elementos esenciales para que una etiqueta sea legible, destacable, e indeleble. Para que una etiqueta pueda considerarse destacable, se requiere que los textos en esta puedan distinguirse del fondo, y donde otro tipo de los adornos decorativos, o los logotipos empresariales no interfieran con la legibilidad de los textos.
Esta etiqueta debe resistir a factores externos como humedad, temperatura, manejo de la mercancía, sudor o diferentes líquidos de limpieza o de mantenimiento para poder ser legible. De ahí que la norma indique claramente el factor de que los textos en este tipo de etiquetado deben estar impresos de manera indeleble.
También debe ser legible. Esta norma no indica cuál es el tamaño mínimo ni máximo de los textos que deben aparecer en el etiquetado, pero sí advierte de que hay que ser consecuente con la información que se pretende ofrecer y que esta deber ser legible y compresible a simple vista. Se suele considerar una altura mínima de 3 mm en textos para un etiquetado, permitiéndose tipografía de 1,5 mm como mínimo para textos de menos importancia o indicaciones de no excesiva relevancia.
6. Resumen
Los pasos en la preparación de pedidos son de carácter rutinario, pero a la vez complejos, ya que un mal resultado a causa de un inexistente flujo de información, o excesiva tardanza constante en las entregas puede suponer un estado de crisis para una empresa del sector.
Conocer las nuevas tecnologías del entorno empresarial y reciclarse como empleado debe ser esencial si se quiere ser competitivo en este sector.
En los tiempos actuales, la formación continua es inevitable tanto para evitar el estancamiento profesional como para la conservación del puesto de trabajo.
Ejercicios de repaso y autoevaluación
1. De las siguientes frases, indique cuál es verdadera o falsa.
“Los sistemas SGA de gestión de almacén no tienen mucha utilidad en la actualidad”.
Verdadero
Falso
“Se conoce al acto de la preparación de pedidos con el nombre de picking”.
Verdadero
Falso
“Se aconseja, para optimizar la velocidad y calidad de los pedidos, tener bastante claras y ordenadas las zonas donde encontrar cada mercancía en el almacén”.
Verdadero
Falso
2. Complete los siguientes textos.
“Se considera un pedido ___________________, a aquel que se ha realizado en las fechas determinadas de ___________________, sin problemas en el transporte ni roturas, y en el que el cliente ha quedado _________________, sin suponer _________________ innecesarios a la empresa”.
“Los códigos de ___________________________ son compuestos por una serie de____________________dispuestas de manera ____________________, y una serie de números inferiores. Este código permite una rápida identificación gracias al uso de lectores _________________o pistolas de código de___________________”.
“Se habla de optimización de___________________cuando se hace referencia a haber sido consecuente con los ________________ entre una pila de productos y otros para que existan _________________ espaciosos para el fujo de ________________ y carretillas”.
3. Existen estanterías fijas o móviles de tipo...
a. ... autoportantes.
b. ... dinámicas.
c. ... de carrusel vertical.
d. Todas las opciones anteriores son correctas.
4. No se deben almacenar juntos...
a. ... productos de una misma familia o gama.
b. ... artículos similares pero de la competencia.
c. ... productos alimenticios y tóxicos.
d. Las respuestas a. y b. son correctas.
5. Se habla de unidad de pedido...
a. ... cuando alguien hace solo un pedido.
b. ... a todos esos artículos que sean o no del mismo pedido se unen para formar un contenedor más amplio para su transporte.
c. ... a los pedidos que son de sólo un artículo.
d. ... a una unidad definida dentro de un catálogo de productos.
6. Enumere al menos cuatro posibles materiales de embalaje.
7. Complete los siguientes textos.
“Se habla de embalaje _______________ como aquel primer embalaje de seguridad en ____________ directo con el producto. El embalaje _____________ sería por tanto la caja donde el embalaje ______________ suele estar inserto”.
“Un sistema ERP es una herramienta de ______________ y plan de procesos para todos los _______________ de la _______________ y que sirve como sistema de gestión de base de _______________ tanto de jefatura, contabilidad y administración como de producción”.
8. Las siglas SGA responden a...
a. ... Servicio de Gestión de Artículos.
b. ... Solo se Gestionan Armarios.
c. ... Sistema de Gestión de Almacén.
d. ... Sistema de Gestión de Artículos.
9. Según la Ley de Pareto...
a. ... los artículos más vendidos suponen el 80% y el resto el 20%.
b. ... los artículos menos vendidos se pondrán más cerca de la zona de carga.
c. ... los artículos más vendidos se pondrán más lejos de la zona de carga.
d. Todas las opciones son incorrectas.
10. Puede variar el orden de los pedidos impuestos al comienzo de la jornada...
a. ... solamente el Ministro de Transporte.
b. ... cuando el operario así lo crea oportuno.
c. ... cuando es un nuevo pedido urgente.
d. ... cualquiera que lo notifique antes en el SGA o en el ERP.